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MODULO DE FACTURACION

JENNEN ARTEAGA SANCHEZ


TRABAJADORA SOCIAL: ESPECIALISTA EN GESTION DE LA CALIDAD Y AUDITORIA EN
SALUD
UNIVERSIDAD DE CARTAGENA

LORICA
JUSTIFICACION

El entorno actual de seguridad social obliga a la revisión de procesos en las


instituciones prestadoras de salud en todo el país, como son la facturación de
servicios asistenciales, presentación de RIPS y la Auditoria Médica de Cuentas por
parte de las IPS, con lo cual se pretende generar los recursos necesarios para
brindar una atención optima a los usuarios y darle a conocer a la población usuaria
del servicio los beneficios cuantificados de la atención recibida.

Para motivar la eficiencia en las instituciones de salud se busca que el recaudo de


sus recursos sea a través de la facturación de actividades de acuerdo al manual de
tarifas del ISS, manual de tarifas de Soat y manuales de tarifas establecidos de
acuerdo a los convenios con las EPS a pesar de la libertad de tarifas existentes.

A partir de 2001 se implementa integralmente el Sistema de Información Integral en


salud (SIIS), sobre los servicios de salud prestados a la población por medio de los
sistemas de aseguramiento y de subsidios establecidos por la Ley 100 de 1993.
Por lo que todos las instituciones deberán iniciar el reporte de la información
contenida en la Resolución No. 3374 /2000 de acuerdo a los requerimientos
establecidos, con la Ley de reforma a la Seguridad Social Ley 1122 de 2007, se
crea un nueva estructura, como lo es el Sistema de Protección Social (SISPRO),
que en la actualidad esta a la espera de reglamentación.
TEMATICA

MARCO LEGAL APLICABLE AL PROCESO DE FACTURACION


 GENERALIDADES
 NORMAS ESPECIFICAS LEY 100/93, Ley 1122/2007,Ley 1438 /2011
 NORMAS CORRELACIONADAS
 SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD
 ADRES

FACTURA
 CONCEPTO
 REQUISITOS DE LEY
 CONTENIDO Y ALCANCES.

SISTEMA DE FACTURACION

 GENERALIDADES

 CONCEPTOS BASICOS

 INFORMACION BASICA DEL PROCESO DE FACTURACION

 USUARIOS ETAPAS DEL PROCESO DE FACTURACION

TIPOS DE REGIMEN Y RESPONSABLES DE PAGO

 Contributivo

 Subsidiado

 No asegurado

 ARP

 SOAT

 ECAT

 CUOTA MODERADORA

 COPAGO

 PLANES DE BENEFICIOS COMPLEMENTARIOS


 REGIMENES EXCEPTUADOS Y ESPECIALES

LIQIDACION DE CUENTAS MEDICAS

 ASPECTOS BASICOS

 MANUAL ISS (ACUERDO 256 /2001) - (ACUERDO 312 /2004)

 MANUAL TARIFARIO (DECRETO 2423/ 96)

MODELO BASICO DE REVISION DE CUENTAS


 COMPROBACION DE DERECHOS
 PERTINENCIA DE LOS SERVICIOS
 REVISION ECONOMICA

GLOSAS
 CONCEPTO GENERAL Y APLICADO
 COMO PREVENIR Y RESPONDER GLOSAS
Concepto de factura.

1. Una factura es un documento que respalda la realización de una operación


económica, que por lo general, se trata de una compraventa. En otras palabras, una
factura es el documento a través del cual una persona que vende puede rendir
cuentas, de forma instrumentalizada, al contrato de compraventa comercial. En
términos simple sería una boleta pero más completa, con una serie de requisitos e
información como veremos.

Las facturas, además de probar una transacción de compra o venta debe contar con ciertos
datos de las partes, así como también, la clase de producto vendido y su cantidad, o bien
el tipo de servicio prestado, el número y la fecha de emisión. Además, una factura, debe
mostrar el precio total y unitario de la transacción, los diferentes gastos que pueden deberse
a diversos conceptos y que deben abonarse al comprador, así como también, en caso de
que suceda, los impuestos que la compraventa implique.

La factura además reemplaza a la boleta en las transacciones de una organización o


negocio, para efectos impositivos; estas son válidas para los organismos fiscalizadores
dada la completa información que dan de cada transacción, como un registro detallado de
cada compra y ven

2. La factura es un documento con valor probatorio y que constituye un titulo valor, que
el vendedor entrega al comprador y que acredita que ha realizado una compra por
el valor y productos relacionados en la misma. La factura contiene la identificación
de las partes, la clase y cantidad de la mercancía vendida o servicio prestado, el
número y fecha de emisión, el precio unitario y el total, los gastos que por diversos
conceptos deban abonarse al comprador y los valores correspondientes a los
impuestos a los que este sujeta la respectiva operación económica. Este documento
suele llamarse factura de compraventa.

El Código de comercio colombiano, en el artículo 772 define la factura como: “ Factura es


un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o remitir al
comprador o beneficiario del servicio.”.

Requisitos de la factura.

Para que una factura sea legalmente valida, y que pueda constituir un titulo valor, debe
contener como mínimo los siguientes requisitos:
Código de comercio, Art. 774.

Para efectos tributarios, la factura debe contener mínimo los requisitos


contemplados en el artículo 617 del estatuto tributario:

Requisitos de la factura de venta. Para efectos tributarios, la expedición de factura a que


se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los
siguientes requisitos:

a. Estar denominada expresamente como factura de venta.

b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto
con la discriminación del IVA pagado.

d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas


de venta.

e. Fecha de su expedición.

f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

g. Valor total de la operación.

h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.

i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h),
deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de
técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de
facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales
medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación
deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios
necesarios para su verificación y auditoría.

Paragrafo. En el caso de las Empresas que venden tiquetes de transporte no será


obligatorio entregar el original de la factura. Al efecto, será suficiente entregar copia de la
misma.

Parágrafo. Para el caso de facturación por máquinas registradoras será admisible la


utilización de numeración diaria o periódica, siempre y cuando corresponda a un sistema
consecutivo que permita individualizar y distinguir de manera inequívoca cada operación
facturada, ya sea mediante prefijos numéricos, alfabéticos o alfanuméricos o mecanismos
similares.
Lo contemplado en el artículo 617, son los requisitos que debe cumplir quien expide la
factura (vendedor), pero para quien compra, para que la factura pueda constituir prueba de
sus costos o gastos, es suficiente con que la factura contenga como mínimos los siguientes
requisitos:

Estatuto tributario, Art. 771-2.” Procedencia de costos, deducciones e impuestos


descontables. Para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta,
así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, se requerirá de
facturas con el cumplimiento de los requisitos establecidos en los literales b), c), d), e), f) y
g) de los artículos 617 y 618 del Estatuto Tributario.

Tratándose de documentos equivalentes se deberán cumplir los requisitos contenidos en


los literales b), d), e) y g) del artículo 617 del Estatuto Tributario.

Cuando no exista la obligación de expedir factura o documento equivalente, el documento


que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos
descontables, deberá cumplir los requisitos mínimos que el Gobierno Nacional establezca.

Parágrafo. En lo referente al cumplimiento del requisito establecido en el literal d) del


artículo 617 del Estatuto Tributario para la procedencia de costos, deducciones y de
impuestos descontables, bastará que la factura o documento equivalente contenga la
correspondiente numeración”.

Adicionalmente, quien expida la factura debe contar con la resolución de autorización de la


numeración respectiva expedida por la Dian, autorización que debe estar impresa en la
factura

Procedimiento para autorización de numeración.

1. Generalidades.

La numeración de las facturas de quienes opten por expedir la factura electrónica, obedece a un
SISTEMA DE NUMERACIÓN CONSECUTIVA AUTORIZADO POR LA DIRECCIÓN DE
IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES.

El obligado a facturar deberá utilizar un sistema de numeración que garantice la unicidad de la


factura, el cual podrá contener prefijos alfanuméricos que le permitan diferenciar la facturación de
los ingresos provenientes de las ventas o prestación de servicios, como: la modalidad de pago, por
establecimientos de comercio, por ciudad u otra forma. Cuando se utilice prefijo, el mismo formará
parte del número de la factura.

Las notas crédito no requieren numeración autorizada por la Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales, pero en todo caso deben llevar un sistema de numeración consecutiva.

Tratándose de las empresas de servicios públicos domiciliarios, los abonos y cargos se reflejarán en
la siguiente factura. En todo caso, estas empresas deben conservar los documentos y/o registros
que soportan el abono o cargo respectivo.
El procedimiento de autorización de numeración implica el diligenciamiento de una solicitud y la
respectiva decisión de la DIAN.

2. Solicitud de autorización de numeración.

La persona natural o jurídica que opte por facturar en forma electrónica una vez informe su decisión
en tal sentido, deberá solicitar autorización de numeración a la Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales, informando el o los rangos a utilizar.

Una vez la DIAN autorice a través de resolución la numeración para facturar en forma electrónica,
deberá utilizarse, así:

- a) Para facturar en forma electrónica para quienes opten exclusivamente por esta forma de
facturación.

- b) Para facturar en forma electrónica y para expedir facturas en otras modalidades que compartan
con aquella el procedimiento de expedición.

Cuando el interesado expida factura por un sistema de facturación, según se indica en el literal b)
del artículo 1º de la presente Resolución y, tenga una autorización anterior vigente, deberá informar
además el rango que viene utilizando, para efectos de su inhabilitación.

Cuando el interesado requiera un nuevo rango de numeración o la habilitación de un sobrante por el


vencimiento del término de dos años contados a partir de la ejecutoria de la resolución de
autorización de numeración, se deberá elevar la respectiva solicitud.

Todos los obligados que opten por facturar en forma electrónica independientemente de que expidan
o no factura por un sistema de facturación según se indica en el literal b) del artículo 1º de la presente
resolución, deberán solicitar autorización de numeración.

En todo caso, los obligados a facturar que opten por facturar en forma electrónica, y así lo manifiesten
a la DIAN, previo al inicio de la expedición de las facturas electrónicas, deberán cumplir con las
características y contenido técnico establecidos en el decreto 1929 de 2007, la presente resolución
y las demás que modifiquen o aclaren dicha normativa.

3. Decisión.

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales a través de la Subdirección de Gestión y Asistencia


al Cliente o dependencia que haga sus veces, deberá resolver la solicitud de autorización de
numeración dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de recepción. Una vez
vencido el término antes señalado sin que la Administración se haya pronunciado, se entenderá que
opera la autorización solicitada.

Contra el acto administrativo que resuelve la solicitud de autorización de numeración para facturar
electrónicamente, procede únicamente el recurso de reposición, el cual deberá interponerse dentro
de los diez (10) días hábiles siguientes a su notificación y deberá ser resuelto dentro del mes
siguiente a la presentación del mismo, por el área de gestión y asistencia o dependencia que haga
sus veces.

SANCION POR EL NO CUMPLIMIENTO DE FACTURA FACTURACION

En las facturas expedidas deberá indicarse el número y la fecha de resolución de autorización o


señalar que la administración no se pronunció en el término señalado en el inciso primero de este
numeral, cuando sea el caso, y el rango de numeración consecutiva autorizada.

Expedir facturas sin el cumplimiento de los requisitos legales, o lo que es peor, el no expedir
factura, es un hecho sancionable que incluso puede llevar al cierre del establecimiento de
comercio.

Todo contribuyente o responsable que esté obligado a facturar, debe expedir las facturas
con el cumplimiento de los requisitos de ley, de lo contrario estará expuesto a la imposición
de las sanciones contemplas por el ordenamiento fiscal colombiano.

Recordemos que para efectos tributarios, quien expide una factura, debe hacerlo con el
cumplimiento de los requisitos contemplados por el artículo 617 del estatuto tributario.

Respecto a las sanciones aplicables, dice el artículo 652 del estatuto tributario:

Sanción por expedir facturas sin requisitos. Quienes estando obligados a expedir
facturas, lo hagan sin el cumplimiento de los requisitos establecidos en los literales a), h) e
i) del artículo 617 del Estatuto Tributario, incurrirán en una sanción del uno por ciento (1%)
del valor de las operaciones facturadas sin el cumplimiento de los requisitos legales, sin
exceder de 950 . Cuando haya reincidencia se dará aplicación a lo previsto en el artículo
657 del Estatuto Tributario.

Cuando la sanción a que se refiere el presente artículo, se imponga mediante resolución


independiente, previamente se dará traslado de cargos a la persona o entidad a sancionar,
quien tendrá un término de diez (10) días para responder.

Parágrafo. Esta sanción también procederá cuando en la factura no aparezca el NIT con el
lleno de los requisitos legales.

Luego, el artículo 652-1 del estatuto tributario contempla:


Sanción por no facturar. Quienes estando obligados a expedir facturas no lo hagan,
podrán ser objeto de sanción de clausura o cierre del establecimiento de comercio, oficina
o consultorio, o sitio donde se ejerza la actividad, profesión u oficio de conformidad con lo
dispuesto en los artículos 657 y 658 del Estatuto.

Las sanciones relativas a la facturación, además de ser económicas, implican también el


cierre del establecimiento de comercio según lo establece el artículo 657 del estatuto
tributario.

Lo más preocupante del asunto, es que la Dian puede imponer las dos sanciones al mismo
tiempo, es decir, imponerle una multa y cerrarle el establecimiento de comercio al
contribuyente [Concepto Dian 69045 de 1999].

Vale anotar que en el caso del cierre del establecimiento de comercio, este procede cuando
no se expide factura o cuando se expide sin el cumplimiento de los requisitos contemplados
en los literales b,c,d,f y g del artículo 517 del estatuto tributario. Esto quiere decir que no se
cierra el establecimiento de comercio si no se cumple con el literal a del artículo 617, el que
regula la denominación de la factura.

Este último punto es importante, toda vez que con la expedición de la ley 1231 de 2008, las
facturas ya no se pueden denominar “Factura cambiara de compraventa” sino que se deben
llamar expresamente “Factura de venta”, tanto para efectos tributarios como para que la
factura tenga la calidad de título valor.

Quiere decir esto que si la factura no se llama “Factura de venta”, da lugar a la sanción
contemplada por el artículo 652 del estatuto tributario pero no al cierre del establecimiento
de comercio.

Recordemos que para el cliente, es indiferente la denominación de la factura, toda vez que
para soportar costos y deducciones, el artículo 771-2 del estatuto tributario no exige que la
factura cumpla con el requisito contemplado por el literal a del artículo 617 del estatuto
tributario

TALLER 1 FACTURACION

I. LEER EL DOCUMENTO Y DE ACUERDO A LO LEIDO HAGA UN NALISIS DONDE USTDED


RESPONDA LAS SIGUIENTE PREGUNTAS,

1-QUE ES UNA FACTURA


2-CUALES SON LOS REUISITOS MINIMOS QUE DEBE CONTENER UNA FACTURA
3-A QUIEN Y COMO SE DEBE SOLICITAR LOS CONSECUTIOVOS PARA LA FACTURAS
4-QUIEN ES LA INSTITUCION ENCARGAADA DE VIGILAR LA FACTURACION DE UNA
EMPRESA
5-PARA QUE CRE USTED QUE ES IMPORTANTE Y OBLIGATORIO QUE UNA EMPRESA
FACTURE
6-CUALES SON LAS CAUSA DE SANCIONES A LAS QUE SE ESTA EXPUESTA UNA EMPRESA
QUE NO FACTURE
7-CUAL ES LA NORMA QUE REGLAMENTA LA FACTURACION EN COLOMBIA

II. ESCOGER A UN COMPAÑERO PARA QUE SOCIALICE EL TALLER EN CLASE


PROCESO DE FACTURACIÓN EN EL SGSSS

En el marco del Sistema General de Seguridad Social SGSSS y acorde con el nuevo modelo de
prestación de servicios que cambia el subsidio a la oferta por subsidio a la demanda, Los Hospitales
como cualquier empresa productora de bienes o servicios, debe garantizar su subsistencia mediante
la producción y venta de servicios asistenciales por un monto igual o superior a sus gastos.

El proceso de facturación se define como el conjunto de actividades que nos permite liquidar la
prestación de servicios de salud que conlleva la atención al usuario en el hospital. Este proceso se
activa cuando un usuario solicita un servicio, su atención y su egreso de la institución.

Dadas las características del SGSSS, Hospitales deben realizar un registro sistemático e individual
de los procedimientos realizados y servicios prestados a cada usuario, liquidarlos a las tarifas
establecidas por el CNSSS y realizar el cobro a las instancias pertinentes.

El proceso de facturación tiene dos funciones claves que son:

1. Recopilar y organizar la información que generan los servicios sobre la atención prestada a un
paciente.
2. Reproducir un documento equivalente a la factura para poder cobrarle correctamente a un
paciente o a una entidad (EPS, ARS), con la cual se tiene una relación contractual o como producto
de un evento atendido (accidente transito, evento catastrófico, etc.).

MODELO GENERAL DEL PROCESO DE FACTURACIÓN

ENTRADAS
CONTRATO

CONDICIONES DATOS DEL DOCUMENTOS DE


DEL PACIENTE COBRO
INGRESO-TRASLADO
CONTRATO EGRESO POR SERVICIOS
MANUAL DE TARIFAS PRESTADOS

PROCESO DE FACTURACION

REPORTES A:
FACTURAS Y CUENTA • GERENCIA
DE COBRO ( CONSOLIDADO) • AREAS ADMINISTRATIVAS
(CONTABILIDAD, CARTERA,ETC).
• AREAS MEDICAS

SALIDAS
Los componentes de este esquema son:

ENTRADAS

a. Un contrato o convenio y un manual de tarifas, en los cuales se deben basar para liquidar las
cuentas de cobro de los servicios prestados a un paciente. Varios contratos pueden utilizar un mismo
manual de tarifa o más ( Manual del Soat y el del ISS).
b. Soportes o documentos que deben llegar del área de admisiones del Hospital, donde indiquen los
ingresos ( Hoja de Admisión) de los pacientes, los traslados de camas y pabellones, y los egresos (
salidas), de los mismos.
c. Otros soportes o documentos de apoyo que envían los distintos servicios médicos del hospital en
que informan los procedimientos, exámenes y suministros que fueron realizados o aplicados a un
paciente.

SALIDAS

a. La principal salida de un área de facturación es la factura individual por paciente por concepto de
servicios prestados a un paciente. Esta debe cumplir estrictamente los requisitos que exige el
contratante en cuanto a presentación, soportes, fechas, liquidación, formatos, etc.
B. También un Hospital requiere internamente información muy valiosa que se genera en facturación
y que debe ser distribuida bajo unos requisitos precisos. Esta información está compuesta de
reportes a la gerencia, a las áreas administrativas y a las áreas medicas.
Esta estructura del proceso de facturación se puede visualizar en la representación gráfica del
proceso (flujogramas), para cada uno de los tipos de servicios.

MARCO LEGAL EN PROCESO DE FACTURACION EN EL SECTOR SALUD

Constitución Nacional.- atención en salud Art. 49

Ley 10 /1990.- Atención obligatoria en Urgencias.

Ley 715 / 2000.- competencia del Dpto.

Ley 100 /1993 – Ley 1122 de 2006 Sistema General de Seguridad Social de
Colombia.

Acuerdo 244 CNSSS, Operación de Régimen Subsidiado

Acuerdo 228 – 236 – 263 – 282 – 336 029 CNSSS,. Manual de Medicamentos del
Sistema General de Seguridad Social en Salud.

Decreto 1001/96 Ministerio de Hacienda, establece los requisitos de la factura y


establece el documento equivalente a la factura de venta.
Decreto 1283. Capitulo V, Julio 23 de 1996 Funcionamiento del Fondo de
Solidaridad y garantía del Sistema General de Seguridad Social en Salud

Resolución 13049, Octubre 23 de 1991. Formulario único de reclamación y el


formato de cuenta de cobro para accidentes de tránsito.

Resolución 4746, Noviembre 29 de 1995. Adopción de formato para certificado de


atención médica para víctimas de accidentes de tránsito

Decreto 4248 /2007.- Reglamenta presentación, pago, contratos, glosas de


Cuentas médicas.

Decreto 806 /98 – 1703 /2002 – 047 /2000 .- Reglamenta SGSSS, Afiliación,
derechos, Coberturas POS – POS-s

Resolución 4444/95 Manejo contable de la Facturación.

Decreto 2423, Por el cual se determina la nomenclatura y clasificación de los


procedimientos médicos, quirúrgicos y hospitalarios del manual tarifario y se dictan
otras disposiciones.

Acuerdo 256 /2001 – 312 /2004.- Manual de Tarifas del ISS

Resolución 3374 de 2000. Registros individuales de prestación de servicios en


salud

Resolución 5261 de 1994.- Manual de Procedimientos e Intervenciones del Plan


Obligatorio de Salud.-

Resolución 1895 de 2001 Clasificación Internacional de enfermedades X revisión.

Resolución 1896 de 2001 Clasificación Única de Procedimientos en salud

Resolución 1995 de 1999.- Manejo de la Historia Clínica

Resolución 1208 de 2007.- Base De Datos Única de Afiliados

Resolución 2056 de 2003.- FOSYGA

CONCEPTOS TRIBUTARIOS Y CONTABLES ACERCA DE LA FACTURACIÒN.

DOCUMENTO EQUIVALENTE A LA FACTURA

Se entiende como el documento que soporta una transacción de compraventa de bienes o prestación
de servicios.

De conformidad con el articulo 17 del Decreto 1001 de 1996, se precisan las razones por las cuales
no están obligadas ciertas instituciones, a expedir factura de venta, sino documento equivalente.
Constituyen documento equivalente a la factura, los expedidos por entidades de derecho público
incluida las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y sociedades de Economía mixta donde
el Estado posea más del 50 % de su capital, los expedidos por empresa o entidades que preste
servicios públicos domiciliarios, Cámara de Comercio, Notarias, y en general los expedidos por los
no responsable del impuesto sobre las ventas que simultáneamente no sean contribuyentes del
impuesto sobre las ventas.

Los entes Estatales (Los Hospitales públicos – Las Empresas Industriales y Comerciales del Estado,
Las empresas de Economía Mixta donde el estado posee mas del 50% en acciones) no son
responsables del impuesto sobre las ventas, ni contribuyentes del impuesto sobre la renta

1. DOCUMENTO EQUIVALENTE A LA FACTURA COMO ELEMENTO ESENCIAL DE LA


TRANSACCION ECONOMICA

El Articulo 76 de la Reforma Tributaria (Ley 488 de 1998) estipula el derecho que tiene todo
comprador de exigir al vendedor la entrega de una factura o DOCUMENTO EQUIVALENTE de los
bienes o servicios vendidos con indicación del precio y su pago.

Él artículo 618 de Estatuto Tributario quedaría así: “Obligación de exigir factura o documento
equivalente. A partir de la vigencia de la presente Ley los adquirientes de bienes corporales muebles
o servicios están obligados a exigir la factura o documentos equivalentes que establezcan las normas
legales, al igual que a exhibirlos cuando los funcionarios de la administración tributaria debidamente
comisionados para el efecto así lo exijan”.
Comercialmente la factura o el documento equivalente a la factura identifica la realización de un
contrato de compraventa o prestación de servicios. La Facturación tiene efectos comerciales, por las
obligaciones que se contraen tanto para el vendedor en su garantía como para el comprador en su
pago, ya que son documentos principales sobre el cual gira la operación comercial.

2.- LA FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTE, FUENTE PRINCIPAL DEL REGISTRO


CONTABLE DE LAS TRANSACCIONES

Toda actividad empresarial gira en torno al cumplimiento de su objeto social, la que se refleja en las
transacciones que se realizan con terceros, documentándose en la factura y soportada en el
comprobante diario que originan el movimiento de las cuentas de resultado y el crecimiento del
patrimonio por efecto de los valores agregados generados, constituyéndose en el eje central de la
contabilidad, afectando no sólo las cuentas de ingreso, sino también las cuentas por cobrar, por
pagar, efectivo, bancos, inventarios.

OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTE

Salvo las excepciones consagradas en los artículos 616-2 del Estatuto Tributario y el 10ª del Secreto
1165/96, para efectos tributarios, se encuentran obligados a expedir factura o documento
equivalente, independientemente de que sean o no contribuyentes de los impuestos administrativos
por la Dirección del Impuesto y Aduanas Nacionales, por cada una de las operaciones de venta o
prestación de servicios que realicen, los siguientes sujetos:

Las personas que tengan la calidad de comerciantes


Las personas que ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas.
Las personas que enajenan productos agropecuarios.
Los responsables del impuesto sobre las ventas.
Los importadores.
Los prestadores de servicios.
Los responsables del Impuesto sobre las ventas que pertenezcan al Régimen Común, se encuentren
inscritos en este régimen o no.

En general quien realice habitualmente ventas a consumidores finales.

CARACTERISTICAS TRIBUTARIAS DE LAS EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO QUE


INCIDEN EN EL MANEJO DEL PROCESO DE FACTURACION

El DECRETO 841 de 1998 establece el manejo tributario que se dan a las instituciones de Seguridad
Social, entre ellas las de salud, en lo que tiene que ver con los Impuestos Nacionales administrados
por la DIAN. Estos impuestos son: Impuesto a la renta, Impuestos a las ventas, Impuesto de timbre
y la Retención en la Fuente.
Del impuesto a la Renta:

El Decreto 841 de 1998, en sus artículos 6 y 7, establece dos categorías de Instituciones Prestadoras
de Salud para efectos del manejo tributario del Impuesto sobre la Renta:

Articulo 6º. Entidades de Salud no Contribuyentes: “ No son contribuyentes del Impuesto sobre la
Renta, los hospitales que estén constituidos como personas jurídicas sin animo de lucro, y las
entidades sin animo de lucro cuyo objeto principal sea la prestación de los servicios de salud, siempre
y cuando obtengan el permiso de funcionamiento del Ministerio de Salud y destinen la totalidad de
los excedentes que obtengan a programas de salud conforme lo establece el presente decreto.”

En esta categoría se encuentran tanto las ESE así como los hospitales no transformados en ESE.
Las ESE son personas jurídicas sin animo de lucro, cuyo objeto principal es la prestación de los
servicios de salud.

Articulo 7º. Entidades de salud contribuyentes con Régimen Especial: “Sin perjuicio de lo que
establece el articulo anterior, las Entidades Promotoras de Salud y las Instituciones Prestadoras de
Salud que tengan el carácter de Corporación, fundación, asociación sin animo de lucro, caja de
compensación familiar o cooperativa, se someten al Impuesto de Renta y Complementarios
conforme al Régimen Tributario especial, contemplado en el Título VI del Libro Primero del Estatuto
Tributario.”.

Del Impuesto sobre las ventas:


En la Reforma Tributaria, Ley 488 de diciembre 24 de 1998 hace referencia a los servicios excluidos
del Impuesto sobre las ventas, de la siguiente forma:

“Articulo 476. Servicios excluidos del impuesto sobre las ventas. Se exceptúan del impuesto los
siguientes servicios: Los servicios médicos, odontológicos, hospitalarios, clínicos y de laboratorio,
para la salud humana”.
También hace referencia a los bienes que no causan el impuesto sobre las ventas, en el articulo 424.

CARACTERISTICAS DE LAS EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO


Las empresas Sociales del Estado son:
Entidades de Derecho público
Empresas Industriales y Comerciales del estado donde el estado posee más del 50% de su capital.
Entidades de Salud no contribuyentes del Impuesto sobre la Renta.
Entidades no responsables del Impuesto sobre las Ventas.

OBLIGACION DE EMITIR DOCUMENTO EQUIVALENTE POR PARTE DE LAS ESE


Los hospitales públicos no están obligados a emitir factura de venta sino DOCUMENTO
EQUIVALENTE, de acuerdo a lo establecido en la Resolución 1001 del 08 de Abril de 1997 Artículo
17, el cual dice:

Artículo 17. Otros documentos equivalentes a la factura. Constituyen documentos equivalentes a la


factura, los expedidos por Entidades de derecho público incluidas las empresas industriales y
comerciales del Estado y Sociedades de Economía Mixta donde el Estado posea más del 50% de
su capital, los expedidos por empresas o entidades que presten servicios públicos domiciliarios,
cámaras de comercio, notarías y en general los expedidos por los no responsables del impuesto
sobre las ventas que simultáneamente no sean contribuyentes del impuesto sobre la renta.

CONTENIDOS MINIMOS DE LOS DOCUMENTOS EQUIVALENTES

El Decreto 1001 del 97, Articulo 17 establece los contenidos mínimos de los documentos
equivalentes.
Estos documentos deberán contener como mínimo los siguientes requisitos:

Nombre o razón Social y Nit ( de la persona o entidad a quien se efectúa el pago)


Numeración consecutiva
Descripción especifica o genérica de bienes o servicios
Fecha
Valor
* formato de documento equivalente

EXPEDICION DE LA FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTE

La expedición de la factura o documento equivalente, consiste en la entrega del original con el lleno
de los requisitos legales, conservando la copia de los mismos. (Articulo 617 Estatuto Tributario).

NUMERACIÒN CONSECUTIVA.

El documento equivalente debe llevar un numero que corresponda a un Sistema de numeración


consecutiva, como sistema técnico de control. Dicha numeración consecutiva tratándose de tiquetes
expedidos por maquina registradora podrán llevar prefijo alfanuméricos, alfabéticos o numéricos, sin
que sea necesario solicitar autorización de la numeración.

AUTORIZACION DE LA NUMERACION

Como los hospitales públicos emiten DOCUMENTOS EQUIVALENTES A LA FACTURA, no es


necesario la autorización de numeración. En el Articulo 3º de la Resolución 3878 de 1996 hace
referencia de la siguiente manera:

Articulo 3º. Casos en los que no se requiere autorización de la numeración. “No será necesaria la
autorización de la numeración en la expedición de documentos equivalentes a la factura, en las
facturas expedidas por entidades de derecho público incluidas las empresas industriales y
comerciales del Estado y sociedades de economía mixta donde el estado posea más del (50%) del
capital, así como las que expidan las entidades que presten servicios públicos domiciliarios, las
cámaras de comercio, las notarías y en general los no contribuyentes del impuesto sobre la renta
señalados en el Estatuto Tributario.”

SANCION POR EXPEDIR FACTURAS Y DOCUMENTOS EQUIVALENTES SIN REQUISITOS.


Las siguientes actuaciones u omisiones por parte de los obligados a expedir factura o documento
equivalente o por quienes la elaboran, son objeto de la sanción de clausura o cierre del
establecimiento de comercio, oficina, consultorio o sitio donde se ejerza la actividad, profesión u
oficio, la cual se impondrá previo traslado de pliego de cargos para responder y se aplicará
clausurando por un día el sitio o sede respectiva.

No expedir facturas o documento equivalente.


Expedir facturas sin requisitos
Elaborar facturas con doble numeración o sin el cumplimiento de los requisitos exigidos legalmente
Obtener o utilizar facturas con doble numeración por parte de los obligados a expedirlas.
Llevar doble facturación
Llevar doble contabilidad
No registrar en la contabilidad una factura o documento equivalente
No presentar a las autoridades de Impuestos el Libro Fiscal de Registro de Operaciones Diarias.
(Artículo 657 del E.T.)
Para efectos fiscales, los obligados a expedir factura o documento equivalente o sustitutivo, no
podrán suplir la expedición de ellos con documentos tales como: Escrituras públicas de compraventa,
cuentas de cobro, órdenes de trabajo, recibos de pago y otros documentos diferentes a los señalados
anteriormente. En la Ley 488 de 1998 en el articulo 74 hace referencia a este aspecto.
En estos eventos cuando se trate de entes que prestan servicios públicos, o cuando a juicio de la
dirección de Impuesto y Aduanas Nacionales no exista un perjuicio grave, la entidad podrá
abstenerse de decretar la clausura, aplicando la sanción prevista en el articulo 652 del Estatuto
Tributario.”

ETAPAS FUNDAMENTALES DEL PROCESO DE FACTURACIÓN

El proceso de facturación consta de los siguientes pasos:


Recolección de documentos: Recibir diariamente toda la información, concerniente al
proceso de facturación, que se produce dentro de las IPS. Este paso es uno de los más
importantes dentro del proceso, pues si esta información no llega correctamente en los
pasos siguientes la información que se produzca va a ser errónea.
Clasificación y archivo de papelería: Una vez recolectada la información ésta se debe
clasificar en grupos, más adelante se detallará este proceso.
Liquidación y transcripción de la cuenta: Una vez recolectada la papelería se procede a
codificarla de acuerdo al manual requerido, analizar y valorizar la cuenta, para lo cual es
necesario tener presente los Manuales de tarifas - manual de tarifas SOAT, Manual de
tarifas ISS y los diferentes convenios suscritos o que puedan suscribirse con otros entes.
Arreglo y envío de la cuenta: en este paso se revisa, se le da el visto bueno y se envía a la
Tesorería para que gestione el cobro con el ente o persona responsable del pago.
Producción de informes para entregar a otras áreas de la IPS: Estos informes se deben
enviar periódicamente a las directivas, cobranzas, estadística y demás áreas que
intervienen directa o indirectamente en el proceso.

TALLER 2
LEER EL DOCUMENTO Y RESPONDER

1- DEFINA: PROCESO DE FACTURACION EN UNA IPS


2- CUALES SON LOS REGISTGROS SISTEMATICOS DE DONDE SE PUEDE APOYAR EL PROCESO
DE FACTURACION
3- DEFINA LAS DOS FUNCIONES CLAVES PARA EL PROCESO DE FACTURACION
4- EN ORDEN CRONOLOGICO ENUMERAR CADA UNA DE LAS ACTIVIDADES O PASOS DEL
PROCESO DE FACTURACION
5- LAS ESE ESTAN OBLIGADAS A PRESENTAR FACTURAS, JUSTIFIQUE LA RESPUESTA
6- CUALES SON LAS EMPRESAS DE QUE NO ESTAN OBLIGADAS A PRESENTAR FACTURAS,
SINO DOCUMENTOS EQUIVALENTES
7- MENCIONES LOS REQUISITOS MINIMOS DE UN DOCUMENTO EQUIVALENTE
8- CUALES SON LAS SANCIONES QUE PUEDE CAUSAR POR EXPEDIR DOCUMENTOS
EQUIVALENTES SIN REQUISITOS

TRABAJAR EN CLASE Y TRAERLO EN LIMPIO PARA LA PROXIMA CLASE BIEN PRESENTADO


PARA SOCIALIZAR

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