Definition of SOP

Definicin de POE

Standard Operating Procedure (SOP) is a set of written instruction that

document a routine or repetitive activity followed by an any organization.
Proceso Estandarizado Operativo (POE) es un conjunto de instrucciones
escritas que documentan una actividad habitual y repetitivo seguido de
una organizacin.

Guideline for writing a SOP

La Orientacin para la escritura de un POE
This is provides guidance for writing a standard operating procedure (SOP). These guidelines detail
the type of information to be included within each particular SOP section, along with writing dos and
donts.
Se trata de proporcionar una gua para la escritura de un procedimiento operativo estndar (POE).
Estas guas detallan el tipo de informacin que debe incluirse dentro de cada seccin POE en
particular, junto con la escritura de que hacer y no hacer.

1.

Purpose (Propsito)
o Explain the objective the SOP is intended to achieve.
o Explicar el objetivo del POE se pretende conseguir.

2.

Scope (Alcance)
o State the range of activities the SOP applies to, as well as any limitations or
exceptions.
o Estado del orden de actividades del POE es de aplicacin, as como cualquier
limitacin ni excepcin alguna.

3.

Responsibility
o State the personnel, departments, groups, contractors, and/or subcontractors
responsible for complying with the SOP.
o Indicar el personal, departamentos, grupos, contratistas, subcontratistas y / o
responsable del cumplimiento de la SOP.
o State the person or group responsible for assuring the appropriate personnel are
trained on the SOP.
o Indicar a la persona o grupo responsable de asegurar el personal adecuado, son
entrenados en el POE.

4.

Procedure (Procedimiento)
o Explain the procedure in simple steps. Describe what to do, not how to do it.
o Explicar el procedimiento en pasos simples. Describir qu hacer, no cmo hacerlo.
o State who does each step and how it is recorded to be certain that whoever is
performing the procedure can prove that they have done it. Think about what is
needed before the procedure is started so that the person performing the function
can do it correctly the first time.
o Estado que hace cada paso y la forma en que se registra para estar seguro de que
todo el que se realiza el procedimiento puede probar que lo han hecho. Piense en lo
que se necesita antes de que se inicie el procedimiento para que la persona que
realiza la funcin puede hacerlo correctamente la primera vez.

5.

Review and Revision (Evaluacin y revisin)

o State how often the SOP is reviewed and/or under what circumstances it is to be
revised.
o Estado con qu frecuencia el POE es revisado y / o bajo qu circunstancias se va a
modificar.

6.

Contingencies (Contingencia)
o State what happens if the SOP cannot be followed. Identify who needs to be notified.
o Estado lo que sucede si el POE no se puede seguir. Identificar quin debe ser
notificado

7.

References (Referencias)
o List related SOPs, any supporting documentation necessary to understand and
correctly follow the procedure, and any applicable regulations and regulatory
guidelines.
o Procedimientos normalizados de trabajo relacionadas con la lista, toda la
documentacin de apoyo necesaria para entender y seguir correctamente el
procedimiento y los reglamentos aplicables y las directrices reguladoras.

8.

Definitions (Definiciones)
o Define words and acronyms that people reading the SOP would not generally know
and that would require clarification. If a definition is needed, and one exists in the
regulations, use the regulation definition.
o Definir palabras y siglas que la gente que lee el POE no saben en general y que
debera aclararse mejor. Si se necesita una definicin, y uno existe en el reglamento,
utilizar la definicin de la regulacin.

9.

Attachments (Archivos adjuntos)

o Attach any documents used in support of the SOP, e.g., flowcharts, work instructions.
o Adjuntar todos los documentos utilizados en apoyo de la POE , por ejemplo,
diagramas de flujo, instrucciones de trabajo.

10. History of Change (Historia de cambios)

o State in sufficient detail, what changes were made, what parts of the SOP were
affected and when the changes become effective.
o Estado con el suficiente detalle, qu cambios se hicieron, qu partes del SOP se
vieron afectados y cuando los cambios se vuelvan efectivos.

11. Content (Contenido)

o Check the SOP to make sure it is clear, correct, concise, complete, and
comprehensive.
o Compruebe el POE para asegurarse de que es clara, correcta, concisa, completa y
comprensiva.
o Use language and detail appropriate to the staff performing the task. Use short
sentences to express a single thought wherever possible.
o Use un lenguaje apropiado y detalle al personal que realiza la tarea. Utilice frases
cortas para expresar un solo pensamiento siempre que sea posible.
o Use techniques that condense information, e.g., tables, matrices, bulleted lists,
checklists, and diagrams.
o Usar tcnicas que condensan la informacin, por ejemplo, tablas, matrices, listas con
vietas, listas de control y diagramas.
o Write the text in the third person, present tense, active voice. State in the procedure
what is done, not what must, shall, or may be done.
o Escribir el texto de la tercera persona, presente tensa, voz activa. Estado en el
procedimiento de lo que se realiza, no lo que se debe, podr, o puede practicarse.
o Avoid references to gender (they, their rather than he, she).
o Evitar referencias al gnero ( "ellos, su" en lugar de "l, ella").
o Express the main idea early in each sentence.
o Expresar la idea principal al principio de cada frase.
o Define job titles or unusual terms the first time they appear, followed by the
abbreviation in parentheses. The abbreviated form is used in the SOP.
o Definir los ttulos de trabajo o condiciones extraos la primera vez que aparecen,
seguido de la abreviatura entre parntesis. La abreviatura se utiliza en el POE.

o Avoid the use of etc. If the list is limited, write it out in full. If a list is extensive and
inappropriate to write out in full, write the term for example (e.g.) and give a relevant
list.
o Evitar el uso de ", etc." Si la lista es limitada, escribirlo en su totalidad. Si una lista es
extensa e inapropiado para escribir con todas las letras, escribir la expresin "por
ejemplo (por ejemplo)" y dar una lista en cuestin.
o Write the numbers 1 through 9 in words within the text. Write the numbers 10 and
greater in the numerical form.
o Escribe los nmeros del 1 al 9 en las palabras dentro del texto. Escribe los nmeros
10 y mayores en forma numrica.

12. Style (Estilo)

o The page header should include the SOP number, title, page number, and effective
date.
o El encabezado de la pgina debe incluir el nmero POE, ttulo, nmero de pgina, y
la fecha efectiva.
o The page footer should include the complete filename and path .
o El pie de pgina debe incluir el nombre de archivo y la ruta completa.

Link to more examples (National Food Service Management

Institute, The University of Missisippi)

http://sop.nfsmi.org/sop_list.php