PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS ESTANDAR

RAMIRO VALDIVIA RODRIGUEZ

OBJETIVO
O Conocer a qu llamamos procedimiento
O operativo estndar (POE). O Sus funciones e importancia. O Conocer sus componentes.

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
O Para diferenciar bien los conceptos de

procesos y procedimientos, podra ser til un ejemplo simple y prctico como el de la obtencin de comprimidos en la industria de la construccin O Todo el proceso abarca desde la compra de las materias primas hasta la obtencin del producto final y cada etapa en particular compone los procedimientos (mezclado, granulacin, compresin)

CALIDAD
Para poder garantizar la replicacin, consistencia y uniformidad de los distintos procesos en una empresa es necesario el adecuado ordenamiento del personal mediante Procedimientos operativos estndar (POEs), en ingls Standard Operation Procedures(SOPs), en donde se detallan funciones y responsabilidades.

Definicin: Los POEs son instrucciones escritas para diversas operaciones particulares o generales y aplicables a diferentes productos o insumos. La realizacin de POE es requerida por las buenas prcticas de Manufactura (GMP) y por NORMAS INTERNACIONALES por ej: ISOs.

PROCEDIMIENTO OPERATIVO ESTANDAR (POE)

O Describe la serie de procedimientos y actividades

que se deben realizar para conocer exactamente que se pretende alcanzar con grado de especialidad tal, que cada cual dentro de la organizacin pueda saber con exactitud qu le corresponder hacer, cuando se efecte la aplicacin del contenido del POE en las distintas personas que forman la organizacin.

PARA QUE LOS UTILIZAMOS

O 1.

Gua de trabajo. O 2. Capacitacin del recurso humano. O 3. Asegurar la calidad del trabajo. O 4. Cumplimiento de las polticas de la organizacin.

BENEFICIOS DE LOS POES

1. Los procedimientos son la primera herramienta en la capacitacin del nuevo personal. 2. Garantizan la realizacin de las tareas siempre de la misma forma. 3. Sirven para evaluar al personal y conocer su desempeo. 4. Al ser de revisin peridica, sirven para verificar su actualidad y como re-capacitacin del personal con experiencia. 5. Promueven la comunicacin entre los distintos sectores de la empresa. 6. Son tiles para el desarrollo de auto-inspecciones y auditorias.

IMPORTANCIA DE LOS POES

Su propsito principal es garantizar la uniformidad, reproducida y consistencia de las caractersticas del producto empleado a empleado y turno a turno.

ELABORACION DEL POE

Escriba los POES en un idioma que los que lo van a ejecutar entiendan. Describa los pasos para realizar cada tarea en orden cronolgico. Enumere todos los materiales a utilizar al empezar. No asuma que el destinatario del POE conoce toda la informacin crtica al procedimiento. Evite usar palabras ambiguas tales como: aproximadamente, varias, caliente o fro, etc.. Sea especfico en cuanto a temperatura, concentraciones, nmero de vueltas.

Asegrese que su POE cumple con las distintas regulaciones. Describa claramente el uso de puntos decimales y reglas de redondeo. Evite el uso de sinnimos y de la palabra etctera. Escriba el POE usando oraciones cortas y con verbos en modo activo.

EMISION DE UN POE ADMINISTRACION

Firmarlos. Verificar su cumplimiento. Coloque la fecha cuando se aprob y la persona que lo aprueba. Evalu la transferencia del conocimiento, al rea de trabajo. Tome en cuenta sectores que se afecten con el procedimiento, en su redaccin y/o aprobacin.

Disponga un periodo de implementacin posterior ala aprobacin, para ofrecer adiestramiento Verifique que estn disponibles y que no estn en otro idioma, documentos mencionados en el POE (manuales, u otros POES) Actualice los anexos al revisar el POE.

EMISION DE UN POE SUPERVISION

Pida la opinin de quien lo va ejecutar al preparar el POE Evalu su cumplimiento Revise el procedimiento completo antes de su implementacin. No implemente cambios sin ser aprobados Ejecute el POE segn esta escrito, sin libres interpretaciones.

Conozca e instruya acerca de las consecuencias regulatorias y el proceso al no seguir los POES. Re-capacite al personal ante cada cambio en el POE COLABORADORES: Participe activamente en el proceso de preparacin de los POES Avise a su supervisin ante la necesidad de implementar cambios y/o actualizaciones.

REDACCION DE LOS PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS ESTANDAR

Cada sector que genere un POE deber consultar a Aseguramiento de Calidad para una correcta asignacin del mismo. Los POES deben ser generados por cada sector en conjunto con Aseguramiento de Calidad el cual indicar los lineamientos generales del mismo como son: formato, letra (tipo y tamao), tipo de hoja, etc..

TIPOS DE PROCEDIMIENTOS
Generales: Cmo se realiza un Procedimiento Estndar. Cada cuanto se actualiza Quin los elabora Quin los aprueba Quin puede solicitar la creacin de un Procedimiento Operativo Estndar.

Administrativos: Funciones del Recurso Humano administrativo. Horarios Contingencias Presupuestos Pagos rea fsica. Induccin Especficas: Casos especiales Situaciones especfica.

COMPONETES
A quin va dirigido. Procedimientos operativos relacionados Cuerpo del procedimiento: O Quin? O Cundo? O Cmo?

FORMATO
O Ttulo
O Procedimiento Relacionados. O Procedimiento O Quin: describir la funcin (no usar nombres) O Cundo: momento en que se aplica el

procedimiento. O Cmo: el procedimiento en s Al final: Elaborado por: xxx Fecha: xxxx Aprobado por : xxxx fecha xxxxx

Identificar el POE xxxxxxxxxxxxxxxxxx Institucin Administracin Departamento Tema General Nmero de POE Organizacin de Cursos Secciones del POE: Propsito: para qu estamos haciendo este procedimiento. Ej. POEs relacionados Alcance : por ejemplo a qu departamentos involucra

Secciones del POE: Aplica: personas involucradas o que tienen que regirse por este documento. Procedimiento: descripcin detallada del proceso. Abreviaturas/definiciones Historial del documento: versiones previas Anexos: Documentos que se requieren para cumplir con el proceso

APROBACION
Debe existir una lnea de aprobacin de los POEs. Autor Gerente de Departamento Involucrado en el POE Supervisor Inmediato Gerente General

CONCLUSIONES
Son documentos que contribuyen a tener una gua de trabajo estandarizada. Permiten que personas interesadas conozcan de una forma rpida y concisa el funcionamiento de la organizacin. Permiten una mejor induccin al personal nuevo de la organizacin. Su aplicacin contribuye a garantizar el mantenimiento de los niveles de calidad y servicio.