UNIVERSIDAD NACIOMAL EXPERIMENTAL DEL TACHIRA

DPTO. DE INGENIERIA INDUSTRIAL

NUCLEO DE GERENCIA
SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
Prof. Ramón Sánchez
 Manual de Normas y Procedimientos

• Presenta toda la información que describe el

por que, quien, como , cuando, y donde de la
realización de las diferentes actividades que
se llevan a cabo en la organización
 Manual de Normas y Procedimientos
• Beneficios:
– Ayuda a fortalecer las decisiones sobre políticas, normas y
procedimientos
– Establecen argumentos para la toma de decisiones
– Contribuye a la consistencia y continuidad de las
operaciones
– Ayudan al adiestramiento del personal de nuevo ingreso
– Sirve de guía de trabajo
– Fomentan la delegación de autoridad
– Reduce conjeturas
 Manual de Normas y Procedimientos
• Beneficios:
– Evita errores de memorización
– Uniforma y controla el cumplimiento de las rutinas de
trabajo y evitar su alteración arbitraria.
– Ayuda en la coordinación de trabajo evitando duplicidad
de esfuerzos.
– Facilita y sirve de documento básico de referencia para la
realización de las auditorías y la evaluación del control
interno.
– Es una base para el análisis posterior del trabajo y el
mejoramiento continuo de los sistemas, procedimientos y
métodos.
 Desventajas de los manuales
• Su proceso de elaboración es costoso, lento. Su
principal problema es su permanente actualización
• Su aprovechamiento depende de su uso adecuado y
es responsabilidad de todos los niveles gerenciales su
utilización por parte de todas las áreas de la
organización
• Difícil de implantar debido a la predisposición a la
lectura
 Estructura
Componentes comunes
• Presentación externa:

– Generalmente se presentan en carpetas de anillos,

tamaño carta y de lomo ancho con el objeto de
facilitar su actualización en la desincorporación o
incorporación de información. Se identifican en su
lomo mediante impresión general o etiquetas en la
cual se indica el tipo de manual y el área al cual
pertenece.
 Presentación interna
1. Formato:
– Identificación de la organización
– Identificación del tipo de manual
– Paginación
– Código de identificación de la información
– Definición del asunto a tratar
– Responsable de la elaboración
– Fecha de elaboración
– Responsable de la aprobación
– Fecha de aprobación
– Secuencia de la revisión
– Vigencia
 Presentación interna
2. Partes:
– Contenido o índice
– Objetivo del manual
– Descripción de su estructura
• Externa
• Interna
– Descripción de su uso o manejo
– Cuerpo
– Glosario de términos
– Anexos
– Controles de distribución y revisiones
 Manual de Normas y Procedimientos

• Contenido:

– Normas
– Procedimientos
– Flujogramas
– Formularios
– Instructivos de formularios
 Normas
Son estatutos organizacionales que tienen calidad de
“Orden”, y sirven para reglamentar la manera
estandarizada y correcta de realizar ciertas acciones.
Las normas tienen carácter legal, por lo tanto en la
mayoría de los casos, deben ir aprobadas por la
máxima autoridad de la institución, y se dividen en
artículos según su genero.
Ejemplos:

Art. 7: Las solicitudes de constancias deben realizarse exclusivamente por

medio de los formatos existentes en la coordinación.

Art. 15: Solo recibirán el bono de productividad aquellos operarios que

superan en 5% la cuota mínima mensual impuesta por el departamento de
producción.
 Manual de Normas y Procedimientos
 Procedimientos:

Conjunto de pasos secuenciales necesarios

para realizar una labor los cuales
especifican en forma detallada
operaciones, materiales, controles,
responsables, etc.
 Manual de Normas y Procedimientos
Presentación de la información
1. Contenido
1. Normas
1. Objetivo
2. Contenido
2. Procedimientos
1. Objetivo
2. Extensión o alcance: áreas
3. Formularios utilizados
4. Descripción del procedimiento
1. Play script o guión de teatro
2. Flujograma
 Manual de Normas y Procedimientos
2. Redacción – presentación
– Normas

• Soportar o dictar lineamientos a procedimientos

• Omitir abreviaturas, jerga, refranes o palabras
extranjeras
• El objetivo debe iniciarse con uno o mas verbos en
infinitivo seguido de la acción (que) y el fin (para que)
 Manual de Normas y Procedimientos
• Redacción – presentación
– Procedimientos
• Utilizar método play script o descripción de roles (guión
de teatro) en dos columnas en las cuales se indica
responsable y acción
• Objetivos se redactan igual que para las normas
• En la redacción se debe utilizar un vocabulario acorde
con el usuario , en caso de términos técnicos poco
conocidos, deben definirse en el glosario de términos
• Redacción clara y precisa
 Manual de Normas y Procedimientos
• Redacción – presentación
– Procedimientos
• Los pasos se redactan en voz activa, describiendo lo
que se hace. Usar verbos de acción
• Cada paso describe una sola tarea
• Omitir abreviaturas, neologismos, jerga, refranes o
palabras extranjeras
• Deben ser lo mas corto posible
• Todos los pasos deben seguir una secuencia lógica de
tiempo
 Flujogramas
Los Flujogramas son documentos que
representan de forma esquemática y
simplificada, un hecho u operación, por
medio de símbolos convencionales,
generalmente enlazados por líneas de
interconexión.
 Ventajas de los Flujogramas
• Identifican gráficamente duplicidad de
actividades.
• Operaciones mejorables.
• Distribución de carga de trabajo
• Posibilidades de reducir costos
• Omisiones en el cumplimiento de normas
• Simplificar operaciones
• Apreciaciones objetivas
• Mejora la calidad del servicio
 Flujogramas
Pasos
1 Enliste las personas o Dptos. Revise que el diagrama esté
que participan en el proceso completo. Que todo lo que se
5 hace en la realidad,
Utilice los símbolos y defina la
corresponde a lo allí
secuencia lógica, detallada y
2 plasmado. Sométalo a
completa de los pasos que
consideración de otras
siguen las personas o dptos.
personas.
Asegúrese que todas las líneas y
Una vez aprobado el
conectores están debidamente 6 diagrama, inicie con el
3 unidos. Sobre todo los rombos
desarrollo del procedimiento
de decisión deben indicar el
correspondiente.
camino que siguen los SI y los
NO.
Identifique en el Diagrama
Verifique que todos los textos
7 de Flujo cada actividad con
4 dentro de cada símbolo,
el número que le
empiecen con un verbo de acción
corresponde dentro del
(comprar, revisar, aceptar, etc.)
procedimiento respectivo.
 Manual de Normas y Procedimientos
• Flujogramas
– Representación gráfica de los procedimientos

• Símbolos Original y copias

Operación

Documento
Manual de Normas y Procedimientos

Dos o mas documentos P Archivo permanente

del mismo tipo

T Archivo temporal
Decisión

A Conector de página
Manual de Normas y Procedimientos

1 Conector de proceso Secuencia continua de

3 pasos

Desecho o destrucción
De documento Flujo de información sin
Traslado de documentos

Procesamiento
Mecanizado de Ejecución de operaciones
datos simultaneas
Manual de Normas y Procedimientos
• FORMULARIOS

– Documento impreso con espacios en blanco para

registrar información variable, que tendrá
diferente uso según el área funcional que lo
maneje.
– Nacen de la necesidad de comunicación.
– Se les conoce como: forma, form, formato o
formulario.
 Manual de Normas y Procedimientos
• FACTORES A CONSIDERAR EN LA ELABORACION Y
USO DE FORMAS

– Datos pre-impresos
– Diseño: fácil de llenar, leer, procesar y desechar.
Orden en que se consignan los datos, orden en
que se usara la información, sistema de archivo.
Cada item debería explicarse por si mismo.
– Papel: manipulación, método de llenado, sistema
de archivo, tamaño
– Reproducción
 Manual de Normas y Procedimientos
• CLASIFICACION DE LAS FORMAS:
• Según su destino:
– Internos
– Externos
• Según su uso, en función del tiempo:
– Breves: se usan una sola vez y se desechan
(Depósitos bancarios)
– Eventuales: se usan una sola vez y se archivan
– Pilotos: obtener y evaluar resultados (encuestas)
– Definitvos: carácter permanente
 Manual de Normas y Procedimientos
• INSTRUCTIVO DE FORMULARIO

– Título
– Objetivo
– Origen
– Frecuencia de preparación
– Elaboración
– Distribución
– Periodo de archivo
– Descripción