EL INFORME TÉCNICO ARCHIVÍSTICO

En La gestión de archivos, todo profesional o técnico debe comprender

que sin el apoyo de las autoridades y directivos de una entidad no
podemos transformar una realidad o desarrollar nuestros archivos. En ese
sentido la comunicación escrita formal es fundamental.

Todos los instrumentos de gestión, planificación estratégica, operativa o

de actividades requieren tener precisión en la aplicación de los conceptos
archivísticos y el lenguaje común a los gestores, administradores y
gerentes que puedan tomar decisiones apoyados en la información y
conocimiento que podemos ofrecerles. En ese sentido es necesario
conocer las pautas, procedimientos y porque no decirlo estrategias para
informar acerca de un problema concreto y las alternativas de solución.

En esta oportunidad desarrollaremos el informe técnico legal (ITL) como

una herramienta que permita subsanar, modificar, abordar y resolver
problemas que atenten contra la integridad, solvencia, consistencia y
desarrollo de la práctica archivística en toda entidad. Así un paso previo
para la elaboración de un informe es conocer aquellos componentes que
intervienen en su elaboración.

Todo informe parte de un diagnóstico previo, de material informativo,

normas técnicas y marco legal precedente. Por ello es importante
contextualizar todo lo concerniente al desarrollo de nuestras actividades
con un marco legal.

Para elaborar el informe debemos considerar algunas pautas y alcances

para tener el éxito en su redacción, así

1. Un informe es un documento que se caracteriza por contener

información que refleja el resultado de una investigación o de un
trabajo, adaptado al contexto de una situación determinada. Por
lo general, el propósito del informe es, obviamente, informar. De
todas formas, estos escritos pueden incluir elementos
persuasivos, como recomendaciones o sugerencias.

2. El informe técnico es la exposición por escrito de las

circunstancias observadas en el examen de la cuestión que se
considera, con explicaciones detalladas que certifiquen lo dicho.
 En otras palabras es un texto expositivo y argumentativo, por
medio del cual se transmite una información de lo ejecutado en
cierto tema y tiempo específico, o a lo que conviene hacer del
mismo; generalmente están dirigidos a un destinatario que,
normalmente, deberá tomar una decisión respecto al tema
tratado en el texto.

3. El concepto de informe, como derivado del verbo informar, es la

descripción oral o escrita, de las características y circunstancias
de un suceso o asunto. Se trata en otras palabras, de la acción y
efecto de informar (dictaminar).

Del mismo modo Hay puntos que facilitarán la redacción concisa, lógica y
ordenada del informe.

1. Escribir una frase breve y directa que exprese el propósito que se

fije. Esto servirá para comprobar si hemos comprendido sintetizar
el material recogido y empleado para lo que se quiere informar.

2. Analizar todos los hechos e ideas recogidos. Se recomienda fichar

partes de una norma o ley concretamente.

3. Eliminar todo material superfluo o que no contribuya. En ese

sentido separar conclusiones anticipadas, juicios de opinión (que
no sean de expertos, material político, prejuicios, etc).

4. Analizar detenidamente la subdivisión del material para

modificarlo si es necesario.

5. Se debe decidir el orden en que se presentarán los diferentes

grupos de material. Estos grupos constituirán las secciones o
puntos del informe. (Ejemplo diagnóstico situacional de archivo:
infraestructura, instrumentos de gestión archivística, personal,
etc).

6. Ordenar el material que integra cada sección de manera que el

lector pueda seguirlo fácilmente. (Si tenemos el punto Nº 01
Infraestructura, la conclusión 1º será sobre la infraestructura y la
recomendación 1º será sobre la infraestructura)
 7. La lectura debe llevar al lector gradualmente de lo conocido a lo
nuevo. Y eso es importante los informes deben graficar un
análisis de la situación constante y cambiante, de esta manera
graficar el enfoque del momento. De esta forma se recomienda
detallar datos actualizados del problema o del asunto en
particular. Subrayados en negrita o cursiva.

8. Un enfoque que tome variables de una ecuación sintomática. Una

de las principales necesidades un informe son los indicadores,
estos pueden ser desempeño, grado, desarrollo, etc. De esta
forma señalar el espacio y fecha de evaluación de ellos. Por
ejemplo queremos demostrar la falta de personal para el servicio
de archivo. Deberemos presentar los indicadores que nos
permitan conocer el estado actualizado del servicio: (Número de
atenciones, infracciones, quejas, tiempo de demora, etc.).

9. Desde el punto de vista legal, buscamos implementar la atención

preferencial (tocaremos el gráfico del momento, accesibilidad,
personas atendidas, quejas, marco normativo sobre personas con
discapacidad, etc).

El informe técnico tiene las siguientes características:

1. Es corto pero completo (conciso).

2. Contiene sólo lo que es necesario.

3. Es simple y escrito correctamente, sin repeticiones y sin

redundancias.

4. Contiene información interesante y relevante.

5. Es bien ordenado, estructurado y organizado.

6. Es agradable de leer Ilustraciones, fotografías.

7. Tiene estilo. Se debe decidir el tono que se le dará al texto. Los

informes comerciales, científicos y técnicos requieren generalmente
una exposición equilibrada, clara y de tipo comercial. A veces, se
justifica un estilo audaz o polémico.
 8. Ordenación. Al redactar un informe, se debe tener en cuenta que el
orden alfabético o numérico de los párrafos o puntos de cada
sección facilita la tarea del lector.

9. Ilustraciones. Al redactar el texto, se debe ir pensando en las

ilustraciones; así finalmente se logrará una buena coordinación
entre lo escrito y las figuras.

10. Introducción. El informe necesita una introducción, que pueda

redactarse en último término. La introducción es la parte dedicada a
la presentación general del material.

11. La introducción debe contener:

a. El nombre y cargo del destinatario del informe.
b. La fecha del informe.
c. El propósito del informe.
d. Antecedentes del tema.
e. El enunciado completo o resumido de los resultados
obtenidos, de sus conclusiones o recomendaciones.
f. La lista de capítulos por orden de secuencia.
g. Definiciones de los términos y de los vocablos empleados en
un sentido específico, entre otros.

12. Secciones y apéndices. Las secciones podrán contener algunos o

todos los elementos siguientes:
- Un enunciado de los hechos recogidos, con indicación de su
fuente.
- Un análisis de dichos hechos.
- La presentación de las conclusiones o recomendaciones que
surgen de dichos hechos.
- Una descripción del procedimiento seguido en las
investigaciones o experimentos.
- Mención o resumen del contenido de un apéndice.

13. Conclusión. La conclusión puede contener algunos o todos los

puntos siguientes:
- Un resumen de los argumentos expuestos en los capítulos o
secciones del informe.
- Un resumen de las conclusiones o deducciones.
 - Recomendaciones resultantes.
- Un enunciado claro de la acción que deberá seguirse en función
de las recomendaciones presentadas.
- Un párrafo que destaque la importancia del tema.
- Otras consideraciones de carácter más general, que si bien no
correspondan al tema específico del informe, puedan estar
relacionadas con el mismo.
- Existe una relación de dependencia directa entre Introducción y
Conclusión.

Estructura del Informe:

1. Presentación (Puede ser corta o extensa, también puede incluir una

introducción o marco de referencia de lo que se pretende informar.

2. Antecedentes: En él se consigna la información precedente al

diagnóstico, análisis y síntesis del problema. Son los insumos que
tenemos para la elaboración de nuestro análisis y planteamiento de
conclusiones y recomendaciones. En materia legal los antecedentes
incluyen (no siempre lo detallan así) un marco normativo o
procedimental, es decir normas. Particularmente recomiendo
señalar la norma y el (los) artículo(s) a tocar en el informe y no
señalar en forma general la norma ensimisma. Se debe señalar el
título de la norma (si hubiera) y como tal debe ser completo y real.
Por ejemplo no es lo mismo Ley del Patrimonio Cultural que Ley
General del Patrimonio Cultural. Adicionalmente el marco
normativo debe estar ordenado de acuerdo a la jerarquía de la
norma.

En el ordenamiento de los hechos estos deben ser secuenciales de

acuerdo al orden cronológico de los acontecimientos. Por ejemplo si
es un informe de verificación ó supervisión deben establecerse en
secuencia a los hechos correlativos de tal acontecimiento, desde la
planificación, programación, ejecución y evaluación del hecho en sí.

No se recomienda en un informe de esta naturaleza colocar pies de

página o notas de referencia, salvo que indiquen una apreciación
concreta del desarrollo de una norma o dar ejemplos relacionados
con la norma.
 El estilo es importante, demuestra el grado de seriedad con el que
abordamos el problema. Por ejemplo tenemos el estilo científico.

Deben existir detalles precisos sobre gestiones realizadas

Por ejemplo No es lo mismo decir:

Se ha solicitado a la Unidad de Gestión Educativa Local de Yunguyo para

que nos pueda proveer los materiales de verificación para el desarrollo
de la etapa básica del diagnóstico de archivo.

Que sostener:
La Secretaria del Director de la Unidad de Gestión Educativa Local -
Yunguyo nos facilitó, de acuerdo a nuestro requerimiento, materiales
necesarios para la verificación del desarrollo de la etapa básica del
diagnóstico de archivo.

(Opcional) “…consistente en: una guincha, dos cuadernos de apuntes,

dos lapiceros, una computadora y un escritorio con dos sillas”.

No es lo mismo describir un problema de esta forma:

El Archivo Central del Gobierno Regional carece de los recursos básicos

para su desarrollo y el cumplimiento de sus actividades

Que decir:

El área del espacio asignado para el Archivo Central del Gobierno

Regional, asciende a 15 m², el mismo en el que se custodia 250 metros
lineales aprox. de documentos, no cuenta con equipos de cómputo, la
persona asignada a su conservación y custodia, desde el año 2010 no ha
recibido capacitación en materia técnica archivística…..

3. Análisis del Problema

Comprende del proceso concreto presentado en la

descripción de los problemas contemplados el trabajo de evaluación de
los componentes del mismo problema y detallar su intención y relación
con las normas específicas.

El Capítulo V, num. 3 de la Directiva Nº 007-86-AGN/DGAI DIRECTIVA N°

007/86-AGN-DGAI señala que todo local de archivo debe tener
básicamente dos ambientes: 1) depósitos y 2) área de trabajo técnico y
 administrativo. Situación que no se refleja de acuerdo a lo señalado en
el punto b) del presente informe

b) El área del espacio asignado para el Archivo Central del Gobierno

Regional, asciende a 15 m², el mismo en el que se custodia 250 metros
lineales aprox. de documentos, no cuenta con equipos de cómputo, la
persona asignada a su conservación y custodia, desde el año 2010 no ha
recibido capacitación en materia técnica archivística…..

De esta forma para darle más fuerza al requerimiento legal, buscaremos

una norma coercitiva que imponga sanciones o detecte faltas para la
respectiva atención y prioridad que corresponde.

El Capítulo V, num. 3 de la Directiva Nº 007-86-AGN/DGAI DIRECTIVA N°

007/86-AGN-DGAI señala que todo local de archivo debe tener
básicamente dos ambientes: 1) depósitos y 2) área de trabajo técnico y
administrativo. Situación que no se refleja de acuerdo a lo señalado en
el punto b) del presente informe

b) El área del espacio asignado para el Archivo Central del Gobierno

Regional, asciende a 15 m², el mismo en el que se custodia 250 metros
lineales aprox. de documentos, no cuenta con equipos de cómputo, la
persona asignada a su conservación y custodia, desde el año 2010 no ha
recibido capacitación en materia técnica archivística…..

Conclusiones y Recomendaciones. Son una secuencia, que contempla los

juicios de valor formados en torno a los precedentes expuestos. Estas
deben tener fundamento concreto y no corresponden al periodo de
análisis. Cada conclusión tiene relación directa con la recomendación y es
concreta.