Documento procedimientos Operativos Estandarizados

Los POE son también documentos y contienen instrucciones paso a paso

por escrito que el personal del laboratorio debe seguir de forma meticulosa
cuando realice un procedimiento. Un laboratorio contará con muchos POE,
uno por cada procedimiento que se realice en el mismo
Estos POE escritos garantizan lo siguiente:
-Uniformidad: todo el personal debe realizar los análisis exactamente de la
misma forma para esperar el mismo resultado de parte de todo el personal.
La uniformidad permite a las personas que utilizan los resultados analíticos
observar los cambios que se producen a lo largo del tiempo en los
resultados de un mismo paciente.
Si varios laboratorios utilizan los mismos POE, pueden realizarse
comparaciones de sus resultados; debe hacerse hincapié en que el personal
del laboratorio siga los POE de forma exacta.
-Exactitud: seguir los procedimientos por escrito ayuda al personal del
laboratorio a producir resultados más exactos que si únicamente confiasen
en la memoria, porque de esta manera los trabajadores no olvidarán pasos
del proceso.
-Calidad: conseguir unos resultados uniformes (fiables) y exactos son las
principales metas del laboratorio y podrían considerarse la definición de
calidad en el laboratorio
Estos POE deben tener las siguientes características:
-ser detallado, claro y conciso, de forma que el personal que no realiza
normalmente el procedimiento pueda hacerlo siguiendo el POE; para ello
deberán incluirse todos los detalles necesarios (p. ej., requisitos relativos a
la temperatura ambiente e instrucciones precisas de los tiempos)
-ser fácilmente comprensible por parte del nuevo personal o de los
estudiantes en formación estar revisado y aprobado por la dirección del
laboratorio. Dicha aprobación se indica mediante la firma y la fecha (es
importante para asegurar que los procedimientos que se están utilizando
para los análisis del laboratorio están actualizados y son los correctos); y
actualizarse de forma periódica.
Algunas organizaciones optan por adaptar una plantilla o algún
procedimiento operativo redactado para otra tarea. Si bien esa es una
opción, lo mejor es seguir un paso a paso que resulte útil en adelante en
todas las áreas
-Seguir un formato de POE guía
Es importante mantener un formato interno – que no una plantilla -, para
todos los POE. En términos generales, podemos identificar tres tipos de
formatos:
*Lista de pasos simple: este formato es ideal para procedimientos de rutina
que requieren pocos pasos. Las tareas pueden ser descritas con frases
simples, diciendo a los empleados lo que tienen que hacer. Suele ser usado
en procesos operativos a muy bajo nivel y que impliquen poca
responsabilidad.
*Lista sistemática de pasos: ideal para procedimientos largos que
impliquen toma de decisiones y aclaraciones en la terminología. Este
modelo generalmente muestra una lista de pasos principales, con
subíndices ordenados.
*Diagrama de flujo: si es necesario establecer un proceso complejo, con
muchas posibilidades, la mejor opción es el diagrama de flujo. Puedes optar
por este formato si los resultados no son siempre predecibles
-Definir los objetivos del procedimiento
Define cuál es el objetivo principal de sus procedimientos operativos
estándar. Identifica al lector, el tema específico a tratar y la importancia de
este documento para los objetivos de negocio de la organización, así:
*El lector: saber para quién se escribe, ayuda a que la redacción del texto
resulte comprensible, amena y fácil de entender. Aunque en ocasiones será
necesario utilizar vocabulario técnico, en lo posible trata de evitar el
lenguaje rebuscado. Una forma de expresión sencilla facilitará la
comprensión de aquellos que aún no conocen bien todos los términos,
como los empleados nuevos, que, si lo pensamos bien, son el público
objetivo de los POE.
*El conocimiento: el redactor no siempre conoce a fondo la rutina o la tarea
sobre la que necesita escribir. Por eso, la investigación a fondo con los
empleados del área, supervisores y técnicos, resulta esencial. Escribir sin
conocer a fondo la tarea, y los procesos con los que interactúa causa fallas e
imprecisiones en el documento.
*La importancia: conocer la importancia que el POE tendrá para tu equipo,
ayudará en la redacción. Esto transmitirá seguridad en los empleados,
optimizará los procesos y disminuirá fallas en la ejecución de las tareas.
-Tener en cuenta las normativas vigentes
En organizaciones del sector sanitario, por ejemplo, muchos
procedimientos deben atender normas gubernamentales o de instituciones
que ejercen funciones de vigilancia. Es importante definir si la tarea o el
procedimiento que estamos describiendo en algún momento debe observar
alguna legislación vigente.
-Conocer los elementos de forma que deben estar presentes en el POE
En los procedimientos operativos estándar deben aparecer algunos
elementos de forma que son imprescindibles para delimitar su alcance y
contextualizar su contenido
Elementos del POE
En los procedimientos operativos estándar deben aparecer
algunos elementos de forma que son imprescindibles para delimitar su
alcance y contextualizar su contenido:
-Encabezamiento
Los encabezamientos son una parte importante del formato. A continuación
se dan dos ejemplos de diferentes tipos de encabezamientos que pueden
emplearse al redactar un POE.
Encabezamiento normalizado completo: habitualmente, el encabezamiento
aparecería en la primera página de cada POE. La forma normalizada
facilita que el personal pueda advertir rápidamente la información
pertinente.
Encabezamiento normalizado reducido: esta forma normalizada incluye
una versión más pequeña del encabezamiento que podría aparecer en todas
las páginas distintas de la primera.
-Título
Nombre del análisis.
-Objetivo
Debe incluir información sobre el análisis (por qué es importante, cómo se
utiliza y si está destinado a la detección, al diagnóstico o realizar un
seguimiento de un tratamiento y si se utilizará para el control de la salud
pública).
-Instrucciones
Información detallada del proceso de análisis completo, incluidas las fases
preanalítica, analítica y posanalítica.
-Nombre de la persona que prepara el POE.
-Firma de los oficiales que lo aprueban y fecha de la aprobación
Es necesario seguir la política de la calidad del laboratorio y las
disposiciones reglamentarias.
 Conclusión
-Tenemos que los procedimientos operativos estándar son documentos
escritos de forma objetiva en estos se va a describir pasa a paso de manera
secuencial para así realizar una tarea de rutina que a su vez esta forma parte
de un procedimiento que integra un proceso.
-Aunque estos parezcan complejos en realidad solo van a necesitar del
conocimiento detallado de la tarea que se va a documentar, en su mayoría
son realizados por la organización que los va a emplear, es decir por el
equipo de trabajo en el área en la que se desarrolle a diario la actividad.