Sal 7462

SECRETARA DE SALUD
SUBSECRETARA DE ADMINISTRACINY FINANZAS

DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO
DIRECCIN DE DISEO Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL
GUA TCNICA PARA LA ELABORACIN

DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SECRETARA DE SALUD
SECRETARA DE SALUD
SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
DIRECCCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO
DIRECCIN DE DISEO Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL
GUA TCNICA PARA LA ELABORACIN DE

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS DE LA
SECRETARA DE SALUD
JUNIO 2004
SECRETARA
DE
SALUD
SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y
FINANZAS
DIRECCCIN GENERAL DE PROGRAMACIN,
ORGANIZACIN
Y
PRESUPUESTO
DIRECCIN DE DISEO Y DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
GUA TCNICA PARA LA ELABORACIN DE

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS DE LA
SECRETARA DE SALUD
PRIMERA IMPRESIN
ISBN 970-721QUEDA PERMITIDA LA REPRODUCCIN TOTAL

O PARCIAL DEL PRESENTE DOCUMENTO, Y SU
DISTRIBUCIN NO DEBER SER LUCRATIVA,
PUEDE UTILIZARSE COMO MATERIAL DE
APOYO DENTRO Y FUERA DE LA INSTITUCIN
A LA QUE PERTENECE SIEMPRE QUE SE
MENCIONE SU PROCEDENCIA
IMPRESO EN MXICO, D.F. 2004

Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional
NDICE
HOJA
INTRODUCCIN
OBJETIVO DE LA GUA TCNICA
II
LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ELABORACIN DE

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
III
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
A. Naturaleza
B. Elementos que integran al manual
4
5
METODOLOGA PARA EL ANLISIS Y DISEO DE

PROCEDIMIENTOS
A. Elementos bsicos
B. Identificacin de los procedimientos
6
7
IV
ESTRUCTURACIN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
17
VI
GLOSARIO
29
ANEXOS, FORMATOS OFICIALES Y EJEMPLOS
1
Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos

INTRODUCCIN
La Subsecretara de Administracin y Finanzas a travs de la Direccin General de
Programacin, Organizacin y Presupuesto, en uso de sus atribuciones con fundamento en el
captulo X, artculo 27, fraccin III y IV del Reglamento Interior de la Secretara de Salud y con
el propsito de dar cumplimiento a uno de sus objetivos ha formulado la Gua Tcnica para la
Elaboracin de Manuales de Procedimientos.
La presente Gua Tcnica, integra los diferentes elementos, criterios, mtodos e incluye la
informacin bsica que el personal responsable de la elaboracin de manuales de
procedimientos necesita; est estructurada en dos apartados donde la primera parte se refiere a
los aspectos generales para la elaboracin de manuales de procedimientos y la segunda, a los
aspectos especficos del Manual; se encuentra integrada de manera lgica y secuencial en seis
captulos y anexos.
Por otra parte, cabe resaltar que sta gua presenta modificaciones tanto de forma como de
fondo, enfocadas para ayudar a las unidades administrativas en la formulacin de su manual
conforme a los requisitos establecidos por la Norma ISO 9001:2000. Asimismo, de acuerdo con
las disposiciones del Comit de Mejora Regulatoria Interna (COMERI) de esta Dependencia, la
Gua fue sometida a revisin y aprobaba en el pleno del COMERI, el pasado 11 de mayo de
2004.
Finalmente, para su elaboracin, la Direccin General de Programacin, Organizacin y
Presupuesto, a travs de la Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional ser la instancia
para ofrecer la asesora tcnica en esta materia, con domicilio en Paseo de la Reforma No. 10
4to piso, Col. Tabacalera, CP 06030.
I. OBJETIVO DE LA GUA TCNICA

Proporcionar criterios uniformes y los elementos que permitan al personal la identificacin del
proceso para la definicin y diseo de los procedimientos de las unidades administrativas, que
contribuyan a la formulacin integral de los manuales de procedimientos de la Secretara de
Salud.
2

II. LINEAMIENTOS
PROCEDIMIENTOS
GENERALES
PARA
LA
ELABORACIN
DE
MANUALES
DE
Con base en las atribuciones que le confiere el Reglamento Interior de la Secretara de Salud, la
Subsecretara de Administracin y Finanzas a travs de su Direccin General de Programacin,
Organizacin y Presupuesto, actualiz la Gua Tcnica para la Elaboracin de Manuales de
Procedimientos, en la que establece los siguientes lineamientos:
- Los manuales debern elaborarse de acuerdo con los lineamientos y formatos contenidos en
el presente documento, estableciendo los mecanismos necesarios que propicien la mejora de
los procesos de la Institucin, a travs de la eficiencia de los procedimientos de operacin.
- Mantener la interrelacin e identificacin de los procedimientos con la estructura orgnica
vigente y autorizada por la Secretara de Salud a travs de la Subsecretara de Administracin
y Finanzas, as como lo establecido en el Manual de Organizacin.
- En la elaboracin de los respectivos manuales, debe existir plena congruencia entre stos y
las funciones asignadas a las unidades administrativas de que se trate.
- El Manual deber contener las polticas, normas y actividades a realizar por la unidad
administrativa para contribuir al cumplimiento de sus objetivos establecidos y de las polticas y
prioridades de la Secretara de Salud.
- Los procedimientos deben dar una proyeccin general de forma sistemtica y dinmica de las
actividades y secuencia en que se desarrollan; lo anterior deber reflejar de forma lgica las
actividades que integran al proceso.
- Debern describirse los canales de comunicacin, los mecanismos y medios utilizados (oficios,
memoranda, formatos e instructivos), para el trmite de los asuntos respectivos, as como los
sistemas para obtener el resultado final correspondiente.
- Las funciones genricas debern dar origen mnimo a un procedimiento, sin que esto invalide
la ocurrencia de ms funciones en las diversas etapas de su ejecucin.
- Los manuales de procedimientos sern analizados y dictaminados a travs de verificar la
congruencia entre la estructura, funciones y actividades pertinentes para el desarrollo
administrativo de la unidad; la elaboracin de dichos manuales, estar apoyada con la
asesora proporcionada por la Direccin General de Programacin, Organizacin y
Presupuesto a travs de la Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional.
- La unidad administrativa deber enviar el soporte magntico y tres ejemplares impresos que
sern validados tcnicamente por la Direccin de Diseo y Desarrollo Organizacional y
distribuidos al Comit de Mejora Regulatoria Interna (COMERI), a la DGPOP y a la unidad
administrativa.
- A partir de la autorizacin y registro del manual de procedimientos, ser responsabilidad de la
unidad administrativa la difusin, implantacin y la actualizacin permanente de dicho
instrumento.
3

III. MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

A. Naturaleza
Se considera al manual de procedimientos como el instrumento que establece los mecanismos
esenciales para el desempeo organizacional de las unidades administrativas. En l se definen
las actividades necesarias que deben desarrollar los rganos de lnea, su intervencin en las
diferentes etapas del proceso, sus responsabilidades y formas de participacin; finalmente,
proporciona informacin bsica para orientar al personal respecto a la dinmica funcional de la
organizacin.
Es por ello, que se considera tambin como un instrumento imprescindible para guiar y conducir
en forma ordenada el desarrollo de las actividades, evitando la duplicidad de esfuerzos, todo
ello con la finalidad optimizar el aprovechamiento de los recursos y agilizar los trmites que
realiza el usuario, con relacin a los servicios que se le proporcionan.
En este sentido, se pretende que la estructuracin adecuada del manual, refleje fielmente las
actividades especficas que se llevan a cabo, as como los medios utilizados para la
consecucin de los fines, facilitando al mismo tiempo, la ejecucin, seguimiento y evaluacin del
desempeo organizacional. ste debe constituirse en un instrumento gil que apoye el proceso
de actualizacin y mejora, mediante la simplificacin de los procedimientos que permitan el
desempeo adecuado y eficiente de las funciones asignadas.
4

B. Elementos que integran al manual
Portada
ndice
Introduccin
Objetivo del Manual
Marco Jurdico
Denominacin del Procedimiento
Propsito
Alcance
Polticas de operacin, normas y lineamientos
Descripcin del Procedimiento
Diagrama de flujo
Documentos de Referencia
Registros
Glosario
Cambios en esta versin
Anexos
5

IV. METODOLOGA PARA EL ANLISIS Y DISEO DE PROCEDIMIENTOS

Partiendo del principio de que los procedimientos constituyen la expresin operativa del
desarrollo funcional de la organizacin, es necesario primeramente identificar los elementos
bsicos y la informacin necesaria para definir los procedimientos que se requieran disear.
A. Elementos bsicos
Definen la naturaleza del proceso y procedimientos de la unidad administrativa. Entre stos
destacan por su importancia: el diagnstico de la unidad, la estructura orgnica y el manual de
organizacin.
Diagnstico
El diagnstico permite determinar en forma objetiva la dinmica y caractersticas actuales del
proceso de ejecucin de las funciones; a travs de ste, podrn detectarse los aspectos
relevantes y las deficiencias o desviaciones en el desarrollo de las acciones, sus causas y
tendencias, as como su incidencia en el mbito del control interno de la organizacin.
El diagnstico debe reflejar la situacin que prevalece en el desarrollo administrativo de cada
rea en particular y de la estructura en su conjunto; los resultados de ste, contribuirn a la
formulacin de alternativas de solucin y a la determinacin de los ajustes necesarios, para el
adecuado diseo o rediseo de los procedimientos de operacin. Los resultados diagnsticos
constituyen la expresin cuantitativa y cualitativa de las diversas funciones asignadas a las
rganos de lnea. Estos productos definen su marco de referencia y permiten visualizar los
medios concretos a travs de los cuales la unidad administrativa busca alcanzar sus objetivos.
Estructura orgnica
Es la disposicin sistemtica de los rganos que integran una unidad, conforme a criterios de
jerarqua y especializacin, ordenados y codificados de tal forma que sea posible visualizar los
niveles jerrquicos y sus relaciones de dependencia. El anlisis de la estructura orgnica
autorizada permitir conocer las reas que integran la unidad administrativa y los tramos de
control de su sistema organizacional.
Manual de organizacin
Documento que contiene informacin detallada referente al directorio administrativo,
antecedentes, legislacin, atribuciones, estructura y funciones de las unidades administrativas
que integran la institucin, sealando los niveles jerrquicos, grados de autoridad y
responsabilidad, canales de comunicacin y coordinacin; asimismo, contiene organigramas
que describen en forma grfica la estructura de organizacin. La revisin del manual de
organizacin autorizado permitir identificar las funciones y objetivos de la unidad administrativa
con base en el Reglamento Interior de la Secretara de Salud.
6

B. Identificacin de los procedimientos

Es necesario establecer un mtodo que permita la identificacin coherente de los
procedimientos de la unidad administrativa, con respecto a su estructura y funciones. Por lo
anterior y con la finalidad de contribuir a la simplificacin de elaboracin de procedimientos, se
han diseado cinco formatos secuenciales que sirven como instrumentos para la definicin
de las variables, componentes y mecanismos para el desarrollo funcional de la estructura. Su
diseo es convencional y podrn ser enriquecidos por los responsables del anlisis,
adecundose al mismo tiempo a la naturaleza y caractersticas de la unidad administrativa.
A continuacin se describen estos instrumentos, sus objetivos y algunas recomendaciones
generales para su utilizacin.
7

A1.- CUADRO ANALTICO

PROCEDIMIENTOS
FUNCIONAL
PARA
LA
IDENTIFICACIN
DE
LOS
Objetivo:
Definir los productos, resultados o servicios que se esperan obtener, mediante el ejercicio de las
funciones asignadas a la unidad administrativa.
A1.- CUADRO ANALTICO FUNCIONAL PARA LA IDENTIFICACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS

(1) UNIDAD ADMINISTRATIVA: Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto
(2) HOJA____ DE____
(3)
No.
(4)
FUNCIONES
Intervenir en la integracin
de las propuestas de
modificacin estructural que
presenten las unidades
administrativas y rganos
desconcentrados
de
la
Secretara
y
de
las
entidades
agrupadas
administrativamente en el
sector para su autorizacin.
(8) ELABOR
(6)
PRODUCTO
ESPERADO
Secretara de Hacienda y Crdito Lineamientos
Pblico
para
la
Direccin General de Programacin, presentacin de
Organizacin y Presupuesto
Propuestas
de
Direccin de Diseo y Desarrollo Modificacin
Organizacional
Estructural
Subdireccin de Anlisis y Diseo
Organizacional
Departamento
de
Anlisis
Organizacional
Subdireccin de Dictaminacin
Departamento de Dictaminacin de
Estructuras Orgnicas
(5)
RGANOS QUE INTERVIENEN
(9) REVIS
(7)
PROCEDIMIENTOS
Interpretar la
normatividad y emitir los
lineamientos sobre
propuestas de
modificacin estructural.
(10) FECHA
Instructivo de llenado
El cuadro anterior, esta constituido por diez variables que en su conjunto permiten analizar el
desarrollo funcional de la organizacin y definir sus procedimientos de operacin. Este ejemplo,
fue elaborado por la Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto.
En el punto Nm. 1 corresponde a la identificacin de la unidad en estudio, en el cual se

debe anotar la denominacin oficial asignada a sta, de acuerdo con el organigrama y
cuadro comparativo de unidades administrativas y puestos homlogos entre estructura
8

orgnica vigente y autorizada, por la Subsecretara de Administracin y Finanzas y

registrados por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico y la Secretara de la Funcin
Pblica.
En el punto Nm. 2 se debe asentar el nmero de hoja correspondiente, con relacin al total
que se elabore de la misma, con el propsito de llevar un control de stas.
En el punto Nm. 3 se debe anotar el nmero progresivo convencional, para designar la

funcin que se pretende analizar.
En el punto Nm. 4 se debe transcribir los textos de las funciones genricas, tal y como
aparecen en el manual de organizacin especfico, autorizado y registrado por la Secretara
de Hacienda y Crdito Pblico. Estas funciones se deben desagregar hasta el nivel
jerrquico que se pretenda analizar para disear los procedimientos: Direccin General,
Direccin de rea, Subdireccin de rea, Jefatura de Departamento.
En el punto Nm. 5 se debe anotar todas aquellas reas de lnea u otras unidades, que
intervengan o se relacionen directamente con el desarrollo de las funciones o
procedimientos. Aqu es necesario identificar, tanto las reas internas como las externas
que participan.
Es importante mencionar que no deber reflejar al personal operativo o de enlace,
nicamente se mencionarn aquellas reas que se encuentran en la estructura orgnica
autorizada por la Subsecretara de Administracin y Finanzas. En el caso de que personal
operativo o de enlace intervenga en el procedimiento, se har mencin en el apartado de
polticas de operacin, normas y lineamientos, as como en la descripcin de actividades.
En el punto Nm. 6 nos permite establecer la naturaleza de la funcin y sus procedimientos

correspondientes. Aqu, es necesario identificar el resultado, producto o servicio final, que
se pretende conseguir con el desarrollo de la funcin.
En el punto Nm. 7, derivado de la columna anterior, se estar en posibilidad de asignar una

denominacin lgica al procedimiento, de acuerdo con su naturaleza funcional.
En el punto Nm. 8 se debe anotar el nombre de la persona responsable de llenar el

formato.
En el punto Nm. 9 se debe anotar el nombre de la persona que verifica la informacin

asentada y;
En el punto Nm. 10 se anotar el da, mes y ao, en que se concluy el llenado y revisin
del formato.
9

A2.- MATRIZ PARA LA VALIDACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES

Objetivo:
Determinar que los procedimientos identificados, sean congruentes con las funciones asignadas
a la unidad administrativa.
(2) HOJA____ DE ____
(3) Intervenir en la integracin de las propuestas de
FUNCIONES modificacin estructural que presenten las
unidades
administrativas
y
rganos
desconcentrados de la Secretara y entidades
(4)
agrupadas administrativas en el Sector para su
PROCEDIMIENTOS
autorizacin
Interpretar la normatividad y
emitir los lineamientos sobre
(punto de encuentro de los Nms. 3
propuestas de modificacin
y 4)
estructural.
(5) ELABOR
(6) REVIS
(7) FECHA
En el punto Nm. 1 se debe anotar la denominacin oficial, asignada a la unidad, de
acuerdo con el organigrama y el cuadro comparativo de unidades administrativas y puestos
homlogos entre estructura orgnica vigente y autorizada, por la Subsecretara de
Administracin y Finanzas y registrados por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico y la
Secretara de la Funcin Pblica.
En el punto Nm. 2 se debe anotar el nmero de hoja correspondiente con relacin al total
En el punto Nm. 3 se contemplan las funciones genricas, analizadas en el cuadro anterior
(cuadro analtico funcional para la identificacin de procedimientos).
En el punto Nm. 4, se anotan los procedimientos identificados en el inciso 7 del formato

A1.
Identificada la informacin anterior, deber anotarse en su interseccin las asociaciones
entre la funcin y el procedimiento respectivo, con el propsito de validar los procedimientos
y cumplir con la totalidad de las funciones (punto de encuentro de los Nms. 3 y 4)
10

Los puntos Nms. 5, 6 y 7, se llenarn de acuerdo a lo indicado en el formato Nm. A1 en

sus apartados 8, 9 y 10.
La cantidad de procedimientos estar en funcin de la matriz anterior. Asimismo, cuando se

elabore el manual general de procedimientos, se estima un procedimiento por funcin
general o proceso cuando menos. En caso de que se elabore un manual especfico de
procedimientos, se requerir un procedimiento por funcin especfica.
11

A3.- MATRIZ PARA LA VALIDACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS CONFORME A

ESTRUCTURA
Objetivo:
Determinar que los procedimientos identificados, sean congruentes con las denominaciones de
la estructura autorizada a la unidad administrativa correspondiente.
A3.- MATRIZ PARA LA VALIDACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS CONFORME A ESTRUCTURA
(2) HOJA____ DE ____
(3) ESTRUCTURA
(4)
PROCEDIMIENTOS
Secretara
de
Hacienda y
Crdito
Pblico
Dir. Gral. de
Programacin
Organizacin
y
Presupuesto
Dir. de Diseo
y Desarrollo
Organizacional
Subd. de
Anlisis y Diseo
Organizacional
Depto. de
Anlisis
Organizacional
Subdireccin
de
Dictaminacin
Depto. de
Dictaminacin
de
estructuras
Orgnicas
Interpretar la
normatividad y
emitir los
lineamientos sobre
propuestas de
modificacin
estructural.
(5) ELABOR
(6) REVIS
(7) FECHA
En el punto Nm.1 corresponde a la identificacin de la unidad en estudio por lo que se
debe anotar la denominacin oficial asignada a la unidad, de acuerdo con el organigrama y
el cuadro comparativo de unidades administrativas y puestos homlogos entre estructura
orgnica vigente y autorizada, por la Subsecretara de Administracin y Finanzas y
registrados por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico y la Secretara de la Funcin
Pblica.
En el punto Nms. 3 y 4 se anota la relacin que existe entre la estructura y los

procedimientos (de igual forma que el formato Nm. A2). Es importante destacar, que en la
estructura se deben describir todos los rganos de lnea, conservando en la relacin de
estas reas al menos un procedimiento.
Respecto a los nmeros 5, 6 y 7, ver la indicacin del formato Nm. A1, en los nmeros 8,
9, y 10.
12

A4.- MATRIZ PARA LA ESTRUCTURACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS

Objetivo:
Determinar los elementos generales que constituirn los procedimientos.
(2) HOJA____ DE ____
(3)
PROCEDIMIENTOS
(3.1)
NM.
1
(3.2)
NOMBRE
Interpretar
la
normatividad y emitir los
lineamientos sobre las
propuestas
de
modificacin estructural.
(8) ELABOR
(4)
PROPSITO
(5)
NATURALEZA
Establecer los lineamientos para

la
presentacin
de
las
propuestas
de
modificacin
estructural.
Regulacin
(9) REVIS
(6)
(7)
MBITO
OBSERVACIONES
DE
OPERACIN
Sectorial
(10) FECHA
En el punto Nm. 1 corresponde a la identificacin de la unidad en estudio, se debe anotar
la denominacin oficial, asignada a la unidad, de acuerdo con el organograma y el cuadro
comparativo de unidades administrativas y puestos homlogos entre estructura orgnica
vigente y autorizada, por la Subsecretara de Administracin y Finanzas y registrados por la
Secretara de Hacienda y Crdito Pblico y la Secretara de la Funcin Pblica.
En el punto Nm. 3 Procedimientos, est integrada por 2 variables: 3.1, en el que se

anota convencionalmente el nmero que corresponda al procedimiento designado, ese
nmero es permanente y con este quedar etiquetado; y la columna 3.2, que corresponde al
nombre o denominacin del procedimiento, tal como aparecen en los cuadros anteriores.
En el punto Nm. 4 se debe anotar el propsito intrnseco que se pretende alcanzar con la
implantacin del procedimiento.
En el punto Nm. 5 establece la naturaleza funcional del procedimiento, en la cual se debe

anotar la caracterstica correspondiente de acuerdo a la siguiente clasificacin.
13

Sustantiva: contempla actividades o productos destinados a la prestacin de servicios o

produccin de bienes para la comunidad.
Adjetiva: agrupa actividades de carcter administrativo (planeacin, programacin,
presupuesto, etc.)
Regulacin: enfoca el establecimiento de normas, procedimientos, etc.
Apoyo administrativo: comprende sistemas de logstica (suministros, conservacin y
mantenimiento, servicios generales, etc.).
En el punto Nm. 6, define el universo de accin del procedimiento el cual puede ser:
Especfico, si es para operacin exclusiva de la unidad administrativa correspondiente.
Institucional, cuando en su operabilidad interviene una o ms unidades administrativas
de la Institucin.
Sectorial, cuando involucra a las entidades del sector salud.
En el punto Nm. 7, queda en el criterio del responsable del anlisis el registro de las notas
o comentarios que puedan ser de utilidad posterior.
Los puntos Nms. 8, 9 y 10 se llenarn de acuerdo con lo indicado en el cuadro A1.
14

A5.- MATRIZ PARA LA IDENTIFICACIN Y ANLISIS DE LAS ACTIVIDADES

Objetivo:
Establecer las actividades y elementos para el desarrollo de cada procedimiento.
(1) PROCEDIMIENTO: Interpretar la normatividad y emitir los lineamientos sobre las propuestas de
modificacin estructural
(2) HOJA____ DE ____
(3)
ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO
(3.1)
NM.
1
(3.3)
(3.2)
DESCRIPCIN
NOMBRE
Emisin de Emite la normatividad
Normativiaplicable para el registro
dad
de las modificaciones
organizacionales de las
Dependencias
Gubernamentales
(4)
UNIDADES QUE
INTERVIENEN
(3.4)
TIPO
C
(5)
RESULTADO
DE LA
ACTIVIDAD
- Secretara de Emisin
Hacienda
y
Crdito
Pblico
- Secretara de
la
Funcin
Pblica
(6)
NORMAS DE
OPERACIN
Las unidades deben

elaborar sus propuestas
de modificacin
estructural con base en
los lineamientos
emitidos por la DGPOP
a travs de la Dir. de
Diseo y Desarrollo Org.
(7) ELABOR
(8) REVIS
(9) FECHA
En el punto Nm. 1 se anotar el nombre del procedimiento de conformidad al cuadro A1

Analtico Funcional para la Identificacin de Procedimientos columna No. 7.
En el punto Nm. 2 se debe anotar el nmero de hoja correspondiente, en relacin al total

En el punto Nm. 3, conformada por cuatro subcolumnas, corresponde al enunciado de las

actividades y caractersticas del procedimiento.
En el punto 3.1 se debe anotar el nmero progresivo y secuencial de acuerdo con el orden
en que cada una de las actividades se vaya desarrollando.
En la punto 3.2 se debe identificar esta actividad con algn nombre genrico, de acuerdo a
su naturaleza.
15

En el punto 3.3 se debe anotar la descripcin de la actividad, mediante la definicin precisa

del qu, cmo, para qu y cuando.
En el punto 3.4 se debe registrar el tipo de actividad que se desarrolla, marcndose una T
si es de trnsito, una P si es productiva, y una C si es de control. La importancia de esta
columna es que nos permitir evaluar el grado de productividad y eficiencia administrativa
de nuestro procedimiento, proporcionndonos indicadores que nos permitan obtener una
relacin adecuada en la ejecucin de actividades que propicien el equilibrio deseado.
En el punto Nm. 4 se deben sealar todas las unidades reas que intervienen en el
desarrollo de la actividad, hasta el nivel jerrquico de desagregacin deseado.
En el punto Nm. 5 se debe anotar el resultado derivado de la actividad desarrollada, que

sirva de insumo para la realizacin de la actividad siguiente.
En el punto Nm. 6 se deben establecer las directrices y responsabilidades para el

desarrollo de las actividades, bajo los criterios de calidad, eficiencia y oportunidad.
En los nmeros 7, 8 y 9 se llenarn de acuerdo a la indicacin del Formato Nm. A1, en los
nmeros 8, 9 y 10.
Todos los formatos anteriores, son la base para la estructuracin de los procedimientos; la
informacin que stos consignan, es indispensable para la integracin del Manual de
Procedimientos, cuya metodologa se establece en el siguiente captulo.
16

V. ESTRUCTURACIN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Los apartados anteriores han tenido por objeto presentar en una forma convencional y sencilla
el marco conceptual y metodolgico de los elementos fundamentales, criterios y estructura para
la identificacin y diseo de los procedimientos de operacin de cualquier unidad administrativa.
En el presente apartado enfocaremos la atencin a los aspectos de forma y contenido para
integrar el documento final; en el entendido de que los lineamientos que se establecen son de
carcter oficial, cuya observancia tiende a uniformar su elaboracin en todo el mbito
institucional y sectorial.
El documento debe elaborarse en hojas de papel bond tamao carta forma francesa, la captura
del documento debe realizarse en sistema de cmputo, si se cuenta con l, utilizando el tipo de
letra Arial 11. En caso contrario deber cuidarse la homogeneidad en su elaboracin.
El diagrama de flujo podr realizarse en el paquete que ms se adapte a las posibilidades del
rea que lo elabora, cuidando y respetando la simbologa que se establece en el captulo
correspondiente de este documento. Se recomienda Microsoft Word para textos y diagramas de
flujo.
Los formatos e instructivos que se mencionen tanto en la descripcin de actividades como en
los diagramas y que se elaboren internamente por las reas de la unidad, debern incluirse en
la parte correspondiente de cada procedimiento (Anexos).
Bajo estas consideraciones generales, el Manual de Procedimientos deber integrarse con el
siguiente orden, contenido y caractersticas.
17

ESTRUCTURACIN DEL MANUAL
ANEXOS
CAMBIOS EN ESTA
VERSIN
DE PROCEDIMIENTOS
GLOSARIO DE
TRMINOS
REGISTROS
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIN DEL
PROCEDIMIENTO
POLTICAS DE
OPERACIN,
NORMAS Y
LINEAMIENTOS
ALCANCE
PROPSITO
DENOMINACIN DEL
SEGUNDO
PROCEDIMIENTO
ANEXOS
CAMBIOS EN ESTA
VERSIN
GLOSARIO DE
TRMINOS
REGISTROS
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIN DEL
PROCEDIMIENTO
POLTICAS DE
OPERACIN,
NORMAS Y
LINEAMIENTOS
ALCANCE
PROPSITO
DENOMINACIN DEL
PRIMER PROCEDIMIENTO
MARCO JURDICO
OBJETIVO DEL MANUAL
INTRODUCCIN
NDICE
PORTADA
18

DESCRIPCIN DE LOS COMPONENTES DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

A continuacin se describen cada uno de los componentes del Manual de Procedimientos,
mismos que se podrn verificar contra el ejemplo que se muestra al final de la Gua.
PORTADA
Denominada tambin pasta o cartula, deber disearse en cartulina bristol blanca, en las
medidas convencionales del tamao carta.
Esta deber contemplar:
- Logotipo de la Secretara de Salud, dispuesto en el ngulo superior izquierdo de la lmina,
y para el caso de los Hospitales e Institutos Nacionales de Salud, adems debe plasmarse
en el ngulo superior derecho el logotipo representativo de la Institucin.
- En la parte central superior anotar la denominacin del rea mayor de la cual depende la
unidad administrativa que elabora el Manual.
- En la parte central de la hoja se sealar el ttulo del documento y;
- En el ngulo inferior derecho se incluir la fecha de elaboracin (mes y ao).
La portada no deber llevar ningn adorno que sobresalga como son: lneas de colores, fondo
de color, etc., que rompa con la originalidad del documento.
NDICE
En ste rubro se deber describir la relacin que especifique de manera sinttica y ordenada,
los captulos o apartados que constituyen la estructura del manual, as como el nmero de hoja
en que se encuentra ubicado cada uno de estos.
INTRODUCCIN
Se refiere a la explicacin que se dirige al lector sobre el contenido del manual, de su utilidad y
de los fines y propsitos que se pretenden cumplir a travs de el.
En este apartado se sealar en forma clara y concisa, los antecedentes principales de la
unidad responsable del manual, sus caractersticas, mbito de accin y adscripcin, sin
profundizar en ellos. Asimismo, se debe mencionar con que estructura orgnica (vigencia) se
est elaborando el manual. Tambin se definirn las tcnicas de difusin, implantacin y
actualizacin del instrumento y los responsables de estas actividades, as mismo se describir
la forma en que se encuentra estructurado el documento con el propsito de lograr una mejor y
mayor comprensin del mismo.
19

OBJETIVO DEL MANUAL

Aqu se debe definir el propsito final que se persigue con la implantacin del instrumento. La
formulacin del objetivo debe ser breve, clara y precisa, atendiendo a las siguientes
indicaciones: iniciar con un verbo en infinitivo; sealar el qu y para qu servir el manual; evitar
el uso de adjetivos calificativos, as como subrayar conceptos.
MARCO JURDICO
Constituye el fundamento, legal que faculta a una determinada unidad administrativa para
establecer y operar mecanismos, procedimientos y sistemas administrativos con la normatividad
vigente, congruente con la naturaleza propia del manual en el mbito de su competencia.
En este apartado se debe escribir en forma enunciativa, los ordenamientos jurdicos administrativos que dan fundamento y regulan la operacin del manual y sus procedimientos.
Dichos ordenamientos deben ser los incluidos en el Manual de Organizacin Especfico
autorizado y registrado por la Subsecretara de Administracin y Finanzas.
En el caso de circulares y oficios, se anotar el nmero de folio, asunto, nombre del rea
responsable de su emisin y su fecha de expedicin.
Todos estos documentos debern anotarse cronolgicamente, de acuerdo al orden jerrquico
que se describe a continuacin:
A.
B.
C.
D.
E.
F.
G.
H.
Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos;

Leyes, Cdigos y Convenios Internacionales
Reglamentos
Decretos
Acuerdos
Circulares y/u Oficios
Documentos Normativos-Administrativos (manuales, guas o catlogos)
Otras disposiciones (se anotarn los documentos que por su naturaleza no pueden ser
incluidos en la clasificacin anterior).
20

RECUADRO DE IDENTIFICACIN
(b)
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
(c)
Nombre del rea
(d)
# .- Procedimiento para ...
(e)
Logotipo de la
Unidad
(Cuando aplique)
(f)
Cdigo: (Cundo aplique)
(g)
Rev. X
(h)
Hoja: X de X
Este recuadro se situar como encabezado en las pginas del documento, y se integra por los
siguientes elementos:
a) Debe plasmarse el logotipo de la Dependencia.
b) Nombre del Documento: Se escribir MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
c) Nombre del rea: Se escribir la denominacin del rea encargada de la elaboracin del
procedimiento; por lo general es nivel de Direccin de rea.
d) Nombre y nmero del procedimiento: Se deber escribir 1.- Procedimiento para....
e) En caso que la unidad tenga logotipo propio, ste podr situarse en esta columna. Es caso
de que no exista se deber ajustar el recuadro de identificacin.
f) El cdigo es la secuencia de literales y nmeros asignados consecutivamente, su
integracin es responsabilidad de la unidad administrativa. Este apartado es requerido por la
Norma ISO 9000:2000 para el control de documentos.
g) Se escribir literal A cuando se trate de borrador, y a partir de la primera autorizacin se
debe anotar 0, 1 para la segunda y as consecutivamente.
h) Se anotar el nmero consecutivo de las hojas utilizadas en al Manual de Procedimientos,
as como el nmero total de stas.
RECUADRO DE CONTROL DE EMISIN
CONTROL DE EMISIN
(a) Elabor:
(b) Revis:
(c) Autoriz:
Nombre
Firma
Fecha
Este recuadro se situar al pie de todas las hojas del documento. Se compone de los siguientes
apartados:
a) Elabor: persona que haya elaborado el documento. Cualquier persona de la unidad
administrativa podr elaborarlo.
b) Revis: persona responsable del rea, jefe de departamento, subdirector de rea, o director
de rea.
c) Autoriz: persona que aprueba y autoriza el documento, y podr ser el Director de rea o
Director General.
21

1.-DENOMINACIN DEL PROCEDIMIENTO.

Corresponde al nmero progresivo y ttulo o nombre del procedimiento asignado en el punto del
3.2 cuadro nmero A4. Estructuracin de los Procedimientos. Este formato deber ser llenado
para cada uno de los procedimientos, y servir como separador de los mismos, deber
escribirse el nombre y nmero del procedimiento, que ser el mismo que aparece en el ndice.
1.0 PROPSITO
Es la condicin o resultado cuantificable que debe ser alcanzado y mantenido con la aplicacin
del procedimiento, y que refleja el valor o beneficio que obtiene el usuario. El propsito debe
redactarse en forma breve y concisa; se especificar los resultados o condiciones que desean
lograr, e iniciar con un verbo en infinitivo y, en lo posible, se evitar utilizar gerundios y
adjetivos calificativos.
La redaccin del propsito se estructura a partir de las siguientes preguntas:
Qu se hace?
Accin expresada en el
verbo
JUSTIFICACIN / RAZON DE SER

Para qu se hace?
Para quin se hace?
En qu funcin o campo
de especialidad se hace?
Campo de especialidad
principal
Resultado
Usuario final
2.0.-ALCANCE
En este apartado se describe brevemente el rea o campo de aplicacin del procedimiento, es
decir, a quines afecta o qu limites e influencia tiene.
3.0 POLTICAS DE OPERACIN, NORMAS Y LINEAMIENTOS.
Se sealar el conjunto de lineamientos o directrices que delimitan la realizacin de las
actividades del procedimiento del rea responsable de realizar las funciones y no abordar
atribuciones o responsabilidades de otras reas; tienen como propsito regular la interaccin
entre los individuos de una organizacin y las actividades de una unidad responsable; debe
tener especial atencin en lo siguiente:
Los enunciados deben redactarse en modo imperativo.
Se deben establecer responsables de la operacin del procedimiento.
Debern enumerarse consecutivamente despus del nmero del apartado que le
corresponda.
En caso de existir excepciones, se debe mencionar el cargo y nivel jerrquico que le puede
autorizar.
22

4.0 DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO.

Es la narracin cronolgica y secuencial de cada una de las actividades que debern agruparse
en etapas, y que hay que realizar dentro de un procedimiento, explicando quin, qu, cmo,
dnde y cundo se hace, a travs de la narrativa de las etapas que constituyen las diferentes
fases del procedimiento.
Secuencia de etapas
1. Etapa primordial
2. Etapa primordial
3. Etapa primordial
4. Etapa primordial
5. Etapa primordial
Actividad
1.1 Actividad
1.2 Actividad
1.3 Actividad, etc.
2.1 Actividad
2.2 Actividad
2.3 Actividad, etc.
3.1 Actividad
3.2 Actividad
3.3 Actividad, etc.
4.1 Actividad
4.2 Actividad
4.3 Actividad, etc.
5.1 Actividad
5.2 Actividad
5.3 Actividad, etc.
Responsable
Responsable A
Responsable B
Responsable A
Responsable A
Responsable C
Nota: Esta informacin corresponde a la descripcin sealada en la punto 3.3 del cuadro A5
Identificacin y Anlisis de Actividades.
Sugerencias para una buena descripcin de procedimientos
El nombre del procedimiento debe dar idea clara de su contenido

La descripcin del procedimiento debe redactarse en forma clara y sencilla
No deben incluir dos procedimientos diferentes en uno
Si el inicio de un procedimiento indica la recepcin de documentos, mencione de quien los
recibe.
Toda actividad debe iniciarse con un verbo en tiempo presente del indicativo, en tercera
persona del singular, ejemplo; elabora, enva etc.
Se deber buscar que las actividades sean agrupadas en etapas para facilitar su
diagramacin.
Numere cada una de las etapas que se realizan conforme a la secuencia lgica del
procedimiento. Las etapas deben comenzar con adverbios como (Autorizacin, verificacin,
etc.)
Pueden incluirse dos o tres actividades en una sola etapa, siempre y cuando sea
comprensible su redaccin.
Cuando sea necesario hacer alguna aclaracin o indicar algo que no es posible mencionar
como actividad, puede citarse de la manera siguiente:
23

Con base en las atribuciones conferidas en el

Reglamento Interior de la Secretara de Salud
Indique el nmero de tantos en que se elabore, se enve o se reciba de cada documento

Indique los acuses de recibo y el archivo de los documentos.
Cuando en el desarrollo del procedimiento se origine por primera vez algn formato, se
deber anotar su nombre completo y en las actividades subsecuentes se podr mencionar
su nombre genrico y/o su clave de identificacin.
En la distribucin de documentos debe indicarse a que puesto o rea se enva.
Indique si el archivo es temporal o definitivo.
Indique el trmino del procedimiento con la leyenda: TERMINA PROCEDIMIENTO
Todas las secciones del documento debern llenarse, en caso de no ocurrencia para la
unidad administrativa, se indicar la frase No Aplica.
24

5.0 DIAGRAMA DE FLUJO.

Es la representacin esquemtica del procedimiento, donde se ilustra grficamente con
smbolos convencionales la estructura, la dinmica, las etapas y las unidades que intervienen
en su desarrollo. Este medio nos permite:
Conocer e identificar los pasos de un procedimiento.
Descubrir fallas tales cmo, redundancia de pasos a seguir, ineficiencia o malas
interpretaciones.
Elaborar los diagramas, siendo necesario conocer los smbolos a los que se les ha
conferido convencionalmente un significado especfico y manejo de determinadas reglas en
cuanto a su aplicacin.
Diagramar su presentacin, la que es presentada en hojas conforme a las etapas y
unidades que se mencionen.
Utilizar en la Administracin Pblica Federal el uso de la simbologa de American Nacional
Standard Institute (ANSI).
Para su elaboracin, se establecen los siguientes pasos:
1. Identificar al rea responsable del procedimiento, su cdigo, denominacin y las unidades
que intervienen en su desarrollo.
2. Con base en la simbologa establecida, se determinan los smbolos que deben utilizarse en
el diseo del diagrama, dependiendo de la modalidad o naturaleza de cada una de las
etapas definidas en los formatos. El punto de partida de todo diagrama se simboliza con una
elipse, anotando en el espacio en blanco la palabra INICIO. En el ejemplo se puede
observar que la primera etapa esta representada por un rectngulo, identificado con un
conector, una flecha direccional y la descripcin de los documentos de comunicacin y
archivos correspondientes. Asimismo, se debe enumerar las etapas con el nmero que le
corresponda en el extremo superior derecho.
3. Las siguientes etapas son diagramadas conforme a lo descrito anteriormente. Por ejemplo:
las lneas direccionales sealarn la secuencia de etapas que se desplazan dentro del
mbito de responsabilidad de la unidad administrativa que precede a la nueva etapa,
determinando su direccin con una punta de flecha.
4. Cuando en el desarrollo del procedimiento se presentan dos alternativas, debern
representarse inmediatamente despus de la actividad el smbolo de toma de decisin
(rombo) y deber anotarse la palabra procede de estas dos alternativas:
Primera: en el caso de que el producto esperado no satisfaga los requerimientos
establecidos, sta se calificar como no procede, lo cual se simbolizar con un
NO sobre una lnea y un conector circular en cuyo centro se anotar el nmero de
la etapa en la que deba reiniciarse el proceso, y:
25

Segunda: contempla la posibilidad afirmativa si procede, en la que se describir la

conclusin de la etapa, sealndose con un SI la instruccin correspondiente.
5. A semejanza del inicio la conclusin del procedimiento debe simbolizarse mediante una
lnea direccional y una elipse en el extremo, en cuyo espacio se anotar la frase FIN
TRMINO.
6. El nmero de secuencia de la etapa deber coincidir con la descripcin de sta, la que se

encuentra descrita en el procedimiento.
SIMBOLOGA PARA LA DIAGRAMACIN DE PROCEDIMIENTOS

DISTRIBUCIN.
NDICA QUE UN
DOCUMENTO
UTILIZADO, ES
DISTRIBUIDO EN UNA
ACTIVIDAD
DETERMINADA.
DECISIN O
ALTERNATIVA.
NDICA UN PUNTO
DENTRO DEL FLUJO
EN QUE SON
POSIBLES CAMINOS
ALTERNATIVOS.
DIRECCIN DE FLUJO
O LNEA DE UNIN.
CONECTA LOS
SMBOLOS
SEALANDO EL
ORDEN EN QUE SE
DEBEN REALIZAR LAS
DISTINTAS
ACTIVIDADES.
LNEA DE
COMUNICACIN.
REPRESENTA LA
TRANSMISIN DE
INFORMACIN DE UN
LUGAR A OTRO,
MEDIANTE LAS
LNEAS TELEFNICAS,
TELEGRFICAS, DE
RADIO, ETC.
CONECTOR DE
PGINA (INICIO DE
PGINA).
REPRESENTA LA
CONEXIN O ENLACE
DE PGINA CON OTRA
DIFERENTE DE LA
QUE PROVIENE.
UTILICE
CONECTORES
ALFABTICOS.
0/2
TERMINAL.
INDICA EL NICIO O
TERMINACIN DE
PROCEDIMIENTOS.
ACTIVIDAD.
REPRESENTA LA
REALIZACIN DE UNA
ACTIVIDAD, RELATIVA
A UN
PROCEDIMIENTO.
ARCHIVO DEFINITIVO.
REPRESENTA UN
ARCHIVO COMN Y
CORRIENTE, DONDE
SE CONSERVA UN
DOCUMENTO
PERMANENTEMENTE.
CONECTOR DE
PGINA.
REPRESENTA UNA
CONEXIN O ENLACE
CON OTRA HOJA
DIFERENTE, EN LA
QUE CONTINUA EL
DIAGRAMA DE FLUJO.
ARCHIVO TEMPORAL
(ENTRA A).
REPRESENTA UN
ARCHIVO
PROVISIONAL. EL
NMERO NDICA EN
QUE ACTIVIDAD SE
VOLVERA A UTILIZAR
EL DOCUMENTO.
ARCHIVO TEMPORAL
(SALE DE),
REPRESENTA UN
ARCHIVO
PROVISIONAL, EL
NMERO INDICA EN
QUE ACTIVIDAD SE
ARCHIVO
TEMPORALMENTE EL
DOCUMENTO.
CONECTOR DE
PGINA (FIN DE
PGINA),
REPRESENTA LA
CONEXIN O ENLACE
DE PGINA CON OTRA
DIFERENTE EN LA
QUE CONTINUAR.
UTILICE
CONECTORES
ALFABTICOS.
CONECTOR DE
ACTIVIDAD,
REPRESENTA UNA
CONEXIN O ENLACE
DE UNA ACTIVIDAD
DEL PROGRAMA, CON
OTRA PARTE DEL
MISMO, PUDIENDO
ESTAR EN LA MISMA
PGINA O DE UNA
PGINA A OTRA EL
NMERO NDICA LA
ACTIVIDAD DEL
PROCEDIMIENTO EN
CUESTIN.
USO DESCONOCIDO,
INDICA QUE SE
IGNORA EL USO
APLICADO A UN
DETERMINADO
FORMATO
GENERALMENTE POR
PERSONAS O
INSTITUCIONES
AJENAS A LA
SECRETARA.
DOCUMENTO.
REPRESENTA
CUALQUIER TIPO DE
DOCUMENTO EL
TRINGULO
OBSCURO EN LA
PARTE SUPERIOR
IZQUIERDA, SIGNIFICA
QUE SE GENERA EL
NMERO DE LA
PARTE SUPERIOR
DERECHA, INDICA No.
DE ORIGINAL (0) Y
COPIAS (2) DEL
DOCUMENTO.
26

6.0 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Son aquellos documentos que son requeridos para poder llevar a cabo el procedimiento, y que
sirven para tener un mejor entendimiento del mismo o completar su ejecucin.
DOCUMENTO
CDIGO (CUANDO APLIQUE)
Gua Tcnica para la elaboracin de manuales de No aplica

procedimientos
Manual de Organizacin de las URs
No aplica
Reglamento Interior de la Secretara de Salud
No aplica
7.0 REGISTROS
Documentos o elementos que servirn de evidencia de la relacin de nuestras actividades. Se
deben relacionar los formatos que sirven de evidencia, describiendo brevemente su aplicacin,
interpretacin y uso:
REGISTRO
TIEMPO DE
CONSERVACIN
RESPONSABLE DE
CONSERVARLO
CDIGO DE
REGISTRO O
IDENTIFICACIN
NICA
(a)
(b)
(c)
(d)
a) Registro: Se anotar el documento utilizado y generado en las actividades del

procedimiento.
b) Tiempo de conservacin: El lapso en que permanece vigente el registro.
c) Responsable de conservarlo: Persona o rea sealada en la descripcin del procedimiento.
d) Cdigo registro o identificacin nica: Es el cdigo asignado al documento utilizado o
general en las actividades del procedimiento.
8.0 GLOSARIO
Consiste en la definicin de la terminologa tcnica utilizada en el texto del documento. El
glosario, presentado por orden alfabtico, proporciona elementos para una adecuada
comprensin del mismo, facilitando su consulta, deber presentarse en cada procedimiento.
27

9.0 CAMBIOS EN ESTA VERSIN

En este apartado se deber describir en forma clara y breve las modificaciones que se realicen
en cualquier parte del documento. Si el documento es elaborado por primera vez, se deber
requisitar el formato como No Aplica.
NMERO DE REVISIN
FECHA DE ACTUALIZACIN
DESCRIPCIN DEL CAMBIO
(a)
(b)
(c)
a) Nmero de Revisin: Se anotar el nmero arbigo correspondiente a la revisin del

documento.
b) Fecha de actualizacin: Es la fecha en la cual se concluyen las modificaciones y
aprobaciones del procedimiento.
c) Descripcin del cambio: Se mencionarn brevemente las razones que motivaron al cambio
del procedimiento.
10.0 ANEXOS
Documentos que nos sirven como complemento para la aplicacin del procedimiento, y que se
utilizan o generan durante las actividades del procedimiento.
28
Logotipo de la
Unidad (Cuando
Aplique)
Cdigo: (Cuando
Aplique)
Rev. X
Hoja: X de X
(FORMATO OFICIAL PARA NDICE, INTRODUCCIN Y MARCO JURDICO)
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
SECRETARIA DE SALUD
MANUAL GENERAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIN

GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO
JUNIO, 2004
Cdigo: (Cuando
Aplique)
Logotipo de la
Unidad (Cuando
Aplique)
Rev. X
Hoja: X de X
NDICE
HOJA
INTRODUCCIN
I.- OBJETIVO DEL MANUAL
II.- MARCO JURDICO
III.- PROCEDIMIENTOS
1.- INTERPRETAR LA NORMATIVIDAD Y EMITIR LOS
LINEAMIENTOS SOBRE PROPUESTAS DE MODIFICACIN
ESTRUCTURAL
2.ANALIZAR
PROPUESTAS
ESTRUCTURAL Y DAR ASESORAS
MODIFICACIN
3.- DICTAMINAR Y AUTORIZAR LAS PROPUESTAS DE

MODIFICACIN ESTRUCTURAL
4.- REGISTRAR LAS MODIFICACIONES ESTRUCTURALES

DE LAS UNIDADES DE LA SECRETARA DE SALUD
DE
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
Logotipo de la
Unidad (Cuando
Aplique)
Cdigo: (Cuando
Aplique)
Rev. X
Hoja: X de X
INTRODUCCIN
El presente manual integra los procedimientos para el ejercicio de las funciones asignadas a
sta Direccin General...
La Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto, unidad administrativa

dependiente de la Subsecretara de Administracin y Finanzas
I.- OBJETIVO DEL MANUAL
Establecer las polticas, normas y mecanismos para el desarrollo de las actividades de las
diferentes reas que conforman la Direccin General de Programacin, Organizacin y
Presupuesto, bajo los criterios de la reingeniera de procesos.
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
Logotipo de la
Unidad (Cuando
Aplique)
Cdigo: (Cuando
Aplique)
Rev. X
Hoja: X de X
II.- MARCO JURDICO
Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos

D.O:F. 5-Ii-1917
Ref. D.O.F. 3-II1983
Ref. D.O.F. 28-II-1992
LEYES
Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal

D.O.F. 29-XII-1992
Ref
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
1.- Procedimiento para interpretar la normatividad y emitir los
lineamientos sobre propuestas de modificacin estructural
Logotipo de la
Unidad (Cuando
Aplique)
Cdigo: (Cuando
Aplique)
Rev. X
Hoja: X de X
1. PROCEDIMIENTO PARA INTERPRETAR LA NORMATIVIDAD Y EMITIR LOS

LINEAMIENTOS SOBRE PROPUESTAS DE MODIFICACIN ESTRUCTURAL
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
1.0
Logotipo de la
Unidad (Cuando
Aplique)
Cdigo: (Cuando
Aplique)
Rev. X
Hoja: X de X
Propsito
1.1 Establecer los lineamientos para la presentacin de las Propuestas de Modificacin Estructural
2.0
Alcance
2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable a las Subdirecciones de Desarrollo Organizacional y

Dictaminacin
2.2
A nivel externo el procedimiento es aplicable a las unidades responsables de la Secretara de

Salud para que elaboren sus Propuestas de Modificacin Estructural
3.0
Polticas de operacin, normas y lineamientos
3.1
Los Lineamientos para las Propuestas de Modificacin Estructuras sern elaborados conforme a
la normatividad enviada por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico y Secretara de la
Funcin Pblica.
3.2
Los Lineamientos debern ser emitidos a travs de la Direccin General de Programacin,

Organizacin y Presupuesto.
3.3
La Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto a travs de la Direccin de

Diseo y Desarrollo Organizacional es la nica facultada para la adecuacin y emisin de los
Lineamientos para la elaboracin de las Propuestas de Modificacin Estructural.
3.4
Los Lineamientos debern ser emitidos y difundidos de manera oficial en un plazo no mayor a 20
das hbiles posteriores a la recepcin de la Normatividad emitida por parte de las instancias
globalizadoras.
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
Logotipo de la
Unidad (Cuando
Aplique)

4.0
Cdigo: (Cuando
Aplique)
Rev. X
Hoja: X de X
Descripcin del procedimiento

Secuencia de
Etapas
1.0 Emisin de
Normatividad
2.0 Recepcin de
normatividad y turno
al rea
correspondiente.
3.0 Recepcin de
normatividad y turno
a las reas
correspondientes
4.0 Recepcin de
normatividad.
Actividad
1.1 Emite la normatividad aplicable para el registro

Secretara de Hacienda y
de las modificaciones organizacionales de las
Crdito Pblico y de la
Dependencias gubernamentales.
Funcin Pblica
Normatividad
Direccin General de
2.1 Recibe la normatividad y la turna a la Direccin
Programacin,
de Programacin y Organizacin para su aplicacin.
Organizacin
y
Oficios circulares / Normatividad
Presupuesto
3.1 Recibe la normatividad y la turna a las
Subdirecciones de Desarrollo Organizacional y de
Dictaminacin.
Oficios circulares / Normatividad
4.1 Recibe la normatividad y convocan a reunin de
trabajo a los Departamentos de Modelos
Organizaciones y de Dictaminacin de Estructuras
Oficios Circulares / Normatividad
5.0 Recepcin y
anlisis de
normatividad y
emisin de
Lineamientos
Responsable
5.1 Analizan la normatividad y la adecuan para

integrar los Lineamientos para la presentacin de
las Propuestas de Modificacin Estructural.
Lineamientos y oficios
Direccin de Diseo y
Desarrollo Organizacional
Subdirecciones de
Anlisis y Diseo
Organizacional y de
Dictaminacin
Departamentos
de
Anlisis Organizacional y
de
Dictaminacin
de
Estructuras
6.1 Recibe Lineamientos y verifica

Procede:
6.0 Recepcin y
verificacin de
Lineamientos
7.0 Recepcin de
Lineamientos y
oficios de difusin
No: Regresa a la actividad 5
Direccin de Diseo y
Si: Turna a la Dir. Gral. de Programacin, Desarrollo Organizacional
Organizacin y Presupuesto para su Vo. Bo. y firma
oficios de envo a las unidades responsables.
Lineamientos / oficios
7.1 Recibe Lineamientos da visto bueno y firma
oficios de difusin a todas las unidades
responsables.
Lineamientos / oficios firmados
Direccin General
Programacin,
Organizacin
Presupuesto
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
de
y
Logotipo de la
Unidad (Cuando
Aplique)

Secuencia de
Etapas
8.0 Recepcin de
oficios firmados y
visto bueno de
Lineamientos
9.0 Recepcin de
Lineamientos
Actividad
8.1 Recibe oficios firmados para la difusin de los
Lineamientos a las unidades responsables
Lineamientos
Oficios firmados
9.1 Las unidades responsables reciben en forma
oficial los Lineamientos para la presentacin de las
Propuestas de Modificacin Estructural
Lineamientos / oficio
TERMINA PROCEDIMIENTO
Cdigo: (Cuando
Aplique)
Rev. X
Hoja: X de X
Responsable
Subdirecciones
Anlisis
y
Organizacional
Dictaminacin
Unidades Responsables.
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
de
Diseo
y
de
Autoriz:
Logotipo de la
Unidad (Cuando
Aplique)

5.0
Cdigo: (Cuando
Aplique)
Rev. X
Hoja: X de X
Diagrama de Flujo
Direccin General de
Programacin, Organizacin
y Presupuesto
SHCP / SFP
Direccin de Diseo y
Desarrollo
Organizacional
Subdirecciones de Anlisis
y Diseo Organizacional y
de Dictaminacin
Departamentos de Anlisis
Organizacional y
Dictaminacin de
Unidades Responsables
INICIO
1
|
Emisin de
normatividad
2
Normatividad
Recepcin de
normatividad
turno a
Normatividad
3
Recepcin de
Normatividad y
turno
Oficios
Circulares
4
Recepcin, de
normatividad
Normatividad
Oficios
Circulares
Normatividad
Oficios
Circulares
Recepcin,
anlisis y emisin
de Lineamientos
Lineamientos
6
Oficios
Recepcin y
verificacin de
lineamientos
Lineamientos
Oficios
Procede
No
Si
Envo a Direccin
General de
Programacin,
Organizacin y
Presupuesto para
Vo. Bo.
Lineamientos
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
Logotipo de la
Unidad (Cuando
Aplique)

SHCP / SFP
Direccin General de
Programacin, Organizacin
y Presupuesto
Direccin de Diseo y
Desarrollo
Organizacional
Subdirecciones de Anlisis
y Diseo Organizacional y
Dictaminacin
Cdigo: (Cuando
Aplique)
Rev. X
Hoja: X de X
Departamentos de Anlisis
Organizacional y
Dictaminacin de
Unidades Responsables
7
Recepcin de
Lineamientos y
oficios
Lineamientos
Oficio Original
8
Recepcin y envo
de Lineamientos a
unidades
responsables.
Lineamientos
Oficio Original
9
Recepcin de
Lineamientos
Lineamientos
Termino
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
6.0
Logotipo de la
Unidad (Cuando
Aplique)
Cdigo: (Cuando
Aplique)
Rev. X
Hoja: X de X
Documentos de referencia
Documentos
Cdigo (cuando aplique)
Manual de gestin de la calidad.
POP CAL MC - 01
Procedimiento Gobernador para la elaboracin de Procedimientos
POP CAL PG - 01
Plan de Calidad del Proceso de Anlisis, dictaminacin, autorizacin y

registro de estructuras orgnicas
POP DDO PC 01
Lineamientos para Propuestas de Modificacin Estructural
No Aplica
Normatividad emitida por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico y

de la Funcin Pblica
No Aplica
7.0
Registros
Registros
Tiempo de
conservacin
Responsable de conservarlo
Cdigo de registro o
identificacin nica
Oficio de Recepcin de
normatividad
5 Aos
Subdireccin de Anlisis y
Diseo Organizacional y
Dictaminacin
Nmero de oficio
Acuse del oficio de

emisin de Lineamientos
5 Aos
Subdireccin de Anlisis y
Diseo Organizacional
Nmero de oficio
8.0
Glosario
8.1 Propuesta de Modificacin Estructural: Documento que integra los elementos necesarios para la
modificacin de una estructura orgnica, y que es analizado y dictaminado por la Direccin General
de Programacin, Organizacin y Presupuesto, autorizado por la Subsecretara de Administracin y
Finanzas y registrado por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico y la Secretara de la Funcin
Pblica.
8.2 Lineamientos: Documento normativo emitido por la Direccin General de Programacin,
Organizacin y Presupuesto que sirve como gua a las unidades responsables para la presentacin
de sus Propuestas de Modificacin Estructural.
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
Logotipo de la
Unidad (Cuando
Aplique)

9.0
Rev. X
Hoja: X de X
Cambios de esta versin
Nmero de Revisin
Fecha de la actualizacin
Descripcin del cambio
No aplica
No aplica
No aplica
10.0
Cdigo: (Cuando
Aplique)
Anexos
10.1 No Aplica
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:

DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMIACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO
A1.- CUADRO ANALTICO FUNCIONAL PARA LA IDENTIFICACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS

(1) UNIDAD ADMINISTRATIVA:
(2) HOJA____ DE ____
(3) No.
(4) FUNCIONES
(5) RGANOS QUE INTERVIENEN
(8) ELABOR:
(9) REVIS:
(6) PRODUCTO
ESPERADO
(10) FECHA:
(7) PROCEDIMIENTOS


(2) HOJA____ DE ____
(3)
FUNCIONES
(4)
PROCEDIMIENTOS
(5) ELABOR:
(6) REVIS:
(7) FECHA:

A3.- MATRIZ PARA LA VALIDACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS CONFORME A ESTRUCTURA

(2) HOJA____ DE ____
(3)
ESTRUCTURA
(4)
PROCEDIMIENTOS
(5) ELABOR:
(6) REVIS:
(7) FECHA:


(2) HOJA____ DE ____
NM.
(3.1)
1
(8) ELABOR:
PROCEDIMIENTOS
(3)
NOMBRE
(3.2)
PROPSITO
(4)
(9) REVIS:
NATURALEZA
(5 )
MBITO
DE OPERACIN ( 6 )
(10) FECHA:
OBSERVA-CIONES
(7)


(1) PROCEDIMIENTO: Interpretar la normatividad y emitir los lineamientos sobre las propuestas de modificacin estructural
(2) HOJA____ DE ____
NM.
(3.1)
1
ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

(3)
NOMBRE
DESCRIPCIN
(3.2)
(3.3)
UNIDADES QUE
INTERVIENEN
(4)
TIPO
(3.4)
RESULTADO DE LA
ACTIVIDAD
(5)
(7) ELABOR:
(8) REVIS:
(9) FECHA:
NORMAS DE OPERACIN
(6)

Vl. GLOSARIO
ACTIVIDAD.- Conjunto de acciones afines ejecutadas por una misma persona o una misma
unidad administrativa, como parte de una funcin asignada.
ACTIVIDADES PRODUCTIVAS.- Son aquellas intrnsecas y esenciales para la ejecucin del
procedimiento que permiten con su desarrollo el logro de los objetivos establecidos.
ACTIVIDADES DE TRNSITO.- A travs de stas se trasladan documentos, materiales,
equipos, etc., en diferentes reas de trabajo o en diversas unidades administrativas. Cabe
mencionar que este tipo de operaciones, tienen la caracterstica de incrementar los costos de
operacin y hacer lento el procedimiento.
ACTIVIDADES DE CONTROL.- Denominadas tambin de regulacin, son aquellas por medio
de las cuales se establecen controles dentro de las actividades del procedimiento, como pueden
ser: las revisiones o inspecciones, comprobaciones, aprobaciones, autorizaciones, etc.
ALTERNATIVA.- Constituye la posibilidad de elegir entre dos opciones viables para lograr las
metas y objetivos de un programa, considerando las polticas que normen el desarrollo global
de la organizacin.
ANLISIS.- Examen detallado de los hechos para conocer sus elementos constitutivos, sus
caractersticas representativas as como sus interrelaciones y la relacin de cada elemento con
el todo.
REAS DE REGULACIN Y CONTROL.- Son las encargadas de orientar, dirigir el desarrollo
de funciones relativas al proceso de planeacin y programacin de la operacin de la
institucin, as como, de aquellas referidas a la informacin estadstica, control y mejoramiento
administrativo.
REAS SUSTANTIVAS.- Son aquellas que desarrollan funciones derivadas directamente de
las atribuciones y objetivos encomendados a la institucin, mediante la produccin de bienes
y/o prestaciones de servicios para lo que estn facultadas y fueron constituidas.
ATRIBUCIN.- Cada una de las funciones, actividades o tareas que se asignan a un
funcionario o unidad administrativa mediante un instrumento jurdico o administrativo.
AUTORIDAD.- Facultad de mando conferida a una institucin o funcionario para que la ejerza
directamente o la delegue en otros subalternos. Existen dos tipos de autoridad formal; la
funcional, que es la facultad de mando que ejercen varios funcionarios en un mismo grupo de
trabajo, cada uno para funciones distintas y la lineal, que es facultad de mando que ejerce
exclusivamente un funcionario en un grupo de trabajo.
CADENA DE MANDO.- Es la relacin (jerarqua de autoridad) entre las unidades
administrativas que integran una estructura orgnica. Se extiende linealmente desde el rea del
Titular hasta nivel de Jefe de Departamento.
CARGA DE TRABAJO.- Es la que se establece de acuerdo con las funciones que se
desarrollan en el desempeo de un cargo especfico y conforme a los requerimientos exigidos
para su ocupacin.
29

COORDINACIN.- Es el proceso de integracin de acciones administrativas de una o varias

instituciones, rganos o personas, que tienen como finalidad obtener de las distintas reas de
trabajo la unidad de accin necesaria para contribuir al mejor logro de los objetivos, as como
armonizar la actuacin de las partes en tiempo, espacio, utilizacin de recursos y produccin de
bienes y servicios para lograr conjuntamente las metas preestablecidas.
CONGRUENCIA.- Interdependencia armnica; conexin y afinidad de las acciones individuales
dentro de un marco general, un mbito organizacional, un plan o programa que les da un
sentido unitario y una integracin de conjunto, ausencia de contradiccin en las acciones de las
partes con relacin a un todo preestablecido, al cual se integran para la consecucin de fines u
objetivos que le son propios.
CONTROL.- Proceso cuyo objetivo es la deteccin de logros y desviaciones para evaluar la
ejecucin de programas y acciones, as como aplicar las medidas correctivas necesarias. La
accin de control puede producirse permanente, peridica o eventualmente durante un proceso
determinado o parte de este, a travs de la medicin de resultados.
DIAGNSTICO.- Proceso de acercamiento gradual al conocimiento analtico de un hecho o
problema administrativo, que permite destacar los elementos ms significativos de una
alteracin en el desarrollo de las actividades de una institucin.
DICTAMEN.- Opinin o consejo que el perito en cualquier ciencia o arte formula verbalmente o
por escrito, acerca de una cuestin de su especialidad, previo requerimiento de las personas
interesadas o de una autoridad de cualquier orden o espontneamente para servir a un inters
general social singularmente necesitada de atencin.
EFICACIA.- Es la capacidad para cumplir en el lugar, tiempo, calidad y cantidad las metas y
objetivos establecidos.
EFICIENCIA.- Es el uso ms racional de los medios con que se cuenta para alcanzar un
objetivo predeterminado.
ESTRUCTURA ORGNICA.- Unidades administrativas que integran una dependencia y/o
entidad, donde se establecen niveles jerrquico-funcionales de conformidad con las
atribuciones que a la misma le asigna la Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal, as
como el Reglamento Interior correspondiente. De esta forma se identifica el sistema formal de
la organizacin, a travs de la divisin de funciones y la jerarquizacin de sus mandos, en la
que se establece la interrelacin y coordinacin de los mismos.
ESTRUCTURA ORGNICA BSICA.- La integran las unidades administrativas cuyas
funciones reflejan las atribuciones conferidas en la Ley Orgnica de la Administracin Pblica
Federal (para el caso de dependencias) o en el instrumento jurdico aplicable de creacin (para
el caso de entidades paraestatales). Se caracterizan por tomar decisiones, formular polticas,
elaborar directrices y determinar lneas generales, que se vinculan en forma directa y
determinante con los objetivos institucionales. Comprende reas con nivel jerrquicoorganizacional de Secretario hasta Director General o sus equivalentes.
ESTRUCTURA ORGNICA NO BSICA.- La integran las unidades administrativas cuyo nivel
jerrquico-organizacional es menor a Director General y depende invariablemente de alguna
unidad ubicada en estructura orgnica bsica. Se caracterizan por disear, elaborar, realizar
30

estudios y trabajos, as como aplicar las polticas, programas y normas establecidas que
coadyuven a alcanzar los objetivos institucionales determinados.
EVALUACIN.- Es la revisin detallada y sistemtica de un proyecto, plan u organismo en su
conjunto, con objeto de medir el grado de eficacia, eficiencia y congruencia con que est
operando en un momento determinado para alcanzar los objetivos propuestos.
FUNCIN.- Conjunto de actividades afines y coordinadas, necesarias para alcanzar los
objetivos de una institucin de cuyo ejercicio generalmente es responsable un rgano o unidad
administrativa; se definen a partir de las disposiciones jurdico - administrativas.
MANUAL.- Documento que contiene en forma ordenada y sistemtica, informacin y/o
instrucciones sobre diversos temas o procedimientos de una organizacin.
MANUAL DE ORGANIZACIN.- Describe las funciones de cada una de las unidades de
mando que integra la estructura de una institucin y seala los puestos y la relacin que existe
entre ellas.
INCIDENCIA.- Es todo suceso que de alguna forma, afecta o modifica algo previsto.
INSTRUMENTO.- Es el recurso empleado para alcanzar un propsito.
MANUAL ADMINISTRATIVO.- Instrumento para documentar y sistematizar el funcionamiento
de una organizacin. Existen diversos tipos de manuales administrativos que pueden ser
clasificados en atencin a su rea de aplicacin, los manuales podran considerarse:
A)
Macroadministrativos.- Los que se refieren al sector pblico en su conjunto, o a una

parte del mismo, siempre que involucren a varias dependencias o entidades. Ejemplo:
El Manual de Organizacin del Gobierno Federal.
B)
Microadministrativos.- Los que se refieren a una sola dependencia o entidad, pueden

referirse a ella en forma global o, a alguna o algunas de las subunidades administrativas
que la conforman. Ejemplo: Los manuales de organizacin de cada una de las
dependencias del Ejecutivo Federal.
De acuerdo a su contenido, los manuales administrativos pueden ser clasificados como

manuales de organizacin, de procedimientos, de objetivos y polticas, de contenido mltiple o
de puestos, entre otros.
NORMA.- Ordenamiento imperativo y especfico de accin que persigue un fin determinado,
con la caracterstica de ser rgido en su aplicacin.
Regla de conducta o precepto que regula la interaccin de los individuos en una organizacin,
as como la actividad de una unidad administrativa o de toda una institucin. Generalmente la
norma conlleva una estructura de sanciones para quienes no la observen.
NIVEL JERRQUICO.- Divisin de la estructura orgnica administrativa para asignar un grado
determinado a las unidades internas que les define el rango o autoridad y responsabilidad,
independientemente de la clase de funcin que se les encomiende realizar.
31

OBJETIVO.- En trminos de programacin, es la expresin cualitativa de los propsitos para los

cuales ha sido creado un programa; en este sentido, el objetivo debe responder a la pregunta
para qu? se formula y ejecuta dicho programa.
Tambin puede definirse como el propsito que se pretende cumplir, y que especifica con
claridad el qu y el para qu se proyecta y se debe realizar una determinada accin.
Establecer objetivo significa predeterminar qu se quiere lograr. La determinacin del objetivo u
objetivos generales de una institucin se hace con apego a las atribuciones de cada
dependencia o entidad pblica y se vincula con las necesidades sociales que se propone
satisfacer.
OPERACIN.- Accin de poner en marcha algo que ha sido previamente planeado y autorizado
o que se ejecuta por rutina en el medio laboral; tambin se denomina operacin a la actividad
sustantiva de una institucin relacionada directamente con el cumplimiento de los objetivos y
metas de produccin de bienes y/o servicios.
RGANO.- Grupo impersonal que tiene a su cargo el ejercicio de una o varias funciones o
partes de ellas; puede estar integrado por uno o varios puestos.
ORGANIZACIN.- Se considera que una organizacin es una unidad social, constituida en
forma deliberada con fines y objetivos predeterminados sobre una base de actuacin de cierta
permanencia que se rige por un orden normativo y se estructura alrededor de centros de poder
y de decisin internos y externos, que regulan y controlan su operacin para encaminar al
cumplimiento de sus objetivos. La organizacin est constituida por grupos de individuos que
establecen relaciones interpersonales de trabajo, determinan las divisiones y la especializacin
de las labores, y operan bajo una jerarquizacin formal de posiciones y cargos, diferenciando al
individuo por el puesto, el papel o las actividades que le corresponde desempear. Toda la
organizacin puede considerarse como un ente dinmico que mantiene nexos permanentes con
el medio que lo rodea, al que a su vez influye en forma directa o indirecta en su funcionamiento.
ORGANIGRAMA.- Representacin grfica de la estructura orgnica que debe reflejar en forma
esquemtica, la posicin de las unidades administrativas que la componen los tramos de
control, nivel jerrquico, canales formales de comunicacin y coordinacin as como lneas de
mando.
POLTICA.- Criterios de accin que es elegido como gua en el proceso de toma de decisiones
al poner en prctica o ejecutar las estrategias, programas y proyectos especficos del nivel
institucional.
PROCEDIMIENTO.- Sucesin cronolgica de operaciones concatenadas entre s, que se
constituyen en una unidad o tarea especfica dentro de un mbito predeterminado de aplicacin.
UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Cada uno de los rganos que integran una institucin, con
funciones y actividades propias que se distinguen y diferencian entre s. Se conforman a travs
de una estructura orgnica especfica y propia. Es aquella, a la que se le confieren atribuciones
especficas en el instrumento jurdico correspondiente.
VALIDAR.- Dar validez; calidad de vlido.
32

DIRECTORIO
Dr. Julio Frenk Mora

Secretario de Salud
Dr. Enrique Ruelas Barajas

Subsecretario de Innovacin y Calidad
Dr. Roberto Tapia Conyer

Subsecretario de Prevencin y Promocin de la Salud
Lic. Ma. Eugenia de Len-May

Subsecretaria de Administracin y Finanzas
Mtro. Fernando J. Chacn Sosa

Director General de Programacin, Organizacin y Presupuesto
33

Grupo Tcnico
Mtro. Fernando J. Chacn Sosa

Director General de Programacin, Organizacin y Presupuesto
Dr. Francisco Hernndez Torres

Director de Diseo y Desarrollo Organizacional
Lic. Luis Gabriel Garca Zamora

Subdirector de Anlisis y Diseo Organizacional
Ing. Luis Eduardo Contreras Alcpar

Subdirector de Desarrollo Organizacional
Lic. Mara del Carmen Coln Cabello

Jefe del Departamento de Desarrollo de Instrumentos Organizacionales
Lic. Marcela Mota Gutirrez

Departamento de Desarrollo de Instrumentos Organizacionales
C. Miguel Angel Oropeza Gutirrez

Departamento de Desarrollo de Instrumentos Organizacionales
34

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GUA TCNICA PARA LA ELABORACIN

GUA TCNICA PARA LA ELABORACIN DE

GUA TCNICA PARA LA ELABORACIN DE

ISBN 970-721QUEDA PERMITIDA LA REPRODUCCIN TOTAL

IMPRESO EN MXICO, D.F. 2004

SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

OBJETIVO DE LA GUA TCNICA

LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ELABORACIN DE

METODOLOGA PARA EL ANLISIS Y DISEO DE

ESTRUCTURACIN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ANEXOS, FORMATOS OFICIALES Y EJEMPLOS

SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

I. OBJETIVO DE LA GUA TCNICA

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SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

III. MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

B. Elementos que integran al manual

SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

IV. METODOLOGA PARA EL ANLISIS Y DISEO DE PROCEDIMIENTOS

SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

B. Identificacin de los procedimientos

SUBSECRETARA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

A1.- CUADRO ANALTICO

A1.- CUADRO ANALTICO FUNCIONAL PARA LA IDENTIFICACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS

En el punto Nm. 1 corresponde a la identificacin de la unidad en estudio, en el cual se

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orgnica vigente y autorizada, por la Subsecretara de Administracin y Finanzas y

En el punto Nm. 3 se debe anotar el nmero progresivo convencional, para designar la

En el punto Nm. 6 nos permite establecer la naturaleza de la funcin y sus procedimientos

En el punto Nm. 7, derivado de la columna anterior, se estar en posibilidad de asignar una

En el punto Nm. 8 se debe anotar el nombre de la persona responsable de llenar el

En el punto Nm. 9 se debe anotar el nombre de la persona que verifica la informacin

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A2.- MATRIZ PARA LA VALIDACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES

En el punto Nm. 4, se anotan los procedimientos identificados en el inciso 7 del formato

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Los puntos Nms. 5, 6 y 7, se llenarn de acuerdo a lo indicado en el formato Nm. A1 en

La cantidad de procedimientos estar en funcin de la matriz anterior. Asimismo, cuando se

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A3.- MATRIZ PARA LA VALIDACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS CONFORME A

En el punto Nms. 3 y 4 se anota la relacin que existe entre la estructura y los

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A4.- MATRIZ PARA LA ESTRUCTURACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS

Establecer los lineamientos para

En el punto Nm. 3 Procedimientos, est integrada por 2 variables: 3.1, en el que se

En el punto Nm. 5 establece la naturaleza funcional del procedimiento, en la cual se debe

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Sustantiva: contempla actividades o productos destinados a la prestacin de servicios o

Los puntos Nms. 8, 9 y 10 se llenarn de acuerdo con lo indicado en el cuadro A1.

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A5.- MATRIZ PARA LA IDENTIFICACIN Y ANLISIS DE LAS ACTIVIDADES

Las unidades deben

En el punto Nm. 1 se anotar el nombre del procedimiento de conformidad al cuadro A1

En el punto Nm. 2 se debe anotar el nmero de hoja correspondiente, en relacin al total

En el punto Nm. 3, conformada por cuatro subcolumnas, corresponde al enunciado de las

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En el punto 3.3 se debe anotar la descripcin de la actividad, mediante la definicin precisa

En el punto Nm. 5 se debe anotar el resultado derivado de la actividad desarrollada, que

En el punto Nm. 6 se deben establecer las directrices y responsabilidades para el

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