AP - Cuentas A Pagar - ForoSAP

Manual de Usuario
Mdulo AP
Capacitacin Usuarios Finales

Versin 1
Diciembre 2006

Cuentas a Pagar - AP -

2
INDICE

1. CREACIN DE UN NUEVO PROVEEDOR ................................................................ 4
2. MODIFICACIN DATOS MAESTROS DE PROVEEDORES .................................... 10
3. BLOQUEO/DESBLOQUEO DE PROVEEDORES ...................................................... 11
4. FIJACIN PETICIN DE BORRADO........................................................................ 12
5. CONTABILIZACIN DE FACTURAS DE PROVEEDOR CON PEDIDO ASOCIADO
.13
6. CONTABILIZACIN DE FACTURAS DE PROVEEDOR SIN PEDIDO ASOCIADO14
7. CONTABILIZACIN DE UNA NOTA DE CRDITO (ABONO) DE UN PROVEEDOR
.19
7.1. Aplicacin de Abono a factura................................................................... 20
8. VISUALIZACIN CUENTA CORRIENTE DE PROVEEDOR...................................... 23
9. PROCESO DE LIBERACION DE FACTURAS PARA EL PAGO............................... 25
9.1. Liberacin Individual ....................................................................................... 25
9.2. Liberacin Masiva............................................................................................ 28
10. ANTICIPOS Y COMPENSACIN.......................................................................... 30
10.1. Creacin del anticipo y su pago............................................................. 30
10.2. Compensacin de anticipo contra una factura de proveedor....... 32
10.2.1. Importe del anticipo menor al de la factura del proveedor..... 32
10.2.2. Importe de anticipo igual al de la factura.................................... 34
10.3. Compensacin de anticipo contra n facturas de proveedor ...... 37
11. FONDO FIJO.......................................................................................................... 41
11.1. Constitucin/Reposicin de Fondo Fijo / Solicitud de anticipo ........ 41
11.2. Pago del Fondo Fijo .................................................................................... 43
11.3. Visualizacin cuenta corriente del acreedor fondo fijo ..................... 43
11.4. Rendicin de gastos ................................................................................... 45
11.4.1. Gastos SIN I.V.A. ................................................................................... 45
11.4.2. Gastos CON I.V.A. ............................................................................... 49
11.4.2.1. Compensacin Gastos con I.V.A. y Fondo Fijo........................ 50
12. ANTICIPO PARA VIAJES ....................................................................................... 53
12.1. Creacin solicitud anticipo a Viticos a rendir..................................... 53
12.2. Pago de la solicitud de anticipo.............................................................. 54
12.3. Visualizacin cuenta corriente del acreedor empleado................... 55
12.4. Contabilizacin de rendicin de vitico para viajes .......................... 56


3
12.4.1. Aplicacin de la factura/nota fiscal del proveedor comercial al
proveedor empleado ............................................................................................. 59
13. TARJETA CORPORATIVA...................................................................................... 64
13.1. Creacin solicitud anticipo ....................................................................... 64
13.2. Rendicin de los gastos incurridos con la tarjeta de crdito
corporativa.................................................................................................................... 66
13.3. Aplicacin anticipo (Tarjeta de crdito) a proveedor empleado... 75
14. ANULACIONES DE ASIENTOS .............................................................................. 76
14.1. Anulacin de asientos con compensacin........................................... 76
14.2. Anulacin de asientos sin compensacin............................................. 78
14.2.1. Anulacin individual ........................................................................... 78
14.2.2. Anulacin en masa............................................................................. 80


4
CUENTAS A PAGAR

1. CREACIN DE UN NUEVO PROVEEDOR

Path
Cdigo de
Transaccin
MEN SAP
Finanzas / Gestin financiera / Acreedores / Datos
maestros / Crear
FK01

En esta pantalla debe indicar:

o Cdigo de la sociedad.
o Grupo de cuentas, consiste en una caracterstica clasificadora dentro
de los registros maestros de acreedores. Con el grupo de cuentas se fija
en qu intervalo de nmeros debe estar comprendido el nmero de
cuenta del acreedor as como tambin qu datos en el registro maestro
son necesarios. Las opciones de grupo de cuentas sern:

- Proveedores Nacionales
- Acreedores Nacionales
- Proveedores Exterior
- Acreedores Exterior
- Fondo Fijo
- Empleados
- Otros Organismos
- Proveedores Servicios RED
- Acreedores CPD

En este caso la sociedad es 01ES (Espaa) y el grupo de cuentas es ES02
(Acreedores Nacionales).


5
Una vez creado el proveedor, SAP le asignar automticamente un nmero.
Excepto los proveedores servicios RED, dnde, la creacin ser hecha de
manera centralizada para que su codificacin coincida en todas las
sociedades.

En caso que desee crear un proveedor tomando como referencia a uno ya
existente en la subpantalla Modelo debe indicarse el cdigo del mismo as
como el cdigo de su sociedad, de esta manera se asumirn los datos de
sociedad debiendo ingresarse manualmente los datos generales.

Luego de ingresados los datos solicitados presione Enter.

Datos Generales:

Complete datos obligatorios, ellos son identificados mediante .
En el campo Concepto de bsqueda ingrese palabra/s clave que servirn
para futuras bsquedas en donde este proveedor aparecer.
A continuacin presione Enter o (Pantalla siguiente (F8)).


6
Datos de Sociedad:

Control de cuentas: este campo sirve para el caso en que este proveedor
tambin sea su cliente y en este caso ingrese su nmero para que pueda
efectuar compensaciones entre sus facturas.

Complete el cuadro de Informacin fiscal, de acuerdo a las particularidades
de su filial.

En Datos de referencia completamos el Ramo al cual pertenece este acreedor
para futuros reportes.

Al completar los datos solicitados presione Enter o (Pantalla siguiente (F8)).

Esta pantalla es opcional y podrn ingresarse los datos solicitados en caso de
que vaya a efectuarle el pago a travs de transferencia electrnica donde los
pagos se generarn en SAP y se procesarn va web a travs de un archivo.

o Pas.
o Clave banco (banco de nuestro proveedor).


7

o Titular de la cuenta.
o Clave de control de bancos (01 Cuenta corriente, 02 Caja de ahorro,
etc.)
o Tipo de banco interlocutor.

Contine presionando Enter.

En esta pantalla se asocia el proveedor creado con la cuenta de Libro Mayor
que ser de referencia en su accionar.

En Gestin de cuenta ingrese:

o Cuenta asociada: cuenta de mayor asociada al proveedor.
o Clave clasificacin, nosotros colocamos clave 009 (External doc.
Number), ya que ella luego nos permitir ver el nmero de factura/nota
de crdito/nota de dbito en el campo referencia.
o Grupo de tesorera: es una clasificacin necesaria para el momento de
determinar la previsin de tesorera y determina la actividad principal


8
del proveedor. Debe seleccionar una de las opciones indicadas para
proveedores, las mismas se identifican con la letra K, ellas son:

- Deudas comerciales RED
- Lneas Areas
- Correos y fleteros
- Agentes y transportistas
- Sueldos y cargas sociales
- Deudas impositivas
- Otras deudas vto. crtico
- Otras deudas por pagar

Datos de referencia nos sirve para insertar el nmero de cuenta este acreedor
posea en nuestro sistema Ocasa, consistiendo en un dato opcional.
Al finalizar el ingreso de estos datos nuevamente presionamos Enter o
(Pantalla siguiente (F8)).

En esta pantalla definiremos el mecanismo de pago al proveedor, como ser:

o Condicin de pago, aqu ingresamos la condicin (das de pago)
acordada con el proveedor. Esta condicin al momento de ingresar
una factura la trae por defecto, pudiendo ella ser cambiada en cada
ingreso de factura.
o Verificacin de factura doble, campo obligatorio que se seleccionar
para evitar el ingreso de facturas con igual numeracin.
o Vas de pago (por ejemplo: cheque, debito automtico, efectivo,
cheque a fecha, pagar, transferencia bancaria) indica el medio de
pago seleccionado para el pago.
o Compensacin deudor acreedor: activar el campo si anteriormente se
defini un cliente en Datos de Sociedad en la seccin Control de
cuentas.


9
Presionamos Enter o (Pantalla siguiente (F8)), y en caso de que debiramos
efectuarle retenciones al proveedor debemos completar los datos solicitados
en la siguiente pantalla:

Nota: Pas de retencin, slo es necesario ingresar los respectivos cdigos para
los casos de Argentina y Estados Unidos.

Se debe ingresar los datos solicitados en las diferentes columnas:

- Tipo de retencin: ganancias, S.U.S.S., ingresos, etc.
- Indicador de retencin: ganancias por ventas de bienes,
actividades personales, etc.
- Sujeto: activar el campo.
- Categora de retencin del proveedor.
- Nmero de exencin: nmero del certificado de exencin
otorgado por el organismo fiscal.
- Porcentaje de exencin.
- Exento desde: fecha a partir de la cual es vlida la exencin.
- Exento hasta: fecha en que vence el perodo de exencin.

A continuacin (Grabar (Ctrl+S)).


10
2. MODIFICACIN DATOS MAESTROS DE PROVEEDORES

En caso en que quiera modificar los datos maestros de proveedores
utilizaremos la siguiente transaccin:

Path
Cdigo de
Transaccin
MEN SAP
maestros / Modificar
FK02

Deber indicar cules son las secciones que desea cambiar dentro de Datos
generales y Datos de sociedad, en caso que desee seleccionar todas las
opciones presione (Marcar todo (F7)).

A continuacin presione Enter y lo llevar a las solapas seleccionadas
previamente donde desea modificar los datos.

Ingrese los cambios, grabe (Grabar (Ctrl+S)).


11
3. BLOQUEO/DESBLOQUEO DE PROVEEDORES

Path
Cdigo de
Transaccin
MEN SAP
maestros / Bloquear/Desbloquear
FK05

Si pretende que no se puedan efectuar transacciones contables con este
proveedor deber bloquearlo y despus para volver a permitirle transacciones
har el mismo procedimiento desactivando el bloqueo.

Presione Enter.

Ingrese el nmero de proveedor y seleccione Sociedad seleccionada.

Para grabar el bloqueo presione (Grabar (Ctrl+S)).


12
4. FIJACIN PETICIN DE BORRADO

Path
Cdigo de
Transaccin
MEN SAP
maestros / Fijar peticin de borrado
FK06

A travs de esta transaccin fijamos la peticin de borrado. Siendo ste un
proceso que no se realiza a nivel de usuario.

Presione Enter y seleccione las opciones de peticiones y bloqueos de borrado
deseadas.

Para guardar los cambios presione (Grabar (Ctrl+S)).


13
5. CONTABILIZACIN DE FACTURAS DE PROVEEDOR CON
PEDIDO ASOCIADO

Path
Cdigo de
Transaccin
MEN SAP Logstica / Gestin de materiales / Verificacin de
facturas logstica / Entrada de documentos / Aadir
factura recibida
MIRO

En la pantalla anterior se coloca el Nmero de Pedido para que traiga los
datos de la orden de compra ya ingresada. Adems, es necesario, completar:

o Fecha factura: Fecha del documento emitido por el proveedor.
o Fecha de contabilizacin: por defecto la fecha del da, sta puede ser
modificada.
o Referencia: Nmero Oficial de la Factura.
o Importe: el importe bruto de la factura. Se activar el flag del campo
calcular impuestos, para que el sistema calcule su importe segn los
indicadores de impuestos definidos previamente en el Pedido, pueden
ser modificados durante la verificacin.

En caso de que se desee cargar una nota de dbito, en Actividad deber
seleccionarse la opcin Cargo Posterior.

Posteriormente grabe, (Grabar (Ctrl+S)):


14
6. CONTABILIZACIN DE FACTURAS DE PROVEEDOR SIN PEDIDO
ASOCIADO

Este procedimiento deber desarrollarse para el caso de facturas de
proveedores sin Orden de Compra.
Se definir por procedimiento interno para cules compras corresponder
generar una Orden de Compra.

Path
Cdigo de
Transaccin
MEN SAP
Finanzas / Gestin financiera / Acreedores /
Contabilizacin / Factura
FB60

Los datos a completar en la solapa Datos bsicos son:

o Acreedor: cdigo del acreedor.
o Fecha factura: fecha del documento, factura o nota fiscal.
o Fecha de contabilizacin: por defecto la fecha del da, sta puede ser
modificada dentro del perodo abierto de contabilizacin.
o Referencia: Nmero Oficial de la Factura o Nota Fiscal.
o Importe: el importe bruto de la factura.
o Moneda, por defecto sugiere la moneda de la sociedad FI, si el
documento fuera en otra moneda deber cambiarse.


15
o Si marcamos el flag del campo Calc. Impuestos el sistema calcula
automticamente el importe del mismo.
En caso de que se vaya a ingresar el importe del impuesto
manualmente no se deber tildar este campo e ingresar el importe del
impuesto en el campo .

Adems se debe indicar en el detalle de la factura:

o Cuenta de mayor donde imputar la compra (cuenta de gasto o costo).
o Importe moneda documento.
o Centro de coste, centro de costo al cual se asignarn los costos.

En caso de que la factura sea en moneda extranjera y que la factura posea
un tipo de cambio distinto al vigente para el da de la fecha, antes de ingresar
el detalle debe ir a la solapa Moneda Local y cambiar el tipo de cambio.

En la solapa Pago los datos que podemos ingresar son:

o Va de pago.
o Fecha de vencimiento, por defecto nos trae la condicin de pago
ingresada en los datos maestros del proveedor.
o Moneda de pago.


16

En la solapa Retencin de impuestos se podrn cambiar los indicadores de
retencin, no as el Tipo de retencin que fue ingresado en los datos maestros
del proveedor.


17

Antes de grabar esta factura vamos a simular el asiento presionando
(Simular contab. documento (F9)) para visualizar la contabilizacin
antes de hacerla efectiva:

Luego presione (Grabar (Ctrl+S)) para contabilizar efectivamente. Nos
informa el nmero de documento SAP del asiento efectuado.

Nota: Si la factura posee tanto partidas gravadas como no gravadas, en el
detalle deber indicarse como primera posicin la partida no gravada con el
indicador correspondiente, y en la segunda posicin se ingresar la partida
gravada, completando el campo Importe con el dgito * (asterisco) y el
correspondiente indicador de impuesto para lo gravado.


18
Con este dgito (*) el sistema asocia los valores ingresados, y calcular el
impuesto sobre la diferencia entre el bruto y el no gravado. En el ejemplo, se
visualiza un gasto con Indicador de impuestos CO (exento) y la partida
gravada con indicador de impuestos C1 (IVA 21%).


19
7. CONTABILIZACIN DE UNA NOTA DE CRDITO (ABONO) DE
UN PROVEEDOR

Path
Cdigo de
Transaccin
MEN SAP
Contabilizacin / Abono
FB65

Se ingresa la nota de crdito de igual manera que una factura. Luego se va a
la solapa Pago y en el campo Referencia
factura se ingresa el nmero de documento SAP al cual la nota de crdito se
refiere, es decir el nmero de contabilizacin SAP de la factura, esto en caso
de que la nota de crdito se refiera a una factura en especial, en caso de que
no sea as no se ingresar ninguna referencia.

Ingrese los campos del detalle y antes de contabilizar visualice la simulacin
del asiento para verificar los datos ingresados, para ello presione
(Simular contab. documento (F9)).


20

Grabe, (Grabar (Ctrl+S)).

7.1. Aplicacin de Abono a factura

Este procedimiento es vlido cuando la nota de crdito contabilizada fuera
por el 100% de la factura.

Path
Cdigo de
Transaccin
MEN SAP
Contabilizacin / Cuenta / Compensar
F-44


21

Ingrese nmero de cuenta del proveedor.

Presione (Tratar partidas abiertas (Shift+F4)).


22

En la siguiente pantalla en la solapa Estndar seleccione la factura (KR) y el
abono (KG) a aplicar, efectuando dos clic sobre cada uno de ellos.

Simule el asiento, barra de men: Documento Simular.

Finalice contabilizando el asiento generado, (Contabilizar (Ctrl+S)).

Nota: Si la nota de crdito fuera por un importe menor, al ingresar el nmero
de factura SAP en el campo sta quedar
linkeada, o sea, al momento del pago se detraer el importe de la nota de
crdito.


23
8. VISUALIZACIN CUENTA CORRIENTE DE PROVEEDOR

Path
Cdigo de
Transaccin
MEN SAP
Finanzas / Gestin financiera / Acreedores / Cuenta /
Visualizar/Modificar partidas
FBL1N

Seleccin de acreedor

Se indica el cdigo del proveedor, o bien el rango o rangos de cdigos de
proveedores que se quiere obtener.

Seleccin por ayuda para bsqueda

Seleccin de partidas

o Partidas abiertas: comprende todos los documentos cancelados
parcialmente o pendientes de pago a la fecha indicada como clave
para visualizacin de partidas abiertas.


24

o Partidas Compensadas: comprende todos los documentos pagados,
compensados o anulados que existan en la cuenta corriente del
proveedor.

o Todas las partidas: es la sumatoria de las dos opciones anteriores.

Salida en lista

Indique condicin de impresin.

Luego de ingresar los parmetros de bsqueda presione (Ejecutar (F8)) y
nos trae el reporte solicitado.


25
9. PROCESO DE LIBERACION DE FACTURAS PARA EL PAGO
9.1. Liberacin Individual

Para la liberacin individual de facturas contamos con dos opciones:

1. A travs de la cuenta corriente del cliente, transaccin BFL1N.
2. Modificando directamente el documento, FB02.

1.

Path
Cdigo de
Transaccin
MEN SAP
FBL1N

Seleccione el acreedor/es o rango de ellos e indique el cdigo de su
sociedad.
Seleccione Partidas abiertas, presione (Ejecutar (F8)).


26

Ya visualizando el reporte, haga dos clic sobre el documento que desea
modificar y desmarque Bloque de pago as como lo vemos en la opcin a
travs de la transaccin FB02.

Guarde las modificaciones, (Grabar (Ctrl+S))

2.

Path
Cdigo de
Transaccin
MEN SAP
Documento / Modificar
FB02

En esta pantalla ingresamos el nmero de documento a liberar (por defecto
visualizaremos nuestra sociedad FI) y presionamos (Vis.
Primera posicin doc. (Shift+F6)).


27

Vamos al campo Bloqueo pago y cambiamos la opcin Bloqueado al
pago (en nuestro ejemplo A) a Autorizado el pago (en el ejemplo espacio
en blanco), es decir, borramos el bloqueo para el pago.
Presionamos (Grabar (Ctrl+S)) para guardar las modificaciones.


28
9.2. Liberacin Masiva

Path
Cdigo de
Transaccin
MEN SAP
FBL1N

Cuando se visualice el reporte debern seleccionarse todos los documentos a
modificar y a continuacin presionar (Modificacin en masa
(Ctrl+Shift+F1)), y en la pantalla siguiente deber presionar suprimir en el
campo Bloqueo de pago. Finalice presionando (Intro).


29

Adicionalmente, si deseara modificar un nico documento desde la cuenta
corriente deber hacer dos clic sobre el documento a modificar y ya dentro
del documento presione (Cambio modo visualizacin/modificacin
(Shift+F1)) y a continuacin deje el campo Bloqueo de Pago en blanco.


30
10. ANTICIPOS Y COMPENSACIN
10.1. Creacin del anticipo y su pago

Path
Cdigo de
Transaccin
MEN SAP
Contabilizacin / Anticipo / Solicitud
F-47

Complete los siguientes campos:

o Fecha documento.
o Clase de documento, KS (solicitud de anticipo).
o Sociedad.
o Fecha de contabilizacin.
o Perodo.
o Moneda.
o Cuenta del acreedor.
o Indicador CME de destino, ingrese A (Anticipo a proveedores).

Presione (F8) o Enter e ingrese el importe y fecha de
vencimiento.


31

Luego de ingresados estos datos presione (Grabar (Ctrl+S)), como ha visto
solamente ingresamos una partida del asiento, por lo tanto no generamos un
asiento contable sino slo un apunte estadstico. Para visualizar lo que hemos
hecho visualizamos la cuenta corriente del proveedor (FBL1N) o el documento
(FB03). Si visualizamos el documento generado a travs de la transaccin FB03,
debemos ingresar el nmero de documento SAP generado:

Presione Enter.


32

Para continuar y emitir el pago utilizamos la transaccin F110, ver Manual de
Tesorera.
Arme la propuesta para el mismo acreedor que la solicitud de anticipo
creada. Luego de armada la propuesta y ejecutado el pago visualice el
asiento a travs de la transaccin FB03 o en la cuenta corriente del proveedor
(FBL1N):

10.2. Compensacin de anticipo contra una factura
de proveedor
10.2.1. Importe del anticipo menor al de la factura
del proveedor

Este caso ser utilizado en caso que el anticipo efectuado al proveedor sea de
menor importe que el total de la factura, lo que logramos es que al efectuar el
pago posteriormente mediante una propuesta, cuando seleccionemos la
factura a pagar tendr asociado el anticipo trayendo el importe neto.


33
Path
Cdigo de
Transaccin
MEN SAP
Contabilizacin / Anticipo / Compensacin
F-54

Ingrese:

o Fecha documento.
o Clase de documento, KA (documento acreedor).
o Sociedad.
o Perodo.
o Moneda.
o Nmero del documento SAP de la factura a compensar.

Presione (Shift+F4).


34

Seleccione el anticipo y presione (Contabilizar (Ctrl+S)), con esta
transaccin lo que hacemos es aplicar la factura del proveedor al anticipo
previamente generado.

10.2.2. Importe de anticipo igual al de la factura

Path
Cdigo de
Transaccin
MEN SAP
Contabilizacin / Cuenta / Compensar
F-44


35

Ingrese cuenta del Acreedor e indique el CME correspondiente, A (Anticipos) y
presione (Procesar partidas abiertas (Shift+F4)).


36

En este caso lo que seleccionamos fueron dos facturas (KR) con dos anticipos
(KZ).

Seguidamente simulamos el asiento, barra de men: Documento Simular.


37

Luego contabilizamos, (Contabilizar (Ctrl+S)).

10.3. Compensacin de anticipo contra n facturas
de proveedor

Path
Cdigo de
Transaccin
MEN SAP
Contabilizacin / Otros / Con compensacin
F-51


38

Ingrese la fecha y presione .

En la siguiente pantalla complete los siguientes campos:

o Cdigo de su sociedad.
o Clase de cuenta, K (acreedor).
o Indicador CME A, anticipos, para que nos traiga los mismos.


39

Luego de completar lo solicitado presione .

En este caso tenamos un anticipo, documento KZ, por 5000 y dos facturas,
documento KR, por 2000 y 3000, seleccionamos las partidas y simulamos (barra
de men: Documento Simular):


40

Finalizamos contabilizando, (Contabilizar (Ctrl+S)).


41
11. FONDO FIJO

Primeramente debemos crear un proveedor denominado Fondo Fijo con
cuenta asociada Caja Chica Moneda Local y un proveedor Fondo Fijo
asociado a la cuenta Caja Chica Moneda Extranjera, estos proveedores
debern crearse tantas veces como sectores con Fondo Fijo tengamos en
nuestra sociedad.

Es decir si tenemos dos sectores con fondos fijos en nuestra filial y en ambos
tengamos Fondo Fijo en Moneda Local y Fondo Fijo en Moneda Extranjera
debern crearse cuatro cuentas de proveedores fondo fijo con sus respectivas
cuentas de caja asociadas.

Estos proveedores sern creados con las siguientes salvedades:

o Grupo de Cuentas: Fondo Fijo.
o Proveedores Nacionales.
o Cuenta asociada: Caja chica MN / ME.

11.1. Constitucin/Reposicin de Fondo Fijo /
Solicitud de anticipo

La constitucin del Fondo Fijo se efectuar al momento de creacin de Fondo
Fijo y la reposicin se har cuando se rinda el mismo.

Path
Cdigo de
Transaccin
MEN SAP
Finanzas / Gestin Financiera / Acreedores /
F-47


42
Ingresamos:

o Clase doc.: KS, solicitud de anticipo
o Cuenta: nmero de cuenta de nuestro acreedor fondo fijo.
o In. CME dest.: R (constitucin fondo fijo) en el momento de la
constitucin y en caso de reposicin debemos ingresar T (reposicin
fondo fijo).

Presionamos Enter.

Ingresamos importe, vencimiento y guardamos, (Guardar (Ctrl+S)),
creando un apunte estadstico sin impacto contable.

Si lo visualizamos a travs de la transaccin FB03 vemos:


43
11.2. Pago del Fondo Fijo

Path
Cdigo de
Transaccin
MEN SAP
Finanzas / Gestin financiera / Bancos / Salidas / Pago
automtico / Partidas abiertas (deudores y acreedores)
F110

Seguir procedimiento en Manual Mdulo TR (Tesorera).

Cuando debamos seleccionar lo que deseamos pagar vamos a seleccionar el
apunte estadstico generado en el momento de la constitucin del fondo fijo
(transaccin F-47), documento KS (Anticipo).

Asiento contable

Anticipo proveedores
a Banco XX Cheques emitidos

11.3. Visualizacin cuenta corriente del acreedor
fondo fijo

Path
Cdigo de
Transaccin
MEN SAP
FBL1N


44

Tildamos todos los flags y seleccionamos todas las partidas.
Presionamos (Ejecutar (F8)).


45
11.4. Rendicin de gastos
11.4.1. Gastos SIN I.V.A.

Ejemplo de gastos: peaje, boleto colectivo.

Path
Cdigo de
Transaccin
MEN SAP
F-51

Ingresar:

Fecha de documento
Clase de documento KF Facturas Fondo Fijo
Referencia: ingresar nro de comprobante a ingresar
Clave de contabilizacin: 40 (debe)
Cuenta de gasto.

Presionar ENTER para acceder a la siguiente pantalla:


46

Una vez definido el monto del gasto, el centro de coste al cul debe ser
imputado y un texto que describa la naturaleza del mismo. Presionamos
, completar:

o Sociedad
o Cuenta del acreedor Fondo Fijo
o Clase de cuenta, K, Acreedores
o Desactivar partidas normales
o Indicador CME, seleccionamos de la siguiente lista R y T, constitucin y
reposicin respectivamente.


47

Presionamos (Back (F3)), en la pantalla principal presionamos
(Procesar partidas abiertas (Shift+F4))

En esta pantalla debemos ir a la solapa Pago Parcial, y damos dos clic sobre el
valor del Importe neto para que nos habilite el campo Importe pago donde
debemos ingresar el valor del gasto SIN I.V.A.

A continuacin simulamos el asiento, barra de men Documento Simular:


48

Finalmente contabilizamos, (Contabilizar (Ctrl+S)).

Si luego visualizamos la cuenta corriente del proveedor, transaccin FBL1N,
vemos que como partida abierta nos quedan $1250 (1500-250), y los $250
estn compensados.


49

11.4.2. Gastos CON I.V.A.

Si el proveedor fuera habitual deber estar ingresado previamente en la base
de datos si fuera espordico corresponde utilizar un proveedor del tipo CPD,
este proveedor CPD habilitar los datos necesarios para la contabilizacin del
documento.

Cuando se ingresa la factura del proveedor, a travs de la transaccin MIRO y
FB60, al momento de contabilizarla nos solicita los datos del proveedor.

Luego la carga de comprobantes se har en forma similar al punto anterior,
utilizando la clase de documento KF.


50
11.4.2.1. Compensacin Gastos con I.V.A. y Fondo Fijo

Vamos a compensar la factura del proveedor espordico (CPD) o habitual
contra el Fondo Fijo.

Path
Cdigo de
Transaccin
MEN SAP
F-51

Presionamos .

En la siguiente pantalla ingresamos nmero de cuenta del proveedor emisor
de la factura y tildamos, Otras cuentas.


51

Presionamos y en esta pantalla ingresamos la cuenta del proveedor
Fondo Fijo, clase de cuenta K (acreedor), la sociedad e indicador CME RT
(constitucin y reposicin).
Presionamos .


52

En la siguiente pantalla ingresamos el importe que nos queda en el Fondo Fijo
en la solapa Part. Rest. columna de igual nombre.

Simulamos el asiento, barra de men, Documento Simular.

Contabilizamos, (Contabilizar (Ctrl+S)).


53
12. ANTICIPO PARA VIAJES

Con esta transaccin vamos a crear una solicitud de anticipo para el
empleado. Para ello debemos contar con un proveedor creado con el
nombre del empleado, es decir, deber crearse un proveedor a travs de la
transaccin FK01 (ver captulo 1), con las siguientes caractersticas:

o Grupo de cuentas: Empleado.
o Cuenta asociada: 212001 (Sueldos a pagar).

12.1. Creacin solicitud anticipo a Viticos a rendir

Path
Cdigo de
Transaccin
MEN SAP
F-47

Ingresamos:

o Clase doc.: KS, solicitud de anticipo
o Cuenta: nmero de cuenta de nuestro acreedor empleado.
o In. CME dest.: V (anticipo viticos).

Presionamos Enter.


54

Ingresamos importe, vencimiento y guardamos, (Guardar (Ctrl+S)),
creando un apunte estadstico sin impacto contable.

Si lo visualizamos a travs de la transaccin FB03 vemos:

12.2. Pago de la solicitud de anticipo

Path
Cdigo de
Transaccin
MEN SAP
Finanzas / Gestin financiera / Bancos / Salidas / Pago
automtico / Partidas abiertas (deudores y acreedores)
F110


55
Seguir procedimiento en Manual Mdulo TR (Tesorera).

Cuando debamos seleccionar lo que deseamos pagar vamos a seleccionar el
apunte estadstico generado en el momento de la creacin de la solicitud de
anticipo para viaje (transaccin F-47), documento KS (Anticipo).

Asiento contable

Anticipo proveedores
a Banco XX Cheques emitidos

12.3. Visualizacin cuenta corriente del acreedor
empleado

Path
Cdigo de
Transaccin
MEN SAP
FBL1N


56
Presione (Ejecutar (F8)).

Visualizamos que se ha efectuado el pago.

12.4. Contabilizacin de rendicin de vitico para
viajes

Al momento de contabilizarse la rendicin se contar con documentos con
valor fiscal (facturas, notas fiscales) y documentos sin valor fiscal (tickets, taxis).
Para los primeros se utilizar la transaccin FB60 (ver captulo 6) y para los
dems lo que se har ser compensarlos directamente sobre el anticipo
efectuado, para ello utilizar la transaccin F-51.

Path
Cdigo de
Transaccin
MEN SAP
F-51


57

Ingrese:

o ClvCT: 39 (CME acreedor/Haber)
o Cuenta: cdigo de proveedor empleado.
o CME: V (Viticos a rendir).

Presione y a continuacin deber ingresar:

o Importe del gasto.
o ClvCT: 40 (Contab. Debe).
o Cuenta: cuenta contable de gasto.


58

Presione Enter.

Ingrese el monto del importe del gasto.
Para visualizar el asiento que estamos generando vaya a la barra de men,
Documento Simular:


59

Si el asiento es correcto contabilice, presione (Contabilizar (Ctrl+S)).

12.4.1. Aplicacin de la factura/nota fiscal del
proveedor comercial al proveedor empleado

Con esta aplicacin lo que haremos es aplicar los documentos contabilizados
previamente a travs de la transaccin FB60 al proveedor empleado.

Path
Cdigo de
Transaccin
MEN SAP
F-51


60

Presionamos .

En la siguiente pantalla ingresamos nmero de cuenta del proveedor emisor
de la factura y tildamos, Otras cuentas.


61

Presionamos y en esta pantalla ingresamos la cuenta del proveedor
empleado, clase de cuenta K (acreedor), la sociedad e indicador CME V
(anticipo viticos).


62

Presionamos .

En la siguiente pantalla vamos a la solapa Part. rest. Y seleccionamos la factura
del proveedor a compensar con el viticos as como tambin seleccin el
anticipo pagado, a la derecha del anticipo pagado ingresamos el importe
que nos queda pendiente de rendir en la columna Part. rest.


63

Simulamos el asiento, barra de men, Documento Simular.

Contabilizamos, (Contabilizar (Ctrl+S)).


64
13. TARJETA CORPORATIVA
13.1. Creacin solicitud anticipo

Con esta transaccin vamos a crear una solicitud de anticipo para el pago del
resumen de la tarjeta corporativa. Para ello debemos contar con un
proveedor creado, el cual ser la tarjeta corporativa. Se crear este
proveedor a travs de la transaccin FK01 (ver captulo 1), con la siguiente
caracterstica:

o Cuenta asociada: 215300 (Acreedores).

Path
Cdigo de
Transaccin
MEN SAP
F-47

Complete los siguientes campos:

o Fecha documento.
o Clase de documento, KA (documento acreedor).
o Sociedad.
o Perodo.
o Moneda.
o Indicador CME de destino, ingrese A (Anticipo a proveedores).

Presione (F8) e ingrese el importe y fecha de vencimiento.


65

Luego de ingresados estos datos presione (Grabar (Ctrl+S)), como ha visto
solamente ingresamos una partida del asiento, por lo tanto no generamos un
asiento contable sino slo un apunte estadstico. Para visualizar lo que hemos
hecho visualizamos la cuenta corriente del proveedor (FBL1N) o el documento
(FB03). Si visualizamos el documento generado a travs de la transaccin FB03,
debemos ingresar el nmero de documento SAP generado:

Presione Enter.


66

Para continuar y emitir el pago utilizamos la transaccin F110, ver Manual de
Tesorera.
Arme la propuesta para el mismo acreedor que la solicitud de anticipo
creada. Luego de armada la propuesta y ejecutado el pago visualice el
asiento a travs de la transaccin FB03 o en la cuenta corriente del proveedor
(FBL1N):

13.2. Rendicin de los gastos incurridos con la
tarjeta de crdito corporativa

Al momento de la rendicin de gastos de la tarjeta de crdito corporativa
habrn gastos:

1. Respaldados con una factura de un proveedor comercial.

2. Comprobantes de gastos que aplican directamente sobre el proveedor
empleado.

1. Para los gastos con factura/nota fiscal repaldatoria del gasto se utilizar
la transaccin FB60 para la imputacin del cargo. Por lo tanto, el asiento
contable que se realizar es el siguiente:


67
Gasto
a Proveedor comercial

Luego de ingresada la factura se deber realizar la compensacin de este
proveedor contra el proveedor empleado a travs de la transaccin F-51. El
asiento contable ser:

Proveedor comercial
a Proveedor empleado

Path
Cdigo de
Transaccin
MEN SAP
F-51

Ingrese:

o Fecha de documento.

Presione .


68

Ingrese:

o Cuenta del proveedor comercial.
o Clase de cuenta: K (acreedor).
o Seleccione Pas normales.
o Seleccione Otras cuentas.

Presione .


69

En esta pantalla deber ingresar:

o Cuenta: Cdigo de cuenta del proveedor empleado.
o Clase cuenta: K (acreedor).
o Cdigo de su sociedad.
o Seleccione Pas normales.

Presione o Enter.


70

A continuacin deber seleccionar la factura del proveedor comercial
haciendo dos clic sobre la misma.

Presione (Eliminar diferencias (F7)).

En esta pantalla en la seccin Otra posicin de documento ingrese:

o ClvCT: 31 (Factura).
o Cuenta: cdigo de cuenta del proveedor empleado.

Presione Enter.


71

Vuelva a ingresar el importe.

Simule el asiento, barra de men: Documento Simular:


72

Contabilice, presione (Grabar (Ctrl+S)).

Visualice la cuenta corriente del proveedor empleado (FBL1N) y visualice la
contabilizacin:


73
2. Para el caso de gastos sin comprobantes debern contabilizase a travs
de la transaccin F-51 contra la cuenta del empleado. El asiento
contable ser:

Gastos

Path
Cdigo de
Transaccin
MEN SAP
F-51

Ingrese:

o ClvCT: 40 (Contab. Debe)
o Cuenta de gasto.

Presione .


74

Ingrese importe del gasto y centro de costo.

Presione Enter.

Confirme el importe y dirjase a la barra de men, Documento Simular:


75

Visualizamos el asiento, contabilcelo, ( (Contabilizar (Ctrl+S)).

13.3. Aplicacin anticipo (Tarjeta de crdito) a
proveedor empleado

Luego de ingresados todos los gastos del estado de cuenta de la tarjeta
haremos:

Proveedores comerciales XX

Idem captulo 13.2 transaccin F-51.


76
14. ANULACIONES DE ASIENTOS

Para anular los asientos efectuados disponemos de dos opciones,
dependiendo si en dichos asientos hemos compensado o no.
En caso de que el asiento que pretenda anular cuente con una
compensacin la transaccin a utilizar es la FBRA.
Para los dems casos se utilizar la transaccin FB08.

14.1. Anulacin de asientos con compensacin

Path
Cdigo de
Transaccin
MEN SAP
Finanzas / Gestin Financiera / Libro mayor /
Documento / Anular compensacin
FBRA

En la pantalla que nos muestra, ingrese el nmero de Documento de
compensacin (nmero de documento SAP generado al haber contabilizado
la compensacin), Sociedad y Ejercicio.

Con el botn se visualizan las partidas que pretendemos anular.


77
En esta pantalla se visualiza el asiento, volvemos a la pantalla principal con el
botn (Back (F3)).
Si presiona (Listar cuentas implicadas (Ctrl+F1)), ver la cuenta
afectada.

Para volver a la pantalla principal presione (Continuar (Intro)).

Finalmente para anular el asiento presione ( (Anular compensacin
(Ctrl+S)), y tendr dos opciones:

De los siguientes motivos de anulacin nosotros elegiremos el 01 (Anulacin en
perodo actual):


78
Fecha de contabilizacin por defecto trae la del da y el perodo contable
correspondiente.

Finalmente presione (Continuar (Intro)) y nos confirmar la anulacin de la
compensacin:

Presione nuevamente (Continuar (Intro)) o Enter y ver el nmero de
documento de anulacin.

Finalizamos presionando Enter.

14.2. Anulacin de asientos sin compensacin
14.2.1. Anulacin individual

Path
Cdigo de
Transaccin
MEN SAP
Documento / Anular / Anulacin individual
FB08

Al ingresar a la transaccin debe completar los datos solicitados, as como
aqu se muestra:


79

Antes de anular el asiento lo visualizaremos, para ello presionamos
(Visualizar documento antes de anular (F5)).

Luego que comprobamos que es el documento que nos interesa presionamos
(Back (F3)).

Para anularlo presionamos ( (Contabilizar (Ctrl+S)).


80
14.2.2. Anulacin en masa

Este caso ser utilizado para la situacin en que tenga varios documentos para
anular.

Path
Cdigo de
Transaccin
MEN SAP
Documento / Anular / Anulacin en masa
F.80

Ingrese los datos referentes a Sociedad, nmeros de documentos, ejercicio.
Seleccione la opcin de Ejecucin de test para primero ver los documentos
afectados, presione (Ejecutar (F8)).


81

Si confirma que stos son los documentos que necesita anular vuelva a la
pantalla principal presionando (Back (F3)) y desmarque la opcin
Ejecucin de test para efectivamente anular los documentos en cuestin.
Presione (F6) y mostrar que todos los documentos fueron
anulados.


82
NOTAS

AP - Cuentas A Pagar - ForoSAP

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

AP - Cuentas A Pagar - ForoSAP

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Manual de Usuario

También podría gustarte