Código:

MANUAL DE INSTRUCCIONES Hoja 1 /15

I6.01.01.26

GUÍA DE USUARIO PARA:

Revisión N° 0 Fecha: 19/12/07
PAGOS MANUALES

1. REVISIONES

Rev. Vigencia Descripción

Emisión original como instrucción, bajo Norma ISO 9001:2000,
0 19/12/07 tomándose como referencia el proceso de pagos manuales definido
bajo SAP para el módulo FI-AP (módulo financiero/proveedores).

GESTIÓN DE APROBACIÓN

Originó Aprobó Emitió

Firma

Aclaración Fernando Rottaris Claudio Costantino Horacio Monjo

Sector Calidad Gerencia Contable Gerencia Calidad
Fecha 06/12/07 18/12/07 19/12/07

2. OBJETO

Realizar la contabilización y pagos de facturas, notas de crédito, nota de débito.

3. CAMPO DE APLICACIÓN

Se aplica cada vez que se realice, en forma manual, la contabilización y pago de facturas,
notas de débito, nota de créditos, etc.

4. REFERENCIAS

• AP Pagos Manuales.

5. DESCRIPCIÓN

El modelo adoptado reúne las siguientes variantes:

• Contabilización de facturas y notas de débito y otros documentos
• Contabilización e impresión de cheques.
• Impresión de órdenes de pago (ambos casos)

5.1 GUÍA PARA EL USUARIO

5.1.1 CONTABILIZACIÓN DE FACTURAS

Para realizar la contabilización de un documento en forma manual, el usuario deberá ingresar a

la transacción F-53 Contabilizar, para ello deberá cargar la misma en el campo destinado a tal
fin en la barra de herramientas o seguir la siguiente ruta:

Menú SAP/Finanzas/Gestión financiera/Acreedores /Contabilización/Salida de pagos/ F-53–

Contabilizar, debiendo el usuario hacer doble click sobre esta última.

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Para una mejor comprensión de la ruta seguir se muestra la siguiente imagen.

Al acceder a esta transacción se ejecutará la siguiente pantalla en donde el usuario deberá

ingresar los datos referidos al anticipo en cuestión.

Nota: La siguiente pantalla es a modo de ejemplo, los datos allí mostrados corresponden a la
contabilización de un anticipo. Este proceso se deber repetir de igual forma para la
contabilización de cualquier otro documento

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La clase de documento sirve para

clasificar los documentos
Fecha del documento y contables.
de contabilización.

Cuenta de mayor a la
cual se imputa el
anticipo.

Importe del anticipo.

Número de la
cuenta a
contabilizar

Una vez completados los campos indicados como obligatorios en la pantalla anterior el usuario
accederá a la siguiente oprimiendo “enter”. La pantalla que se ejecutará es la mostrada a
continuación, allí el usuario podrá observar las distintas partidas abiertas. Para poder continuar
con el proceso es fundamental que se elimine la diferencia existente entre el importe entrado y
el asignado.

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Para compensar esta diferencia el usuario deberá clickear sobre “eliminar diferencias”, de esta
manera accederá a la siguiente pantalla, allí se deberá ejecutar doble click sobre el importe
para ingresar a la pantalla en donde se deberá compensar la partida.

En el campo importe se deberá colocar el monto correspondiente para compensar la partida, la

misma figura en el campo “Asignado” compensándose las cuentas del debe y haber. Realizado
esto el usuario deberá dirigirse a “Documento” y allí seleccionar la opción “simular”, si la
diferencia ha sido compensada el usuario accederá a la siguiente pantalla en donde podrá
observar que las cuentas del “debe” y “haber” están balanceadas, en la presente presionará
sobre el icono “guardar”. Al ejecutar esta función el sistema mostrará una pantalla de
dialogo en donde el usuario seleccionará la vía de pago, acto seguido oprimirá “enter”,
guardándose y contabilizándose el documento en la sociedad que corresponda.

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Una vez compensada la partida el usuario deberá oprimir sobre guardar para contabilizar el
documento que posteriormente deberá ser impreso.

5.1.2 CONTABILIZACIÓN E IMPRESIÓN DE CHEQUES

Con el fin de poder realizar la contabilización e impresión de un cheque mediante el sistema el

usuario deberá como primera medida iniciar SAP Logon desde el icono en su escritorio. Una
vez allí pulsará Acceder al sistema. Acto seguido introducirá el mandante; el cual será el
número 400; colocar el correspondiente nombre de usuario, la clave de acceso inicial y el
idioma de trabajo (español).
De esta manera se accederá al sistema y podrá observar la siguiente estructura jerárquica
(estructura árbol), en donde se le indicará la ruta.
Para acceder se deberá seguir la ruta:
Menú SAP/Finanzas/Gestión financiera/Acreedores /Contabilización/Salidas de Pagos/F-58
Contabilizar + impresión, debiendo el usuario hacer doble click sobre esta última.

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De esta manera accederá a la siguiente pantalla, donde junto con los datos indicados el
usuario deberá cargar el número de remesa cheques.

Luego de cargar estos datos el usuario deberá oprimir “enter” para acceder a la siguiente
pantalla, en donde el usuario deberá ingresar el “importe” y completar los datos del acreedor ó
del cliente según corresponda.

Luego de cargar datos mostrados, el usuario deberá dirigirse a “Documento” (parte superior de
la pantalla) y una vez allí oprimir sobre simular.

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Al simular, el usuario accederá a la siguiente pantalla en donde deberá compensar el debe y el

haber para poder continuar y contabilizar la partida.

Para compensar esta diferencia el usuario deberá clickear sobre “eliminar diferencias”, de esta
manera accederá a la siguiente pantalla, allí se deberá ejecutar doble click sobre el importe
para así acceder a la pantalla en donde se deberá compensar la partida.

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En el campo importe se deberá colocar el que indique el campo “asignados” para compensar la
partida, en el caso de este ejemplo el importe a ingresar será 5726.80 (ver pantalla “Pago con
impresión Procesar partidas abiertas”).

Luego de cargar el importe que compensará la partida el usuario deberá dirigirse a

“Documento” (parte superior de la pantalla) y una vez allí oprimir sobre simular.

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Una vez realizado esto el usuario accederá a la siguiente pantalla

Una vez que las partidas del debe y haber estén balanceadas se deberá oprimir sobre
guardar, con lo cual se ejecutará el siguiente cuadro de diálogo en donde el usuario
seleccionará la vía de pago. Para ello se posicionará sobre el campo y oprimirá F4 para
obtener el listado de las distintas vías de pago.

Luego de cargar la vía de pago ejecutará la misma oprimiendo sobre el icono “Continuar”

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Ejecutada esta acción el sistema le informará sobre la contabilización del documento mediante
el siguiente cuadro de dialogo.

Oprimiendo nuevamente sobre el icono “Continuar”, se ejecutará la pantalla para la

selección del dispositivo de impresión.

Una vez cargada la impresora el usuario deberá verificar, previo a la impresión, el documento.
Para ello deberá clickear sobre “visualización de impresión”. Si el documento es correcto se
procederá a la impresión del mismo clickeando sobre “Imprimir”.

5.1.3 IMPRESIÓN ÓRDEN DE PAGO

Ingresada la transacción y oprimiendo sobre “continuar”, el usuario accederá a la siguiente

pantalla, allí deberá cargar la sociedad y el número de documento, el cual será el que indica el
sistema al contabilizar el pago, luego oprimirá sobre el icono “ejecutar” para visualizar,
corroborar e imprimir el documento.

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Una vez cargada la impresora, el usuario deberá verificar, previo a la impresión, el documento.
Para ello deberá clickear sobre “visualización de impresión”. Si el documento es correcto se
procederá a la impresión del mismo clickeando sobre “Imprimir”.

Si oprime sobre visualización de impresión, el usuario podrá observar el formulario a imprimir

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5.1.4 IMPRESIÓN DE RETENCIONES

Con el fin de poder realizar la impresión del las retenciones mediante el sistema el usuario
deberá como primera medida iniciar SAP Logon desde el icono en su escritorio. Una vez allí
pulsará Acceder al sistema. Acto seguido introducirá el mandante; el cual será el número 400;
colocar el correspondiente nombre de usuario, la clave de acceso inicial y el idioma de trabajo
(español).
De esta manera se accederá al sistema y podrá observar la siguiente estructura jerárquica
(estructura árbol), en donde se le indicará la ruta.

Para acceder se deberá seguir la ruta:

Menú SAP/Finanzas/Gestión financiera/Acreedores /Retención de impuestos/Argentina/
S_ALR_87012128 – Certificados de retención de impuestos, debiendo el usuario hacer doble
click sobre esta última.

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Para una mejor comprensión de la ruta a seguir se muestra la siguiente imagen.

De esta manera accederá a la siguiente pantalla, junto con los datos indicados el usuario
deberá cargar el número de sociedad bajo la cual se emitió la orden de pago, el número de
documento y el ejercicio. Así mismo se cargarán los campos “Autorización” y “firma”
manualmente.

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Cargados estos datos el usuario deberá oprimir sobre “Ejecutar”.

Una vez cargada la impresora el usuario deberá verificar, previo a la impresión, el documento.
Para ello deberá clickear sobre “visualización de impresión”. Si el documento es correcto se
procederá a la impresión del mismo clickeando sobre “Imprimir”.

Si oprime sobre visualización de impresión, el usuario podrá observar el formulario a imprimir

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6. RESPONSABILIDADES

• Del Analista Funcional

- Colaborar con la elaboración y actualización de la presente instrucción.

- Mantener informado al área de calidad y al usuario sobre las actualizaciones al sistema y
su impacto sobre la instrucción.
- Especificar las necesidades de datos maestros de su módulo.
- Brindar soporte al usuario en el uso y comprensión del sistema.

• Del Usuario Clave

- Promover la adaptación al sistema SAP.

- Brindar soporte al usuario en el uso y comprensión del sistema.
- Elevar al analista funcional los potenciales riesgos a futuro.

• Del Usuario Final

- Adoptar la presente instrucción en como metodología de trabajo.

- Comunicar al analista funcional y al área de calidad sobre los cambios efectuados a esta
metodología.
- Colaborar con el analista funcional y el área de calidad en la elaboración de la presente
instrucción.

• Del Área de Calidad

- Colaborar con la elaboración de la presente instrucción y mantenerla. actualizada en

intranet.
- Verificar el cumplimiento de esta instrucción mediante auditorias internas.

7. DOCUMENTACIÓN

No aplicable

8. FLUJOGRAMAS

No aplicable

9. ANEXOS

No aplicable

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