Máster

CONSULTORÍA FUNCIONAL
SAP
MÓDULO: CONTROL DE GESTIÓN. Centros de Coste

PROFESOR: Juan Carlos Barandela

INDICE

1) Introducción Contabilidad de Centros de coste

2) Datos maestros
3) Contabilizaciones reales
4) Planificación de Centros de coste
5) Sistemas de Información
INDICE

1) Introducción Contabilidad de Centros de coste

2) Datos maestros
3) Contabilizaciones reales
4) Planificación de Centros de coste
5) Sistemas de Información
Controlling en SAP

SD FI Controlling
Comercial Gestión
financiera

MM CO en R/3
Materiales Controlling

PP
Producción
R/3 TR
Tesorería

QM Client /Server PS
Proyectos
Calidad
PM ABAP/4 WF
Mantenimiento
Workflow
HR IS
Recursos Soluciones
humanos sectoriales
Módulos de Controlling

CO Centros de coste

Controlling Ordenes

Centros de beneficio
Product costing

Sistema de Información Financiera

Módulos de Controlling

Contabilidad de Centros de coste

Es una herramienta que permite el registro de los costes (y en algunos casos

ingresos) que se van produciendo en la compañía así como su seguimiento y
análisis.

CO-CCA
Contabilidad de Centros
de coste
Integración con otras Áreas de SAP
• Integración en tiempo real con las distintas áreas de la empresa. Las contabilizaciones
que afectan a centros de costes se reflejan de forma inmediata en los mismos

Costes Generales
Costes y
Depreciaciones

Centros de Coste
Ordenes Internas

Costes de Contabilidad
Personal
de Clases de Costes de
Success
Factors Coste Producto

Pedidos de Compra
Recepción de Merc. Análisis de
Rentabilidad
Órdenes de
Producción

Órdenes de
Venta
INDICE

1) Introducción Contabilidad de Centros de coste

2) Datos maestros
3) Contabilizaciones reales
4) Planificación de Centros de coste
5) Sistemas de Información
Estructuras Organizativas

Sociedad CO ABC Ltd - AUS

Sociedad FI Brisbane Melbourne

Jerarquía de Centros de AUSTRALIA Jerarquía de Centros de Beneficio

Beneficio
G/A Product R Product B Product Y

Jerarquía de Centros de Brisbane CC Hierarchy

Coste
G/A Unit Process X Unit Process Y Unit Process Z

Orden Orden PEP

Seg. Rentabilidad Seg. Rentabilidad

Sociedad PA

Clases de Coste
Estructuras Organizativas

• Sociedad CO:
• Primer nivel de organización. Unidad de gestión independiente. Representa una unidad cerrada para la
contabilización de costes. Las imputaciones en una sociedad CO no pueden afectar al resto de sociedades.
• A una sociedad CO se le pueden asignar 1 o más sociedades FI.
• A cada sociedad Co se le debe asignar:
• Moneda
• Plan de cuentas
• Variante de Ejercicio

• Sociedad FI:
• Entidad legal, asignada a una Sociedad CO. Unidad independiente de la Contabilidad Financiera que se usa para
preparar tanto los Balances y Cuentas de PPyGG como el reporting legal y fiscal.
• Se debe asignar a una sociedad CO
• Plan de cuentas y Variante de Ejercicio = al de la Sociedad CO

• Jerarquía de Centros de Coste

• La jerarquía estándar es la agrupación en la que se engloba a todos los centros de coste definidos en una
sociedad CO. Representa en forma de estructura jerárquica los centros de coste y los distintos nodos son grupos
de centros de coste.
• Antes de la creación de un dato maestro de centro de coste, es necesario que esté creada una jerarquía
(jerarquía estándar) para su asignación a algún punto de la misma.
Jerarquía Estándar de Centro de Coste

• Nodo de Jerarquía
• Agrupación de
otros nodos y/o
centros de Coste
• No imputable
directamente

• Centro de Coste
• Objeto de
Imputación
Introducción a Gastos Generales

• Como componentes fundamentales podemos distinguir:

• Datos Maestros
• Transacciones

Clases de Coste
Centros de Coste
Datos Maestros
Órdenes Internas
Valores Estadísticos

Apuntes individuales
Transacciones
Registros de Totales
Clases de Costes. Descripción

• Las clases de coste representan la naturaleza de los costes que se han producido y se
pueden dividir en dos tipos:
• Clases de coste primarias: son la equivalencia de las cuentas contables de gastos e ingresos de la
contabilidad financiera en la contabilidad analítica.
• Recogen los costes cuyo origen directo es la contabilidad.
• En el customizing se generan automáticamente a partir de las cuentas contables de GL.
• En su maestro se informa el tipo de clase de coste (1: Clases de coste primarias, costes y reducción de
ingresos, 11: Ingresos, 22: Liquidaciones externas,…)
• Clases de coste secundarias: Se utilizan para contabilizaciones solo analíticas y no tienen correspondencia
con las cuentas de la contabilidad financiera.
• En este caso también se informa en su maestro el tipo de clases de coste (21: Liquidación interna, 42:
Subreparto, 43: Facturación de actividades,…)

• Grupos de Clases de Coste: son agrupaciones que facilitan la ejecución de informes y la

configuración de traspasos de saldos entre objetos de coste.
• Su objetivo es facilitar la agrupación de clases de coste homogéneas y facilitar así su gestión en procesos
como:
• Reporting
• Planificación
Clases de Costes. Ilustrativo
Clase de coste secundaria, con el
despliegue de los tipos posibles. El
tipo determina las funciones para
las que puede ser utilizada.

Grupo de clases de coste, para

el tratamiento agregado de las
naturalezas con fines de
reporting o de ejecuciones en
masa

Clase de coste primaria, con el

despliegue de los tipos posibles. El
tipo determina las funciones para las
que puede ser utilizada.
Centro de Coste. Descripción

• Un centro de coste es una Unidad organizativa dentro de una Sociedad CO, que
representa una localización claramente delimitada donde se producen costes y con una
responsabilidad de gestión asignada sobre las partidas atribuidas.

• El centro de coste representa un colector de costes y usa los datos de planificación para
el análisis comparativo con los costes ocurridos de forma real.

• Los Centros de coste pueden ser definidos basándose en la estructura de

responsabilidad de costes dentro de la organización. – Podrían estar basados en zonas
geográficas, funciones, divisiones, unidades de negocio o una combinación de todos
ellos….

• El Centro de coste es representado en SAP con un dato maestro. Es un dato maestro

dependiente del tiempo. Las principales informaciones en el dato maestro del centro
de coste son definidas como relevantes para un día, mes o año.

• Se pueden modificar datos básicos del maestro como el nombre, la descripción,

persona responsable, dirección, en el momento que se necesite
Centro de Coste. Grupos vs Nodos
• Nodo de la jerarquía vs.
Grupos de centros de
coste:
o La asignación de centros
de coste a nodos de la
jerarquía se realiza desde
el mantenimiento de los
centros de coste

o La asignación de centros
de coste a grupos de
centros de coste se realiza
desde el mantenimiento de
los propios grupos de
centros de coste

o Tanto los grupos de centros

de coste como los nodos
de la jerarquía estándar
pueden utilizarse como
criterio de selección en los
informes de usuario

Centro de Coste
Centro de Coste. Datos del Maestro

• Los datos que componen un centro de coste se distribuyen en varias pestañas:

• Datos Básicos: donde nos vamos a destacar los siguientes datos:
• Jerarquía de Centro de Coste: nodo donde vamos a encontrar nuestro centro de coste
• Sociedad y División: son campos que nos muestran la cercanía con FI y que permiten determinar la
sociedad CO donde está enmarcado el centro de coste
• Categoría: es un indicador que identifica el tipo de actividad que genera los costes que en dicho centro
se recogen. (Ej. Administración, Marketing…). Se pueden definir categorías propias o usar las estándar.
• Otros datos como nombre, descripción, responsable, departamento, …
• Control: donde vamos a poder definir ciertos comportamientos del centro de cose y bloquear posibles
imputaciones no deseadas
• Modelos, Dirección, Comunicación, Hist.: donde podemos definir información adicional del centro de coste
Clases de Actividad. Descripción

• La Clase de Actividad
clasifica las actividades
Crear Clase de Tarifa plan de la Clase de especificas que provee uno
1 2
Actividad o varios centros de coste
Consultor Senior Actividad en el Centro de dentro de una compañía.
Valores defecto Coste
• La Clase de Actividad usa
tarifas y unidades de
medida para cargar sobre
Project otro centro de coste.
Centro de Coste:
Operación Centro de Coste • Si un centro de coste
provee actividades para
Orden otros objetos de coste
626200 - 3,000 (Cecos, ordenes,…), esto
626200 +3,000 significa que sus recursos
Documento están siendo usados. Los
Actividad costes de estos recursos
tienen que ser asignados a
10 horas los receptores de esta
consulting actividad. Las Clases de
Actividad van a ser los
consulting factores que van a
identificar esta asignación
de costes.
Valores Estadísticos. Descripción
• Son valores que son
usados como base para la
asignación o reparto de
costes desde un centro de
coste a otro objeto de
coste. Se define el valor
estadístico como un valor
Centro Coste Regla de imputación:
HR Valor estadístico: empleados fijo o como un valor total.

Coste Total = 1560 • Valor fijo: Especifica si los

Salarios y gastos
Coste de Electric. valores del ratio son,
desde el mes de entrada,
iguales en todos los meses
siguientes del ejercicio en
curso

Centro Coste Centro Coste • Valor Totales: Especifica

Centro Coste
Producción Utilities Finanzas si los valores del ratio se
sitúan en el campo del
Empleados =2 Empleados =6 mes correspondiente y no
Empleados =4
2/12 * 1560=260 4/12 * 1560=560 6/12*1560=780 se arrastran a meses
siguientes

• Ejemplos:

• Número de
empleados

• Número de PCs
Grupos de Datos Maestros

• Grupos de datos
maestros:

• Grupos de clases de
Cost Elements Cost Centres Activity Types Stat. key Figures coste

• Grupos de centros de
coste

• Grupos de clases de
Personnel Motor Pool Labour Hours Employees actividad

• Grupos de valores
estadísticos

• Esto se usa para análisis,

planificaciones y repartos.
Salaries Wages F1 F2 Phr1 Phr2 Permanent Temp
• Los grupos de datos
maestros proveen de la
flexibilidad de reportar
costes que son capturados
en diferentes formatos.
Grupos de Datos Maestros

AUS

Brisbane Melbourne
CC Hierarchy
Standard Hierarchy CC Hierarchy

G/A Sales/Mkt PURCH Manufacturing G/A Sales/Mkt PURCH Manufacturing

Process X Process Y Process Z Process 1 Process 2 Process 3

Australia – Process
Cost Centre Group
Grupos de Datos Maestros
• Grupos de clases de
coste
• Los grupos de clases de
coste consisten en varias
clases de coste que tienen
las mismas características.
• Los grupos de clases de
coste pueden ser usados
para reporting, repartos de
costes…

• Grupos de centros de
coste
• Los grupos de centros de
coste consisten en varios
centros de coste que tienen
las mismas características
INDICE

1) Introducción Contabilidad de Centros de coste

2) Datos maestros
3) Contabilizaciones reales
4) Planificación de Centros de coste
5) Sistemas de Información
Centro de Coste. Entrada de Datos

• Existen muy diversas formas de entrar datos en la contabilidad de centros de coste:

• Contabilizaciones primarias provenientes directamente de FI (Gastos de una factura de proveedor)
• Contabilizaciones primarias provenientes de otros componentes del sistema (Entrada de servicio desde MM)
• Varias formas de contabilizaciones dentro de CO:
• Traspaso manual de costes, Distribuciones, subrepartos, Facturación de actividad

• Las partidas son contabilizadas en CO si han sido contabilizadas sobre clases de costes y
asignadas a un objeto de coste (Ej. Centro de coste).

• A todo documento de Centros de Coste se le asigna un número en su contabilización

• Deben ser definidos por Sociedad CO para la captura de todas transacciones de negocio
• Son definidos independientemente del año fiscal
• La asignación de rangos de números de documentos CO se realiza en dos pasos:
• Se deben crear los grupos de rangos de números que se deseen en función de las transacciones que
sean similares. Se pueden asignar a cada grupo tantas transacciones como se deseen
• Posteriormente se asignan las transacciones que se quiera a cada grupo en función de la agrupación
que se quiera hacer
• Cada grupo lleva asociado su rango de números correspondiente
Contabilizaciones desde FI

• Cuando en la contabilidad financiera se realiza una asiento contra una cuenta de gasto
o ingreso se crea tanto un documento financiero como analítico o de controlling.

• La creación del documento financiero y analítico sigue el principio de PRIMA NOTA, que
garantiza el seguimiento de la contabilización hasta la primera entrada.

• El documento de controlling generado automáticamente contiene toda la información

de analítica necesaria

• La nueva contabilización consta de:

• Cabecera: tabla BKPF
• Posiciones: tabla ACDOCA
PRIMA NOTA

• PRIMA NOTA es el documento inicial que desencadena la creación de entradas en la

contabilidad general. Tiene las siguientes características:

• Es el punto de referencia que permite, por ejemplo, la anulación del proceso completo

• La PRIMA NOTA contiene la información que ha sido introducida en el sistema, previa a distribuciones,
divisiones y otras posibles acciones que pueden tener lugar durante las contabilizaciones

• En muchos casos, la PRIMA NOTA son documentos fuera del área Financiera como facturas o contabilizaciones
de nóminas

• PRIMA NOTA es necesario en las contabilizaciones de la contabilidad financiera

• Para contabilizaciones clásicas (FB01, FB50, FB60, FB70, …) la PRIMA NOTA aún se graba en la tabla BSEG, y las
entradas contables en la tabla ACDOCA.

• Para las contabilizaciones clásicas (manuales) de CO, la PRIMA NOTA aún se graba en la tabla COBK. La
entradas contables correspondientes se graban en la tabla ACDOCA

• Para reasignaciones de costes, no es necesario una PRIMA NOTA, por lo que las entradas sólo se graban en la
ACDOCA.
Contabilizaciones en la Contabilidad Analítica

• Existen dos tipos de contabilizaciones CO:

• Contabilizaciones reales: son las registradas en CO a través de los centros de coste. Una contabilización real
en CO es obligatoria para mantener el cuadre con FI
• Contabilizaciones estadísticas: Se utilizan para fines informativos. Cuando dos objetos de coste están en una
misma partida solo una se registra como real y el resto son estadísticas.

FI CO

Data Entry Enhancement Posting

Costs: -100 Real Statistical

Costs: -100
Cost Centre:
Cost Centre: 3200
3200 Cost Profit
Profit Centre: Centre Centre
2400
Contabilizaciones en la Contabilidad Analítica

• El sistema distingue entre ambas contabilizaciones a través del parámetro “tipo de

valor” o “value type”.
• Las contabilizaciones con el “value type” “04” (contabilizaciones reales) tiene un impacto directo en los
resultados
• Las contabilizaciones con el “value type” “11” son estadísticas. Una contabilización estadística es solo para
fines de información adicional

• Los centros de coste sólo pueden ser objetos de contabilización reales

• Solo puede haber un centro de coste una sola vez en una línea de imputación – no se puede imputar una
misma posición de un documento a varios centros de coste, ordenes, etc…
• Es posible realizar a través del customizing asignaciones de costes por defecto a clases de coste primarias.
Esto es necesario para el correcto funcionamiento de transacciones de contabilización automáticas como
puede ser diferencias de precio o valoración de moneda extranjera.
Diferencias entre objetos reales y estadísticos

• Objetos Reales
• Objetos de coste reales puede enviar o recibir costes o ingresos durante las imputaciones. Ejemplo de objetos
de coste reales son los centros de coste, órdenes internas (reales), proyectos (reales) o características de PA

• Objetos Estadísticos
• Objetos de coste estadísticos no pueden distribuir costes a otros objetos de coste. Puedes realizar
asignaciones estadísticas a varios objetos. Ejemplo de objetos de coste estadísticos son órdenes internas
(estadísticas), proyectos (estadísticos) y los centros de beneficio.

Origen del Coste

FI AA MM SD

Objetos Reales Objetos Estadísticos

(Efecto en Resultados) (Información Adicional)

Centro de Coste Orden Interna Orden Estadística

Objeto de Coste Proyecto Proyecto Estadístico

NETWORK Caract. PA Centro de Beneficio

Contabilizaciones en CO

• Podemos distinguir dos tipos de transacciones principales dentro de la contabilidad

analítica:
• Contabilizaciones Reales
• Traspaso manual de costes: Se trata de un traspaso de costes desde un Centro de coste a otro dentro de
la misma clase de coste
• Traspaso de partidas individuales: Permite modificar imputaciones de un documento ya registrado
previamente. En el caso de modificaciones de un documento de finanzas, dichas modificaciones
quedan registradas en CO pero no son visibles desde FI (donde sigue la imputación original)
• Procesos Periódicos
• Traspaso periódico: Las contabilizaciones primarias son recogidas por un Centro de coste de reparto (en
este caso, con el traspaso periódico el origen puede ser también otro objeto de coste) para minimizar la
cantidad de apuntes contables en FI
• Estos costes son repartidos a los correspondientes destinos dentro de los procesos de cierre de periodo en
función de los criterios definidos por el usuario.
• Los receptores de un traspaso periódico pueden ser también varios objetos de coste
Contabilizaciones en CO
• Procesos Periódicos
• Distribución: Se utiliza para el reparto de costes primarios desde un centro de coste emisor hasta otros
objetos de coste receptores.
• Los Centros de coste sirven de emisores del reparto
• Los receptores en una distribución pueden ser otros objetos de coste (Cecos, Proyectos, Ordenes…)
• En la distribución solo se pueden distribuir costes primarios (no se pueden utilizar clases de coste secundarias)

• Subreparto: Se utiliza para el reparto de costes primarios y secundarios desde un centro de coste
emisor hacia los objetos de coste receptores. Solo los centros de coste pueden ser los emisores
• Los receptores pueden ser otros objetos de coste (Cecos, Ordenes, proyectos, etc…).
• Los costes primarios o secundarios son repartidos en los procesos de cierre de periodo en función de los criterios
definidos por el usuario
• Las clases de coste emisoras son agrupadas juntas dentro de clases de coste secundarias de reparto (clases de
coste secundarias de tipo 42
Procesos Periódicos
• Diferencias entre procesos periódicos
• El Traspaso periódico tiene la posibilidad de que el emisor sean más objetos de coste que los centros de
coste, al igual que los receptores. Además los traspasos se realizan siempre a través de las clases de
coste primarias
• La Distribución se utiliza para el traspaso de solo costes primarios desde solo Centros de coste hacia
otros posibles receptores
• Con el Subreparto es posible repartir solo desde centros de coste, tanto costes primarios como
secundarios. Además estos traspasos se deben hacer a través de clases de coste secundarias

• Definición de criterios de reparto:

• Las siguientes reglas deben ser almacenadas en Traspasos periódicos, Distribuciones y Subrepartos
• Desde que objetos son repartidos los costes? (Objetos de coste Emisores)
• Hacia que objetos son repartidos los costes? (Receptores)
• Que costes tienen que ser repartidos? (Clases de coste emisoras)
• Con que criterio deben ser repartidos los costes a los receptores?
• Estas reglas son combinadas jerárquicamente en segmentos y ciclos
 Procesos Periódicos
Método de Tipo de Tipo de clase Tipo de Información Ejecución
reparto coste a de coste objeto de en las
repartir emisora coste emisor partidas

Traspaso Costes Clase de coste Centros de Objetos Traspaso de

periódico primarios origen coste y otros emisor y costes
objetos receptor primarios
(ordenes,
PEP’s…)

Distribución Costes Clase de coste Centros de Objetos Reparto de

primarios origen coste emisor y costes
receptor primarios

Subreparto Costes Clase de coste Centros de Objetos Reparto de

primarios de reparto coste emisor y costes
Costes (secundaria) receptor primarios y
secundarios secundarios
Cierre de Periodos CO
• Se usa para cerrar transacciones, tanto real como plan, a través de la combinación de la sociedad
CO, Año fiscal y versión.

• Elección de transacciones individuales a ser cerradas desde una lista de las transacciones tanto
reales como plan.

• Cierre de transacciones individuales para todos los períodos del año o de todas las transacciones
para solo un periodo.

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12
Traspaso X X X X X X
Distribución X X X X X X
Subreparto X X X X X X
INDICE

1) Introducción Contabilidad de Centros de coste

2) Datos maestros
3) Contabilizaciones reales
4) Planificación de Centros de coste
5) Sistemas de Información
Planificación de Centros de Coste
• La planificación es usada para:
• Analizar el rendimiento de la compañía
• Planificar los gastos que va a recibir un centro de coste durante un periodo
• Monitorizar las desviaciones después del cierre del período a través de la comparación entre los datos
plan y real.

• La planificación de costes puede ser realizada en múltiples versiones en SAP:

• La versión se crea centralmente en el modulo de Controlling y además de en la contabilidad de centros
de coste, puede ser utilizada por varias aplicaciones dentro de CO como CO-PA y PCA.
• La versión es usada para almacenar los datos plan / real históricos así como diferentes escenarios de
planificación. Pueden crearse tantas como se necesiten.
• La versión 00 es la estándar de SAP y es donde se almacenan por defecto los valores reales. Otras
versiones adicionales solo se permiten para planificaciones en la contabilidad de centros de coste.
• Para cada año fiscal, se pueden realizar parametrizaciones a nivel de versión tales como bloqueo de
versión, integración de la planificación con otros componentes CO (Ej.: CO-PA, Ordenes, Proyectos,…),
permitir o no que se pueda copiar la versión,...
• Copia de Versiones: Se utiliza la funcionalidad de copia de planificación para para copiar los datos de
planificación desde una versión de referencia a otra versión destino
• Se puede copiar: Años, periodos, versiones, y centros de coste y también entre diferentes años, periodos y
versiones

• La planificación de costes puede ser realizada en cada objeto de coste.

• La planificación de costes se realiza en el mismo ciclo contable donde las transacciones reales se
producen.
Planificación
• La planificación de Centros de coste distingue entre:
• Planificación de Valores estadísticos:
• Para establecer la base de reparto en el receptor de repartos internos de costes (Subreparto o
Distribución plan)
• Planificación de Clases de Actividad:
• Se establece la cantidad y la tarifa para una clase de actividad.
• La tarifa de la actividad es fijada por centro de coste y clase de actividad.
• Planificación (de valor y cantidad) de clases de coste primarias, secundarias y cuentas de ingresos:
• Se planifican en los centros de coste en los cuales posteriormente se van a registrar los reales

• Layout: son plantillas que facilitan la planificación:

• Existen layouts estándar predefinidos por SAP
• El layout de planificación también puede ser definido en función los requerimientos del usuario

• Perfiles de Planificación: son usados para controlar el proceso de planificación

• Pueden ser asignados varios layouts de planificación a un perfil de planificación

• Procesos Periódicos en Planificación: igual que en las contabilizaciones, en las planificaciones también se
pueden realizar los procesos periódicos para distribuir los importes de planificación de forma adecuada. La
operativa es idéntica que con datos reales pero con datos plan:
• Traspasos Periódicos
• Distribución Plan
• Subreparto Plan
Cierre de Planificación
• Después de que el proceso de planificación se acaba, la planificación debe ser bloqueada para
evitar cambios no autorizados

• La planificación puede ser bloqueada en la versión para bloquear la planificación completa para
todo el año.

• Se pueden bloquear transacciones plan a través de la combinación de la Sociedad CO, año fiscal
y versión.
INDICE

1) Introducción Contabilidad de Centros de coste

2) Datos maestros
3) Contabilizaciones reales
4) Planificación de Centros de coste
5) Sistemas de Información
Sistemas de Información de CeCos
• Para seleccionar y ejecutar los distintos informes del sistema de información de CO podemos
usar el árbol de informes.

• Es un punto de acceso centralizado para las funciones de reporting de la aplicación. Los

informes están organizados jerárquicamente
Sistemas de Información de CeCos
• Algunos de los informes más importantes en la Contabilidad de centros de coste son los
siguientes:

• S_ALR_87013611 - Centros de coste: Real / Plan / Desviación

• S_ALR_87013615 - Centros de coste: Desglose por interlocutor

• KSBT - Centros de coste: Informe de tarifas por clase de actividad

• S_ALR_87013619 - Área: Ordenes / Elementos PEP asignados

• KSB1 - Centros de coste: Partidas Individuales de costes reales

• KSBP - Centros de coste: Partidas Individuales de costes planificados

FIN DE PRESENTACIÓN