Abschluarbeiten fr das Controlling und das Projektsystem

Abschluarbeiten fr das Controlling und das Projektsystem

Captulo

Trabajos de cierre para el Controlling

Alcance de las finanzas internas y
referencia a las finanzas externas
Reclasificar/ valorar
Compensaciones peridicas dentro de las
finanzas internas y liquidaciones en las
finanzas externas
Documentar
Sistemas de informacin
Avisar
Avisos para fines externos e internos
R

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Controlling de gastos generales en R/3

Controlling de gastos generales en R/3

AdquisiFI
cin
externa

COCCA

Material MM

C
e
n
t
r
o

Centros de coste

COCCA

Personal HR
Capital

COPCA

Clases de coste

COABC

AM
COOPA

GK-rdenes
GK-Proyectos
COPC

AA

Inventario de
inmovilizados

COPA

Procesos

Objeto de coste

COPA

Factura SD

COABC

MM

Stock de material

Objetos PA

Clases de ingreso

Abgr.

b
e
n
e
f
i
c
i
o

S
o
c
i
e
d
a
d
C
O

.
.
.

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El Controlling de gastos generales del Sistema R/3 se compone de los apartados siguientes:
Controlling de gastos generales (CO-OM)
- Ledger de clases de costes
- Contabilidad de centros de coste
- Controlling de gastos para rdenes y proyectos
- Controlling de gastos por proceso
Controlling de gastos de producto y produccin
Cuentas de resultado y segmento de mercado
La cuenta de centros de beneficio puede ser utilizada para anlisis de operaciones internas de la empresa desde el
controlling empresarial (EC)

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Unidades organizativas en el sistema SAP desde la perspectiv

Unidades organizativas en el sistema SAP desde la

perspectiva de CO
Mandante

Economa
financiera
Sociedad FI

-Applikationsbergreifende
Einheit (technische Untergliederung)

-Unidad
organizativa de
la contabilidad
externa

Divisin

Sociedad CO
-Unidad organizativa de la contabilidad de
costes

Sociedad PA

-Unidad incluible en el balance (para balances internos)

Logstica

Controlling

-Unidad organizativa de la
cuenta de resultados

Centro de
beneficios
-Unidad organizativa de la contabilidad de
centros de
beneficio

Centro
-Unidad organizativa de la gestin de materiales y del PPS.

Centro de
costes
-Unidad organizativa de la contabilidad de centros de coste

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Desde el punto de vista contable, la empresa se define con ayuda de la sociedad FI y la divisin, mientras que
desde la perspectiva del controlling se define con ayuda de la sociedad CO, sociedad PA y los centros de coste y
beneficio.
La sociedad CO estructura una empresa desde la perspectiva del controlling. La sociedad FI es la entidad jurdica
de la contabilidad financiera, que puede ser idntica a la sociedad CO.
La sociedad PA es una unidad organizativa que dispone de una segmentacin unvoca del mercado.
Adems de estas unidades organizativas, desde el punto de vista del controlling tambin puede tener importancia
la unidad organizativa centro, que representa un centro de produccin o una delegacin de una empresa. El centro
es la unidad organizativa de las aplicaciones gestin de materiales, logstica y planificacin y control de
produccin y se asigna a una sociedad FI, y por tanto tambin a una sociedad CO, a travs de un nivel de
valoracin.

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Asignacin de sociedad FI y sociedad CO

Asignacin de sociedad FI y sociedad CO

Sociedad FI
1

Sociedad

Sociedad

CO

CO

Sociedad FI
..

Sociedad FI
n

Sociedad FI

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Las sociedades FI y CO pueden combinarse entre s de diferentes maneras. Mediante esta combinacin pueden
reproducirse empresas con estructuras organizativas diferentes.
La asignacin de varias sociedades FI a una sociedad CO se conoce como contabilidad de costes multisociedades.
De esta forma pueden ejecutarse en CO imputaciones referidas a varias sociedades FI.

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Combinacin de sociedad FI y sociedad CO

Combinacin de sociedad FI y sociedad CO

Sociedad FI 1

FI

Sociedad FI 2

Divisin 0001
Divisin 0002
Divisin 0003

Divisin 0001
Divisin 0002
Divisin 0003

Ledger de
reconciliacin

CO
Sociedad
CO 1000

Divisin 0001
Divisin 0002
Divisin 0003

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Si en las sociedades FI se trabaja con divisiones, stas tambin se gestionan en la contabilidad de costes.
Si se han asignado varias sociedades FI o divisiones a una sociedad CO, imputaciones multisociedades o
independientes de divisiones dentro del controlling pueden dar lugar a una necesidad de reconciliacin entre la
contabilidad financiera y el controlling. Para esto se emplea el ledger de reconciliacin. Las contabilizaciones de
reconciliacin necesarias en la contabilidad financiera se generan a partir del ledger de reconciliacin.

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Plan de cuentas

Plan de cuentas
Ejemplo: PGC
Contabilidad financiera

Ctas. cont.costes

Capital Gastos Materiales Clases

circulan- neutrales Stocks
de coste
te finan- Ingresos
primarios
ciero y
capital a
corto
plazo

Contabilidad financiera

Clases Clases Stocks de

de coste de coste productos
secunda- secunda- semielarias
rias
borados y
elaborados

Retomar Subrecontabi- parto

lizaciones
de las
periodificaciones
de COFI

Facturacin de
actividad.
Liquidacin de la
orden

Ingresos/ Cierre
Modificaciones de
stock/actividades internas
activas
Retoma de
las contabilizaciones
de COFI

Distrib.

Contabilidad de costes
Controlling de
gastos generales

Controlling de
resultados

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En el plan de cuentas figuran todas las cuentas de la contabilidad financiera y todas las clases de coste de la
contabilidad de costes.
Se trata de un sistema de costes integrado desde la perspectiva de la contabilidad de costes, porque a las cuentas
de gastos e ingresos de la contabilidad financiera les corresponden las clases de coste primarias y de ingreso y a
travs de stas se transfieren las contabilizacionas en tiempo real a la contabilidad de costes.

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Clase de coste

Clase de coste
Cuenta

Clases coste primarios

Clases coste primarios
Clases coste de
periodificacin

Ctas. libro mayor

(Cuentas de mayor)
Ctas. benef.

Ctas. de

Ctas. materiales

Ctas. gastos

existencias
Cuentas contabilizables indir.,
por ej., ctas.de
reconciliacin

Ctas. inmovilizado

Clases coste secund.

Cl. coste de imputacin
Cl. coste de subreparto
Recargos de gastos
generales
Cl. de costes de liquidacin de una orden
Clases de ingresos
Clases de ingresos
Reduccin de ingresos

Cuentas contab.
auxiliar

Acreedoresdeudores
1.000,Ctas. ganancias

Cuentas contabilizables
dir., por ej.
ctas. bancarias

Ctas. deudores
Cuentas de
acreedores
Acreedor 1111
1.000,Cuentas de
gestin del
patrimonio

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Las cuentas de gastos de la contabilidad financiera se gestionan en la contabilidad de costes como clases de coste
primario. Para ello es preciso que las clases de coste primario existan primero como cuenta de mayor en la
contabilidad financiera antes de poder crearlas en la contabilidad de costes.
Las clases de coste primario requieren siempre la imputacin de un objeto de coste, por ejemplo, un centro de
coste.
Las clases de coste secundario se emplean exclusivamente en la contabilidad de costes y no pueden tener una
cuenta de mayor asociada en la contabilidad financiera. Se definen en el controlling.
Si es preciso analizar los ingresos en la contabilidad de costes, stos se gestionan en la contabilidad de costes
como clases de ingresos, de forma anloga a las clases de coste primario. En la contabilidad de centros de coste
los ingresos solamente pueden gestionarse estadsticamente.
En el maestro de materiales, cada clase de coste se asigna a un tipo de clase de coste que determina para qu
operaciones puede emplearse una clase de coste. As, por ejemplo, el tipo de clase de coste 3 (clase de coste de
periodificacin/recargo) se utiliza para imputar costes analticos en el marco del clculo de recargos. Tambin es
posible contabilizar costes primarios (por ejemplo, de FI) bajo estos tipos de clases de coste primario.

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Imputaciones de costes a objetos CO I

Imputaciones de costes a objetos CO I

Emisor

Criterios de distribucin/ Destinatario

criterios de subreparto

Centros de coste de imputacin

"traslado peridico"

bajo la misma ubicacin de

Centro de coste principal
las clases de coste originales orden interna/proyecto

Centro de coste auxiliar

"distribucin"

bajo la misma ubicacin de

Centro de coste
las clases de coste originales orden interna/proyecto

Centro de coste auxiliar

"imputacin interna de
actividades"

bajo utilizacin de las clases

de coste para la imputacin Centro de coste, orden
interna, proyecto, orden PP
empresarial de actividades

Objeto de abono
KST / orden estndar
"periodificacin"
Centro de coste auxiliar/
principal "facturacin de actividad a las tarifas reales"

bajo utilizacin de las clases

Centro de coste
de costes de liquidacin
bajo utilizacin de las clases
de costes de imputacin
Centro de coste
interna de actividades

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Mientras los primeros cuatro mtodos de imputacin de costes arriba sealados solamente pueden ejecutarse en el
controlling de gastos generales, los dos ltimos tambin pueden aplicarse a objetos externos al mismo.
Todas las imputaciones pueden repetirse tantas veces como sea necesario.

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Imputaciones de costes a las finanzas externas

Imputaciones de costes a las finanzas externas

l

Las liquidaciones de las finanzas internas a las

externas se realizan en el caso de:

liquidacin de rdenes de inversin a IEC o a otro

inmovilizado

liquidacin de rdenes de gastos generales a

cuenta de mayor (p. ej., a cuenta de imputacin de
inmovilizados, en caso de utilizacin errnea de FIAA)

Liquidacin del controlling de produccin a la

contabilidad de materiales

Liquidacin de proyectos (se realiza de manera

anloga a la liquidacin de rdenes)

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Ledger de reconciliacin

Ledger de reconciliacin
Ayuda de
navegacin
Informes de
reconc./
Anlisis
de costes

001
001

002

Libro mayor
Contabilizaciones de reconciliacin
Ledger de reconciliacin
...

001

Controlling

002
002

Sociedades
Divisiones

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En el ledger de reconciliacin se renen y compactan los costes de todo el controlling. En el sistema SAP, la
contabilidad de clases de coste se representa mediante el ledger de reconciliacin.
Para contabilizaciones multisociedades e independientes de divisiones en el controlling, el sistema genera
partidas individuales solamente en este rea. Estas informaciones no se transmiten automticamente a la
contabilidad financiera. Con ayuda del ledger de reconciliacin pueden reconciliarse, por ejemplo,
contabilizaciones multisociedades, independientes de divisiones o de reas funcionales con la contabilidad
financiera.
Adems de la reconciliacin del controlling con la contabilidad financiera, el ledger de reconciliacin desempea
las funciones informativas siguientes:
Anlsis de costes de CO de perodos de validez breves
Ayuda de navegacin y acceso al controlling desde la perspectiva de la cuenta de pridas y ganancias.

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Estructura del ledger de reconciliacin

Estructura del ledger de reconciliacin

Objeto

Empresa
colaboradora

Cuenta
Sociedad FI
Divisin
Origen
Tipo de objeto
Clase de objeto
rea funcional
Cuenta
Sociedad
Divisin
Origen
Tipo de objeto
Clase de objeto
rea funcional
Operacin
Indicador de cargo y descargo
Moneda de sociedad CO
Moneda de sociedad FI
Moneda de grupo
Cantidad

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En la figura superior se reproduce la estructura del registro maestro del ledger de reconciliacin.
En el ledger de reconciliacin , las contabilizaciones se gestionan diferencialmente por
Sociedad FI
Divisin
Origen ( clasificacin de la clase de coste)
Tipo de objeto (centro de coste, orden, proyecto, etc.)
Clase de objeto y
rea funcional.
Todos los objetos del controlling (centros de coste, rdenes...) estn asignados fija o dinmicamente a una clase de
objeto. En funcin de la asignacin, cuando se produce una imputacin a un objeto de este tipo, el ledger de
reconciliacin graba un registro de datos para esta clase de objeto. De esta forma se logra una compactacin de
datos muy alta.
En las compensaciones, los campos arriba relacionados tambin se almacenan en el registro de datos para los
interlocutores (emisor o receptor). De este modo es muy fcil, por ejemplo, especificar compensaciones entre
sociedades FI.
Asimismo, los registros se graban diferencialmente segn la operacin empresarial de contabilizacin y en
funcin del cargo y descargo.

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En todos los casos se graban 3 importes de moneda (en la moneda de la sociedad CO, sociedad FI y grupo) y una
cantidad.
El ledger de reconciliacin se actualiza con cada contabilizacin o, alternativamente, mediante contabilizacin
retroactiva.

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Contabilizaciones de reconciliacin

Contabilizaciones de reconciliacin
$500
Sociedad FI:
Clase de objeto:
Sociedad FI:
Clase de objeto:
Operacin:
Cargo/descargo:
Valor:

0001
Gastos generales
001
Gastos generales
traslado
H
$500-

0002
Gastos generales
001
Clase de objeto
Traslado
S
$500+

del
receptor
del
emmisor

Ledger de
reconciliacin

Determinacin
de cuentas
Cuentas PyG:
Traslado interno
Cuentas de
compensacin

Sociedad FI
0001

500

500

500

Libro
mayor
500

Sociedad FI
0002

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Con ayuda de contabilizaciones de reconciliacin puede usted transferir contabilizaciones multisociedades,

independientes de divisin o rea funcional, ejecutadas en el customizing, a la contabilidad financiera y generar
automticamente contabilizaciones de reconciliacin en este rea.
Las contabilizaciones de reconciliacin pueden realizarse en todo momento, si bien es preciso asegurarse de que
se ejecutan despus de la ltima contabilizacin CO relevante.
Los requisitos para las contabilizaciones de reconciliacin son:
Generacin de cuentas de compensacin e imputacin en la contabilidad financiera
Asignacin de las cuentas de compensacin a operaciones empresariales o clases de objeto, o a una combinacin
de ambos.
En el marco de la ejecucin de contabilizaciones de reconciliacin dispone usted de funciones de ayuda, como por
ejemplo, una ejecucin de prueba y una lista detallada.

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Informes de reconciliacin

Informes de reconciliacin
FI

Diferencia
por ejemplo,
sin traslado

Libro mayor

CO

Ledger de
reconciliacin

Informe de reconciliacin
para sociedad FI 0001

OK

Cuenta
400000
415000

FI
200000
500000

CO
150000
500000

Saldo
50000
0

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Para evaluar el ledger de reconciliacin existen a su disposicin informes de clases de coste especiales.
En los informes pueden reflejarse los importes de la contabilidad de costes y del libro mayor.
El ledger de reconciliacin se puede evaluar para la totalidad de aplicaciones y especificar qu costes se han
producido. Los costes pueden analizarse desde las diferentes perspectivas de tipos de objeto, reas funcionales,
clases de objeto, sociedades FI o divisiones.

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Cuenta de resultados contable y analtica

Cuenta de resultados contable y analtica

contable
Objeto PA
Cuenta
800000
808000
890000
550000
231000

analtica
Objeto PA
Plan

Real Cuenta
Plan Real
Volumen de ventas
Ingresos
Ingresos
Reduccin de ingresos
Reduccin de ingresos
Costes de produccin
Costes de material var.
Costes de fabricacin var.
Otros costes de produccin var.
Subreparto centro de coste
Infra/sobrecobertura CC var.
Cuenta de diferencias de precio
Desviacin de precio var. de prod.
Desviacin en cant. var. de prod.
Desviaciones especiales var. de prod.

- Representacin en forma de cuenta

- Reconciliabilidad con contabilidad
financiera a nivel de cuentas

- Representacin en posiciones del esquema

de margen de cobertura
- Reconciliabilidad a nivel superior
(grupos de cuentas y posiciones)

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La cuenta de resultados cuenta con dos procedimientos, que pueden aplicarse individual o conjuntamente:
el procedimiento contable
costes e ingresos se especifican a efectos contables en forma de cuenta. De este modo es posible la
reconciliacin con la contabilidad financiera a nivel de cuenta.
el procedimiento analtico
costes e ingresos se especifican en forma de campos de valor definidos por el usuario. Las clases de coste se
asignan a estos campos de valor. Adems de estos campos, tambin se admiten campos de cantidades. El
empleo de campos de valor permite, independientemente de la contabilidad financiera, desglosar los costes en
varias posiciones individuales donde el usuario lo considere interesante. As, por ejemplo, puede decidir usted
el nivel de detalle con que quiere visualizar las desviaciones de la produccin y poner a disposicin el nmero
de campos de valor correspondiente.
Sin embargo, a raz de esto la posibilidad de reconciliacin con la contabilidad financiera no se da a nivel de
cuentas sino a nivel superior solamente.

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Traspaso de deudores/acreedores

Traspaso de deudores/acreedores
Pedido de cliente SD
Posicin 1 Centro beneficio A 1.000,Posicin 2 Centro beneficio B 2.000,Posicin 3 Centro beneficio C 3.000,-

Contabilizacin en FI
Deudores

FI

a ingresos 1.000,- PC A
a ingresos 2.000,- PC B
a ingresos 3.000,- PC C

1. paso:

ejecutar trabajos de cierre mensual para deudores y acreedores

en FI (deudores y acreedores se desglosan por centros de beneficio)

2. paso:

arrancar programa de transferencia en el centro de beneficio

Deudores
Deudores
Deudores

Centro beneficio A
Centro beneficio B
Centro beneficio C

1.000,2.000,3.000,-

ECPCA

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Para transferir los deudores y acreedores deben calcularse primero los deudores y acreedores a desglosar en la
contabilidad financiera. En este paso, los deudores y acreedores se desglosan por centros de beneficio y
divisiones. Los resultados se almacenan temporalmente y editan en forma de lista.
A continuacin puede usted transferir los datos a la contabilidad de centros de beneficio. Obtendr una lista de
todas las sociedades FI de la sociedad CO activa en ese instante. Marque las sociedades FI y seleccione los
perodos que desea transferir. Los deudores y acreedores se contabilizarn en la contabilidad de centros de
beneficio bajo las cuentas de reconciliacin del libro mayor. En este proceso no se generan documentos de
contabilidad financiera.
Si se seleccionan partidas individuales, en la contabilidad de centros de beneficio se almacena una partida
individual para cada deudor y acreedor.
Despus de la actualizacin se obtiene un log de errores. Los datos actualizados pueden visualizarse mediante
informes estndar en la contabilidad de centros de beneficio. Los informes reflejan el saldo final
correspondiente al perodo seleccionado.
Nota: el programa transfiere primero el saldo abierto final de deudores y acreedores. Asimismo determina el
saldo final del perodo anterior y lo contabiliza con signo negativo. De esta manera, los registros de totales de
cada perodo contienen los movimientos de deudores y acreedores, como es costumbre en la contabilidad
financiera.

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Tcnicas de informes en la contabilidad de objetos de coste

Tcnicas de informes en la contabilidad de

objetos de coste
Informe de clases de coste
Investigacin del producto
Centro 01

Terico

Material A
Material B
Material C

6.000
12.000
5.500

Real

Orden123

6.000
17.500
7.500

Terico

Orden
Orden
Orden

2.800
3.500
2.500

123
345
456

Material B

1.800

3.000

Activ. internas

600

600

Activ. externas

400

400

2.800

Activ. de fbrica
Real

Stock

1.200

4.000
4.500
3.000

Jerarqua de rdenes/
Lista objetos
objetos de coste
Centro 01

Real

Material

Seleccin de rdenes
Material B

Terico

Orden

123

Orden

345

Comprobante Origen
Part.indiv.
individual
Material
Centro coste/
Clase actividad
Elemento PEP
Objeto de coste
Orden

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A la gestin de informes puede accederse bien directamente en el reporting de clases de coste o a travs de la
investigacin del producto, la seleccin de rdenes y la jerarqua de rdenes u objetos de coste.

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Gestin de informes de CO- PA

Gestin de informes de CO- PA

Jerarqua
Jerarqua flexible
flexible
Sociedad FI
Sector
...
A B C

Grupo de
Z artculo
Artculo

Partida individual
Forma de informe
Forma de informe
"forma de escalonado"
"Lista objetos/lista ranking"
Ingresos
- Reducciones de ingresos
Ingresos netos
xx
Z
- HK variable
xx
X
DB I
xx
A
- HK fijo
xx
B
...
...

Reporting de excepciones
yy > 25 TDM
Grupo de artculos A
Artculo 1 yy
Artculo 2 yy
Artculo 3 yy

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Para analizar los resultados de los segmentos de mercado, dispone usted de varios procedimientos:
Formacin de jerarquas flexibles a travs de las caractersticas, navegacin dentro de esta jerarqua y
visualizacin del informe en forma de escalonado mediante los campos de valor y las cuentas.
Especificacin de una lista ranking de segmentos de mercado, ordenados jerarquicamente segn criterios
definidos por usted.
Visualizacin de segmentos de mercado que cumplen determinados criterios para resaltar segmentos
particularmente crticos en el marco de este reporting de excepciones.
En todo momento puede definir usted informes propios con arreglo a sus conceptos y necesidades, pudiendo optar
entre
un informe ad hoc, de definicin muy rpida y sencilla, que le permite analizar informacin especfica y de
forma espontnea, y
un informe con formulario, que incorpora todas las opciones de formatos y visualizacin y se utiliza
fundamentalmente como informe estndar para anlisis que se repiten.

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Resumen-Cierre del controlling y del sistema de proyectos

Resumen-Cierre del controlling y del

sistema de proyectos
Las unidades de organizacin del controlling de
gastos generales y de produccin constituyen la
sociedad CO, que puede incluir datos
independientes de la sociedad, y tambin datos
independientes de la divisin.
Con ayuda del ledger del ledger de reconciliacin,
puede comunicar los datos de las finanzas internas
a las finanzas externas con el fin de realizar una
reconciliacin.

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