SEAL PREVENTIVA PARA DETECTAR EXISTENCIA MINIMA DE

MATERIALES EN LA EEQ. S.A. SUBPROCESO GESTIION DE MATRICULA

INSTRUCTIVO PARA MANEJO DE MATERIALES
1. OBJETO.
Describir los pasos necesarios y responsables para solicitar, egresar y almacenar
materiales de las
bodegas de la Empresa Elctrica Quito S.A., por parte de los grupos de planta y
proveedores de servicios.
2. ALCANCE
El presente instructivo detalla las actividades desde la elaboracin de la solicitud de
materiales en
bodega, hasta la fiscalizacin de su uso.
3. INSTRUCTIVO
3.1 ELABORACIN DE SOLICITUD A BODEGA.
a) Instalaciones y rea Perifrica
De acuerdo a la estadstica trimestral de utilizacin de materiales, el proveedor
efecta
mensualmente la solicitud a travs del Sistema de Bodegas, ingresando su clave
personal. La
solicitud de materiales se efecta antes de la emisin de la orden de instalacin.
b) Clientes Especiales:
Con la Orden de Instalacin, la gua del total de rdenes y el listado de materiales
emitidos por el
sistema SIEE COMERCIAL, personal de la Seccin Tcnica de Clientes Especiales
(STCE), elaboran
la solicitud a travs del sistema de Bodega, para esto debe tener rol y clave de acceso
proporcionada por la Divisin de Bienes y Bodegas.
Una vez realizada la solicitud de Bodega, el Supervisor, Jefe de Seccin, o
Fiscalizador, autorizan la
solicitud, verificando los saldos existentes en bodega y tomando en consideracin si
es para un
servicio nuevo o para mantenimiento, aclaraciones necesarias para el Dpto. de
Contabilidad

3.2 EGRESO FSICO

a) Una Orden de egreso tiene validez de 48 horas, si dentro de este plazo no retira de
bodega los
materiales, la orden se anula automticamente.

b) Verifica que los materiales entregados por bodega sean los que constan en la
orden de egreso.
c) Retira de bodega 500 sellos de color gris, para utilizar en instalacin o
mantenimiento de
medidores para un mes aproximadamente, siendo el personal de bodega
responsables de asignar
los sellos de acuerdo a la cantidad entregada a grupos y proveedores de servicios
d) Retira de Bodega medidores aproximadamente para un mes de utilizacin, los
mismos que son
asignados en Bodega. A travs de la pantalla RAASIG, conforme se establece en el
INSTRUCTIVO PARA CONTROL Y REVISIN ADMINISTRATIVA DE
CONTADORES DE ENERGA
ENTREGADOS A GRUPOS Y PROVEEDORES, CODIGO DC.DDI.751.IN.20.
e) En el caso de retiro de medidores especiales clase 200 A. Se procede a la
programacin del
respectivo software en el Laboratorio de Medidores, segn Subproceso para Control
de contadores de energa elctrica.
3.3 CUSTODIA DE MATERIALES
a) Una vez egresado el material de bodega, se procede al almacenamiento y custodia
interna en la
STCE, bodegas en Agencias perifricas y en bodegas de Proveedores de Servicios
para la utilizacin diaria de los materiales, de acuerdo a programacin de trabajo.
b) De no disponer en bodegas de la Empresa los materiales necesarios para la
instalacin:
Se sustituye con material de similares caractersticas. Adicionalmente en el campo
OBSERVACIONES de la orden de instalacin se registra las modificaciones del
material.
Los Proveedores de servicio, pueden comprar el material que la Empresa no
dispone, mismos que se liquidan a la culminacin del contrato, de acuerdo al listado
de precios unitarios vigentes aprobado por la Gerencia General.

Si no existe material para sustituir, se reprueba la orden de instalacin, con motivo

63: No hay
materiales en bodega; los oficinistas de las reas operativas debern comunicarse
con el cliente y
notificar la novedad presentada.
3.4 UTILIZACIN
Los materiales y contadores de energa deben ser utilizados de acuerdo a lo que se
describe en la orden de instalacin y/o las instrucciones impartidas por su
fiscalizador o jefe inmediato.
3.5 FISCALIZACIN DE SALDOS
De acuerdo a lo que establece el Instructivo para Fiscalizacin de los Trabajos
realizados por los
Proveedores de servicios en la Direccin Comercial, cdigo DC.751.IN.15, cada vez
que el proveedor de servicios solicite el pago parcial y final de su contrato, el
fiscalizador debe revisar administrativa y fsicamente los saldos de materiales que
debe tener el contratista en su bodega.
Para los grupos de planta, el supervisor, jefe de Seccin o Jefe de Agencia, deben
revisar en sus bodegas trimestralmente la existencia de stock suficiente de
materiales.
3.6 REINGRESO DE MATERIALES
3.6.1 SALDO SOBRANTE
Cuando se va a proceder con la liquidacin del contrato, el fiscalizador y el
proveedor de servicios, realiza un balance entre el material egresado y el utilizado.
El saldo sobrante es verificado fsicamente en la bodega del proveedor por el
fiscalizador, si este coincide con lo que se registro en la hoja de liquidacin de
materiales, se procede con el tramite administrativo de reingreso y egreso para el
prximo contrato.
De no coincidir el saldo sobrante, el o los materiales faltantes sern cobrados al
proveedor en base a los precios que se registran en el KARDEX de materiales de la
Empresa.
3.6.2 RETIRADOS DE OTROS SUMINISTROS
Los materiales retirados del cambio de un servicio existente, deben ser reingresados
a la bodega en

funcin de las actividades descritas en el Instructivo Uso y Baja de Materiales

Retirados, cdigo
DC.DDI.751.IN.15.
DESCRIPCION DE LA PROPUESTA A TRAVES DEL PROCEDIMIENTO DEL
FORMATO DE MEJORA CONTINUA

QUE SE HACE?
Se hace la propuesta para optimizar el control del mnimo de existencias en
las bodegas de la EEQ. S.A, a travs de la implementacin de una alerta (por
definir), en el sistema de bodegas.

PARA QUIEN SE HACE?

Este plan de mejoramiento se lo hace para que las Areas involucradas estn
prevenidas y den mayor agilidad a pedido de materiales.

OBJETIVOS ESTRATEGICOS DE LA EMPRESA ELECTRICA QUITO S.A.

Ser social y ambientalmente responsable.

Alcanzar las expectativas de los consumidores.
Alcanzar cobertura plena del servicio.
Generar excedentes econmicos.
Incrementar el valor agregado del servicio.
Potenciar el talento humano para el buen vivir.

MISION:
Proveer a Quito y al rea de concesin, del servicio pblico de electricidad, de
manera eficiente y con responsabilidad social y ambiental, contribuyendo a la
satisfaccin de sus necesidades y de desarrollo.
VISION:
Ser referente en el contexto nacional y regional, por la calidad y eficiencia en la
prestacin del servicio pblico de electricidad y por su aporte al desarrollo al
desarrollo sostenible de la comunidad.
VALORES:
Honestidad:

Rendir cuenta de los actos siempre con la verdad.

No participar en actividades ilcitas.
Ser sincero con uno mismo y con los dems.
Actuar con transparencia manteniendo el ejemplo como principio bsico.

Lealtad:

Obrar en beneficio a los intereses de la institucin.

Ser confiable para la institucin y sus compaeros.
Cumplir acuerdos tcitos y/o explcitos.

Respeto:

Valorar los intereses y necesidades de los dems.

Aceptar y comprender las situaciones de los dems.
Ser tolerante a la posicin y las opiniones diferentes.

Solidaridad:

Colaborar en las actividades de los dems cuando stos lo requieran.

Impulsar el trabajo y el crecimiento de su equipo.
Compartir los conocimientos.

Disciplina:

Cumplir con los compromisos y deberes designados.

Ser puntual.
Ser responsable en el uso de las pertenencias de la institucin.
Realizar las actividades con los mximos estndares de calidad.

Orientacin al servicio:

Impulsar proyectos de mejora continua a fin de mejorar la calidad del

servicio.
Atender al cliente de manera excepcional para obtener su lealtad.
Registrar y solucionar efectivamente las quejas y reclamos de los clientes.
Usar un lenguaje apropiado en el trato con el cliente.

Responsabilidad social y ambiental:

Cumplir con las leyes, instituciones y organismos de control.

Ejecutar proyectos que minimicen el impacto del ambiente.
Apoyar el desarrollo de un ambiente laboral favorable para toda la
organizacin.
Cumplir los acuerdos con los grupos de inters.

2.1.2.1 Anlisis Interno

a. Cumplimiento del Plan Estratgico 2006-2010
b. La evaluacin realizada por los lderes de los procesos y subprocesos, de los
niveles de cumplimiento respecto de los objetivos planteados para el perodo

c.
d.

e.

f.
g.

h.

i.
j.

k.

2006-2010, permiti identificar un cumplimiento general para este periodo

del 98%, respecto de todos los objetivos planteados.
El detalle de resultados se muestra en el anexo 1.
En lo que respecta a la atencin de las expectativas y requerimientos de los
grupos de inters, especficamente consumidores, hay que mencionar que
para el periodo 2006-2010 el enfoque fue mejorar el nivel de satisfaccin en
la provisin y calidad del servicio elctrico, que en el largo plazo se evala
con el ndice de Satisfaccin de la Calidad Percibida (ISCAL) de las
encuestas de la CIER (Comisin de Integracin Elctrica Regional)
Ccuyos resultados fueron positivos, pues se evidencia un crecimiento de 7,5
puntos porcentuales en el ISCAL pasando de 71,2% en 2006 al 78,7% en
2010, lo que se sustent en el mejoramiento de la calidad del producto,
servicio tcnico y servicio comercial,
As como tambin en el mantener adecuados niveles de cobertura gracias al
cumplimiento del plan de expansin.
En alineacin a los objetivos del Plan Nacional para el Buen Vivir, en lo que
respecta a la provisin del servicio elctrico, y, considerando que los
parmetros de percepcin difieren entre quienes cuentan con el servicio y
quienes no cuentan con l, para el periodo 2011-2015 se establecen 2
objetivos.
El primero tendiente a mejorar la calidad del servicio elctrico en el grupo
que lo posee, y el segundo orientado a proveer de este servicio a la
comunidad no electrificada y atender el crecimiento promedio anual de la
demanda de aproximadamente 4,5%, sin afectar los niveles de cobertura,
que segn los datos del censo poblacional 2010, son del 99,4% en toda el rea
de concesin, lo que significa 99,8% y 96,5% en el rea urbana y rural
respectivamente, datos que constan como lnea de base para GUA
ESTRATGICA EEQ 2011-2015
El objetivo de maximizar la poblacin con servicio sobre la base del
cumplimiento del plan de expansin en el periodo 2011-2015.
Tambin se ha dado nfasis en los factores que afectan a la fuerza de trabajo,
tales como prcticas de compensacin justas, reconocimiento, incentivos,
identidad estratgica, capacitacin y una adecuada comunicacin y en las
polticas de retribucin establecidas en la contratacin colectiva aplicadas
mediante el Reglamento de Escalafn vigente, la determinacin de los
factores clave que afectan la satisfaccin de la fuerza de trabajo, se realiza a
travs de las siguientes dimensiones:
Credibilidad, Respeto, Imparcialidad, Camaradera y Orgullo, que son
parte del modelo de Great Place to Work, que mide el ndice de Ambiente
Laboral. Indicador que se considera para la valoracin de cumplimiento de
los objetivos asociados a Colaboradores en nuestro Plan Estratgico y que
para el ao 2008 registr un resultado de 63,9%.

l. Los resultados obtenidos en el periodo 2006-2010 orientan la definicin de

propuestas para las metas e indicadores de la Gua Estratgica actualizada,
los cuales se acordaron previamente con los colaboradores directamente
involucrados en los procesos organizacionales,
segn indica el
Procedimiento de Comunicacin para Fortalecer la Gestin Institucional,
Cdigo ATG.AC.423.PRN.01.
m. Cabe indicar que tambin se revis la estructura del Plan Estratgico 20062010. En la parte pertinente a la alineacin por procesos de los objetivos, se
decide mantener, mediante cuadros similares al del Grfico No. 5, la
estructura de relacin de objetivos, metas, indicadores de evaluacin,
responsables de cumplimiento y estrategias. Los cuadros diseados, de
conformidad con los compromisos asumidos por los diferentes procesos
organizacionales, constan en detalle en el anexo 4.
n. Grfico No 5: Estructura para la alineacin por procesos de los objetivos.
Planificacin Integral.
o. La Empresa Elctrica, desde 2006, realiza un proceso de planeacin
permanente, sin embargo este proceso no es del todo integral, pues existen
varias reas que realizan la recopilacin de los planes y programas,
presupuestos, y elementos de corto plazo de la Gua Estratgica, los cuales
no son articulados adecuadamente lo que causa a futuro problemas entre lo
que se planific operativamente, es decir entre los Planes Operativo y de
Mejoramiento Anual, con los Presupuestos y Gua Estratgica.
p. El problema se ha generado ya que no existe definida una metodologa para
la planificacin que vaya desde los niveles estratgicos hasta los niveles
operativos y de ejecucin. El Procedimiento de Comunicacin para
Fortalecer la Gestin Institucional, Cdigo ATG.AC.423.PRN.01, da los
lineamientos base respecto de quienes deben participar en el proceso de
planeacin, cmo se realiza la integracin y consolidacin de los planes y
presupuestos hasta ser entregados, as como tambin GUA ESTRATGICA
EEQ 2011-2015

USO DE LA MATRIZ FODA APLICADO AL SUBSISTEMA DE CONTROL

DE MATERIALES EN LA E.E.Q. S.A.

FORTALEZAS
- Optimo recurso tecnolgico
- Personal profesional
- Sistema de calidad implementado

DEBILIDADES
- Falencias en capacitacin
- Dispersin de infraestructura
- Prolongado tiempo para compras

OPORTUNIDADES
-Buscar mayor capacitacin en el
Sistema de Compras Pblicas
-Desarrollo del Sistema de Gestin
de Calidad
-Crecimiento de la demanda en el
rea de concesin

AMENAZAS
- Unificacin de Empresas Elctricas
- Influencias polticas en la gestin
-