Coordinación de Tecnologías de la Información

TÉRMINOS DE REFERENCIA

PARA ARRENDAMIENTO DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE

TALLERES Y COMBUSTIBLE

Riobamba, 10 de febrero de 2022

1. ANTECEDENTES.

Según dicta la “Resolución Nro. 72 del Servicio Nacional de Contratación Pública; Registro
Oficial, Edición especial Nro. 245 de 29 de enero de 2018, última modificación: 25 de junio de
2019 estado: reformado”

“CAPITULO II.- DE LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, TÉRMINOS DE REFERENCIA Y EL

ESTABLECIMIENTO DE PLAZOS Y TÉRMINOS QUE FORMAN PARTE DE LOS PLIEGOS PARA LOS
PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN PUBLICA”.

“SECCIÓN I.- ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y TÉRMINOS DE REFERENCIA” “Art. 105.-

Formulación de las especificaciones técnicas y términos de referencia.- Antes de iniciar un
procedimiento de contratación pública, la entidad contratante deberá contar con las
especificaciones técnicas de los bienes o rubros requeridos; o, los términos de referencia para
servicios, incluidos los de consultoría, de conformidad con lo que establezcan los análisis,
diseños, diagnósticos, o estudios con los que, como condición previa, debe contar la entidad
contratante”.

La Constitución de la República del Ecuador en el art. 227 prescribe que “La administración
Pública constituye un servicio a la colectividad que se rige por los principios de eficacia,
eficiencia, calidad, jerarquía, desconcentración, descentralización, coordinación, participación,
planificación, transparencia y evaluación”.

Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, publicada en el Registro Oficial
Suplemento No. 395 de 4 de agosto del 2008 y sus reformas, publicadas en el Segundo
Suplemento del Registro Oficial No. 100 de 14 de octubre de 2013, determina los principios y
normas para regular los procedimientos de contratación para la adquisición o arrendamiento
de bienes, ejecución de obras y prestación de servicios, incluidos los de consultoría, que
realicen las entidades previstas en el art. 1 de la Ley en mención.

El Honorable Gobierno Autónomo Descentralizado de la Provincia de Chimborazo cuenta con

la Dirección de Talleres, Coordinación de Bodega, Coordinación de Mantenimiento y Servicios
Generales, Coordinación de Tecnologías de la Información las cuales trabajan en conjunto para
poder solventar las necesidades de mantenimiento y despacho de combustibles para los
vehículos institucionales, el despacho de combustible se lo realiza de forma manual
registrando en hojas lo que se carga a cada vehículo, los mantenimientos no se los tienen

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automatizados lo que ocasiona pérdida de tiempo y mal control, se tienen en el Sistema de
Bodega los repuestos y suministros que se va a entregar para los mantenimientos de los
vehículos, pero de forma independiente a la gestión y administración de los mantenimientos,
razón por la cual no se puede tener reportería de cada vehículo, es necesario realizar la
Contratación de un sistema que permita llevar de forma automática la ADMINISTRACIÓN DE
TALLERES Y COMBUSTIBLE lo que permitirá mejorar la gestión, mantenimientos y control de
los vehículos institucionales, asegurando la vida útil de los mismos actualmente no tenemos
una aplicación que permita este trabajo que mejora el desempeño de las Coordinaciones de
Bodega, Talleres, Movilización y Servicios generales.

2. OBJETIVO DE LA COMPRA

2.1 GENERAL.

Realizar el arrendamiento del sistema de administración de talleres y combustible.

2.2 ESPECÍFICOS

 Contar con un sistema de Administración de talleres y combustible para

mejorar la gestión
 Mantener el control del entorno de talleres y Combustibles
 Reducir los costos, mediante soluciones tecnológicas dedicadas a administrar,
supervisar y contabilizar la administración de talleres y combustible.

3. ALCANCE

El arrendamiento del sistema de administración de talleres y combustible. Se realizará en la

Infraestructura de TI de la Coordinación de Tecnologías de la Información, el Proveedor
instalará el aplicativo en la infraestructura institucional y se realizará una capacitación para el
manejo del mismo.

4. METODOLOGÍA DE TRABAJO

 El proveedor proporcionará el servicio en los servidores de la

institución para lo cual solicitará que el encargado de
infraestructura instale y configure el sistema, asignará las claves
de administrador a la persona encargada del HONORABLE
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO DE LA PROVINCIA DE
CHIMBORAZO para el proceso.
 Se mantendrán reuniones de trabajo del Proveedor y los
Coordinadores de Tecnología de la Información, Bodega y Talleres
para iniciar el proceso de carga de información requeridos para la
utilización del sistema
 Se realizará el pago del arrendamiento por el plazo de 12 meses

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una vez que se firme el Acta de Inicio del servicio por parte del
responsable del proceso, fecha desde la cual correrá el plazo del
arrendamiento.

5. INFORMACIÓN QUE DISPONE LA ENTIDAD

La Prefectura de Chimborazo, cuenta con la información relevante de la

Coordinación de Talleres, Tecnología de la Información, Bodega.

6. PRODUCTOS O SERVICIOS ESPERADOS

ARRENDAMIENTO DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE TALLERES Y COMBUSTIBLE

CPC: 733100011
Descripción del servicio requerido:

El arrendamiento es por 12 meses, incluye el Sistema de administración de talleres y

combustible, búsqueda, reportaría alojados en la Infraestructura de la Institución.
Garantía Técnica por 12 meses Soporte 24/5, vía llamada telefónica, soporte remoto,
de ser necesario en sitio.

Se firmará un acta de confidencialidad de la información entre la entidad contratante y

el proveedor del arrendamiento, al finalizar el servicio se tendrá la opción de
renovación o compra; para lo cual culminado el plazo del servicio se entregará la
información que se encuentra en el sistema y la base de datos al Contratante.

Una vez finalizado el plazo del servicio contratado la entidad contratante podrá
continuar por el lapso de 12 meses realizando las búsquedas y el acceso a la
información que se encuentre en la base de datos del sistema y visualizar los reportes.

Si la entidad contratante no continuara con el servicio el Contratista pondrá a

disposición de la entidad contratante la información cargada en el sistema en la
infraestructura del HONORABLE GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO DE LA
PROVINCIA DE CHIMBORAZO.

 Descripción de los Módulos

Para la solución del cliente se propone la utilización de módulos con las siguientes
características.

Arrendamiento del sistema de administración de talleres y combustible

1. Módulo Órdenes de Trabajo

• Creación de órdenes de trabajo para vehículos livianos
• Creación de órdenes de trabajo para vehículos pesados

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• Creación de órdenes de trabajo para vehículos maquinaria
• Editar órdenes de trabajo

2. Módulo Bodega de Repuestos

• Ingreso de productos a bodega del software de talleres con un código propio
relacionado al código del SINFO
• Ingreso a bodega interna con un detalle y vehículo al que corresponde de acuerdo a
las placas
• Egresos de bodega cuando haya devoluciones del repuesto, el proceso del SINFO se
mantiene y existirá una opción en el software para hacer el egreso interno

3. Plan de mantenimiento
• Creación del plan de mantenimiento de acuerdo al kilometraje/horas recorridas de
acuerdo a lo que corresponda
• Edición del plan de mantenimiento

4. Modulo registro de despacho de combustible

 Interface de comunicación con rastreo satelital
• Vía web service tomar el campo placa, kilometraje y con ello calcular una proyección
del uso del combustible.

7. PRESUPUESTO REFERENCIAL
Para el análisis se toma en cuenta las proformas presentadas por los proveedores por
lo tanto el presupuesto referencial se detalla a continuación:
N° Descripción Cantidad Precio TOTAL
Unitario
 1 ARRENDAMIENTO DEL SISTEMA DE 1 $6.250,00 $6.250,00
ADMINISTRACIÓN DE TALLERES Y
COMBUSTIBLE
Por 12 meses

El presupuesto referencial está registrado SIN IVA.

El presupuesto está tomado del informe de cálculo de presupuesto referencial
realizado conforme a la Resolución Nro. RE-SERCOP-2016-0000072 de 31 de agosto de
2016 (reformada).

8. PLAZO DE EJECUCIÓN: Parciales y/o total

El plazo de ejecución es de 12 meses contados desde la fecha de suscripción del Acta

de Inicio del servicio. El servicio iniciará inmediatamente concluya el actual
contratado.

9. FORMA Y CONDICIONES DE PAGO

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El pago se realizará una vez que se realice la Firma del Acta de inicio del servicio y se
entregará garantía técnica por el tiempo del arrendamiento

10. LUGAR Y FORMA DE ENTREGA

● LOCALIDAD DEL SERVICIO

El servicio se lo realizará en la infraestructura de la institución.

11. PERSONAL TÉCNICO / EQUIPO DE TRABAJO / RECURSOS

11.1 PERSONAL TÉCNICO MÍNIMO:

Para que el oferente pueda participar en el proceso de contratación debe contar con el
siguiente personal:
 
Nivel de Fuente o medio de
Nro. Función Cantidad estudio Titulación académica verificación
Ingeniero o Licenciado en Copia simple del
1 Líder del Proyecto 1 Tercer Nivel Informática, redes, sistemas o a título o del registro
fines en el SENESCYT

12. GARANTÍAS

Garantía Técnica del servicio

13. VIGENCIA DE LA OFERTA.

La oferta estará vigente 90 días.

14. ADMINISTRADOR DE LA ORDEN DE TRABAO

El Administrador de la Orden de Trabajo será el Coordinador de TIC.

15. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

● Cumplir con el arrendamiento según plazo establecido.

● Cumplir estrictamente con las obligaciones derivadas de los términos de referencia
y su oferta.
● Cumplir con la carta de responsabilidad de seguridad de la Información cargada en
el sistema.
● Designar una persona de contacto, por parte del contratista, responsable de
solucionar cualquier inconveniente o requerimiento que pudiera presentarse con el
sistema.

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● Instalar el Sistema en la infraestructura de TI del Honorable Gobierno Autónomo
Descentralizado de la Provincia de Chimborazo
● El/la contratista deberá mantener una comunicación escrita con el responsable del
proceso, quien estará presto a solventar cualquier inconveniente hasta la puesta
en marcha el sistema en la infraestructura institucional.
● El contratista será responsable del mantenimiento del Sistema en caso de requerir
durante el plazo del arrendamiento según requerimiento del Honorable Gobierno
Autónomo Descentralizado de la Provincia de Chimborazo mientras dura el servicio
● El contratista deberá presentar un informe de la Implementación, Manual de
usuario, para el pago una vez que se firme el acta de inicio del servicio.

16. OBLIGACIONES DEL CONTRATANTE

● El honorable Gobierno Autónomo Descentralizado de la Provincia de Chimborazo

brindará todas las facilidades necesarias para garantizar el cumplimiento de la
orden de trabajo.
● Otorgar al contratista las facilidades necesarias para la implementación del sistema
en la infraestructura institucional.
● Designar a una Bodega y de Movilización para las actividades de la Orden de
Trabajo.
● Verificar las características del arrendamiento según los términos de referencia.
● Realizar el pago de conformidad a lo establecido en el término de referencia
● Designar un Responsable para el proceso

17. TERMINO PARA SOLUCIÓN DE PROBLEMAS O PETICIONES. (# DE DIAS)

Dar solución a las peticiones y problemas que se presentaren en la ejecución de la

orden de trabajo, en un plazo de 5 días contados a partir de la petición escrita
formulada por el contratista.

FIRMAS DE RESPONSABILIDAD:

Elaborado Ing. Jaime Asqui Revisado y Ing. Byron Soto

por: Aprobado por:
Cargo: Técnico de Tecnologías de la Coordinador de
Información Tecnologías de la
Información

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