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ANEXO 18

PLAN DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD (P.A.C.)


REQUISITOS DEL PLAN DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD
INDICE PLAN DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD
Anlisis del Proyecto
1.1.- Anlisis de la documentacin
1.2.- Identificacin de los requisitos
1.3.- Identificacin de actividades y servicios
1.4.- Identificacin de los requerimientos de obra
1.5.- Identificacin de las necesidades de acopios
1.6.- Interfases Estructura y Organizacin
Control de la documentacin
Compras. Materiales y productos
Recepcin de las compras
Emisin de Procedimientos e Instrucciones
Procedimientos generales
Colaboraciones externas
Inspecciones y ensayos en el proceso
No Conformidades.
Acciones correctoras
Identificacin y trazabilidad
Auditoras de calidad
Informes
PLAN DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD El contenido del P.A.C., a ofertar,
debe contener los requisitos que a continuacin se indican: Anlisis de los
distritos, Estructura y Organizacin, Control de la documentacin, actividades,
servicios, compras, materiales y productos, Recepcin de las compras Acopios,
Almacenamiento y manejo Emisin de Procedimientos, Colaboraciones externas
Inspecciones y ensayos en el proceso, controles y pruebas finales equipos de
medida, No conformidades. Acciones correctoras Identificacin y trazabilidad
Auditoras de calidad, Informes al Direccin Derecho de acceso El ofertante
podr incluir, si lo desea y dispone de ellos, otros documentos como Manual de
calidad, Procedimientos, etc., que ayuden a la presentacin de su Sistema de
Calidad. A continuacin se expresan, para cada uno de los requerimientos
indicados, el alcance y contenido exigidos en el P.A.C. a presentar. Al desarrollar
el Esquema Director de la Calidad, se redactar el P.A.C., con el alcance que,
para cada uno de los requerimientos, tambin se detalla en los apartados
siguientes:

El licitador estar obligado a permitir el libre acceso a: sus instalaciones y a las de


sus suministradores y subcontratistas, especialmente, la documentacin
relacionada con el P.A.C.
Para el P.A.C, siempre se entender que las exigencias expresadas para cada
uno de los requerimientos son las mnimas pedidas al licitador, quien lgicamente
las puede ampliar pero en ningn caso reducir.
1.- ANLISIS DEL PROYECTO El licitador establecer, en este epgrafe, su
compromiso de ejecutar el contrato, de acuerdo con los requisitos exigidos en el
pliego de condiciones. Expresar su conformidad con las exigencias mnimas
establecidas en el Pliego de condiciones y su compromiso de aceptacin o, por el
contrario marcar nuevos niveles de exigencia que, lgicamente, siempre han de
ser superiores. Su contenido ser el siguiente: 1.1.- Anlisis de la documentacin.
En el P.A.C. se expondr el resultado del anlisis de la documentacin,
fundamentalmente dirigido hacia: la comprobacin de que se dispone de toda la
documentacin necesaria, el anlisis de la documentacin de los distritos, a partir
del cual se reflejar el grado de definicin de los diferentes documentos, as como
las indefiniciones y las contradicciones. 1.2.- Identificacin de los requisitos. En el
P.A.C. presentado: Se resumirn los requisitos ms importantes, a criterio del
licitador, exigidos para la operacin de los distritos. 1.3.- Identificacin de
actividades y servicios Se relacionarn las actividades y servicios que, por su
importancia, a criterio del licitador, se sometern al P.A.C. El licitador relacionar
las actividades y servicios que estime deben ser sometidos al P.A.C.,
comprometindose a someterlos a dicho Plan. Asimismo, el licitador incluir un
listado de las actividades que elija para someter a criterios de trazabilidad. Se
definirn con toda precisin las anteriores actividades y servicios que sern
sometidos al Sistema de Calidad. La relacin final ser aprobada por el Gerente
de los distritos. 1.4.- Identificacin de las necesidades de adquisicin de
materiales y equipos. En el P.A.C. El licitador relacionar los materiales y los
equipos que se requieran para la ejecucin de las obras de conservacin y
operacin del distrito, segn el Programa de administracin y operacin anual de
los distritos. La relacin final deber ser aprobada por el Gerente de los distritos.
1.5.- Interfases Las interfases pueden ser de dos tipos: Interfases de organizacin:
relativas a la "actuacin de los diferentes participantes, responsables, personas,
equipos, o empresas colaboradoras" y las Interfases materiales o tcnicas:
relativas al estado de las obras del distrito y su funcionamiento. En el P.A.C. Se
definirn con la mayor precisin posible, el tratamiento de las interfases:
Organizativas: Se deben describir las disposiciones que definan las relaciones
entre los participantes, concretando los aspectos de responsabilidad, transmisin
de documentacin, cauces de comunicacin, reuniones, etc. Materiales: Se
deben describir las disposiciones para verificar la coherencia entre los documentos
tcnicos que manejados durante la operacin de los distritos. 2.- ESTRUCTURA Y
ORGANIZACIN En el P.A.C. El licitador deber expresar formalmente la
Organizacin que piensa establecer para la ejecucin del contrato, as como la
Organizacin de la Unidad de Aseguramiento de la Calidad dentro del esquema
general organizativo de la Empresa. Esta organizacin se completa con la
descripcin de las funciones de cada uno de los cargos de la empresa. La unidad

de Aseguramiento de la calidad deber velar que la Organizacin de la empresa


operadora de los distritos se ajuste al Manual administrativo y de funciones y de
operacin y conservacin de los distritos que se establezca, ajustando los actuales
existentes de los distritos. Deber tenerse en cuenta los requisitos profesionales y
de experiencia de los diferentes cargos de la empresa. 3.- CONTROL DE LA
DOCUMENTACIN En el P.A.C. El licitador describir, en este epgrafe, el
tratamiento que dar a la documentacin. Esta puede dividirse en tres bloques: el
de administracin, operacin y conservacin de los distrito, generada como
consecuencia de la prestacin del servicio de riego y drenaje y el mantenimiento
del sistema,
el de la ejecucin de la actividades relacionadas con los
agronegocios que se implementen en los distritos y el relativo a la calidad. En el
primero, se incluye la documentacin que se genera como funcionamiento de los
distritos como por ejemplo: Registro General de de Usuarios R.G.U, solicitudes y
Resoluciones de inscripcin en el R.G.U, documentos de ttulo de propiedad,
planos individuales, etc, Programa de administracin y operacin. En el segundo,
la documentacin relacionada con los agronegocios, productos, proveedores,
acciones ambientales, cultivos, etc. En el ltimo, estar incluida la documentacin
de Calidad, propiamente dicha, como por ejemplo: P.A.C, Programas de
Inspeccin y monitoreo, Procedimientos e instrucciones Auditoras, Informes, No
Conformidades, Fichas tcnicas. Para cada uno de estos bloques, el licitador
deber definir quin es el responsable de la emisin, aprobacin, distribucin y
archivo, revisin. El licitador definir, con absoluta precisin, el tratamiento que
piensa dar a la documentacin, en orden a asegurar que, todos los participantes
en la ejecucin, dispongan, en cada momento, de la documentacin adecuada,
evitando los errores que se derivan de la utilizacin de datos equivocados. 4.COMPRAS, MATERIALES, EQUIPOS Y PRODUCTOS En el P.A.C. el licitador
describir el tratamiento que dar a las compras de materiales y productos, El
tratamiento debe abarcar la previsin de las compras, peticin de ofertas, con sus
especificaciones, seleccin y pedido, asignacin de la responsabilidad para
efectuar cada una de las operaciones y para realizar la supervisin o control de las
mismas, organizacin de la supervisin de las compras. Se establecern
Procedimentos de recepcin de cada uno de los materiales 5- EMISIN DE
PROCEDIMIENTOS E INSTRUCCIONES 5.1.- Procedimientos generales Se
entender como Procedimiento el documento en el que se describe, de forma
secuencial, la manera de realizar un conjunto de operaciones simples que
componen un determinado proceso. Por su contenido, pueden agruparse los
Procedimientos en: organizativos, que regulan aspectos de organizacin y
funcionamiento del Sistema de Calidad (archivo, compras, subcontratacin, etc.).
tcnicos, que regulan los procesos de funcionamiento de los distritos y productivos
relacionados con los agronegocios que se establezcan en los distritos. 5.2Desarrollo de la construccin y procedimientos especiales El contratista deber
precisar el nombre del responsable de la preparacin de los Procedimientos
constructivos, el cual deber definir los mtodos de ejecucin, los criterios a
aplicar, la secuencia de las operaciones a realizar, los equipos necesarios, las
condiciones de ejecucin, los controles internos. En el P.A.C. El licitador deber
describir la metodologa que aplicar para la redaccin de los contenidos de los
Procedimientos o Instrucciones, definicin de competencia para la aprobacin y

firma, emisin y distribucin. 6.- COLABORACIONES EXTERNAS En el P.A.C.


El licitador deber describir, en este epgrafe, el tratamiento que dar al proceso
de utilizacin de colaboradores externos, en la realizacin de determinadas
actividades en los distritos, tales como entes territoriales, empresas financiadotas,
etc. En un sentido amplio, describir: ofertas institucionales a acceder, los
recursos a gestionar, los convenios a celebrar, etc. 7.- INSPECCIONES Y
MONITOREO. En el P.A.C. se debern incluir la frecuencia y los Programas de
monitoreo e inspeccin, las actividades a controlar que son de cuatro tipos: de
operacin, conservacin, productivas y ambientales, de acuerdo a las Guas
Ambientales para la construccin de proyectos de adecuacin de tierras.
8.- EQUIPOS DE BOMBEO El establecimiento de una metodologa, para el
manejo de estos equipos debe ajustarse al Manual de Operacin de los distritos,
objeto de la contratacin. Para ello, se realizar un inventario de estos equipos,
donde figuren sus identificaciones. Se abrirn unas fichas individuales en las que
se expresen las fechas de las calibraciones y verificaciones efectuadas, as como
de las previstas. En resumen, el proceso contendr la descripcin de todas las
operaciones de mantenimiento y calibracin de estos equipos. 9.- NO
CONFORMIDADES. ACCIONES CORRECTORAS Durante el desarrollo del
contrato se pueden producir No Conformidades, que deben ser controladas y
resueltas. Una No Conformidad se produce en actividades, en las cuales, el
resultado obtenido, en cuanto a calidad, es discrepante con lo establecido o
exigido por los documentos contractuales. Es por esto, que el propio Sistema de
calidad, adems de tener capacidad suficiente para detectar incumplimientos,
debe establecer un adecuado control sobre ellos. 10.- IDENTIFICACIN Y
TRAZABILIDAD El Operador deber indicar las actividades sometidas a
trazabilidad y sealar el sistema que permita identificar el comportamiento de las
mismas tomando como referencia la historia de los datos histricos de los distritos,
a lo largo del tiempo de su funcionamiento. El Operador debe, asimismo prever los
Sistemas de supervisin necesarios, para asegurar que los controles de las
actividades se efecten realmente y que la aceptabilidad de las mismas pueda ser
comprobada. Asmismo, el Operador conservar el expediente debidamente
archivado para demostrar que: el P.A.C. se ha desarrollado correctamente y
permite verificar que se cumplen las actividades de acuerdo a los Manuales y
procedimientos establecido y a las exigencias contractuales, las No
Conformidades han sido detectadas y se han realizado las medidas correctoras,
se han realizado las auditoras. Ello implica archivar los documentos referentes a
la documentacin de base, los controles y monitoreos, los expedientes de
disconformidad Se deber establecer un sistema de archivo, que permita el fcil
acceso, que evite las prdidas y los deterioros y que permita la conservacin fsica
del archivo durante diez aos. 11.- AUDITORAS DE CALIDAD Todo P.A.C.,
como todo Sistema de Calidad, debe incluir un mecanismo que permita controlar
al propio Sistema y, en funcin del anlisis, proceder, tanto a la evaluacin del
logro de los objetivos de calidad planteados, como a la correccin del proceso, si
fuera necesario, como a la modificacin y mejora del Sistema de Calidad utilizado.
La logstica de las auditoras exige considerar los siguientes aspectos: A. El
proceso de Auditora debe verificar y evaluar: que todos los aspectos del
P.A.C., que todos los Procedimientos y que todas las exigencias contractuales se

cumplen, que el P.A.C. funciona correctamente, si sus acciones correctoras se


aplican o no, si, al cabo de un tiempo, las aspectos auditados negativamente son
reauditados. B. Las auditoras deben evaluar: las actividades, los servicios
prestados y las obras efectuadas. Los Procedimientos, instrucciones y prcticas
desarrollados con el fin de asegurar la calidad. Los documentos y expedientes de
calidad. C. Las auditoras deben ser desarrolladas, mediante procedimientos
establecidos y en base a pautas (listados) de comprobacin, por personas
cualificadas, formadas al efecto e independientemente de los responsables
de lo auditado. El personal responsable, al mximo nivel, de las auditoras, que
ser independiente de la produccin, deber analizar los resultados y hacer las
propuestas derivadas de los mismos. Para cumplir con lo anterior, un programa de
auditora deber definir: el mbito o los campos a auditar, la estrucutra orgnica
del equipo de auditora, el responsable del nombramiento de los auditores, el
perfil profesional, competencias, responsabilidades y dependencias del auditor, el
mecanismo, la sistemtica y la frecuencia de celebracin de las auditoras, la
documentacin, los informes generados y el sistema de transmisin de los
mismos, los mtodos para implantar, exigir y comprobar el establecimiento de las
medidas correctoras, que establecern el registro de las mismas y las fechas de
implantacin, las propuestas de revisin general del Sistema. En el P.A.C., El
licitador describir el mecanismo que se compromete a implantar en obra y
expresar, en su caso, los disponibles a nivel de empresa. En el P.A.C.El
adjudicatario precisar, en todos sus extremos, la metodologa necesaria para
cumplir lo antes sealado, efectundose, al menos, una auditora al ao para cada
uno de los requerimientos, durante el resto del contrato. 12.- INFORMES. En el
P.A.C. El licitador expresar el compromiso de suministrar los informes cuya
presentacin exige este apartado, as como los que, adems, se exija en el Pliego.
Asimismo, se definirn los tipos de informes, que se indican a continuacin:
Bimensuales: Contendr las actividades de administracin, operacin y
conservacin y de caracter productivo y financiero de los distritos: 12.1 Con
relacin a la Administracin: Ejecucin presupuestal, avance del recaudo de
tarifas, avance del recaudo de cartera (por tarifas), discriminando las cuentas por
cobrar mayores a 30, 90, 180 y 360 das y estados financieros del distrito. 12.2
Con relacin a la operacin: Plan de riego, volmenes de agua suministrados,
avance del plan de cultivos, eficiencias en el uso del agua, datos estadsticos
actualizados e Informes sobre el Registro General de Usuarios R.G.U,
hacindose nfasis en las novedades.12.3 Con relacin a la conservacin:
Programa propuesto, avance del Programa de conservacin que incluya relacin
de las obras que se realicen por contratos y las ejecutadas por administracin
directa y Plan de Manejo Ambiental.12.4 Presentar informes semestrales de
Gestin y Ejecucin de Actividades del distrito. 12.5 Presentar Informes anuales
de Actualizacin del Registro General de Usuarios y el respectivo mapa predial
actualizado. Informes Puntuales y ocasionales Se ocuparn de todas las
cuestiones derivadas de No Conformidad y acciones correctoras lo necesario, en
otros casos.