INFORME DE RETROALIMENTACIÓN AUDITORIA DE OTORGAMIENTO

ICONTEC. 23 de septiembre de 2012

PROCESO DIRECCION ESTRATEGICA

OBSERVACIONES: REVISION POR LA DIRECCION:
 Establecer los parámetros de la revisión por la dirección, la norma no exige procedimiento, pero si
debe quedar un acta y que se vea el orden del día.
 En el acta deben quedar identificadas las decisiones y acciones de la alta Gerencia,
recomendaciones para la mejora, necesidades de recursos, cambios que podrían afectar al
sistema, en pocas palabras lo que puede afectar la empresa
 Tener en cuenta que parte de la información de entrada son los resultados de los productos no
conformes y las sugerencias, quejas y reclamos.
 El taller se encuentra muy desordenado, hay combinación de chatarra con equipos, se deben
designar lugares para la chatarra, para los equipos dañados, para los gases, etc, dijo que podría
seguirse el ejemplo del estante grande, pero quitando unas sogas que estaban colgando.
 Deben tener un listado de los requisitos legales que aplican a la empresa y como los cumple,
ejemplo en el proceso de sandblasting como dan tratamiento a las partículas generadas en el
proceso?

PLAN DE ACCION ICONTEC:

a). Complementar la revisión por la dirección efectuada en agosto de 2011, teniendo en cuenta la
información de entrada del análisis del producto No conforme siguiendo los lineamientos del
procedimiento de dirección por la revisión PD. –DRE-E
(Fecha Implementación: 03/10//2011)

1. Adición a la metodología actual de Revisión por la Dirección:

1.1 Modificar el Procedimiento Revisión por la Dirección PD1-DRE-E, teniendo en cuenta los
requisitos de la norma.
Fecha Implementación:
03/10/2011

1.2 Elaborar listas de chequeo donde se documente el paso a paso para realizar la revisión por la
Dirección, teniendo en cuenta los requisitos del capítulo 5.6 de la norma.
Fecha Implementación:
04/10/2011

1.3 Redactar un documento “Compromiso con la Eficacia del SGC” donde el Director General
manifiesta aumentar el nivel de exigencia ante los compromisos adquiridos por los líderes de proceso,
mediante reporte negativo a la evaluación de desempeño cuando se generé incumplimiento.
Fecha Implementación:
08/10/2011

1.4 Divulgación por parte del Director General de la nueva metodología de la Revisión por la
Dirección y del documento “Compromiso con la Eficacia del SGC”.
Fecha Implementación:
13/10/2011

1.5 Establecer reuniones mensuales de calidad para la tercera semana de cada mes (17 al 20) de
asistencia obligatoria para los líderes de proceso donde se presente el resultado de los indicadores.
Lo anterior quedará documentado mediante un acta de reunión, evidenciando los temas y
compromisos. (El acta será el primer tema a tratar en la siguiente reunión).
Fecha Implementación:
20/10/2011 (primera reunión).
Tercer miércoles de cada mes 7:0am
1.6 Realizar la segunda revisión por la Dirección, ejecutando la nueva metodología.
Fecha Implementación:
15/12/2011

b). Elaborar una circular a los líderes del proceso productivo con copia a sus almacenistas donde se
resalte el procedimiento obligatorio de conservación a temperaturas definidas según tablas del
fabricante de electrodos y el uso adecuado y constante de los hornos de soldadura para conservación
de la misma.
Fecha Implementación: 03/10/2011

c). La Dirección General emitirá una circular a todos los líderes del macro proceso productivo,
informando sobre las normas a cumplir en cuanto al manejo, preservación de la soldadura y la
utilización obligatoria de los recursos suministrados para tal fin, quedando como únicos
responsables.
Fecha Implementación:
15/10/2011

OBSERVACIONES: POLITICA DE CALIDAD:

 En un futuro incluir la palabra eficacia del SGC

PROCESO SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

 Se recomienda llevar el control de las acciones de los procesos, los no conformes y las SQR en
archivo digital.

PLAN DE ACCION ICONTEC:

a). Determinar las causas a las No conformidades No. 1 y No. 6 de la auditoría interna de marzo de
2011, a través de una metodología de análisis contemplada en el procedimiento PD4-SGC-E que nos
permita establecer las causas raizales. Realmente debemos todos los procesos retomar nuevamente
el análisis de las causas de las no conformidades de la segunda auditoría interna.

b).El Sistema de Gestión de Calidad realizará un cronograma de capacitación para los siguientes
procedimientos:
1.1 Acciones correctivas y preventivas.
1.2 Metodología de análisis de causas para dar tratamiento a las acciones correctivas y preventivas.
1.3 Elaboración de planes de acción.
1.4 Tratamiento del producto No conforme.
1.5 Sugerencias, quejas y reclamos
Fecha Implementación:
01/11/2011

c) El Sistema de Gestión de Calidad realizará los formatos para evaluar las diferentes capacitaciones
a realizar según cronograma de capacitación.
Fecha Implementación:
21/11/2011 al 30/11/2011
d) El Sistema de Gestión de Calidad ejecutará el cronograma de capacitación, evaluando la eficacia
de cada capacitación en el momento de efectuarla (aplicando los formatos establecidos por el SGC).
Fecha Implementación:
01/12/2011 al 30/12/2011

e) Divulgación de la capacitación a todos los colaboradores por parte de los líderes de proceso,
evaluando la eficacia de cada capacitación (aplicando los formatos establecidos por el SGC).
Fecha Implementación:
Enero, Febrero y Marzo de 2012

GESTION COMERCIAL Y SERVICIO POSTVENTA

No se realizó observaciones.

MACRO PROCESO PRODUCTIVO

 Es responsabilidad de los líderes de proceso hacer el seguimiento mediante las órdenes de
trabajo a los proveedores subcontratados.
 En el proceso de sandblasting cuentan con todos los recursos para manejarlo, deben replantearlo
porque está muy flojo. Se debe mejorar la lista de chequeo, subir al SGC la plantilla de fotos, una
buena evidencia podría ser el registro fotográfico el antes y el después y se anexaría a las actas
de entrega.
 Se nota falencia en el requisito 7.5.2 validación de los procesos de producción y de la prestación
del servicio con respecto al ciclo PHVA de la soldadura, la aprobación de los equipos y la
calificación del personal. Crear planes de calidad que evidencien el ciclo PHVA.
 Falta estandarizar mantenimientos vs proyectos.
 En los planes de calidad contemplar los equipos de medición controlados por logística.
 Deben divulgar los procedimientos, y los planes de calidad con todos los colaboradores y deben
quedar documentados.

PLAN DE ACCION ICONTEC:

1.0 La Dirección General emitirá una circular a todos los líderes del macro proceso productivo,
informando sobre las normas a cumplir en cuanto al manejo, preservación de la soldadura y la
utilización obligatoria de los recursos suministrados para tal fin, quedando como únicos
responsables.
Fecha Implementación:
15/10/2011

2.0 Los líderes del macro proceso productivo, realizarán unas listas de chequeo para garantizar el
control y cumplimiento de la circular emitida por la Dirección General.
Fecha Implementación:
19/10/2011

3.0 Los líderes del macro proceso productivo, deberán divulgar y/o socializar la respectiva circular y
las listas de chequeo con todos los colaboradores a cargo.
Fecha Implementación:
21/10/2011
4.0 Los líderes del macro proceso productivo, deberán evaluar a sus colaboradores en cuanto a la
divulgación anterior.
Fecha Implementación:
21/10/2011

5.0 Los líderes del macro proceso productivo, deberán adjuntar las listas de chequeo a las carpetas
de los proyectos para garantizar el cumplimiento y seguimiento de estas.
Fecha Implementación:
05/11/2011

Establecer el funcionamiento de los formatos Orden de trabajo FT1-PPP-V,mas el formato de

verificación de soldadura FT8-PPP-V (formatos utilizados en los proyectos)para garantizar evidencia
sobre el registro de la conformidad con los criterios de aceptación y el avance de obra, cerrando
completamente el ciclo PHVA.
Fecha Implementación: 03/10/2011

1.0 Reunión con los líderes de los procesos de valor, para estandarizar las variables a controlar de
los mantenimientos y crear los planes de calidad.
Fecha Implementación:
03/10/2011 al 15/10/2011

2.0 Los líderes de los procesos de valor deberán revisar y/o modificar el procedimiento “Planificación,
programación y ejecución de proyectos, obra o mantenimiento” PD1-PPP-V, junto con todos los
formatos del macro proceso productivo con el fin de revisarlos y tratar de estandarizar los proyectos
vs los mantenimientos.
Fecha Implementación:
24/10/2011 al 15/11/2011

GESTION LOGISTICA
 No se evidencia un procedimiento adecuado del seguimiento a las compras con respecto a la
verificación de lo comprado. Se deben establecer parámetros para que la auxiliar de logística
cuente con la competencia necesaria para desarrollar dicha labor.
 Es necesario solicitar los certificados de calidad de lo comprado, debemos definir a qué?, y donde
deben quedar dichos registros en logística o productivo?.
 El cuaderno de compras (cotizaciones) no registra trazabilidad, no se pudo evidenciar la
cotización con la orden de compra.
 El seguimiento a las compras por proveedor se debe dejar en una sola hoja de cálculo y que
estas suministren la información mediante hipervínculos o cualquier proceso para evitar hacer
cosas manuales.
 El listado de proveedores debe contener una casilla que diga activo e inactivo.
 Cuando un proveedor nos incumpla debe quedar registrado dicho incumplimiento y notificar al
proveedor, lo anterior no puede esperar hasta la evaluación determinada por la empresa. La
norma dice que se debe hacer por lo menos una vez al año.
 Se deberían mejorar los indicadores del proceso, estos deben suministrar información relevante a
la empresa, como por ejemplo están haciendo seguimiento a los sobrantes de la materia prima?,
están bajando los presupuestos con las compras?.
 Se debe mejorar el objetivo del procedimiento de verificación metrológica algo así: (equipos a
confirmación metrológica cumplan, los equipos que son usados en el seguimiento y medición de
las características de nuestros servicios (xxxxx) cumplan con los parámetros de la organización.
 Se hizo observaciones a los formatos de metrología, teniendo en cuenta aspectos de trazabilidad
del certificado del equipo o herramienta patrón, formulas de desviación estándar, error absoluto,
 moda, frecuencia, tomar hasta 5 mediciones de la misma medida, la condición se saca con el
valor absoluto.
 Debemos controlar el amperaje de las máquinas de soldar, es un equipo que debemos incluir en
la verificación metrológica, se recomienda comprar una pinza voltiamperimetrica (mandar a
certificar).
 Deben asegurar la trazabilidad del patrón que esta certificado.
 En el plan de mantenimiento de los equipos se evidencio unos diferenciales que se identificaban
como sapote, se deben marcar, también se evidencio dentro de dicho mantenimiento
recomendaciones como pintar desde marzo y estas siguen sin cumplirse.
 En el almacén se encontró varia herramienta dañada, se debe designar lugares debidamente
marcados que identifiquen claramente su estado o tomar decisiones como darles de baja, si algún
día se reparan se vuelven a ingresar al inventario. Lo mismo se recomienda para el plan de mtto
definir su estado por ejemplo dado de baja.
 Pegar el stecker al patron

GESTION HUMANA
 Redefinir los perfiles de cargo, es obligatorio hacer exámenes de ingreso tanto de conocimiento
como técnico como práctico.
 Hacer seguimiento a las competencias cuando este en el periodo de prueba (realizado por el jefe
inmediato).
 Todas las habilidades y formación deben ser evaluadas.
 Generalmente las habilidades se evalúan mediante test psicológicos.
 Debe existir la planificación del cumplimiento de los requisitos legales, como por ejemplo
cumplimiento de la resolución para trabajo en alturas, la norma de sismo resistencia etc.

 PLAN DE ACCION ICONTEC:

Complementar las competencias necesarias para los perfiles de cargo de la auxiliar de logística y el
Oficial Armador 1A para que estén acordes con las funciones que realmente ejecutan. Realizar
evaluación escrita a la auxiliar de logística para evidenciar la eficacia de la capacitación sobre la
norma ISO9001.
Fecha Implementación: 10/10/2011

1.0 Solicitud escrita a cada uno de los líderes de las competencias requeridas para sus diferentes
cargos y la descripción de sus funciones
Fecha Implementación:
03/10/2011 al 08/10/2011

2.0 Reunión con los líderes de proceso para estandarizar las competencias de cada cargo, junto con
las funciones y/o responsabilidades, definir y/o modificar los nombres de los cargos.
Fecha Implementación:
10/10/2011 al 12/10/2011

3.0 Modificar el procedimiento de Selección, contratación y Formación de Personal PD1-GHM-A,

adicionado la metodología a utilizar para evaluar la eficacia de las capacitaciones, mediante
exámenes escritos.
Fecha Implementación:
14/10/2011
4.0 Divulgar el procedimiento de Selección, contratación y Formación de Personal PD1-GHM-A, a
todos los líderes de proceso.
Fecha Implementación:
18/10/2011

5.0 Capacitar a la Directora de Recursos Humanos sobre la elaboración de los perfiles de cargo.
Fecha Implementación:
24/10/2011 al 04/11/2011

6.0 Evaluar la eficacia de la capacitación sobre la elaboración de los perfiles de cargo.

Fecha Implementación:
05/11/2011

7.0 Reunión con los líderes de proceso para determinar la metodología para evaluar las
competencias, determinando que tipo de exámenes se van a realizar y los responsables de pasarlos
para subirlos al SGC. La idea es que la Directora de RRHH evalué la parte de conocimiento teórico y
los Ingenieros de Proyectos evalúen la parte técnica. Para el personal administrativo Recursos
Humanos evaluará todo (conocimiento teórico y técnico)
Fecha Implementación:
08/11/2011 al 30/11/2011

8.0 Modificar los perfiles de cargo

Fecha Implementación:
12/11/2011 al 12/12/2011

9.0 Divulgar los perfiles de cargos a los líderes de proceso.

Fecha Implementación:
15/12/2011 al 26/12/2011

10.0 Divulgar los perfiles de cargos a los empleados de la organización.

Fecha Implementación:
Enero y febrero Año 2012

PARA TODOS LOS PROCESOS

 Se debe documentar y reportar al SGC, cada vez que se genere un Nó conforme o una
sugerencia, queja y reclamo.
 Cada vez que elaboren un documento que sirva de base o de inspección al proceso deben
reportarlo al SGC para su respectiva codificación.
 Los formatos deben estar completamente diligenciados, no pueden quedar casillas sin diligenciar,
es responsabilidad de cada líder revisar la viabilidad de sus formatos, o no agregar información
que no contiene los formatos.
 Responder todas las acciones de mejora (preventivas y correctivas) hacerles seguimiento, deben
tenerlas archivadas no es responsabilidad del SGC.
 Cada que se realice una capacitación o entrenamiento el responsable de esta debe garantizar la
eficacia mediante una evaluación, si se realiza por una entidad externa, se debe solicitar este
servicio adicional deberán entregar un certificado de la competencia del facilitador.
 Cuando se requiera formación deberán solicitarlo por escrito, dejando constancia de cómo se
evaluara la eficacia.