Manuales Administrativos Concepto de Manuales:

Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. Son fundamentalmente, un instrumento de comunicacin.

Si bien existen diferentes tipos de manuales, que satisfacen distintos tipos de necesidades, puede clasificarse a los manuales como un cuerpo sistemtico que contiene la descripcin de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de una organizacin y los procedimientos a travs de los cuales esas actividades son cumplidas.

En las organizaciones en que no se utilizan manuales, las comunicaciones o instrucciones se transmiten a travs de comunicados internos. Si bien el propsito de transmitir informacin se cumple por medio de estos ltimos instrumentos, no se logra el objetivo de que constituyan un cuerpo orgnico, por lo que resultar difcil en un momento dado conocer cul es el total de esas disposiciones registradas a travs de comunicados aislados.
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Ventajas de la disposicin y Uso de Manuales

1.- Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla en una organizacin, elementos stos que por otro lado sera difcil reunir. 2.- La gestin administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento
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Sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el trmite a travs del tiempo. 3.- clarifican la accin a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qu reas debe actuar o a que nivel alcanza la decisin o ejecucin. 4.- Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecucin de la gestin administrativa y evitan
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La formulacin de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes. 5.- Sirven para ayudar a que la organizacin se aproxime al cumplimiento de las condiciones que configuran un sistema. 6.- Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del tiempo. 7.-Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al existir

Un instrumento que define con precisin cules son los actos delegados. 8.- Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia en funciones a las que hasta ese momento no haba accedido 9.- Economizan tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra manera deberan ser analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se presentan. 10.- Ubican la participacin de cada
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Componente de la organizacin en el lugar que le corresponde, a los efectos del cumplimiento de los objetivos empresariales. 11.- Constituyen un elemento que posibilita la evaluacin objetiva de la actuacin de cada empleado a travs del cotejo entre su asignacin de responsabilidades segn el manual, y la forma en que las mismas se desarrollan. 12.- Permiten la determinacin de los estndares ms efectivos, ya que estos se basan en procedimientos homogneos y metdicos.
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Limitaciones de los Manuales

1.- Existe un costo en su redaccin y confeccin que, indudablemente, debe afrontarse. 2.- Exigen una permanente actualizacin, dado que la prdida de vigencia de su contenido acarrea su total inutilidad. 3.- No incorporan los elementos propios de la organizacin informal, la que evidentemente existe pero no es reconocida en los manuales.
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4.- Resulta difcil definir el nivel ptimo de sntesis o de detalle a efectos de que sean tiles y suficientemente flexibles. 5.- Su utilidad se ve limitada o es nula cuando la organizacin se compone de un nmero reducido de personas y, por lo tanto, la comunicacin es muy fluida y el volumen de tareas reducido.

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Clasificacin de Manuales Administrativos

Se presentan seis tipos de manuales de aplicacin en las organizaciones empresarias: A.- Manual de Organizacin. B.- Manual de Polticas. C.- Manual de procedimientos y normas. D.- Manual del especialista. E.- Manual del empleado. F.- Manual de Propsito mltiple.
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El manual de organizacin describe la organizacin formal, mencionado, para cada puesto de trabajo, los objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidad. El manual de polticas contiene los principios bsicos que regirn el accionar de los ejecutivos en la toma de decisiones

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El manual de procedimientos y normas describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos administrativos en el orden secuencial de su ejecucin y las normas a cumplir por los miembros de la organizacin compatibles con dichos procedimientos.

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El manual para especialistas contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades u oficios. Se busca con este manual orientar y uniformar la actuacin de los empleados que cumplen iguales funciones.

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El manual del empleado contiene aquella informacin que resulta de inters para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relacin con la misma, y que se les entrega en el momento de la incorporacin. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivacin y programacin de carrera de empleados, derechos y obligaciones, etc.
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El manual de propsitos mltiples reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensin de la empresa o el volumen de actividades no justifique su confeccin y mantenimiento.

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Partes Componentes de un Manual Los elementos que ms interesan dentro de los integrantes de un manual son aquellos que sern objeto de consulta y que se encontrarn ubicados en lo que se denomina cuerpo Principal : funciones, normas, instrucciones, procedimientos, lineamientos, etc. Dependiendo estos temas del tipo de manual de que se trate.

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En primer lugar comenzar el texto con una seccin denominada contenido, donde se enunciarn las partes o secciones integrantes del manual. Esta seccin ser seguida de un ndice en el que, al igual que todos texto, se indicar el nmero de pgina en que se localiza cada ttulo y subttulo. Es un ndice numrico, cuyo ordenamiento respeta la secuencia con que se presentan los temas en el manual.
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Pero tambin puede existir un ndice temtico, en el que los temas se presentan ordenados alfabticamente para facilitar su localizacin por este medio. Por lo general, el ndice temtico se ubica como ltima seccin del manual. La tercera seccin ser la introduccin en la que se explicar el propsito del manual y se incluirn aquellos comentarios que sirvan para proponer al lector y clarificar contenidos en los captulos siguientes.
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La cuarta seccin contendr la instrucciones para el uso del manual. Esto es, explicar de que manera se logra ubicar un tema en el cuerpo principal a efectos de una consulta, o bien en que forma se actualizarn las piezas del manual, dada la necesidad de revisiones y reemplazos de normas y medidas que pierden vigencia o surgen nuevas necesidades a cubrir. La quinta seccin es el cuerpo principal; es la parte ms importante y la verdadera razn del manual.
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Manuales de Organizacin
Principios Bsicos Toda posicin de supervisin debe tener asignadas funciones y responsabilidades concretas. Toda Asignacin de responsabilidades debe ir acompaada de la correspondiente autoridad para ejercerla. No debe quedad incertidumbre respecto a la definicin de autoridad y responsabilidad con relacin a todas y cada una de las posiciones de la organizacin.
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Manuales de Organizacin
Cada persona que ocupa un puesto en la organizacin debe recibir rdenes de una nica fuente. Toda decisin que se adopte respecto a un integrante de la organizacin debe ser efectuada con conocimiento y consentimiento del supervisor inmediato del afectado por la decisin Debe existir y aplicarse un mecanismo que permita controlar y evaluar el cumplimiento de las responsabilidades asignadas a los niveles jerrquicos.
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Contenido y Presentacin de los manuales de la Organizacin

Objeto: Establecer el contenido y la presentacin de un manual de organizacin. El contenido se enuncia en carcter indicativo. Partes Integrantes Contenido: Es una especie de ndice; incluir la enunciacin de cada una de las partes componentes del manual y la cantidad de pginas que corresponda a cada una.
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Objetivo del manual: en esta parte se indicar los fines y alcances generales del manual de organizacin. Por ejemplo se determinar que el objetivo del manual es definir las funciones y responsabilidades de cada posicin dentro de la organizacin. Objetivos y polticas de la organizacin: se indicarn los fines hacia los cuales se dirigen los esfuerzos de la organizacin. Jerarqua: Se definirn y establecern los distintos
niveles jerrquicos de los rangos y de los entes de la organizacin. Establecida Norma IRAM 34514
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Autoridad: se indicarn los distintos tipos de autoridad vigentes en la organizacin. Control: Se definirn y establecern los tipos de control dentro de la organizacin. Establecido por la norma IRAM 34510 Misiones y Funciones: se enunciarn las funciones de cada uno de los entes de la organizacin y se definirn sus fines, de acuerdo a lo indicado por la norma IRAM 34.511
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Atribuciones: Se definirn y establecern las facultades delegadas a los responsables de cada ente de la organizacin. Estos aspectos estn contemplados en las normas IRAM 34509. Delegacin: Se refiere a la enunciacin de las tareas que el personal jerrquico puede asignar a sus subordinados. En razn del exceso de obligaciones a cumplir, el responsable de cada rea podr delegar funciones en los miembros que, segn el organigrama, dependan de l
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Reemplazo: se definir y establecer el rgimen de reemplazos entre los responsables de los entes de la organizacin. La norma IRAM 34508 trata sobre definiciones y terminologa en los reemplazos de autoridades. Informacin: se determinar cual es la informacin que debe generarse en el ente orgnico, tanto para su propio uso como para integrar el sistema general de informacin de la organizacin.
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Relaciones: se indicarn los tipos de relaciones existentes entre los distintos entes internos de la organizacin o externos a la misma. Sobre este tema la norma IRAM 34507, define los tipos de relaciones formales entre autoridades. Responsabilidades: Se definirn las obligaciones que emergen del ejercicio de una determinada atribucin, tal como lo indica la norma IRAM 34509. Organigramas: Se incluir la representacin grfica de la estructura orgnica, total y parcial de la organizacin. De acuerdo norma IRAM 34504
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Rgimen de autorizaciones: este aspecto lo cubre la norma IRAM 34513, sobre establecimiento de disposiciones generales que rigen las autorizaciones para adoptar decisiones y/o para firmar los documentos correspondientes.

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Presentacin: la misma ofrecer el manual se refiere

al ordenamiento que observarn sus partes componentes y a su formato.

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Contenido del manual Objetivos del manual Objetivos y polticas de la organizacin Conceptos generales Contenido comn de los entes del mismo nivel Contenido especfico de los entes Contenido comn de los rangos de igual jerarqua Organigramas Rgimen de autorizaciones

Manuales de procedimientos
Una de las actividades de mayor trascendencia de organizacin y mtodos, consiste en el anlisis de los procedimientos administrativos vigentes o en la definicin de los circuitos para nuevas empresas y/o nuevas actividades que encare una empresa constituida. Un procedimiento administrativo implica la definicin de : 1.- Funciones y tareas para cada rea en que se halle estructurada una organizacin, con especificaciones claras y precisas del tratamiento o curso de accin a seguir ante cada
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Alternativa factible de ocurrencia de cada variable constituida de un circuito administrativo. 2.- Formularios a utilizar, especificando. Emisor, oportunidad de emisin, cantidad de copias, instrucciones para el llenado de cada uno de los datos que lo integran , distribucin de las copias, etc. 3.- Archivos a utilizar, en cuanto a : contenido, perodo de resguardo legal y operativo, clasificacin de la informacin contenida, etc. 4.- Un esquema de control operativo y patrimonial.

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Contenido y estructura de un manual de procedimientos

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Contenido Objetivos Responsabilidad Alcance de los procedimientos Instrucciones Normas de procedimientos Glosario ndice Temtico

Contenido y estructura del manual de procedimientos

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ndice de referencias cruzadas Verificacin y asesoramiento Indicacin de fechas Numeracin de pginas Formato Armado

La seccin contenido del manual incluir: a) enunciacin de la codificacin b) Enunciacin de la nominacin de cada norma c) Cantidad de pginas de cada norma de procedimiento o parte del manual. En objetivos contendr la explicacin de los propsitos de la aplicacin del manual y, cuando fuese necesario, los motivos que le dieron origen. En responsabilidad se indicar la unidad orgnica responsable del cumplimiento de los procedimientos en cuestin. En alcance de los procedimientos contendr la explicacin de los entes sobre los cuales se aplican los procedimientos y las circunstancias en que deben ser
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Empleados o por la va de excepcin, cuales son los lmites en que cesa la aplicabilidad de los procedimientos. La seccin instrucciones contendr las concernientes a: a) Estructura b) Codificacin c) Actualizacin d) Criterios de cumplimiento En estructura se indicar cual es la disposicin y los fundamentos de las partes en que est ordenado el manual
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En codificacin se indicar el sistema y criterios de codificacin utilizados. Por ejemplo: X X XX XX El primer digito: representa el sistema El segundo digito: representa el subsistema componente del sistema codificado con el primero. El tercer digito: representa el nmero de procesos correspondiente. El cuarto digito: identifica cada uno de los formularios que intervienen en el sistema
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Los aspectos que imprescindiblemente deben ser sometidos a normas son: - Tareas y decisiones - Archivos - Circuito o flujo de la informacin y la va de su materializacin en formularios. En materia de Tareas y Decisiones, el manual debe incluir: - Una descripcin clara y completa de cada paso a seguir ante cualquier evento.
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-Momento y oportunidad en que debe ser ejecutado cada paso. - Responsable de la ejecucin de cada paso - Informacin requerida para la ejecucin de cada paso. - Informacin que se debe generar como consecuencia del resultado de la ejecucin de cada uno de los pasos. -Medios a utilizar: archivos, formularios, equipos de comunicaciones y/o procesamiento. - Decisiones a tomar previendo todos los eventuales cursos de accin de posibles 39 aplicacin.

-Controles a efectuar y cursos de accin a tomar segn el resultado del control. Respecto a los Archivos, los manuales deben incluir una explicacin que permita conocer: - Informacin a contener. - Mtodo de clasificacin de la informacin contenida. - Mtodo de bsqueda de la informacin y tratamiento posterior al mismo. - Responsable de su custodia y mantenimiento actualizado.
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-Detalle taxativo de quienes tiene acceso a dicho archivo para consulta y para extraccin de su contenido. En lo concerniente al flujo de informacin, el manual de procedimientos debe contener: - Ejemplares de los formulario, listados, planilla y todo tipo de impresos a utilizar. - Responsables de la emisin de cada uno de ellos. - Momento en que deben ser emitidos. - Cantidad de copias y tratamiento y distribucin
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A darle a cada una de ellas. - Instrucciones para el llenado de cada uno de los datos que integran el formulario.

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