ELEMENTOS

DEL MANUAL
DE COMPRAS

COMO ELABORAR UN
MANUALDE COMPRAS?

La funcionalidad del manual de Compras se

manifiesta por los aspectos que comprende,
cuya finalidad consiste en elevar la eficiencia
de la operacin, al definir responsabilidades y
facultades de cada puesto, enmarcar acciones
generales por medio de las polticas y al instruir
respecto a las operaciones a desarrollar, sirve
adems de medio coordinador entre las
diversas reas de consulta para resolver
conflictos de operaciones de carcter rutinario.

Integracin del manual de Compras

El

manual de compras estar integrado por los

captulos siguientes:
1. Introduccin.
2. Contenido.
3. ndice.
4. Organizacin.
5. Polticas.
6. Procedimientos.
7. Instrucciones tcnicas.
8. Circulares y/o boletines.

Introduccin
En

esta seccin se incluye una breve

descripcin de la importancia de contar
con el manual para lograr el desarrollo
de
las
actividades
debidamente
encuadradas, as como contar con una
gua escrita que cubra los aspectos de
organizacin y operacin de compras.

Contenido.
Se refiere a la divisin del manual en sus
diversos captulos con una alocucin de lo
que consistir cada uno de los aspectos que
comprender.
En este captulo se incluirn tambin
instrucciones tcnicas relativas al manejo
del manual en cuanto a codificaciones que
identifiquen en las publicaciones la forma
de sustituir hojas intercambiables, etc.,
adems del formato o secuencia adoptado
para la elaboracin de las publicaciones.

 El

orden o formato que deber contener

cada publicacin ser.
Antecedentes o referencia.
Objetivos.
reas afectadas de compras.
Definicin de trminos.
Resumen.
Responsabilidad de las reas involucradas.
Desarrollo o trmite.
Anexos.

ndice.
Es

conveniente establecer un ndice, ya

sea formado de acuerdo a la materia
objeto
de
la
publicacin,
por
numeracin progresiva general o por
numeracin particular. La ventaja del
ndice permite una rpida localizacin
de la publicacin deseada.

Organizacin.

Esta
seccin
comprende
toda
la
informacin relativa a los lineamientos
integrantes de la misma, tales como
cuadros de organizacin (general y en
particular de la gerencia), descripcin de
funciones, listas de obligaciones, etc., con
los cuales se asignan por escrito los
deberes, responsabilidades y autoridad,
correspondientes a todos los individuos
componentes de la gerencia.

Los principales puestos son:

Gerente

de Compras
Comprador
Activadores
Asistente administrativo
Analista de proveedores

Polticas
La

seccin de polticas est destinada a

incluir
exclusivamente
todas
las
polticas emanadas por la gerencia en
las que en algunos casos sern
preparadas en coordinacin con los
representantes de las reas que
integran la misma gerencia.

Procedimientos
En

esta divisin sern incluidos todos

los procedimientos originados en la
misma
rea
de
Compras.
Los
procedimientos representan el aspecto
ms abundante dentro del manual, ya
que establecen la secuencia de los
pasos que han de seguir las operaciones
de la gerencia, tratando de simplificar y
orientar las labores respectivas.

Instrucciones tcnicas
Son

incluidas
todas
aquellas
instrucciones que cubren mtodos de
operacin y estn delimitadas a cubrir
los aspectos de un rea o parte
especfica.

Circulares y boletines
Circulares:

este apartado comprende

todas
aquellas
disposiciones
de
aplicacin general al personal de la
gerencia,
tales
como
medidas
disciplinarias y administrativas, as
como instrucciones concretas sobre
determinados trmites de coordinacin
con otros departamentos o reas de la
empresa.

En cuanto a boletines, se refiere a

aquellas publicaciones dirigidas a los
proveedores en lo relativo a sus relaciones
con la empresa y trmites o aspectos que
deben conocer, para evitar confusiones y
lograr expeditacin en las operaciones
contractuales.
Estos boletines deben estar presentes y
debidamente ordenados e incluidos en el
manual con la finalidad de que el personal
de compras conozca y acuda a ellos en los
casos particulares que as se requiera.