Clase 1 DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA EMPRESARIAL 1 6 22

DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Y
EMPRESARIAL
Clase 1: Breve historia de la documentación. Ciclo de
vida de un documento. La Documentación en la
organización
Profesor: Juan Daniel Daza Hermoza
Correo: jdaniel.daza.hermoza@gmail.com
Lima 1 de junio del 2022

El genio se hace con un 1% de talento, y un 99% de trabajo. Albert Einstein
INSTITUTO SABIO NACIONAL ANTUNEZ DE MAYOLO - ISAM Documentación Administrativa
y Empresarial
DATOS DEL DOCENTE

Profesor: Juan Daniel Daza Hermoza
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Breve Historia
de la Documentación

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Los orígenes de la documentación hay que buscarlos en el pasado más

remoto de la historia de los documentos. Se podría situar en torno al año
3000 A.C. , cuando las tabletas de arcilla se utilizaban como material
escriptorio para la información administrativa, contable en la gestión de los
recursos de la civilización Sumeria y de la Antigua Mesopotamia.

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En un repaso muy rápido, se

pueden observar otras culturas
como la Egipcia, Griega y
Romana que generan una mayor
variedad de documentos no sólo
en función al material
escriptorio, (papiros,
pergaminos, tabletas de madera
encerada) sino también en
función a la temática que se
amplía a la literatura y técnico-
científica.
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En el Incanato había los quipus de

escritura referenciados por los
cronistas Estete, Betanzos, Polo,
Cieza, Garcilaso, etc., y que nosotros
ahora podemos llamar con sus
nombres, es decir Capacquipu
(Quipu de la nobleza o Quipu Real),
Pachaquipu (Quipu Calendarial) y
Cequecuna (Quipu de los ceques)
cuando conciernen respectivamente
con la nobleza, con el computo del
tiempo y con los ceques.

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Todo queda marcado por un periodo

de letargo y lentitud en la producción
documental durante la edad media,
periodo en el que el acceso a la
cultura queda restringido a los
monasterios y centros religiosos que
tenían una misión formativa,
educativa y cultural. La producción
documental era costosa y basada en
el pergamino, por lo que el trabajo de
edición y documentación fue lento.

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Pero esta situación cambia a

partir de la invención de la
imprenta de Gutemberg, unido
al descubrimiento de la pasta de
papel en Europa, durante el
siglo XV. La imprenta, permite lo
que se conoce como la Primera
Explosión Demográfica de la
Documentación, por permitir un
trabajo en serie de la impresión
de los documentos.

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En XVII y XVIII los gobernantes toman

conciencia de la importancia del documento
como instrumento de información para el
ejercicio del poder interno y externo.
Podríamos utilizar la definición de
documento, expresada por la Real Academia
Española: 1. Diploma, carta, relación u otro
escrito que ilustra acerca de algún hecho,
principalmente de los históricos. 2. Escrito en
que constan datos fidedignos o susceptibles
de ser empleados como tales para probar
algo

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Salto
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Shamira Zarait Turmo Nuñez

Yomer Ronali Huamán López
Lisbet Maite Yaipen
Lourdes Zaida Soto Llasa

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Benony Alizon Saico Cahuana

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Ciclo de vida
de un Documento

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DEFINICIÓN DE DOCUMENTO
«escrito en el que constan datos fidedignos,
que sirve de prueba o testimonio, o que
proporciona una información,
especialmente de carácter histórico, oficial o
legal». En esencia, la definición se resume
en la combinación de un soporte y la
información registrada en él. Su contenido
puede consistir tanto en textos escritos,
fotografías, dibujos, películas, como en los
nuevos soportes multimedia (páginas web,
archivos informáticos, etc.).

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CONCEPTO DE DOCUMENTO
ADMINISTRATIVO
Es la disciplina que trata del
estudio de los diversos
documentos que intervienen
en las transacciones
empresariales ya sea en la
comercialización y distribución
de los productos; para su
estudio y comprensión lo
clasifica de acuerdo a su
importancia y efecto legal.

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CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO EMPRESARIAL
 Creación
Eliminación Archivo y
 Archivo y protección Protección
 Utilización
 Transferencia
Transferencia
Utilización
 Eliminación

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Creación: Este paso se

compone exclusivamente de
la creación del documento
oficial en cuestión. En la
mayoría de los casos se
suelen realizar por medio de
computadoras o equipos
electrónicos. Y sus
características esenciales
dependerán de su intención
y objetivos.

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Archivo y protección: Una vez que se

termina con la creación del documento
oficial, es sumamente importante el
tener el debido cuidado con el archivado
y protección del mismo. Antiguamente,
este tipo de documentos se guardaban
en archiveros específicamente diseñados
para protegerlos; en la actualidad, se
manejan con cada vez mayor frecuencia
los archivos en equipos electrónicos,
como lo son memorias y computadoras;
o bien, en la nube.

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Utilización: El siguiente paso

de ciclo de vida de un
documento comercial es la
utilización del mismo; siendo
este el paso que le otorga su
razón de ser. En específico, el
empleo del documento oficial
se encuentra estrechamente
relacionado con sus
características, temática, entre
otros elementos.

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Transferencia: Conforme pasa el tiempo, los documentos comerciales

tornan a volverse inactivos; pues dejan de cumplir las funciones para las
cuales fueron ideados. Es ahí que necesitan moverse o transferirse. Así
mismo, se pueden transferir al ser empleados por otra instancia o persona

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Eliminación: Finalmente, se
llega al último paso del ciclo
de vida de un documento
comercial. Una vez que
alcanza un alto nivel de
inactividad, y dejando de
cumplir totalmente con las
funciones gracias a las
cuales fue concebido, el
documento comercial pasa
a eliminarse.

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Lisbet Maite Yaipen

Lourdes Zaida Soto Llasa

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Benony Alizon Saico Cahuana

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CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO EMPRESARIAL

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Creación: Este paso se

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Archivo y protección: Una vez que se

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Utilización: El siguiente paso

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Transferencia: Conforme pasa el tiempo, los documentos comerciales

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