UMH

ADMINISTRACION DE LA
PRODUCCION II
AIN-321

MSC. JASMINI MURILLO PAZ

Tocoa, Colon.
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Planeación, Control y Ejecución De Proyectos

1. Definición.
2. Características de los proyectos.
3. Administración de proyectos.
4. Pasos para una buena
administración de proyectos.
5. Elementos que intervienen en los
proyectos.
6. Ciclo de vida de los proyectos.
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PLANEACIÓN, CONTROL Y EJECUCIÓN DE

PROYECTOS.

CONOCIMIENTO PREVIO

1. ¿Qué es la planeación ?
2. ¿ Cuáles cree que sean las herramientas más utilizadas para el
control de proyectos?
3. ¿Según su criterio cuales son las características que debe
tener los proyectos?
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INTRODUCCIÓN
Hoy en día es importante mantener una planeación así como un control y
ejecución de todas las actividades que realiza una empresa. Con ello
podemos llegar a tener una visión más clara de lo que pretende alcanzar a lo
largo de la vida de las empresas. Es muy importante que todos los miembros
que pertenecen a una organización conozcan los objetivos, las políticas así
como las estrategias que una empresa tiene para que estas puedan ser
llevadas a cabo de una manera muy eficiente y poder lograr todos los
objetivos que se han impuesto la empresa.
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OBJETIVOS
1. Comprender el significado y relevancia del concepto de
planeación, control y ejecución de proyectos.
2. Identificar las herramientas que son necesarias para el
éxito de las actividades.
3. Conocer e interpretar mejor lo que es el ciclo de vida
de los proyectos.
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Definición
Se llama proyecto a un conjunto de actividades relacionadas entre sí, que
tienen puntos definidos de inicio y final, cuyos resultados finales son
productos o servicios específicos. Cada proyecto es único, aun cuando las
actividades que se realizan son aparentemente regulares o habituales.

Los proyectos son actividades temporales en las cuales el personal, los

materiales y los recursos se combinan entre sí para alcanzar una meta, dentro
del marco de tiempo especificado, después de lo cual vuelven a dispersarse.
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Los proyectos son muy comunes en la vida diaria:
1. La planificación de una boda,
2. La remodelación de una casa,
3. La redacción de trabajos escolares,
4. La organización de fiestas de cumpleaños.

Proyectos que están presente hoy en día en lo que son las empresas:
5. La realización de auditorias,
6. Nuevas localizaciones estratégicas de las empresas,
7. Las campañas publicitarias,
8. Producción de películas cinematográficas.
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Para poder comenzar un proyecto debemos tener conocimiento de la
situación actual, es decir conocer lo que actualmente se tiene para poder
comenzar dicho proyecto y saber de que recursos, persona etc., con los que
podemos contar para llevar a cabo las actividades. Seguidamente se debe
realizar los objetivos que de una manera u otra nos servirán para poder
controlar o dar seguimiento de los avances del proyecto:
 Situación actual
 Requerimientos (recursos,
materiales, personas, etc.) INICIO
 Objetivos
T
I
E
M
REALIZACIÓN DEL PROYECTO P
O

RESULTADOS OBTENIDOS FIN

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1.2 CARACTERISTICAS DE LOS PROYECTOS

1. Son temporales, ya que cada proyecto tiene un inicio y una finalización
que se define en el plan original.
2. Tienen como resultado un producto o servicio.
3. Son graduales que se desarrollan en diferentes etapas que se van
supervisando periódicamente.
4. Por medios de ellos podemos tomar las mejores decisiones para la
empresa.
5. Nos ayudan a trabajar en equipo.
6. Las actividades se realizan de forma programada y son vigiladas para
obtener los mejores resultados.
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1.3 ADMINISTRACIÓN DE LOS PROYECTOS

La aplicación racional de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas

para alcanzar los objetivos de un proyecto, a través de una serie de
actividades interrelacionadas. Hoy en día, la mayoría de las organizaciones
reconocen a la planeación como una disciplina, que tiene mucho que ver con
el crecimiento y éxito de sus estrategias de negocio.
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La creciente competitividad, la globalización y el constante cambio

tecnológico han obligado a que las empresas modernas tengan que reaccionar
con suma rapidez a los cambios del entorno, es por ello que surgen nuevos
requerimientos por parte de los clientes, disposiciones gubernamentales y
ambientales más estrictas, fusiones, adquisiciones o nuevas plataformas
tecnológicas, obligan a que las empresas cambien, modifiquen u optimicen
sus procesos, casi de forma permanente, es donde entra la planeación de las
actividades con el motivo de ser más competitivos.
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1.4 PASOS PARA UNA BUENA ADMINISTRACIÓN DE
PROYECTOS
1. No iniciar sin tener un objetivo bien definido.
2. Fragmentar el Proyecto.
3. Invertir el Tiempo en la Planeación.
4. Involucrar al equipo de trabajo, tanto en la planeación como en el control.
5. Hacer que el equipo de trabajo sea lo más tangible posible.
6. Antes de empezar a ejecutar, establece una Línea de Base.
7. No perder de vista el objetivo principal.
8. Establecer un proceso bien definido para monitorear y controlar el proyecto.
9. Enfocar los esfuerzos en las interfaces.
10. Tomar el tiempo necesario para cerrar el proyecto.
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1. No iniciar sin tener un objetivo bien definido:

Muchos proyectos se originan con base en ideas o buenos deseos, si el
objetivo del proyecto no ha sido suficiente y claramente definido por el
iniciador, normalmente un alto directivo que fungirá el rol de “patrocinador”;
dirá que ni la planeación, ni la ejecución del proyecto deberán comenzar aún,
primero se establecerá claramente cuál es la misión del proyecto, qué objetivos
específicos y que restricciones tienes que cumplir.
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2. Fragmentar el Proyecto:
Muchos proyectos parecen no tener pies ni cabeza cuando se pretende
planearlos. La mayoría de los administradores de proyecto, han encontrado
que la mejor estrategia es “divide y vencerás”. Una vez definidos claramente
los objetivos, fragmenta de forma gradual el proyecto a un nivel razonable de
detalle.
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3. Invertir el tiempo en la planeación:

Este es un principio básico de la Calidad Total y podemos aplicarlo a todos

los proyectos. Invertir tiempo en planeación, ahorra tiempo en la
ejecución, al analizar previamente el camino que se ha de seguir y por lo
tanto evitar retrabajos, mismos que normalmente repercuten en desviaciones
de tiempo y costo.
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4. Involucrar al equipo de trabajo, tanto en la

planeación como en el control:

Muchos líderes de proyecto cometen el error de realizar individualmente la

mayor parte del trabajo administrativo. Al compartir con el equipo de
proyecto, el trabajo de planeación y control, éste se enriquece y casi
automáticamente se generan dos situaciones ventajosas el compromiso y
entendimiento, de los involucrados.
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5. Hacer que el equipo de trabajo sea lo más tangible
posible:

La composición organizacional de casi todas las empresas modernas está

diseñada en una de dos formas: Funcional o Matricial. Esto provoca que la
mayoría de los recursos humanos que intervienen en un equipo de proyecto
sean prestados. Es decir que, organizacionalmente no pertenecen al equipo de
proyecto, sino a alguna división funcional o departamento de la empresa.
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6. Antes de empezar a ejecutar, establecer una Línea de
Base:

El trabajo de control de proyectos está basado en el monitoreo constante del

avance real del proyecto, sin embargo esta información deberá compararse
contra algún estándar que nos indique que tan bien o mal vamos.
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7. No perder de vista el objetivo principal:

Guarda cabeza para los detalles: En particular tres cosas pueden voltear un
proyecto de cabeza: las expectativas, las aplicaciones y los cambios.

8. Establece un proceso bien definido para monitorear

y controlar el proyecto:
Establecer un proceso de monitoreo y control muy claro, y apegarse a él
durante todo el desarrollo del proyecto. Establece cuáles serán los factores a
medir y en que puntos aplicaremos acciones correctivas.
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9. Enfocar los esfuerzos a las interfaces:
Cada día administramos más proyectos a la vez, por lo que muchas veces no es posible
llevar a cabo un seguimiento puntual de todas las actividades de cada proyecto. Ante
esta situación, lo importante es atender por lo menos, los puntos críticos de un Proyecto.

10. Tómar el tiempo necesario para cerrar el proyecto:

Invertir el tiempo suficiente al cierre de un proyecto, es como invertir tiempo en la
planeación. La principal razón para detenerse al final de un proyecto y hacer un análisis
de lo que ocurrió, es aprender del mismo para repetir en proyectos futuros aquello que
funcionó y evitar lo que no.
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11. Utilizar una metodología estándar para

todos los proyectos:
Cual metodología utilices no es lo importante, utilizar una, sí. Sin embargo, la
cantidad de herramientas o técnicas a utilizar no es tan importante como tomarse el
tiempo para administrar.

Pues pretender que se pueda dedicar al 100% del tiempo de un proyecto a su ejecución
es el error más común que se comete hoy en día.
La administración de un proyecto es una tarea crítica, importante e insustituible, sobre
todo si tomamos en cuenta que normalmente las expectativas involucradas son muy
altas.
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1.5 ELEMENTOS QUE INTERVIENEN EN UN PROYECTO
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1.6. CICLO DE VIDA DE LOS PROYECTOS

Cada proyecto consta de un ciclo de vida que se inicia por medio del
surgimiento de una idea, luego planear las actividades que se deberán
hacer para lograr el éxito de la idea que se ha formulado, seguidamente la
ejecución de esas actividades el control de ellas para saber que las cosas se
están llevando de la mejor forma y por ultimo el cierre del proyecto,
esperando resultados positivos ya sean personales o para una empresa.
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 Etapa de inicio:
Existen mecanismos de selección y es aquí donde se define el proyecto, se presenta
una carta de proyecto y se define el alcance del mismo, a su vez permite identificar el
proyecto por parte de los involucrados, se formaliza el inicio del mismo y se
proporciona información general.
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 Etapa de Planeación:
Se determina la estructura de descomposición del trabajo, es decir cómo se
llevará a cabo, la tabla de precedencias, la ruta critica y la matriz de roles.
Estas a su vez tienen una serie de sub-actividades que llevar a cabo.
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o Estructura de descomposición del trabajo:
Representa la jerarquía del proyecto, identifica todo el trabajo a
realizar y es un producto de la definición de alcance del proyecto.

o La tabla de Precedencia:
Contiene todas las actividades del proyecto identificadas en la
estructura de descomposición del trabajo, en el orden en que se
ejecutarán. Incluye los siguientes elementos: clave de la actividad, la
actividad, la duración, la actividad precedente y responsable.
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 TIPOS DE PRECEDENCIA
Entre los procedimientos más sobresalientes se encuentran el PERT (técnica
de evaluación y revisión de programas) y el CPM (método de la ruta crítica).
Aunque originalmente los sistemas tipo PERT se aplican para evaluar la
programación de un proyecto de investigación, y desarrollo, también se usan
para controlar el avance de otros tipos de proyecto especiales. Como ejemplos
se pueden citar programas de construcción, la programación de computadoras,
la preparación de propuestas y presupuestos, la planeación del mantenimiento.
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El diagrama de la ruta crítica: determina la duración total del proyecto, se
basa en el estimado de un valor de duración por tarea, muestra
interdependencia de tareas, permite estimar el tiempo de finalización del
proyecto, permite evaluar balance entre recursos y tiempo y permite evaluar
avances o desempeño.
Existe una holgura que es la que el período de tiempo que una tarea puede
retrasarse sin retrasar al proyecto, las tareas en la ruta crítica tienen cero
holguras, las tareas de la ruta crítica que se retrasan, ocasionan retrasos al
proyecto.
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Las Técnicas de Evaluación y Revisión de Programas (PERT), se
emplea para estimar tiempos y costos. Es de utilidad para:
a. Análisis de alternativas,
b. Empleo eficiente de recursos,
c. Optimización de calendarios,
d. Facilita el control del proyecto y las revisiones de costos.

Esta técnica se calcula con base en tres estimaciones de la duración

esperada para la actividad:
I. Optimista (O),
II. Pesimista (P), y
III. Más probable (M).
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 Etapa de Ejecución:
En esta etapa se llevan a cabo un Sistema de autorización de trabajo
así como un sistema de información que permite evaluar los
resultados del trabajo, realizar los cambios requeridos, mejora de
calidad, mejoras en la ejecución y realizar los informes de proyecto.
Mediante este proceso se:
o Generar información.
o Distribuir la información.
o Informar los avances.
o Satisfacer a los interesados.
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 Etapa de Control:
Durante esta etapa, se lleva a cabo análisis de valor ganado, la distribución
de información, se dan a conocer los sistemas de control de cambio y los
sistemas de control de riesgos. Mediante estas actividades se llevan a cabo
las siguientes sub. actividades:
o Actualizaciones del plan
o Acciones correctivas
o Lecciones aprendidas
o Aceptación del trabajo
o Ordenes de cambio
o Ajustes a línea base
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 Etapa de Cierre:
Esta es la última etapa del proyecto, en esta etapa se realizan las auditorias respectivas
así como la presentación de los informes de ejecución, estos como parte del informe
final del proyecto. La etapa de cierre se divide se realiza en dos partes:

Cierre administrativo, el cual incluye:

o Reporte final.
o Presupuesto. o Lecciones aprendidas.
o Programa. o Reporte de control de cambios.
o Evidencias. o Archivos.
o Plan de transición.
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Cierre del contrato:

o Archivos de contrato
o Manuales, planos
o Bitácoras
o Comunicados
o Lecciones aprendidas
o Producto, servicio o resultado final