“G E R E N C I A M I E N T O

DE LA R U T I N A ”
 FLUJOGRAMA " MARCHA HACIA LA EXCELENCIA"
1era Fase 2da Fase 3era Fase 4ta Fase
" Entienda su "Arreglando la casa" " Ajustando la Maquina" " Caminando Hacia el Futuro"

1 2
ENTIENDA ARREGLANDO
SU TRABAJO LA CASA

3
ESTANDARIZAR

4
ELIMINAR
8
ANOMALIAS
PERFECCIONAR
5 MONITOREANDO
MONITOREA
9
PRACTICAR
SOLUCION DE
PROBLEMAS
6 11 14
10
GERENCIA
PERFECCIONAR GRANTIZAR

7 12
FUTURO
GERENCIA PERFECCIONAR
MEJORAR RH
13
“ A R RE G L A N D O
LA C A S A ”
SEGUNDA FASE
ARREGLANDO LA
CASA
Porque se mejora
el GRD
Gerenciamiento
de la rutina
diaria Como planear la
mejora de su
Como arreglar la gerenciamiento
casa

El gerente como Promoviendo

líder de cambios cambios 5s
COMO ARREGLAR LA CASA
 Elegir un área de la empresa que no ande bien. Inicie
el proceso de arreglo por este lugar !
GERENCIAR ES RESOLVER PROBLEMAS ¡
 Defina los problemas de esa área (Problema es un
resultado no deseado)
 Tener en cuenta que pueden surgir problemas
localizados en un sector o problemas
interfuncionales de carácter más amplio.
 Ejemplo de los problemas localizados: alto índice de
rechazos, exceso, de equipos defectuosos, elevado
número de errores en facturación.
 Ejemplo de problemas interfuncionales: reclamos
de clientes, devolución de mercancía, exceso de
stocks, reducción de las ventas.
COMO ARREGLAR LA CASA
 Los problemas interfuncionales deben ser
desdoblados en problemas localizados
 Para cada problema localizado se define in Ítem de
control
 Planea alcanzar una meta y define el tiempo
 Implante el programa 5 S
 Elimine las anomalías
 Estandarice
 Organice su gerenciamiento: inicie practica PDCA

plan-do-check-act, esto
es, planificar-hacer-
verificar-actuar) o espiral de
mejora continua
QUE ES EL “GERENCIAMIENTO DE LA RUTINA DEL
TRABAJO COTIDIANO”?
Tiempo en funciones operacionales
• Dificultad para manejar las funciones gerenciales
• Arreglar la casa significa adoptar medidas

Cuando ser ejerzan funciones operacionales

• estandarizar
• Ser los mejores del mundo en lo que hacen

Arreglar la casa significa

• Eliminar anomalías
• Niveles insignificantes
 RUTINA DEL TRABAJO
COTIDIANO”
 La perfecta definición de la autoridad y de la
responsabilidad de cada persona
 La estandarización de los procesos y del trabajo
 El acompañamiento de los resultados de esos procesos y su
comparación con las metas
 La acción correctiva en el proceso, a partir de las
desviaciones encontradas en los resultados al ser
comparados con la meta
 En un buen ambiente de trabajo(5s) y en la máxima
utilización del potencial metal de las personas
 Búsqueda continua de la perfección.
GERENCIAMIENTO DE LA RUTINA DEL
TRABAJO COTIDIANO”
El gerenciamiento
de la rutina es la
Las acciones y base de la
verificaciones administración de
diarias realizadas la empresa
para que cada debiendo ser
persona asuma llevado acabo con
las el máximo
responsabilidade cuidado y
s dentro de una dedicación
organización prioridad ,
autonomía y
responsabilidad
EL GERENTE COMO LÍDER DE CAMBIOS
Toda
empresa
Garantizar
tiene la
supervivencia
necesidad de
sobrevivir entrenamiento

Educación
Cambios Metas
necesarios rigurosas
liderazgo

Factor que influyen en el proceso de cambio

El Cambios
liderazgo rigurosos
EL GERENTE COMO LÍDER DE CAMBIOS
El líder sabe que los
Educar cambios son el único camino
para la supervivencia de la
empresa

El líder debe Elogiar los buenos

Entrenamiento
dirigir los resultados
cambios

La gerencia es un lugar para líderes. No todos

somos lideres

Acompañarlos
Dejarlos hacer
desde el comienzo
PORQUE MEJORAR EN GERENCIAMIENTO
DE LA RUTINA EN SU ÁREA ?

Se encuentra entre las mejores del mundo

Sobrevivir a la guerra
Poseer un buen gerenciamiento de la rutina comercial global

La única manera para mejorar realmente nuestro país,

es movilizando la mente y corazón de las personas
COMO PLANEAR LA MEJORA DE SU
GERENCIAMIENTO
• No existe un método fijo

• los diferentes deben ser atacados

simultáneamente

• Trabaje siguiendo el ciclo PDCA plan-do-check-act, esto

es, planificar-hacer-verificar-
• Es necesario fijar metas alcanzar un nivel
actuar) o espiral de mejora
excelente continua
PROMOVIENDO CAMBIOS MEDIANTE
EL PROGRAMA 5S
Una buena Pertenece a todos
manera de los niveles de la
comenzar organización

Fortalece su
gerenciamiento
de la rutina

Promueve
cambios en las Motiva al
personas personal del la
organización
 O ES TA N D A R IZ AR
“COM
SU ÁR EA D E T R AB A JO ”
SEGUNDA FASE
COMO ESTANDARIZAR SU ÁREA DE
TRABAJO
Estandarización

El estándar es el instrumento que

indica la meta (fin) y los
procedimientos (medios) para la
ejecución de las tareas, de forma
tal, que cada uno esté en condiciones Gerenciamiento

de asumir la responsabilidad por su

trabajo
El estándar es el
planteamiento mismo del
trabajo
 FLUJOGRAMA
El flujograma es una representación visual del paso a paso
de un proceso mediante el uso de gráficas las cuales
pueden incluir opciones o diferentes caminos que se pueden
seguir para llegar al resultado deseado

Garantizar la Aumentar la
Objetivos
calidad productividad
COMO ESTANDARIZAR SU ÁREA DE
TRABAJO
Es importante tomar en cuenta: Cuando el flujograma esté listo critíquelo:
Todos los gerentes en todos los niveles deben  ¿este proceso es necesario?
establecer los flujogramas (estándares) de los  ¿cada etapa del proceso es necesaria?
procesos bajo su autoridad  ¿es posible simplificar?
 ¿Es posible adoptar nuevas tecnologías?
Elabore un mapa de su área. Realice un flujograma
por cada producto de su gerencia. Explicando los
diferentes procesos Detalle las tareas ejecutas en cada proceso
Elabore un flujograma que represente la situación ¿cuantas tareas existen en su área de trabajo?
real y no aquella que usted imagina

Elabore un manual para cada proceso importante

COMO DEFINIR LAS TAREAS
PRIORITARIAS
En primera fase
Ya ocurrieron Si hubiese un
usted solo debe
accidentes en el pequeño error
estandarizar solo
pasado afectaría
tareas

Realice una
Anomalías (alto Ocurren reunión con sus
Tareas prioritarias supervisores y
costo) repetitivas problemas?
determine junto
con ellos, cuales
son la tareas
Ocurrencia de
Existen otras prioritarias a ser
accidentes,
reclamos de
maneras de estandarizadas.
priorizar
clientes
 PROCEDIMIENTOS OPERACIONALES
ESTÁNDAR Solamente estandariza lo
que es necesario a fin de
garantizar un
determinado resultado

Asegurarse de que todos

Finalmente escriba la
trabajen de la misma
secuencia correcta
forma

Pida a sus supervisores que se

Verifique en primer lugar de Esta verificación puede ser discutan con sus operadores Definir la secuencia
qué manera está trabajando realizada por medio de un acerca de las de las correcta
cada operador chek-list discrepancias encontradas
PROCEDIMIENTOS OPERACIONALES
ESTÁNDAR
“ CO M O E L IM I N A R
A NO M A L Í A S ”
SEGUNDA FASE
 COMO ELIMINAR ANOMALÍAS
Muestre las funciones de cada uno
 Es muy importante el conocimiento de las
funciones desempeñadas por cada uno dentro de
la gerencia

 La definición de las funciones descritas es

fundamental para la descripción del trabajo

 Comience por mostrar a su personal por medio

del entrenamiento en el trabajo. cuál es la
función de cada uno y lo que se debe hacer para
que el equipo pueda trabajar de manera armónica
y eficaz
COMO ELIMINAR ANOMALÍAS
PREPARE SUS OPERADORES
EN SITUACIÓN NORMAL CUANDO OCURREN ANOMALÍAS

Cumplir El operador debe

resaltar la
procedimiento anomalias
estándar

Una anomalía es
Esto debe ser una no conformidad
enseñado al y debe quedar bien
operador redactada

El operador El supervisor debe

debe dejar prestar atención a
registro de su las anomalias
jornada
COMO ELIMINAR ANOMALÍAS PREPARE A SUS SUPERVISORES
EN SITUACIÓN NORMAL
El supervisor debe
verificar que se este • Este
El supervisor tiene 3 papeles a procedimiento
trabajando según debe hacerse d
desempeñar en su trabajo:
los procedimientos manera formal
1. Verificar el cumplimiento de estándares
los procedimientos
operacionales estándar y
entrenar a los operadores
2. Conducir el tratamiento El supervisor debe • Durante la etapa
elaborar un plan de de entrenamiento
dado a la anomalía
trabajo operacional
3. Ayudar al gerente a resolver
problema de la gerencia
(asesor)
El plan debe esta
bien visible en el
escritorio del
supervisor
COMO ELIMINAR ANOMALÍAS PREPARE A SUS SUPERVISORES
EN SITUACIÓN NORMAL
COMO ELIMINAR ANOMALÍAS
Solventar la anomalía
ejemplo se quemo el
motor (sustituye el motor)
Cuya causa debe ser encontrada
y eliminada
EN SITUACIÓN ANORMAL
Verificar el cumplimiento del
procedimiento operacional
estándar
Existen casos en los que lo
operadores no cumplen con los
procedimiento por distracción en
estos casos hay que pensar en
mecanismos a prueba de tontos
PREPARE A SUS SUPERVISORES
En caso de que no se hay
El hecho de que el
cumplido con el
procedimiento no haya
procedimiento bastara con
sido cumplido de por si es
que el procedimiento vuelva a
una anomalía
ser cumplido
En caso de que el
procedimiento haya sido
cumplido se conduce al
análisis de la anomalía
COMO ELIMINAR ANOMALÍAS
EN SITUACIÓN ANORMAL
“ANÁLISIS DE LA ANOMALÍA”

Es la búsqueda sumaria y
rápida de la causa
inmediata de la anomalía El análisis de la anomalía debe ser hecho en el área de trabajo utilizando un diagrama causa-
efecto, con la participación de todos los involucrados
(diagrama de causa y
efecto) ¿Por qué ocurrió?
¿Hubo una alteración?
¿hubo cambios en el Una vez realizado el análisis el gerente debe retomar el análisis de la anomalía, a fin de
personal? ¿falto alguien? agregar recomendaciones al plan de acción del supervisor
¿falta entrenamiento? ¿fallo
el mantenimiento?
El supervisor debe completar el informe de anomalías que debe ser revisado por el gerente
y su personal (staff) este informe debe estar estandarizado con instrucciones de llenado

Finalmente, el supervisor debe utilizar el 50% de su tiempo con el diagnóstico y las acciones
correctivas el resto del tiempo debe ser ayudando al gerente a resolver problemas crónicos
COMO ELIMINAR ANOMALÍAS
EN SITUACIÓN ANORMAL
COMO ELIMINAR ANOMALÍAS CUAL ES SU PAPEL?
ENTRENAMIENTO AL SUPERVISOR EN EL PROCEDIMEINTO OPERACIONAL ESTANDAR

Muestre al Supervisor como Ejecutar la tarea de acuerdo con el

El gerente debe dedicar su tiempo a tres acciones 1 procedimiento Operacional Estandar

básica:
Expliquele porque el procedimiento Operacional estandar debe ser
2 Cumplido

1. Entrenar a sus colaboradores inmediatos “cuanto más

competentes sean sus colaboradores, más tiempo Ud.
3 Dejelo Hacer tal como fue instruido
Tendrá a su disposición”
2. Actuar en los casos de anomalías “como se relata en los
casos de anomalías, cobre una base diaria y semestral 4
Repita hasta que lo consiga hacer solo

(buscando la solución de la anomalía crónica de forma

definitiva, utilizando el ciclo PDCA. - Método de Solución Evalue Ahora si su supervisor esta en condiciones de enseñar al
Operador
de problemas)”
5

3. Actuar juntos con sus jefaturas en el planteamiento del

futuro y la conducción de las mejoras de su área NO

(alcanzando METAS). SI

6 Certifiquelo en la tarea
COMO ELIMINAR ANOMALÍAS CUAL ES SU PAPEL?

SITUACIÓN
NORMAL

• Este entrenamiento • De sus ítems de • Debe poseer una

es en el área de control para frecuencia definida
trabajo capacitarlo posibilitar un buen con el objetivo de
a su función resultado de los lograr las metas
principal lineamientos dado planteadas “Informe
por la gerencia. de Gestión”

ANALIZA INFORME DE LA
ENTRENA A SU RESULTADOS SITUACION
PERSONAL “PUNTOS DEBILES” ACTUAL
COMO ELIMINAR ANOMALÍAS CUAL ES SU PAPEL?

SITUACIÓN
ANORMAL
Crea un ambiente propicio para el relato de las anomalías,
valoriza quien relata las anomalías
Actúa diariamente, “lo primero que hace al llegar “analizando y reforzando las medidas
propuestas en el informe de anomalías va al lugar de la anomalía (NO DEBE REALIZAR
NINGUNA REUNION ANTES DE LAS 10 AM) de tal manera que tenga tiempo para
este trabajo “ REVISON DIARIA”

Analiza periódicamente el informe de anomalías ,

realizando análisis de Pareto para identificar las
crónicas de las prioritarias

Lidera los grupos de personas (supervisores y staff) de su propia gerencia, para la

solución definitiva de las anomalías crónicas utilizando el ciclo PDCA “METODO DE
SOLICUON DE PROBLEMAS 2
 O M O M O N I T O R EA R
“C
S R E S U L T AD O S D E
LO
SU P R O C E S O SE GUN D A FASE
COMO MONITOREAR LOS RESULTADOS
DE SU PROCESO

Gerenciar Es el acto de buscar la causa (medios) de la imposibilidad

de alcanzar una meta (fin), establecer contramedidas,
elaborar un plan de acción, actuar y estandarizar, en caso
de que el plan hay tenido éxito

El método para la práctica del gerenciamiento es el ciclo PDCA

Solamente aquello que se mide puede ser Gerenciado. LO QUE
NO SE MIDE ESTA A LA DERIVA.
COMO MONITOREAR LOS RESULTADOS
QUE SE DESEAN MANTENER
Se debe
comenzar por
monitorear lo
que esta
causando
problemas

Cantidad
Histograma
de sacos
con

?
rotura

Grafico Cartas de
Secuencial Control
COMO MONITOREAR RESULTADOS QUE SE
DESEAN MEJORAR
Comience por
aquello que este • Monitoreando un Ítems por vez
causando
problemas

Ejemplo Cantidad de • Establezca Ítems de Control “%

Disparos del Tg-1 de disparos

Levante datos y • Establezca

Grafíquelos una meta
COMO MONTAR SUS GRÁFICOS
Título del Ítems de
control “Disponibilidad
del sistema de
Generación de
Electricidad”

Un gráfico
secuencial de
ítems de control
La unidad de Medida Una Escala para los
debe tener lo % ítems de control
siguiente:

Los Resultados medios La Meta a ser El valor de

correspondientes a los alcanzada mostrando “BENCHMARK” y Una
años anteriores a claramente el valor y flecha indicando en
título de referencia la fecha sentido “Mejor
COMO DIVULGAR LOS ÍTEMS DE CONTROL
Y LOS DE SU EQUIPO DE TRABAJO

Debe ser colocado en la pared,

pantallas en el sitio de trabajo
un gráfico grande.

Cualquier sea la forma de

acompañamiento utilizada deben
ser exhibidos de tal manera que
UN GOLPE A LA VISTA sea
suficiente para entenderlos
 COMO GERENCIAR PARA MANTENER
RESULTADOS?
El método de
gerenciamiento • El ciclo PDCA
Estandarizar de procesos
todas las tareas
prioritarias utilizado es

Establecer un El ciclo PDCA es

tratamiento factores Básicos
de anomalías denominado

Iniciar el
monitoriamiento de método de • Control
los resultados del
proceso control de estadístico
proceso de proceso
SIGNIFICADO DE CONTROL ESTADÍSTICO
DE PROCESO?
Proceso Conjunto de causas que producen efectos. El Un proceso puede ser
proceso es su área de responsabilidad y sus controlado o (Gerenciado)
productos son su responsabilidad con dos objetivos

Forman Materia prima, equipos , personal, procedimientos,

parte del instrumentos de medición, ambiente de trabajo Mantener Metas
proceso
En consecuencia un proceso es toda su
área Gerencial Para Mejorar Metas
Gerenciar Es el acto de buscar las causas (medios)m,
o controlar
un proceso
las metas, establecer planes de acción y
estandarizar sus éxitos
SIGNIFICADO DE CONTROL ESTADÍSTICO DE PROCESO?
Control para Mantener

El control para cuando un operador

mantener es esta controlando un
conducido por las proceso, cuando
funciones comunica, controla
gerenciales este, está
ejerciendo una
función gerencial.

En resumen el control para mantener es

conducido por funciones operacionales
“ C O M O G E RE N C I A R
PARA M E J O RA R
RES U L T A D O S
SEGUNDA FASE
COMO GERENCIAR PARA MEJORAR
RESULTADOS?
Plan de
Acción

Alcanzar
Metas
Todo se
puede
Mejorar
COMO GERENCIAR PARA MEJORAR
RESULTADOS?
Tips que
debe
saber un
GERENTE
Toda meta debe tener
Proponga accionesde un Plan de acción

Analice cuales las causas que le

impide llegar a donde quiere
DEBE SABER
COMUNICARSE
CON SU GENTE
Debe establecer claramente a dónde quiere
llegar (Meta, Resultado, Efecto)
 LOS GRANDES
LIDERES ENCUENTRA
FORMAS DE
CONECTARSE CON
SU GENTE Y
AYUDARLAS A
ALCANZAR SU
MAXIMO POTENCIAL
Steven J. Stowell