1.

ndice
2. Resumen
3. Introduccin

En el presente informe se desarrolla el Proyecto de Taller de Integracin, conforme a lo

sealado en las competencias indicadas en el perfil de egreso de la Carrera de Ingenieria de
Ejecucion en Administracin de Empresas Mencin Finanzas, buscando optimizar y
desarrollar procesos administrativos que concuerden con el perfil y que logren ser lo ms
fidedignos a los puntos centrales que se toman para el desarrollo del informe, los cuales se
redactan a continuacin:

Analizar empresas y sus distintos mbitos, aplicando modelos econmicos,

financieros, organizacionales , etc , sumado a mtodos y tcnicas de investigacin
organizacional, demostrando capacidad para interpretar balances, estados de
resultados, costos y otros indicadores de gestin.

Emprender negocios(reforzar ; buscar descriptor emprendimiento, taller de

emprendimiento, lo que quiere lograr en el alumno).

4. Antecedentes Generales del Proyecto

COVEPA Ltda., Rut N 88.909.800-7, tuvo sus inicios en el ao 1982 como Empresa
Llanos y Wammes Sociedad Comercial Limitada, apellidos originarios de sus dos dueos
Leopoldo Llanos y Georg Wammes, mdicos veterinarios que dieron inicio a este proyecto
conocido como COVEPA con el giro de Comercializacin de productos de sus lneas
estratgicas dentro de las cuales se encuentran insumos veterinarios, fertilizantes agrcolas,
equipos del rubro agrcola, como tambin ferretera y construccin, e importaciones de
productos especializados tanto en el sector agrcola - ganadero como en la industria
salmonera. Cuando sus fundadores

iniciaron COVEPA

encontraron

una importante

disminucin en lo que respecta a la atencin de profesionales en el rea agrcola, ya que en

aquellos aos afectaba a l pas una crisis econmica, lo cual lo percibieron como una
oportunidad de negocio brindando servicios veterinarios, y a su vez la comercializacin de
insumos relacionados al sector agrcola.

Los inicios de COVEPA fueron muy humildes, pero a travs del tiempo fueron expandindose
abarcando distintos sectores de la regin como lo son: Osorno, Purranque, Frutillar,

Llanquihue, Puerto Varas, Los Muermos, Calbuco, Ancud, Castro y Quelln. Alcanzando
tambin otras ciudades fuera de la regin como lo son hoy en dia: Coyhaique y Punta Arenas.

Actualmente COVEPA se ha transformado en la empresa lider indiscutible y proveedor

indispensable en el sector Agrcola - Ganadero, como tambin en la Industria Salmonera.

Misin
Establecer relaciones sinrgicas, con nuestros clientes, proveedores, colaboradores y aliados,
siempre con el compromiso de buscar el xito.

Visin
Nuestra visin es anticiparnos al futuro proveyendo estrategias y medios para el desarrollo
eficiente del sector silvoagropecuario.

Gestin Empresarial
La Gestin empresarial es un proceso que consiste en planificar, organizar, dirigir y controlar
una empresa, esto es una necesidad para la supervivencia y la competitividad de las
pequeas y medianas empresas a mediano y largo plazo en la actualidad. La gestin
funciona con las personas y equipos de trabajo, quienes plantean objetivos y metas para
lograr los resultados en la organizacin.

Proceso Administrativo de Henry Fayol.

Fuente: Recuperado el 24 de Noviembre

desde http://es.slideshare.net/chino07/teora-administrativa-de-henry-fayol

Segn Henry Fayol Administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar.

Prever es escrutar el porvenir y confeccionar el programa de accin.

Organizar es constituir el doble organismo, material y social de la empresa.
Mandar es dirigir el personal.
Coordinar es ligar, unir y armonizar todos los actos y todos los esfuerzos.
Controlar es vigilar que todo suceda conforme a las reglas establecidas. (Henry
Fayol, Administracin Industrial y General, 1987)

Anteriormente la gestin era vista como la funcin de satisfacer las expectativas de los
propietarios de ganar dinero. Pero en la actualidad ha cambiado esa perspectiva, desde la
competencia

la

funcin

de

la

oferta

en

el

mercado.

Se dice que mientras ms tecnologa exista, ms amplio ser el campo de la gestin, sin
embargo la automatizacin, la informtica, las nuevas tecnologas de la informacin y la
comunicacin y las expectativas de la sociedad han puesto en descubierto las carencias que
tienen

los

directivos

dentro

de

las

empresas.

En la actualidad las organizaciones entienden la relevancia de la Competitividad con el fin

de alcanzar y mantener el xito en el mundo empresarial, pero que es la competitividad?.
Algunos autores como Michael Porter definen la competitividad como la capacidad que
tiene una organizacin pblica o privada, lucrativa o no, de obtener ventajas comparativas

que le permitan alcanzar, sostener y mejorar una determinada posicin en el entorno

socioeconmico.

Debido a los constantes cambios en la economa, para sobrevivir las empresas deben
adaptarse, desarrollarse y posicionarse en un mercado cada vez ms competitivo. Por esta
razn, las empresas deben definir sus estrategias y herramientas administrativas como parte
importante para la toma de decisiones gerenciales para el mejoramiento de la eficiencia y
eficacia de la organizacin. Por consiguiente, se debe lograr el mximo rendimiento de los
recursos con los que se cuentan tales como el recurso humano, el capital, las ideas, entre
otros, con el fin de evitar estancamiento o incluso la misma desaparicin de la empresa.

Por lo anterior y en base a las competencias obtenidas segn el perfil de egreso de Ingeniera
en Administracin de Empresas Mencin Finanzas, entre las cuales se encuentran la
evaluacin de la gestin empresarial empleando herramientas financieras adecuadas y la
prestacin de asesoras a empresas en sus distintos mbitos funcionales, demostrando
comprensin de la dinmica de la economa y empresas en el escenario actual y de los
enfoques de administracin y gestin ms recientes, con el fin de identificar, analizar y
mejorar la calidad de los procesos se encuentran algunas herramientas administrativas que
se nombran a continuacin:

Ahora vamos a ver algunas herramientas de gestin.

a. La cadena de Valor
Entre algunos de los modelos de Administracin se encuentra la Cadena de Valor de Michael
Porter, herramienta la cual describe e identifica de manera visual el esquema de las
actividades empresariales dentro de la organizacin, que se vinculan directamente con la
generacin de valor del producto y las que sirven de apoyo. Al analizar la cadena se pueden
encontrar las ventajas competitivas de la empresa que se deben potenciar en el mercado y
por otro lado las dems tareas deben reducir sus costos sin reducir la calidad del producto.
Actividades Primarias: Las actividades primarias en la cadena de valor son las implicadas
en la creacin fsica del producto, su venta y transferencia al comprador as como la
asistencia posterior a la venta.
Actividades de Apoyo: Son aquellas actividades que agregan valor al producto pero que no
estn directamente relacionados con la produccion y comercializacion de este.

b. Manejo y Control de Inventario

En el libro Administracin Financiera de James C. Van Horne (2002), se indica en relacin al

manejo de inventario que:

La compaa puede efectuar economas de produccin y compra y puede

satisfacer las rdenes con mayor rapidez.(...) Las desventajas obvias son el costo total de
llevar el inventario, lo que incluye costos de almacenamiento y manejo y el
rendimiento requerido del capital usado en el inventario. Una desventaja adicional es el
peligro de obsolescencia.

Al comprar mayor cantidad

de inventario o mercadera, las empresas aprovechan los

descuentos por volumen que disminuyen el costo del producto y se permiten tener una
respuesta ms efectiva a los requerimientos de sus clientes lo que disminuye el costo de
oportunidad de la prdida de una venta por falta de stock lo que provoca que el cliente
prefiera a la competencia.

Sin embargo, un sobre stock puede causar que su costo de mantenimiento por unidad
aumente adems del costo de oportunidad de tener inventario en vez trabajar el capital en
valores negociables como acciones, arbitraje de divisas, depsitos a plazo, etc. Adems,
existen ciertos productos que requieren un atencin especial que por su composicin qumica
o tecnolgica tienden a tener un mayor grado de obsolescencia causando prdidas si su
rotacin no es alta.

Por lo anterior, es funcin del administrador financiero trabajar con los niveles ptimos de
inventario para garantizar un buen manejo en el rea de operaciones de la empresa que
entregue la efectividad que la esta requiere, ya que puede ser costoso tanto un excesivo nivel
de inventario como un inventario faltante.

Costos de Inventario

Es el costo que se genera al mantener y manejar los materiales almacenados y se calcula en

base al costo por unidad por perodo de tiempo e incluye:

Costo de oportunidad: por mantener el dinero inmvil al tenerlo invertido en inventario

ya que no produce ningn tipo de rendimiento para la empresa.

Costo del espacio ocupado: se mide segn el espacio en metros cuadrados que
ocupe el material dividido entre la cantidad que se paga de alquiler a precios de
mercado por el espacio a utilizar o la depreciacin en su caso.

Costo de operacin: los gastos que incurre la empresa por mantener la bodega
funcionando esto incluye: el personal, el mantenimiento, la seguridad, etc.

Costo de conservacin de los registros y costo de las prdidas debido a factores

internos o externos.

Uno de los sistemas utilizados para el manejo y control de inventario es el sistema ABC, el
cual consiste en dividir su inventario en tres grupos:

Los productos "A": son aquellos en donde se ha concentrado la mayor inversin.

Los productos "B": son aquellos conformados por los artculos que siguen a los "A" en
cuanto al tamao de la inversin.
Los productos"C": son aquellos compuestos por productos que solo requieren de una
pequea inversin.

La divisin de su inventario en productos A, B y C permite a una empresa determinar el nivel

y tipos de procedimientos de control de inventario necesarios. El control de los productos "A"
debe ser el ms cuidadoso dada la magnitud de la inversin comprendida, en tanto los
productos "B" y"C" estaran sujetos a procedimientos de control menos estrictos

Logstica de almacenamiento y manejo de materiales

El almacenamiento de clase mundial ( Edward H. Frazelle Logstica de almacenamiento y
manejo de materiales de clase mundial ) presenta un conjunto organizado de principios que
separa las operaciones de almacenamiento de clase mundial de otras operaciones de
almacenamiento de clase media o carente de clase, el que establece lo siguiente :
-

Perfil: Establecer y mantener perfiles de pedidos, perfiles de actividad por artculo y

perfiles de planificacin para identificar las causas fundamentales de obstculos en el
proceso y de oportunidades para realizar mejoras contundentes.

Puntos de referencia o benchmarks: Establecer puntos de referencia para evaluar

el desempeo de los almacenes, sus prcticas e infraestructura operativa, con fines de
comparacin con normas de clase mundial y as determinar mejoras en el desempeo,
prcticas e infraestructura; cuantificar oportunidades para realizar mejoras; y estimar la
inversin factible en nuevos sistemas de manejo de materiales y de informacin. El
perfilado y la fijacin de puntos de referencia junto con las mediciones de desempeo
son actividades de investigacin.

Simplificar: Consiste en reconfigurar los procesos de almacenamiento al eliminar

trabajo y modernizar el proceso de en la mayor medida posible. Puesto que la mayor
parte de las labores de almacenamiento se resume en el manejo de materiales y de
informacin, las iniciativas de rediseo de procesos debern simplificar estas
actividades.

Automatizar: La automatizacin comprende computarizar y mecanizar.

a)

Computarizar es justificar e implantar gradualmente sistema de administracin

de almacenes, sistemas de almacenamiento sin usar papeles y herramientas
de apoyo a las decisiones para poder mantener el perfil de actividades en el
almacn; para darles seguimiento al desempeo y la utilizacin de recursos en
el almacn; y para aplicar procesos simplificados de almacenamiento.

b)

Mecanizar es justificar e implementar gradualmente sistemas mecanizados de

manejo de materiales y almacenamiento para mejorar el flujo en el almacn y
la densidad del almacenamiento para ayudar a los operadores del almacn en
las actividades ms difciles relacionadas con el manejo de materiales.

Distribuir la planta: Una vez realizado el perfilado, el benchmark y simplificado el

proceso a travs de automatizacin, se procede a la distribucin de la planta, es decir,
a definir donde se realizar fsicamente los procesos, donde se ubicaran los sistemas
de almacenamiento y de manejo de materiales, los flujos de materiales y de
informacin y el personal, todo con el objeto de maximizar el uso del espacio y el
cubicaje.

Humanizar: Humanizar las operaciones de almacenamiento involucrando a todos los

operarios del almacn en los procesos de rediseo. Desarrollar objetivos de
desempeo individual y en equipo y efectuar mejoras ergonmicas en toda la actividad
manual en el almacn.

Sistemas de Almacenamiento y sistemas de extraccin en tarimas ( Edward H. Frazelle

2006 pag. 123 )
Sistemas de almacenamiento

Los sistemas ms populares de almacenamiento en tarimas son :

Arrume en palets

Marcos de estiba o Rack.

Estante de palets de profundidad simple.

Estante de palets de doble profundidad.

Estante de tipo drive-in rack.

Estante de tipo drive-thru rack.

Rack manuales.

Rack dinmico.

Entreplanta modulares o mezanine.

Cantilever.

Rack portabobina.

Sistemas mini load

Autoportante

Arrume en palets son cargas unitarias estibadas una sobre otra y almacenadas sobre el piso
en bloques de almacenamiento de 2 a 10 cargas de profundidad. La altura puede oscilar entre
dos cargas y una altura determinada por los siguientes factores:

Lmites seguros aceptables

Facilidad de estiba de la carga

Peso de la carga

Condiciones del palet

Restricciones para cargar en el piso

Clima (por ablandamiento del corrugado en condiciones de lata humedad)

Capacidad del equipo para elevar las cargas

Compresin de la carga

Altura del edificio

Marcos de estiba o Rack son marcos unidos a palets estndar de madera o unidades de
acero auto contenidas hechas de plataformas y postes. Los marcos se pueden desmontar y
almacenar en un espacio reducido, se usan cuando la carga no es fcil de estibar.

Estante de palets de profundidad simple es una estructura sencilla de postes y travesaos

de metal, da acceso inmediato a la carga almacenada, las estanteras de simples o doble
profundidad tambin se conoce con el nombre de Rack selectivas o convencional, permiten
acceder de forma directa y unitaria a cada palet sin necesidad de mover o desplazar las otras,
generalmente es para carga paletizada, se utiliza cuando se tiene productos donde es
importante el tipo, por ejemplo cuando hay algunas referencias y en cada referencia hay una
mediana cantidad de volumen, es decir se tiene 25 referencias y por cada referencia se tienen
3 palets. La ventaja es que puede graduarse a diferentes niveles, la altura depende de la
necesidad, perfecto control de stock; cada hueco es un palet, mxima adaptabilidad a
cualquier tipo de carga, tanto por peso como por volumen

Estante de tipo drive-in y drive-thru llamada tambin Rack Compactas, las cargas se
almacenan en profundidad y en altura eliminando los pasillos entre estanteras, Se utiliza
cuando hay pocos tems pero gran cantidad volumen. Una desventaja es que no se puede
aplicar un buen FIFO porque el primer artculo que entra va ser el ltimo en salir. No es
recomendable para artculos que perezcan en poco tiempo.
Rack manuales Se aplica cualquier tipo de artculo como: gavetas, cajas, el pasillo depende
del tipo de herramienta que vaya a operar y tiene la posibilidad de pasillos elevados a varios
niveles de altura.

Rack dinmico consiste en deslizar la carga por gravedad sobre rodillos. Utiliza rotacin
FIFO (primeros en entrar primeros en salir) de la mercadera, tiene dos versiones Rack
dinmico para cajas y/o palets.
Rack dinmico para cajas o cartn flow consiste en poner rodillos en vez de panel con una
inclinacin (3 grados) hacia delante de tal manera que se alimente por atrs y caiga hacia
delante, el espacio que utiliza va a depender de la cantidad de cajas que quiera almacenar.
Entreplantas modulares o mezanine se utiliza cuando el rea es pequea y se tiene gran
altura, es la unin de un rack manual y una entreplanta, sirve para artculos pequeos. Se
adapta a las dimensiones del local y es la forma ms fcil de duplicar el espacio.
Cantilever son estanteras con voladizo para cargas de gran longitud o con medidas
variadas, como pueden ser perfiles metlicos tubera, rollo, molduras, tableros de madera,
planchas metlicas o material plstico.
Rack porta bobina sirve para cualquier peso y tamao se almacena bobinas o cables, es
una buena alternativa para volmenes en grandes cantidades [3].

Sistemas mini load son altas, no manejan palet, utilizan cajas y gavetas, sirve en la industria
de cosmticos, frmacos, repuestos y ropa. Este sistema es por computadora, utiliza un
transelevador para ubicar del producto el cual consiste en traer el artculo donde el cdigo de
barra es capturado por una pistola y el sistema lo registra, una ventaja es que aprovecha el
viaje de ida y el de regreso.
Autoportante es un sistema de estantera selectivo a gran altura, las paredes y el techo
termina apoyndose en la misma estantera. Son caras donde trabajan 6 o 4 personas, este
sistema de almacenamiento se utiliza en bodegas grandes, donde al final de la jornada seala
lo que tiene que abastecer. Posee 2 software uno para manipular el trans-elevador y otro que
administra la bodega.

Palet con dos estndares de palet, el europeo 0.80x1.20 m de profundidad manipuladas por
el lado ms estrecho. Con el mismo criterio constructivo se fabrican de 1x1.2m, 1.2x1.2m. El
americano es de 1x1.20 m de profundidad, pero el ms comn en nuestro medio es un palet
de 1.45x1.45 ya que el producto es voluminoso.
Herramienta Distribucion de areas o Layout

El Layout permite

determinar

dentro del rea de Bodega el orden y distribucin de la

mercaderas fsicas, que se encuentran almacenadas y que forman parte dentro del proceso
diario de la empresa, la cual se determina mediante grficas como figuras y formas que
identifican las reas delimitadas vas de accesos y clasificacin de productos que componen
Bodega. Para optimizar los espacios se grafican de una forma visual, funcionando como un
mapa que explica cmo se distribuyen e identifican los espacio, para esto es necesario seguir
los principios de un buen Layout:
-

Principio de integracin de conjunto

principio de de la mnima distancia recorrida

principio de circulacin

principio de espacio cbico

principio de satisfaccin y seguridad de trabajadores

Bajo estos principios se intentan disminuir riesgos de interpretacin, para quienes integran la
organizacin.

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4.1 Diagnstico

A continuacin se visualiza el anlisis de la Cadena de Valor de la empresa enfocado al area de

bodega:

Esquema del modelo de la cadena de valor empresarial, En la parte superior Las actividades de apoyo o auxiliares.
En la parte inferior, las actividades primarias

Infraestructura de la Empresa : Covepa cuenta Con Sucursales dentro de la zona sur, donde se
encuentran supervisadas la operaciones diarias a travs del Jefe de cada sucursal.

Gestin de RRHH : Las responsabilidades del personal dependen del rea en que desempean
labores.

Desarrollo de Tecnologas : Se utilizan herramientas bsicas como telfono, fax,PC y Software para
Bodega.

Logstica Interna : En las dependencias de bodega regularmente se encuentra sobre Stock de

materiales, mala distribucin como espacio de estas.

Operaciones : No existen Procedimientos documentados para inducir al personal a gestionar de mejor

manera los recursos y procesos diarios de Bodega.

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Logstica Externa : La sucursal de Pto. Varas abastece a las sucursales de la zona y a su vez
despacha mercadera de clientes .

Marketing y Ventas : Covepa desarrolla su estrategia de ventas a travs de su sala de ventas en cada
sucursal y a travs de publicidad en la zona, como con alianzas estratgicas con SQM.

Servicios de Post Venta : Covepa se preocupa de brindar satisfaccin a sus clientes a travs de
servicios de post venta, que brinden soluciones como tambin cumplir con las garantas ofrecidas por
la empresa.

Diagrama de Flujo

Es un grfico de anlisis de procesos, donde existen columnas y lneas con smbolos de

operacin, transporte, control, espera y archivo, el espacio recorrido para la ejecucin y el tiempo
invertido, estas dos ltimas son opcionales de inclusin en el diagrama de flujo. En las lneas se
destaca la secuencia de los pasos y se hace referencia en cada paso a los funcionarios involucrados
en la rutina. Este tipo de diagrama es extremadamente til para armar un procedimiento, ayudar en la
capacitacin del personal y racionalizar el trabajo, en este caso se desarrollar el diagrama de flujo
vertical.

Simbologa

La simbologa grafica el diagrama de flujo, los que estan compuesta por imagenes cada una de
ellas tiene un significado diferente, lo que garantiza que tanto la interpretacin como el anlisis del
diagrama se realicen de forma clara y precisa.
Resulta necesario que el diseo y seleccion de determinados smbolos a los que se les determine un
significado sea preciso, as como definir reglas claras con respecto a la aplicacin de estos smbolos.
Frecuentemente los smbolos que se utilizan para el graficar el flujo se encuentran bajo un diseo
estandar para ser utilizados a nivel mundial, evitando errores de interpretacin.
Bajo este contexto diversas organizaciones han establecido diferentes tipos de simbologas para
graficar diagramas de flujo, dentro de las alternativas se determin utilizar la siguiente norma:

American National Standard Institute (ANSI)

Es una organizacin privada sin fines lucrativos que administra y coordina la normalizacin voluntaria y
las actividades relacionadas a la evaluacin de conformidad en los Estados Unidos.
El ANSI ha desarrollado una simbologa para que sea empleada en los diagramas orientados para la
elaboracin de diagramas de flujo dentro de la gestin administrativa, dicha simbologa se
detalla a continuacin:

12

1.1.- Diagrama de Flujo de Compra de Materiales :

13

Fuente : Elaboracin Propia

Conclusiones del Flujo de Compras

Para mantener stock dentro de la dependencias se verifica mediante observacin fisica, lo que indica
que este es el primer paso para poder solicitar mercadera y poder cumplir con las obligaciones
pactadas con terceros, ya que a pesar de tener un sofware que tambin apoya al control de stock, no
siempre se encuentra con la informacin actualizada que represente lo que ocurre en la prctica, es por

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tal razn que la adquisicin de materiales es estimada mediante los registros histricos, desacuerdo a
su demanda.

1.2.- Diagrama de Flujo de Recepcin de Materiales :

Fuente: Elaboracion Propia

Conclusin de Recepcin

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El proceso de ingreso de materiales se efecta de forma normal en Bodega, pero se observa que al
momento distribuirlos en el Almacn, los espacios no se encuentran bien delimitados e identificados, ya
que en ocasiones mantienen un sobre stock de algunas lneas de productos, lo que entorpece el
trnsito y el flujo de estos se vuelve ms lento.

1.3.- Diagrama de Flujo Salida de Mercadera

Fuente : Elaboracion Propia

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Logstica interna:

Recepcin: de materiales por compras de productos nacionales e importados. En el

caso de las importaciones consiste en recibir en algunas temporadas del ao
productos del extranjero que vienen por toneladas envasados y en contenedores. En
este proceso existen problemas en la descarga, control y revisin de la mercadera.
Primero; no se cuenta con el personal suficiente para hacer todas estas funciones (en
especial la descarga por lo que hay sacar personal de otras funciones para el apoyo),
segundo; no tienen las herramientas y maquinaria en condiciones ptimas para el
movimiento y orden del material,

y por ltimo no existe espacio suficiente para

almacenar los grandes volmenes de productos y materiales recibidos. Todos estos

inconvenientes mencionados provocan un retraso en el internamiento de los pedidos.

Internamiento, registro y control: en este proceso se registran los pedidos con su

correspondiente documentacin de despacho (gua o factura) contra una Orden de
Compra. Aqu hay problemas con el control del registro a ingresar ya que luego
existen evidentes diferencias en relacin al material ingresado en el sistema, versus el
inventario real o fsico en bodega, esto a consecuencia de un mal ingreso de datos en
el Software. El error ocurre generalmente por factores de falla humana y por falta de
revisin al detalle de la mercadera de acuerdo a la OC y las especificaciones tcnicas
de la orden.

Almacenamiento: en el rea de Covepa hay gran variedad de materiales, insumos y

maquinaria y el gran problema en este sector es la no hay segregacin de la
mercadera; los productos de construccin quedan hacinados junto a los fertilizantes y
alimentos para animales (insumo que necesita ser ubicado en un lugar aislado de toda
mercadera que pueda contaminar o alterar su funcin, segn normativa Vigente,
Servicio de Salud y SAG) . As tambin existen materiales de construccin que estn
siendo almacenados en una bodega solamente techada, afectando su integridad,
debido al clima hmedo que existe en la zona sur, donde el cuidado no es el ptimo
para tales productos.

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Debido a algunos acuerdos convenidos con sus clientes, Covepa vende mercadera a
plazos superiores a un ao, lo que produce un efecto de cuello de botella en el
almacenamiento y rotacin de mercadera, la cual est ocupando el espacio fsico
donde se pueden almacenar productos con mayor rotacin, convirtiendo dicha
mercadera en activos ociosos.
En definitiva las condiciones del mantenimiento no son las ms adecuadas, ya que
constantemente quedan materiales inutilizables o en mal estado por el mal clima
produciendo constantemente mermas y costos de mantencin de los productos con
entrega a plazo.

Operaciones: El personal de bodega no tiene un proceso formal de trabajo que est

normado de alguna manera, la manera de trabajar ha sido formada por la experiencia que
han adquirido en tales labores.
Acondicionamiento de materiales: Actualmente no tiene un rea de despachos solo los
pasillos donde transitan los yales y los clientes, adems de que existe un grave problema con
el dficit de pallet en algunos casos hasta se ocupan aquellos que no son de la empresa.

En base al control de inventario se debe mencionar que la empresa tiene un sistema de

anlisis para adquisicin de sus productos de mnimo y mximo, en el cual el stock de
productos no debe ser inferior a 3 ni mayor a 8 en la mayora de los casos o dependiendo de
la demanda de la lnea de productos de acuerdo a la temporada. El procedimiento para la
solicitud de mercadera comienza cuando el jefe de sucursal descarga un archivo con los
productos que han pasado el stock mnimo, el cual enva al rea de adquisiciones para emitir
la orden de compra correspondiente.

Anlisis al sistema de almacenamiento y manejo de materiales en bodega

De acuerdo al anlisis realizado al los procesos de la bodega, resaltan los problemas de
almacenamiento, ya que estos se realizan en palets puestos en el piso y peligrosamente
apilados, no existe codificacin de materiales, estos no tienen un cdigo de barra y no existe
una clasificacin ordenada o en estantes.

Existen 3 reas de almacenaje, las cuales son N 1 bodega techada para el almacenaje de
alimentos y aquellos materiales que necesitan estar bajo techo, en el patio N 2 se
encuentran aquellos insumos de construccin y en el patio N 3 el cual es un pequeo lugar
donde guardan aquellos materiales de poca demanda y baja rotacin, en el rea libre, se
encuentran materiales ya dados de baja.

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La bodega techada no tiene estantera para aquellos materiales que lo necesiten, hay
mercadera de alto volumen y peso que pertenece a esta bodega pero se encuentra en los
patios por una mala distribucin de los materiales, sin embargo el patio N 2 cuenta con
infraestructura de estantes los que estn destinados a almacenar materiales de construccin,
pero sin un techo que cubra totalmente el rea, provocando descomposicin de algunos
productos.
Adems cuenta con 6 unidades de yales, de los cuales 3 se encuentran operativos y 3 en
mal estado debido que no cuentan con registros y un control de mantencin, las unidades que
se encuentran operativas se dividen en las tareas de recepcin, distribucin y despacho de
materiales.
Cuando se recibe mercadera, esta queda a la espera de ser distribuida en el nico pasillo de
acceso a los patios (rea de recepcin), la bodega no cuenta con un rea o un muelle de
descarga que no interrumpa las dems actividades.
Esta bodega distribuye mercadera para otras sucursales, la salida de mercaderas es en un
horario diferente al de recepcin, pero por lo observado no se respeta el horario y no existe
una coordinacin entre pedidos de sucursales, proveedores y clientes.

Por medio de una investigacin previa y un conocimiento real de todo lo que pasa en
COVEPA, se formularon preguntas que vayan en directa relacin a la opinin que tienen
trabajadores de la misma empresa, donde cada uno pudo expresar su visin del cmo
influa en su trabajo el descontrol que haba dentro de bodega.

Realizada la encuesta,

se procede a tabular y graficar los datos para el analisis

correspondiente.
.

Grficos del resultado de la encuesta

19

Percepcin de los trabajadores en el rea de bodega

Fuente: Elaboracin propia

Seguridad de bodega

Fuente: Elaboracin propia

20

Fuente: Elaboracin propia

Operaciones

Fuente: Elaboracin propia

Clima Organizacional

21

Fuente: Elaboracin propia

Satisfaccin de los clientes

Fuente: Elaboracin propia

Fuente: Elaboracin propia

Para ver los resultados de la Encuesta en mayor detalle dirjase al anexo Tabulacin de
encuesta y Grficos del resultado de la encuesta.

Determinacin de los Costos de Inventario

Para tener un correcto uso del inventario se debe minimizar el costo total de inventario,
esto se hace buscando el equilibrio entre el costo de pedido de mercaderia y el costo de
mantenimiento.

Costos de pedido
para determinar los costos de pedidos se debe considerar desde el lanzamiento de la
orden de compra incluyendo papeleria, electricidad, internet, telfono. En el caso de la

22

empresa las ordenes de compra se hacen de forma digital por lo que no se gasta en
articulos de oficina.
Calculo del costo de Pedido:

Gasto anual de la Gestin de compra

Item

valor anual

Internet

486.000

electricidad

$ 6.467.664

telfono

salarios

$ 16.889.576

Total

$ 24.301.120

457.880

El costo de pedido sera el cuociente entre el costo total de la gestin de compra y el

nmero de ordenes realizadas en el periodo de un ao.

Debido a la alta variedad de productos y proveedores, el rea de adquisiciones realiza

una cantidad promedio de 315 rdenes semanales lo que da un total de 15.160 rdenes
de compra anual.

Con los datos obtenidos anteriormente se calcula el costo de pedido con la siguiente
formula:

por pedido

Costo de Compra
Estn dados por todos los costos incluidos en las facturas de los proveedores como el
flete o transporte, sin embargo para efectos de calculo no se considerarn debido a que
los fletes se encuentran incluidos en los precios de compra, por lo tanto el costo de
compra es el precio unitario del producto.

23

Costo de Compra = Precio unitario del producto

Costo de mantenimiento del inventario

Esta representado por todos los costos variables por unidad de producto en inventario por
un periodo especfico.
entre tales costos se encuentran los seguros, electricidad, guardias, obsolescencia, costo
de oportunidad, el capital invertido, entre otros.

Costo anual de mantenimiento

Item

valor anual

salarios

$ 74.280.000

electricidad

4.787.664

agua

705.276

fuerza motriz

5.502.804

mantenimiento

1.119.499

seguros

$ 21.600.000

Total

$ 107.995.243

Para obtener el costo por M2, se debe dividir el el total anual del costo de mantenimiento
por la cantidad de M2 de la bodega.

por M2

Clasificacin ABC

24

Para la clasificacin se consider la informacin de Noviembre 2013 a Noviembre 2014, los

costos de las materias primas y la rotacin de inventarios que se provocaron durante este
periodo.

Fuente: Elaboracin propia

Fuente: Elaboracin propia

Cuadro de Rotacin

25

Fuente: Elaboracin propia

Fuente: Elaboracin propia

De la clasificacin se puede observar que los artculos A representan un 20% de los costos
invertidos por la empresa y tienen un 10% de rotacin. Los artculos B representan un 13%
de los costos invertidos por la empresa y tienen un 20% de rotacin.

Los artculos C

representan un 67% de los costos invertidos por la empresa y tienen un 70% de rotacin.
Para ver los resultados de la clasificacin ABC en mayor detalle dirjase al anexo Tabla de
Clasificacin Mtodo ABC.

Problemas encontrados en bodega

Problema

P1

Descripcin del Problema

Efecto

No existen reas de separadas recepcin y

Congestin

aumento

de

despacho de mercadera

remuneraciones por concepto de

26

horas extraordinarias.

P2

P3

No hay una mantencin preventiva a los

Atrasos en el ordenamiento por

yales

maquinaria en mal estado.

Mercadera en pasillo de acceso a los

Congestin y aumento en los

patios

tiempo de entrega y ordenamiento.

Aumento en los tiempo de entrega

P4

No existe codificacin de materiales

de los productos a los clientes.

Poco espacio en bodega para el trnsito de Congestin en pasillos y mermas

P5

yales.

por maltrato de productos.

Poca coordinacin en horario de recepcin

P6

y despacho

P7

Acceso dificultoso al patio N3

P8

Falta de manual de procedimientos

P9

Poca coordinacin al momento de recibir

Sobre

stock

de

mercadera,

importaciones

congestin y desorden en bodega.

deterioro de mercaderas y multas

P10

Mercadera en diferentes reas

de la autoridad sanitaria por ...

Anlisis detallado de problemas que comnmente se encuentra enfrentado el personal de

bodega

Mermas
Las mermas se dan cuando se realizan importaciones de productos en grandes
cantidades, ya que en estos casos no existe un nivel optimo de inventario, estos
muchas veces se quedan estancados en bodega terminando en mal estado.
Material Obsoleto
El material queda en estas condiciones en aquellas situaciones en que las compras
son a nivel de escala, quedando un restante sin comercializar, ya sea por cumplir su
periodo de comercializacin o la mala manipulacin de estos, finalmente no se utiliza
y tampoco se plantea su reutilizacin ni devolucin o acuerdo con el proveedor.
2. Definicin del Problema

27

COVEPA es una empresa que lleva vigente en el mercado hace ms de 30 aos, partiendo
desde un principio con mucho xito en cuanto a sus ventas debido al conocimiento que tiene
en el rea, as tambin como la cercana que tiene con sus clientes, produciendo as un
desarrollo constante en toda su historia de vida, que repercute en estos ltimos aos en un
crecimiento evidente en sus ventas, lo que lleva a la empresa a manipular grandes cantidades
de productos en sus bodegas, no contando con la coordinacin logstica previa para hacer
frente a tales cantidades de productos. En lo que involucra a la bodega de la sucursal de
Puerto Varas, actualmente tiene varias problemticas que entorpecen la eficiente ejecucin
para la satisfaccin de las necesidades internas dentro del rea, tales como:

Sobre Stock de mercaderas:

Durante el crecimiento en ventas, nunca se tuvo un manejo eficiente de cada producto al no

llevar la contabilidad correcta y certera de cada uno de ellos, lo que provoca un descontrol en
el manejo de inventario, no pudiendo controlar a futuro las grandes cantidades de productos
en bodega, especialmente en el requerimiento especfico de cada producto. Quedando
siempre en desventaja los productos de menor rotacin debido a que pasan mucho tiempo
en bodega sufriendo consecuencias en su cuidado y siendo prontamente dados de baja.

Poco control de Inventario:

La cantidad de informacin que circula a diario en el rea de bodega sobre el estado de cada
producto no alcanza a ser capturada de forma ptima por el sistema, debido a que no existe
un control fsico de forma peridica con el cual poder actualizar el contenido de la base de
datos. Lo que trae como consecuencia que el registro que se tiene en el sistema no sea igual
a lo que se tiene fsicamente.

Poca Coordinacin logstica interna:

Debido al poco espacio fsico que existe en bodega respecto al rea de recepcin, se puede
percibir la poca coordinacin que existe en los tiempos de descarga y salida de mercaderas,
por ejemplo el tan solo hecho que llegue un camin de abastecimiento al area de bodega
automticamente entorpece el normal funcionamiento de las dems actividades al no existir
un lugar especfico para cada accin.

Distribucin de la Mercadera en Bodega:

El poco espacio fsico que existe en bodega trae como consecuencia la mala distribucin que
se le da a cada producto dificultando el acceso, la movilizacin y seguridad. No teniendo el
cuidado necesario para el almacenamiento ni la divisin exigida por las polticas de seguridad
propias de la empresa.

Mermas por productos en mal estado:

En todo lo que tiene que ver con el almacenamiento del producto en bodega, normalmente
tendr que existir las mermas por productos recibidos en mal estado, por vencimiento o

28

malos manejos dentro de bodega. En el caso de Covepa existe un porcentaje considerable de

mermas correspondiente a productos que se encuentran en mal estado proveniente de un
almacenamiento que no cumple con normas de seguridad propias del producto, como ser
expuesto al mal clima, ser almacenado u ordenado de mal forma, etc. Todo esto debido a que
la infraestructura interna y externa no brinda las condiciones ptimas que requiere la
mercadera.

4.3. Delimitacin del Problema

Para mejorar la gestin de bodega de la sucursal de Puerto Varas, se consideran las

siguientes delimitaciones:

Se trabajar en mejorar la gestin de bodega, el control de inventarios y stock de la

bodega de la sucursal de puerto varas.

Evaluar espacio fsico interno actual en bodega para as determinar reas con
problemas.

Disear modelo de gestin de inventario para el uso y orden ptimo respecto a

la ubicacin de los productos.

Analizar costos que traer la implementacin de nuevas estanteras

especializadas para el almacenamiento de productos de mayor cuidado.

Realizar capacitaciones a trabajadores del rea de bodega y as instruir en

conocimiento sobre las nuevas gestiones a implementar.

29

5.

Objetivos

5.1. Objetivo General

Desarrollar un modelo de inventario enfocados en la mejora de los procesos del
rea de bodega, mejorando su gestin de inventarios en abastecimiento,
recepcin ,almacenaje y distribucin de las mercaderias.
5.2. Objetivos Especficos

Diagnosticar la situacin actual del ciclo logstico interno de la empresa en el

area bodega.

Acciones:

Tecnicas de recoleccin de datos, entrevistas a trabajadores, encuestas,etc.

Identificar el comportamiento de la demanda identificando lneas de productos

de mas alta rotacin y el ciclo operacional de la empresa.

Definir modelo de inventario ABC aplicable a logstica en cadena de

abastecimiento.

Desarrollar y definir el Layout dentro del rea de bodega.

Remodelar la infraestructura fsica de la bodega para un buen desarrollo de las

operaciones internas.

6.

Metodologa y Planificacin

6.1. Marco Metodolgico

La siguiente investigacin se desarroll a travs de la observacin directa que se tuvo en
la empresa COVEPA, donde se detectaron las problemticas antes sealadas en el rea
de bodega, especficamente en el manejo de inventario. Donde a travs de entrevistas

30

con el Jefe de sucursal (Puerto varas) se logr tener una visin ms amplia del problema,
basando la investigacin en datos numricos donde estn reflejadas las compras y ventas
mensuales, trimestrales y anuales de las lneas de productos ms fuertes en la empresa
correspondiente al ao histrico de noviembre 2013 a noviembre 2014, probando a travs
de estos los malos manejos en las gestiones que hay dentro de la empresa, repercutiendo
en varias etapas de la cadena de abastecimiento. Todos estos datos entregados por el
mismo personal de la empresa.

Nivel de investigacin
En base a la informacin entregada, la problemtica observada y la propuesta de solucin
que se entregar finalmente, se puede deducir que el proyecto requiere una
Investigacin Descriptiva, al analizar datos concretos en relacin a sus ventas de los
productos ms demandados, a la cantidad de productos que entran y salen de bodega,
las importaciones que llegan por temporada y los datos visibles que se pudo observar en
relacin al espacio en bodega para almacenar los productos. El conjunto y complemento
de todo esto ayuda a fundamentar el diagnstico y que la investigacin tome un curso
claro y concreto sobre las acciones que se debieran tomar en el rea de logstica.

Diseo de la Investigacin
La estrategia que se adoptar para el diseo de la investigacin para responder al
problema planteado ser la investigacin de campo, ya que se recolectarn los datos
necesarios directamente en las dependencias de Covepa entrevistando y aplicando
encuestas a los jefes de sucursal, vendedores y trabajadores del rea de bodega
obteniendo informacin y su percepcin de la problemtica de la empresa.

Poblacin y Muestra
Segn lo dicho por Levin & Rubin "Una poblacin es un conjunto de todos los elementos
que estamos estudiando, acerca de los cuales intentamos sacar conclusiones. Cabe
destacar que la poblacin es un grupo de personas u objetos con caractersticas en
comn, el cual puede ser finito o infinito dependiendo el tamao de la poblacin.
En este caso segn las caractersticas de la poblacin, se puede apreciar que es finita,
debido a que el total de personas a las cuales se le aplicar el estudio alcanza a un
nmero de 35 personas que vendra a ser el total de trabajadores de la empresa Covepa.
Segn Murria R. Spiegel Se llama muestra a una parte de la poblacin a estudiar que
sirve para representarla, por lo que es importante mencionar que la muestra es un valor
representativo de todo lo que abarca la poblacin, donde las caractersticas mas
importantes de esta misma en las mismas proporciones.

31

En la evaluacin realizada a covepa, en base a la frmula aplicada con la informacin del

total de la poblacin, se extrajo una muestra representativa el cual alcanzo a un numero
de 18 encuestados, numero con el cual se podr dar respuesta a una serie de
interrogantes a travs de una encuesta aplicada a algunos trabajadores de la empresa

Delimitacin de la muestra a medir

Pregunta de investigacin
como afecta el mal manejo de inventario,
la infraestructura y el layout en el rea de

Unidad de Anlisis
Trabajadores de la sucursal COVEPA
Puerto Varas.

bodega?

Se ha tomado como Poblacin a la sucursal de COVEPA Puerto Varas de un total de 35

personas, entre los cuales se encuentran administrativos, operarios, vendedores y
jefaturas, con el fin de evaluar cualitativamente aspectos internos relacionados con el rea
de bodega. El tipo de muestreo ser probabilstico debido a que todos los sujetos de la
poblacin tienen la misma posibilidad de ser escogidos por las caractersticas de sus
funciones. La seleccin de la muestra para el nmero de empleados a encuestar se
determin en base a la frmula de muestra finita del muestreo al azar simple, ya que se
conoce la cantidad de personal que realiza labores dentro de Bodega.

Frmula para muestreo de Poblaciones Finitas:

n : Tamao de la muestra.
N : Tamao de la Poblacin.
Za: Valor crtico correspondiente a un coeficiente de confianza con el cual se desea hacer
la investigacin.
p : Prevalencia esperada del parmetro a evaluar.
q : 1-p proporcin poblacional de la no ocurrencia de un evento.
e: Error muestral que puede variar segn el criterio del Investigador

El error se determina en base al total de la poblacin de la siguiente manera:

32

e=

e=

= 5,91

= 0,17

e = 0,17 x 100

e = 17 %

A continuacin se definen las variables y se realiza la operacin correspondiente:

N : 35
Za: 95% de confianza = 1,96
p : 0,5
q : 0,5
e: 17%

Tcnicas de recoleccin de datos

Como en toda investigacin de distinta ndole, se utilizan distintas herramientas de cmo
obtener la informacin necesaria para llevar a cabo las observaciones de una
investigacin o estudio determinado, analizando distintos factores involucrados en la
investigacin como lo son los aspectos naturales, econmicos, sociales, etc. Es por esto
que se manipularon distintas herramientas para poder fundamentar con informacin el
diagnstico.

La observacin
Esta herramienta fue fundamental para descubrir y definir cules eran las problemticas
reales a analizar en el rea de bodega, tras varias visitas a la sucursal de Puerto Varas
como as tambin algunas entrevistas con el jefe de sucursal, donde a travs de esto se
pudo adquirir un conocimiento real y vivido dentro de COVEPA. Recorriendo las distintas

33

dependencias del rea de bodega donde se pudo apreciar el evidente descontrol que
haba en gran parte del manejo de productos, no cumpliendo con las distintas polticas de
cuidado y calidad propias de la empresa. Dejando entrever que las malas gestiones
provenan mucho ms all de lo que se poda apreciar a simple vista.
La Entrevista
Como se mencion anteriormente una de las herramientas utilizadas para fundamentar el
diagnstico fue la entrevista hecha al Jefe de Sucursal de la ciudad de Puerto Varas, que
con varias visitas realizadas del grupo a la empresa pudo brindar todo el conocimiento
posible el cual ayudo saber mucho ms a fondo no solo el rea de bodega si no tambin
el ambiente externo que vive COVEPA dentro del mercado en base a su competencia,
debilidades en la industria como sucursal y como COVEPA en general. Detallando
tambin las funciones que cumple cada departamento dentro de la empresa y en el caso
de bodega, como influyen las malas gestiones en lo que respecta desde la recepcin del
producto hasta la satisfaccin del cliente. Finalizando cada entrevista con la visualizacin
fsica de bodega en la que el jefe de sucursal respaldaba lo dicho anteriormente con la
sealizacin de cada una de las malas gestiones que se poda percibir.

La Encuesta
Segn M. Garca Ferrando, "prcticamente todo fenmeno social puede ser estudiado a
travs de las encuestas", es una herramienta comnmente utilizada para las
investigaciones como lo es en este caso, donde cada persona encuestada puede
procesar sus respuestas reflejadas luego en el papel, y a travs de preguntas concretas
se podr recopilar informacin relevante para la investigacin.

6.2. Planificacin
Aspectos administrativos
Es el conjunto de recursos disponibles ya sea materiales, humanos, financieros y tiempo
utilizado para llevar a cabo el proyecto.

Recursos Materiales

Artculos de oficina
Computadores
Material de papelera
Pendrive
Internet
Telfono
Cmara
Vehculo
Entre otros.

Recursos Humanos

34

Para todo el proceso de Investigacin fue necesario contar con la colaboracin de al menos 5
personas las cuales fueron designadas para cumplir con distintas labores entre las cuales se
puede mencionar: Coordinar entrevista con el Jefe de sucursal, Elaboracin y ejecucin de
encuestas, Visitas presenciales a Bodega de Covepa, Gestiones propias de la investigacin,
entre otras.

Recursos Financieros
Son todos aquellos recursos utilizados en la investigacin que requiri un esfuerzo monetario.

Presupuesto

Costo total

Transporte
Pasajes
Artculos Oficina
Fotocopias
Celular
Otros
TOTAL

$ 20.000
$ 12.000
$ 2.000
$ 3.500
$ 5.000
$ 4.000
$ 46.500

Carta Gantt del equipo de trabajo

35

36

Planificacin del proyecto

Finalidad y metas de la propuesta
La propuesta que se plantea para la bodega de la sucursal de puerto varas de Covepa
Llanos y wammes Soc. comercial limitada consiste en desarrollar cambios positivos que
van a permitir disminuir costos en almacenamiento, minimizar tiempos muertos y la
congestin en el flujo de trabajo, as mismo este proceso involucra inversin en una nueva
infraestructura la cual permite que sean ms eficientes todos los procesos de bodega, el
aumento del desempeo en los recursos humanos a travs de procedimientos de
almacenamiento, distribucin y despacho en la bodega y el aumento en la calidad del
servicio que se entrega en el instante en que el cliente hace retiro de sus materiales

Beneficios de la propuesta

Con respecto a lo analizado, se tiene en consideracin una reduccin en varios procesos

que implican costos y gastos para la compaa, con el proyecto presentado se evidenciara
el ahorro de acuerdo a lo reflejado en el ultimo ao.
Los principales ahorros al realizar el proyecto se adquieren de :

Reduccin de costos y mejora en los procesos de almacenamiento

Organizar los materiales en bodega bajo una infraestructura remodelada, as
evitar los tiempos muertos y la congestin en el flujo de trabajo

Mejorar la comunicacin en bodega

Propuesta de mejora

La propuesta trata de remodelar la infraestructura de la bodega, creando espacios para la

recepcin de materiales y reas de despacho, adems de construir estantes para el
almacenamiento de productos de acuerdo a su clasificacin y rotacin que posea, de esta
manera se corrige el desorden, disminuye los tiempos de respuesta y se aumenta el
control con respecto a los inventarios existentes.

Por otra parte trata de optimizar el control de los inventarios, el sobre stock y mermas de
mercaderas existentes a travs de polticas y procedimientos para el almacenaje de
materiales minimizando los costos que involucran una mala gestin en bodega.

Por ltimo mejorar la coordinacin logstica entre sucursales y proveedores a travs de

dar responsabilidad a los cargos correspondientes, de manera de abordar

37

Costos de la inversin

Las inversiones que se necesitan realizar para remodelar la infraestructura de la bodega de

covepa con el fin de mejorar el acceso y la fluidez en las operaciones son las siguientes.

- Construccin de estanteras para apilamiento de materiales

-

Construccin de oficina en bodega, para el jefe de bodega y

asistente.
- Equipamiento de oficina

La estructura que se va a utilizar para la bodega es un diseo de estantera de tarima de

profundidad simple, la cual es de una estructura sencilla de postes y travesaos de
metal, lo que da acceso inmediato a la carga almacenada.
Adems se construir una oficina al interior de la bodega, para situar al jefe de bodega y
asistente, esto para mejorar la gestin de documentacin y ingreso de informacin al
sistema.

En las siguientes tablas N y N se indican en detalle los costos que va a tener el proyecto

Tabla N Costo detallado construccin estantera

38

Tabla N Costo de construccin de oficina

Tabla N Costo de equipamiento oficina de bodega

La inversin total de este proyecto es de 28.368.670, como se detalla en la tabla

N

Tabla N Costo total del proyecto

39

Metodologia de implantacin Layout de COVEPA

1.- Layout Actual de COVEPA Pto. Varas:

40

Fuente : Elaboracion Propia

Como

se visualiza el layout actual de covepa presente problemas en la organizacin de

mercaderia, ya que es apilada una sobre otra y no existen lugares identificados para cada tipo
de producto, tambin entorpece el transito de los operarios que transitan en la zona, ya que no
hay delimitacin de pasillos que sean exclusivos para el trnsito ptimo, se deben mantener
alerta a posibles obstculos en el camino.

41

-Flujo de caja si es necesario

Propuesta de metas e indicadores : como se solucionar la problemtica q

se plantea :
abarcan 2 areas :
-

Planificacion del Trabajo

Planificacion de la propuesta de solucin

Propuesta de costos de la solucin

(Rec. Financieros, tecnolgicos,

RRHH horas de estudio, trabajo)

- La solucin debe ir cuantificada (agregar resultados esperados en $)
-

Proponer Alternativas de financiamiento

1) Confeccion del proyecto 2) solucin de la problematica

1. Ejecucin y Control del Proyecto

. PROPUESTA DEL PLAN PARA LA OPTIMIZACIN ............................... 59
3.1. Discusin del diagrama causa-efecto ............................................. 59
3.2. Aplicacin del mtodo ABC ............................................................ 60
3.3. Eficiencia de entrega ...................................................................... 62
3.4. Exactitud de inventario ................................................................... 63
3.5. Establecimiento de procesos ..........................................................
Con el objetivo de cumplir y ejecutar una operacin con adecuadas
prcticas de almacenaje y distribucin, es recomendable la documentacin de
procesos a travs de procedimientos escritos. Los mismos debern utilizarse para
estandarizar la operacin en trminos de calidad. Dichos procesos sern
realizados por las personas involucradas dentro de todas las operaciones con
una frecuencia de revisin de cada seis meses. Tambin podr realizarse
cuando se tenga cambio en uno de los procesos. Los procedimientos mnimos
deben ser:
Procedimiento de almacenaje de Bodega Covepa
Procedimiento de toma fsica del inventario
Procedimiento de despacho de materiales, insumos y maquinarias

42

3.5.1. Propuesta del procedimiento de almacenaje .................... 64

3.5.1.1. Sistema de control de ingreso ......................... 64
3.5.2. Propuesta del procedimiento de despacho ...................... 65
3.6. Propuesta del procedimiento de recepcin .................................... 66
3.7. Propuesta para la distribucin fsica de la bodega de
producto terminado ........................................................................ 68

Propuesta de Layout Mejorado para Bodega

La propuesta de Layoud para mejorar Bodega tiene por objeto organizar la distribucion de
mercaderia, mediante la adquisicion de estantes o racks, ya que tiene la ventaja que se
optimisa espacio utilizado en Bodega hacia arriba a traves de sus dos niveles de doble cara
alineados en 3 filas con pasillos entre si, vias de acceso mas seguras y claras para los
bodegueros y operadores de gras para la carga y descarga de mercadera, lo que
disminuye los tiempos en este tipo de requerimientos.

43

2.- Layout Mejorado COVEPA Pto. Montt :

Fuente : Elaboracin Propia

Segmentacin de reas
La demarcacin de las zonas de almacenaje y pasillos que, permite identificar el lugar
especfico, logrando que los operarios ubiquen fcilmente la mercadera en el proceso de
carga y descarga, facilita el acceso a los depositos de mercaderia y transporte.

Nomenclatura de los sectores

Productos Clase A: Se inicia la nomesclatura P1 y termina con la nomesclatura A2.
Productos Clase B: Se inicia con la nomesclatura B2 y termina con la nomesclatura C1
Productos Clase C: Se inicnia con la nomesclatura C2 y termina con la nomesclaura P2
Sealizacin
Las seales en Bodega se encuentran identificadas con logotipos que identifican las salidas
de emergencia y extintores.
3.8. Transportes .................................................................................... 73
3.8.1. Procedimiento de chequeo de transporte ......................... 73
3.8.1.1. Parmetros de revisin de transporte ............. 73
3.8.2. Gua para eltransportistaa ................................................... 74
3.9. Manejo de producto o materiales ....................................................... 74

44

Manejo de producto terminado

Luego de la implementacin de la estantera puesta al interior de bodega que ira en ayuda a
una correcta distribucin de los productos en cuanto a sus caractersticas. Covepa deber en
lo posible comenzar inmediatamente a implementar polticas de cuidado y mantenimiento
brindando los conocimientos necesarios para sus trabajadores en cuanto al nuevo orden y
distribucin de los palets, el nuevo uso de los yales para el almacenaje y descarga de los
productos en estantera y la visualizacin de la nueva zona de transito que utilizaran los
trabajadores en bodega. Todo esto a travs de capacitaciones previas a la implementacin
del layout mejorado en bodega.
3.9.1. Principios generales ......................................................... 74
Principios Generales

El rea de almacenamiento debe permanecer en un lugar con polticas de cuidado

Apropiadas, a fin de permitir una organizacin que funcione de forma segura en todas
sus gestiones, evitando de esta manera malos manejos, confusiones y riesgos en
cuanto a la ubicacin de sus productos. Logrando finalmente la rotacin eficiente en
cada uno de estos.
El nuevo diseo de bodega debe considerar los siguientes aspectos:
- El rea de almacenamiento debe estar alejada de zonas expuestas a la
Contaminacin de sus productos.
- El espacio interior del almacn debe facilitar el trayecto del personal y los traslados
de cada uno de los productos. Se debe procurar que las operaciones vayan todas en
una misma direccin.
- Estantera fabricadas con un material adecuado para cada producto y libre de
contaminacin.
- La distribucin de los estantes y ubicacin de los palets tendrn que guiarse de
acuerdo a las polticas de cuidado que tenga cada producto
- Materiales de limpieza disponibles para el mantenimiento en bodega.
- Vas de evacuacin y puntos de reunin para cualquier tipo de problema
.
- Localizacin adecuada de equipo contra fuego.
- Ropa de trabajo adecuada, que tenga una resistencia a trabajos pesados.
- Sealizacin de rea de paso de yales.

3.9.2. Uso adecuado de los pallets ............................................ 76

Uso de Pallets

45

Se define como pallets a una base de madera o plasticas para ubicar el producto
sobre ella, el cual facilita el traslado y almacenamiento. Asi tambin los pallets a su
vez se utilizan para colocar y retirar productos de los racks mediante los yales.
Las tarimas debern presentar al menos las siguientes caractersticas:
- Deben estar libre de humedad, polvo e insectos.
- Libres de clavos o sistemas de fijacin que puedan causar dao al piso o
al producto.
- No se deben usar pallets a los cuales les falte una o ms piezas de
madera o del material del cual estn elaboradas
- La carga que lleve el pallet deber ser de un peso equilibrado y con resistencia
adecuada para evitar un mal posicionamiento, evitando un desmorono de la carga.
- Evitar carga superior al peso que puede resistir el pallet impidiendo el punzamiento
de las capas inferiores.

3.9.3. Prevencin de daos ........................................................ 76

Prevencin de daos
Con el objetivo de minimizar el manejo inadecuado de los inventarios por
parte de los encargados del bodega y las personas que trabajan en la distribucin del
producto, se debe implementar las siguientes normas:
- Manual de instrucciones de uso y de cuidados para maquinarias y productos,
disponibles para todos los trabajadores.
- Bodega limpia y ordenada.
- Unidades de transporte limpia y en buen estado.
- Pallets sin defectos.
- Pallets correctamente apilados.
- Ningn producto debe permanecer en contacto directo con el piso.
- Sealizacin de vas de circulacin tanto para los trabajadores como tambin para
los vehculos de transporte de productos.
3.9.4. Manejo de los lotes .......................................................... 77
3.9.5. Seguridad laboral ............................................................. 77

Los planes de seguridad tienen el objetivo de establecer normas y

procedimientos, poniendo en prctica los recursos posibles para conseguir la
prevencin de accidentes y lograr una seguridad en todo mbito en el lugar de trabajo.

46

Algunas de las cuales podemos mencionar

-Evitar acumulacin de materiales o desechos en suelos, maquinaria, zonas de paso o salidas
y vas de evacuacin.
- Procurar que los materiales almacenados no dificulten el acceso y visibilidad a los equipos
de extincin de incendios.
-Los apilamientos de materiales debern ser estables y seguros.
-Mantener despejados de mercancas los pasos entre estanteras. Al apilar, respetar carga
mxima y procurar que la carga almacenada no sobresalga de su permetro.
- Tener en cuenta la importancia de la limpieza de superficies para la eliminacin de hongos y
el consecuente control de los riesgos asociados a la presencia de stos.
- Entre otras.

1. Evaluacin del Resultado Final

1. Conclusiones y Reflexiones
1. Bibliografa

47

MIDEPLAN, Guia de Diagrama de Flujo ao 2009, pag. 11

Enciclopedia Libre Wikipedia, Diagrama de flujo. Sitio visitado el 27 de Noviembre de 2014

Disponible en el sitio electrnico:
http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_flujo

48

1. Anexos
Glosario

49

Para poder hacer ms comprensible algunos trminos utilizados en el Depto. de

Abastecimiento es necesario definir algunos conceptos:

Artculos : Son mercaderas que se encuentran en Bodega para su despacho o

recepcion.

Bodega : Lugar de recepcin temporal de la mercadera de una empresa, donde sta

es registrada y distribuida segn sus caractersticas esperando a ser vendida o
despachada.

Administrativos / Bodegueros: Personas encargadas de realizar funcin en Bodega,

como recepcionar bultos, revisando, codificando, ordenando y despachando a las
distintas reas de la organizacin. A su vez son responsables de controlar la
mercadera fsica que se encuentra en sus dependencias a travs del trabajo
administrativo con registros computacionales que mantengan la informacin
actualizada y certera.

Operarios: Personal dedicado a hacer toda la parte fsica involucrada directamente

con el producto, dependiendo de las caractersticas que tenga este. Como manejar
montacarga o yales, empacar o desempacar, etc.

Cdigo : Parmetros o conjunto de nmeros por el cual se clasifican los artculos,

segn su caracterstica (materiales de construccin, alimentos, qumicos,repuestos,
entre otros), esto permite definir su lugar de ubicacin para acopio dentro de bodega.

Pallets : Estructura de transporte plana que soporta la mercaderia de una manera

estable mientras que se levanta con una grua horquilla o montacargas.

Control de Inventario : Revisin cuantitativa de los saldos contables versus saldos

fsicos de mercadera.

Control Interno : Evaluacin de los mtodos y procesos internos, para la proteccin

de los activos a travs de la informacin veraz y oportuna, para medir la eficacia de las
operaciones y polticas establecidas por la organizacin. Para realizar el Control
Interno debe hacer plena conciencia de los procesos, para poder detectar errores y
desvos

en las operaciones diarias, como sistemas computacionales para el

monitoreo constante.

Costo Total Anual de Inventario : Es el costo total de las ordenes mas el costo total
fijo por ordenar ms el costo de almacenamiento.

Costo de almacenamiento : Es elcosto de mantener el inventario, por el inventario

promedio.

Costos de mantenimiento: Es el costo de mantener inventario fsico guardado, es

decir el costo oportunidad de mantener un cierto nivel de mercadera.

Stock : Conjunto de mercadera que se tienen en bodega para ser retirados.

Stock Mnimo: Cantidad mnima de mercadera que se, puede mantener en bodega
segn su requerimiento en un determinado periodo.

50

Stock Mximo: Cantidad mxima de mercadera que se debe mantener para

satisfacer la necesidad dentro de promedio de estacionalidad en un igual periodo
mensual.

Stock Crtico: Es la mercadera que debe mantenerse ya que por sus caractersticas
no se puede prescindir de ellas.

Sobrestock: Es la mercadera que se encuentra inmovilizada dentro de bodega, lo

que produce un crecimiento excesivo en cuanto a cantidad ya que la demanda de los
artculos es mnima.

Estructura de Abastecimiento
Administracin Actual y funciones de Bodega
La Bodega se encuentra a cargo del Jefe de Bodega quien gestiona, coordina y
comunica los movimientos diarios del Departamento. Debe mantener el Stock y
solucionar contingencias diarias comunicando con las distintas reas de la
empresa tales como Jefe de Sucursal, Encargado de Adquisiciones, Proveedores,
Transportistas entre otros.
El Departamento de Bodega 32 cuenta con un organigrama:
-

Jefe de Bodega : Se encarga de gestionar y controlar los movimientos dentro

de Bodega determina las directrices al personal que tiene a cargo.

Asistente Administrativa: Se encarga de las labores administrativas,

principalmente de hacer ingresos y salidas al sistema de la mercadera de los
proveedores.

Bodegueros Clientes A y B: Se encargan de distribuir la mercadera dentro

de bodega, clasificando segn sus caractersticas.

Jefe de Turno A y B: Se encargan de despachar mercadera a las sucursales.

Jefe de Recepcin y Despacho : Se encarga de recepcionar la mercadera

despachada por los proveedores y el despacho a clientes.

Ayudantes: Su funcin es asistir a los distintos cargos dentro de Bodega.

Las funciones Actuales en Bodega estn enfocadas a :

-

Abastecimiento de Bodega : La adquisicin de mercadera, es realizada por

el rea de Adquisiciones, no hay fecha definida ni tampoco cantidades para
las compras depende del momento y la situacin.

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Revisar Ordenes de Compra : Verifica que la informacion del documento con

la mercadera fsica, para dar el visto bueno.

Control de Inventario: El control se efectua manualmente y a travs de

planillas.

Control de Normas de Seguridad y Laborales: Deben mantener las

condiciones dentro del depto. en cuanto aimplementoss de seguridad,
infraestructura, capacitacion como el cumpliemiento de las normas laborales en
cuanto a jornadas.

Traslado de Mercadera a Sucursales : la mercadera es trasladada a otras

sucursales cuando es necesario satisfacer una contingencia, esto representa
un costo adicional ya que se incurre en costos de traslado (gasolina, peaje),
para llegar al lugar de destino.

- Traslado de Mercaderia por o a Clientes: el Jefe de Turno se encarga del

despacho de los pedidos, solicitado por los clientes, la satisfaccin eficaz en
este punto es difcil ya que en ocasiones los clientes no pueden cargar sus
mercaderas porque los accesos estn hacia ellas estn bloqueados por otros
productos para despacho, lo que provoca molestias entre los clientes ya que
existe un costo en cuanto al tiempo.

Analisis y descripcion de la Cadena de Valor

Logstica interna:

Recepcin:

La recepcin se encuentra a cargo del equipo de recepcin, el cual

consta por lo general en 1 jefe de recepcin y 3 operarios que en algunos casos vara
de acuerdo a la cantidad y complejidad que requiera la recepcin de los productos que
lleguen durante el da. El horario para la recepcin es de 15 a 00:00 hrs. Esta es de
insumos en grandes cantidades, como pesticidas, alambre, mallas, semillas, etc. Uno
de los procesos de recepcin ms complejos que les toca enfrentar a la sucursal de
Puerto Varas son las llamadas Importaciones, que consiste en recibir en algunas

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temporadas del ao productos del extranjero que vienen por toneladas envasados en
contenedores.

Verificacin y aceptacin del material: El equipo encargado revisa el material en

forma cuantitativa, verificando que la cantidad y las caractersticas de los materiales
recibidos, concuerden con las especificaciones tcnicas solicitadas. En este paso el
material se acepta o simplemente se rechaza por no cumplir con las caractersticas
indicadas en la orden de compra, siendo devuelto el producto y esperando los
prximos das para la reposicin del producto pendiente.

Internamiento, registro y control : En este proceso los productos recibidos se

ordenan de acuerdo a las caractersticas que rena, segn al rea que corresponda,
agrcola, veterinaria, construccin, etc. concentrndose gran parte o la mayora de los
productos de veterinaria en sala de ventas y vitrina, siguiendo por las salas interiores
donde se guarda todo lo que son los quimicos separados segun sus caracteristicas y
segun las politicas de seguridad interna que tenga la empresa, terminando con la
bodega inferior y superior en donde se almacena la mayora de los productos
agrcolas y de construccin, cumpliendo en lo posible con las polticas internas de
orden y seguridad de los productos separados por rea, y aprovechando todo tipo de
espacio libre que quede.La informacin de recepcin de productos es digitada a travs
de una Tarjeta de Existencia donde detalla todo lo que entra y sale de la empresa,
indicando cuando la bodega se queda sin stock y se hace necesario realizar un nuevo
pedido, gestin que es realizada por el jefe de adquisiciones.

Custodia y Mantenimiento: El almacenamiento de los materiales de Covepa es de

acuerdo al rea donde pertenezca y el tipo de material que corresponda, como se
haca mencin anteriormente los productos que requieren de un cuidado especial en
todo lo que es la ubicacin, el lugar donde ser guardado, hasta la temperatura
adecuada, son los utensilios o remedios para los procedimientos veterinarios, estos
sern ubicados en vitrina y sala de ventas. En el caso de los alimentos para animales
quedan en bodega techada y el resto de los materiales de construccin estn
ubicados a lo ancho de toda la bodega, siendo arrumado todo a travs de los palet
que por sus grandes cantidades almacenadas darn un mayor orden y cuidado a cada
producto.

Proceso de distribucin: Este proceso est a cargo del equipo de bodegueros que
constan de 2 operarios en 2 turnos diferentes desde 08.00 Hrs a 17.00 Hrs y de 10.30
Hrs a 19.30 Hrs.

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Formulacin del pedido: Consiste en recoger las rdenes de compra internas con los
productos que deben despachar ya sea a los clientes o las dems sucursales, en tal
documento se indican las formas y fechas de retiro o despacho.
Acondicionamiento de materiales: Los operarios retiran los materiales de los estantes o en
el lugar que se encuentren y los colocan en el rea de despacho, el equipo encargado se
preocupa de colocar los materiales si fuera necesario en pallets y embalaje con films.

Los vehculos que tiene covepa son de distintos tamaos, posee 2 camiones abiertos de 3500
kg y el segundo de 5000 kg, adems para la distribucin de los materiales poseen 5 yales,
aqu los operarios deben acomodar los despachos de acuerdo al volumen de la carga y la
programacin que tenga, no existe un horario o da de despachos a ciertos lugares o una
coordinacin de los lugares.

Logstica externa:
Los insumos recibidos son almacenados para la distribucin o retiro de los productos al
consumidor. Los retiros se realizan con vehculos de la empresa o propios del cliente.

Despachos a clientes minoristas: Los pedidos que son de los clientes minoristas, aquellos
que compran y retiran en el lugar, se solicita la gua de venta para el retiro de los productos.

Despachos a grandes clientes: La entrega de materiales a los grandes clientes es bajo una
orden de compra que se encuentre aprobada y vigente (30 das), generalmente los pedidos
son de grandes volmenes, los productos son despachados a algn lugar o retirados en una
fecha de entrega acordada por el cliente.
Despacho a Sucursales: La bodega de la sucursal de Puerto Varas tambin cumple la
funcin de bodega de almacenamiento es decir almacenar y despachar mercaderas para las
otras sucursales.

La gestin en bodega es manejada de manera no muy formal, todo se realiza en forma

manual por los encargados, va correo electrnico o fax con los datos del cliente, esto es
procesado por el jefe de bodega, la distribucin de los productos y la forma de ordenar la
carga es en base a experiencia y de acuerdo al volumen de los productos y no por medio de
un sistema ERP especializado en el mdulo de bodega.

Marketing y Ventas:

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El enfoque de COVEPA se basa en orientarse a las necesidades de sus c lientes ofreciendo

ms que nada su disponibilidad, seguridad y calidad en sus productos, buscando siempre
estrategias comerciales que se dirijan a la cercana que tenga COVEPA con sus clientes, a
travs de una informacin clara y completa, atendiendo siempre a sus inquietudes o
reclamos, produciendo as un mecanismo de retroalimentacin que ayudar a la empresa a
mantenerse en una constante mejora, buscando siempre la excelencia en su producto o
servicio. Algunas de las herramientas utilizadas en estas gestiones son: encuestas realizadas
a los clientes para evaluar el cumplimiento de objetivos.
Ventas en la sucursal: El personal siempre esta accesible y atento, la atencin es
personalizada para cada requerimiento pero no existen polticas o pasos para una buena
atencin a los clientes, aunque el personal se encuentra muy bien capacitado.
Descuentos: Se realizan descuentos los fines de semana para todo lo que es concentrado
de alimento para gatos y perros.
Publicidad: La publicidad se realiza a travs de los distintos medios locales de la regin,
como comerciales en televisin, radio y peridicos.
Bajo su logo como La mejor solucin COVEPA ha realizado diferentes campaas donde se
ha mostrado por distintos medios de comunicacin, dejando ver su real compromiso con la
comunidad, los trabajadores y el medio ambiente. As tambin dejando ver la variedad de sus
productos y servicios, explicando el por qu es lder dentro de su rubro.

Servicio: de post-venta:
Actividades que son destinadas a mantener o agregar valor al producto ofrecido, mediante
garantas, Covepa garantiza sus productos en venta segn la ley del consumidor y un servicio
de post- venta.
Servicio de post venta: Si el producto presenta problemas al momento de ser utilizado, se
enva un especialista a realizar un anlisis, dependiendo de lo ocurrido se le devuelve el
producto o lo que el cliente estime conveniente.
Libro de sugerencias y reclamos: Existe un libro de reclamos en la sucursal, la cual se
hace una revisin diaria para mejorar y corregir lo presentado.

Actividades de apoyo
1. Infraestructura de la Empresa: Consiste en complementar todas las reas dentro de la
Organizacin, dentro de los cuales existen Jefes de rea, quienes planifican los procesos
internos, como Adquisiciones y Bodega en Covepa.

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La Estructura del Departamento se encuentra definido de la siguiente manera:

2. Gestin de RRHH: Se encuentra enfocada en reclutar personal apto para desempear

funciones en el rea de Abastecimiento en Covepa, como por ejemplo Operarios para realizar
funciones de recepcin y despacho de mercadera.
3.

Desarrollo de la tecnologa en una Empresa, segn M.Porter :

...Toda actividad relacionada con valores comprende la Tecnologa, los procedimientos

prcticos, los mtodos o la Tecnologa integrada al Equipo de proceso. Las Tecnologas
utilizadas en la generalidad de las Empresas son muy diversas; abarca desde la que sirven
para preparar documentos y transportar bienes (M.Porter . Libro ; Ventaja Competitiva
Cap.2).

Actualmente en la Sucursal de Puerto Varas el desarrollo tecnolgico est estancado, esto

porque an siguen trabajando con fax email y los pedidos no estn en lnea para el acceso y
conocimiento de los dems departamentos, lo que hace lento y deficiente el proceso.

4.

Adquisiciones segn M.Porter :

Funcin de comprar los insumos que se emplearn en la cadena valor , no a ellos en s.

He aqu algunos de ellos ; materias primas, suministros y otros componentes consumibles, lo

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mismo que activos como maquinaria, equipo de laboratorio, equipo de oficina y

edificios...(M.Porter . Libro ; Ventaja Competitiva Cap.2).

En Departamento de Adquisiciones en Covepa gestiona compras al por mayor de materiales

e insumos para los rubros Agrcolas, Ganaderos y Acucolas, para de esta manera lograr
satisfacer la fuerte demanda de sus clientes hoy, como lo son las Empresas y personas.

Tabulacin Encuesta

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58

Grficos del resultado de la encuesta

Percepcin de los trabajadores en el rea de bodega

Seguridad de bodega

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Operaciones

Clima Organizacional

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Satisfaccin de los clientes

A continuacin Imgenes de Bodega Sucursal Pto. Varas :

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62

Tabla clasificacin Mtodo ABC

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Elaboracin: Fuente propia

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