SUBSISTEMAS EN LAS EMPRESAS

Manuel Alejandro Lima

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Procedimientos en las operaciones de una empresa

Todos los negocios cumplen con ciclos regulares, cada cierto tiempo. Este ciclo de negocios corresponde al periodo de tiempo en el cual el efectivo invertido por una empresa, completa todos los procesos del negocio hasta convertirse nuevamente en efectivo; la empresa invierte su dinero en materiales, que a su vez
incorporara en un ciclo productivo para convertirlo en productos terminados para ser vendidos, es decir, convertirlos en cuentas por cobrar, que posteriormente se transformaran en efectivo. Cada una de las fases que componen un ciclo de negocios corresponde, por lo general, a un grupo de operaciones homogéneas y
aquellas se agrupan con base en el objetivo de estas.

Dentro de los ciclos de operaciones podemos distinguir cuatros:

• El de Compras y Cuentas por Pagar, que corresponde a las operaciones de adquisición de bienes y servicios.
• El de producción, correspondiente a las actividades de transformación de los materiales y materia prima en productos terminados.
• El de facturación y Cuentas por Cobrar, que corresponde a las operaciones comerciales de la empresa.
• El de nómina, relacionado con los gastos del personal necesarios para la realización de todas las actividades de la empresa.
1. Ciclo de Compras y Cuentas por Pagar
El ciclo de compras y cuentas por pagar corresponde a todas las actividades realizadas por la empresa, con el objetivo de obtener los materiales y servicios necesarios para sus operaciones. El objetivo principal consiste en obtener los mejores materiales al menor costo y con las mejores cdndiciones de entrega y financiamiento. Debemos distinguir en el
ciclo de compras y pagos los diferentes procesos que intervienen, en los cuales encontramos procesos contables y no contables. Los procesos no contables o administrativos se refieren en su mayoría a los relacionados con la gestión de compras. Los procesos contables están más relacionados con las cuentas por pagar.

Procesos Administrativos Relacionados con las Compras

Se inician con la necesidad de un bien o servicio y culminan con la adquisición y pago de éstos.

• Recepción de la solicitud de requisición

• Emisión de la orden de compra
• Aprobación de la orden de compra
• Envío de la orden de compra a los proveedores
• Recepción de los bienes y/o servicios
• Registro de la entrada del activo o recepción del servicio
• Pago del bien o servicio recibido
• Registro del pago
Recepción de la Solicitud de requisición
Para iniciar una compra, cualquier departamento de una empresa emite una solicitud de requisición. Esta emisión debe surgir por una necesidad específica y las necesidades específicas pueden originarse por varias razones, entre las cuales tenemos:

• Generación de un punto de reorden del inventario de materia prima o materiales

• Cumplimiento del presupuesto de inversiones de capital
• Surgimiento de necesidades de materiales de acuerdo con el plan de producción
• Otras
Emisión de la orden de Compra
Una vez que la solicitud es recibida en el departamento de compras, debe ser procesada para preceder a suministrar los bienes o servicios requeridos. Un documento de orden de compra es aquel en el se le solicita a un proveedor, la provisión de un bien o prestación de un servicio para la empresa.

• Departamento que solicita el bien o servicio

• Concepto o descripción de los bienes o servicios
• Cantidad de los bienes o servicios
• Costo unitario y total
• Fechas de solicitud y de disposición de los bienes o servicios
• Autorizaciones necesarias
Aprobación de la orden de Compra
La aprobación de este documento está sujeta a las políticas de autorización que establezca una entidad.

Envió de la orden de Compra a los proveedores

La autorización de la orden de compra a través del formulario de orden de compra, es emitida por el departamento de compras. Esta responsabilidad implica que el departamento de compras, en todo el proceso de revisión de la orden de compra, tiene las siguientes responsabilidades:

• Conocer los materiales utilizados por la empresa y sus diferentes proveedores: es necesario que el personal del departamento conozca si se trata de materias primas importadas o nacionales, condiciones de almacenamiento y transporte, requisitos de importación, y aspectos.
• Realizar las conwras con base en los requerimientos atablecidos en cuanto a cantidad y calidad: la responsabilidad del departamento de compras está limitada a cumplir con las requisiciones establecidas, en caso de existir necesidad de cambios se debe consultar con la
unidad que splicitó el bien o servicio.
• Controlar que las mercancias se reciban oportunamente: este aspecto es importante porque la recepción oportuna influye en las operaciones de la empresa.
• Realizar los reclamos por los faltantes o defectos en calidad: La responsabilidad del departamento de compras incluye negociar con los proveedores, los reclamos por faltantes o defectos en él producto.
Recepción de los bienes y/o servicios
En este momento el proveedor recibió el documento original de la oorden de compra y procedió a suministrar los bienes o servicios requeridos.

Registro de la entrada del activo o recepción del Servicio

Una vez recibidos los bienes o servicios, y luego que el departamento de compras da la conformidad de recepción, se debe realizar el correspondiente registro de entrada del activo o de la recepción del servicio.

Pago del bien o servicio recibido

El pago del bien o servicio se origina luego de haberse emitido la orden de pago por la unidad solicitante. El pago de los pasivos está sujeto a lo establecido al respecto en las se origina luego políticas de la empresa, con relación al manejo del efectivo.

Registro del pago

Esta fase es un paso netamente contable, y debe ser efectuado en el momento en que la empresa emite el cheque a favor del proveepago beneficiario. Debemos tener presente que el proceso de emisión de órdenes de compra, por lo general, no genera obligaciones para la empresa, debido a que hasta ese momento no se ha generado transferencia de propiedad de Ios bienes comprados.
Registro de Cuentas por Pagar
Los procesos de cuentas por pagar se inician en el momento en el cual la empresa recibe la propiedad de los bienes comprados, o se compromete con la adquisición de un servicio.

Condiciones de Compra

• Libre a bordo puerto de embarque

• Libre a bordo puerto de destino
• Costo, Seguro y Flete
• FAS o LAC
• Costo y Flete
• Contra reembolso

Registro de la Obligación
El registro de la obligación se inicia cuando se realiza la transferehcia de propiedad del bien, es en este momento cuando la compañía se compromete a realizar el pago de acuerdo con las condiciones establecidas en la orden de compra.

Clasificación de las Cuentas por Pagar

A nivel de los registros contables, las cuentas por pagar pueden clasificarse en:

Cuentas y documentos por pagar comerciales: provenientes principalmente de las compras de inventario activo o de cualquier otro bien. o servicio adquirido para las operaciones normales de la compañía.
Cuentas por pagar a compañias relacionadas: correspondientes a los pasivos que se originan en razón del financiamiento obtenido de las compañías relacionadas, principalmente de la casa matriz, para el caso de las compañías.

Otras cuentas por pagar: provenientes de operaciones no comerciales de la compañía, pueden incluir la reposición de gastos de viaje a empleados, préstamos de inventario, y otros conceptos como por ejemplo las retenciones de impuestos.

Gastos acumulados: incluyen el registro de los pasivos correspondientes a los gastos por servicios recibidos, tales como electricidad, teléfono, aaua, servicios 'publicitarios, honorarios profesionales y otros estimados.

Control Interno
Dentro del ciclo de compras y cueempresa pagar se deben cubrir los objetivos del control interno los cuales son:

Integridad: debemos registrar todos los activos adquiridos y las obligaciones contraídas. Como en Requisiciónes, órdenes de Compra y órdenes de pago.
Existencia: los activos y pasivos registrados deben corresponder a operaciones reales de la Compañía.
Exactitúd: los activos y pasivos deben registrarse por el monto exacto.
Autorización: sólo deben realizarse compras y pagos autorizados de acuerdo con las políticas de la empresa.
2. Ciclo de Producción

El ciclo de producción incluye todas las actividades realizadas por la empresa para producir los bienes y servicios ( que ofrece a sus clientes; en una empresa manufacturera, especialmente nos interesa el proceso productivo, el cual corresponde a la transformación de la materia prima en p roductos aptos para la venta. El
proceso de producción es importante pará los gerentes de una empresa, una razón es que este proceso es la base que tiene toda empresa para estructurar un sistema adecuado de costos, y la determinación del costo de producción , es importante para el cálculo del precio de venta de un producto o línea de productos.

Procesos Administrativos relacionados con la producción

Para controlar todo el proceso de producción, las empresas establecen procedimientos para controlar el ciclo de producción. un ciclo de producción incluye al menos, las siguientes etapas:

• Planificación de las materias primas

• Planificación de la producción
• Control de los inventarios

Planeación de las Materias Primas

Las actividades de planificación de las materias primas se dirigen a coordinar las unidades de materia prima que se requieren para producir las unidades de productos terminados. Normalmente, la planificación de las materias primas se lleva a cabo una vez que se ha determinado el nivel de producción deseado.
Planificación de la Producción
Una vez que se han determinado los volúmenes de materia prima, se deben ejecutar actividades de planificación de la producción, las cuales deben estar enfôcadas acolocar las cantidades de bienes que deben ser
producidos de acuerdo básicamente con el presupuesto de. ventas que prepara el área de mercadeo.

Planificación anticipada
Fijación de metas
Programación
Despacho
Control de Inventarios
El control de los inventario implica un seguimiento estricto sobre las cantidades que se manejan a través de las entradas y salidas de inventarios. Para el proceso administrativo de las cantidades ingresadas y déspachadas, se implantan controles instrumentados a través de formularios que controlan las cantidades que son recibidas o despachadas a través de, las operaciones de ingreso y salida.

Clasificación de los Inventarios

Los inventarios representan el conjunto de bienes que son propiedad de una empresa y cuyo objetivo de adquisición o fabricación es el de volver a venderlos, a fin de obtener un margen de utilidad razonable. Podemos identificar los siguientes tipos de inventarios posibles en una empresa manufacturera:

Productos terminados
En este rubro se deben clasificar todos los bienes que se originan de un proceso de fabricación o transformación y que están destinados para la venta.
Productos en proceso
En una empresa manufacturera, este tipo de inveqtario es característico y se encuentra formado por todos los costos incorporados al proceso productivo, los cuales no han sido completadds en su totalidad para generar o producir un bien terminado.
Materia prima
Está constituida por los bienes que han sido adquiridos con el objetivo de fabricar o producir bienes terminados.
Suministros de Fabrica
Los suministros de fábrica están compuestos por aquellos inventarios que son necesarios para poder llevar a cabo el proceso productivo, porque nonnalmente forman parte sustancial del producto terminado.
Material de Empaque
La principal característica de este inventario, es su relación con eh producto final, ya que el empaque sirve para su embalaje, y es importante porque el costo del mismo influye significativamente al formar parte del precio final.
Mercancía en Tránsito
De acuerdo con las diferentes condiciones que rigen la transferencia de propiedad en el ciclo de compras y cuentas por pagar, los inventarios en tránsito son aquellos bienes que han sido comprados y sobre los cuales se posee la propiedad, pero que para la fecha del balance, no habían liegado al almacén.

Control Interno
El control interno sobre los inventarios debe estar enfocado a cubrir varios aspectos, sin embargo, el más importante es el de salvaguardar su valor como activo. En este sentido, algunos controles que se pueden aplicar son los siguientes:

• Sólo deben entregarse o recibirse inventarios con base en autorizaciones emanadas por funcionarios autorizados que garanticen su resguardo.

• Las entregas de inventario se deben efectuar con base en docuinentos prenumerados.

• Deben existir en este proceso, registros de inventarios continuos en aquellos casos que sea de costo/beneficio.

• Todas las transacciones de inventario deben ser hechas tomando y midiendo las cantidades entregadas o recibidas.

3. Procedimientos de Facturación y Cuentas por Cobrar

Toda empresa mide su actividad por varios indicadores que son el resultado de su gestión. Todo gerente de mercadeo, independientemente de las estrategias utilizadas, tiene como objetivo principal el incrementar las ventas, el área
de producción tiene como uno de sus objetivos el disminuir los costos que se generan en los procesos productivos. De esta si los objetivos internos coinciden, el valor de la empresa se incrementará en razón a un incremento en las
utilidades, así cada unidad dentro de la organización, debe tener como objetivo el maximizar el valor del negocio, de tal forma que no sólo sean los accionistas los beneficiados con las utilidades, sino también los empleados.

El Proceso de Facturación tiene el objetivo de controlar, procesar y registrar todas las actividades u operaciones que tienen como objetivo el mantener y aumentar las ventas de una empresa.
Procesos relacionados con la Facturación y Cuentas por Cobrar
El ciclo de cuentas por cobrar, también conocido como de ingresos y cobros, es fundamental para la empresa, porque depehde sus ingresos. En la
mayoría de las empresas medimos el crecimiento o tamaño a través de las cifras,de ventas. Esta cifra de ventas es significativa tanto en unidades
monetarias como en unidades de venta, su incremento constante nos dará indicios de una empresa en expansión, con posibilidades de inversión.
En Latinoamérica debido a que los países han sufrido procesos inflacionarios significativos, --que en algunos casos han motivado el cani.bié de las
unidades monetarias-, las cifras de negocio de las empresas son medidas en unidades de venta, de esta forma se garantiza la comparabiiidad de estas
cifras para medir el crecimiento interno.
Las ventas pueden clasificarse de la sigúiente forma:

Por el volumen de unidades

A la vez, éstas pueden clasificarse en:

• Al detàl: pequeñas unidades que van directamente al consumidor

• Al mayor: grandes volúmenes vendidos a distribuidores
• Por pedidos específicos: órdenes especiales de clientes.

Por el financiamiento
De acuerdo con el financiamiento podemos encontrar:

•De contado : pago inmediato al momento de la compra

• A crédito: se difiere el pago, puede ser de dos formas:
- pago total a cierto tiempo, por ejemplo 30 días factura
- pago parcial en cuotas es decir a plazos

Por las condiciones de entrega y precios

Según esta clasificación tenemos:

• A entrega futura
• A entregas parciales
• Con derecho a devolución
Las cuentas por cobrar se clasifican en los estados financieros de acuerdo con su origen, en los siguientes rubros:
Cuentas por cobrar comerciales: producto de los ingresos por ventas o servicios prestados correspondientes a las operaciones principales de la compañía.
Cuentas por cobrar a compañías relacionadas: provienen de las operaciones realizadas con compañías relacionadas.
Cuentas por cobrar a empleados: provienen de préstamos anticipos u otras entregas realizadas•á los empleados y que serán devueltos por éstos en un plazo determinado.
Otras cuentas por cobrar: son el producto de diversas operaciones tales como reclamos al seguro u otros. Los anticipos a proveedores no deben incluirse en este concepto, debido a que los mismos no serán cobrados sino convertidos en inventario.

Control Interno
Dentro de los objetivos del control interno contable en el ciclo de facturación y cuentas por cobrar tenemos:

Integridad: el propósito fundamental es el registro oportuno de todas las transacciones, evitando la falta de alguna operación. Si no registramos la totalidad de las transacciones tendríamos una subestimación en las cifras de ventas y de las cuentas por cobrar.

Existencia: su objetivo es el adecuado registro de transacciones válidas realizadas por la entidad; la existencia de registros que no corresponden a ventas realizádas por la empresa, nos crea problemas de sobreestimación en las cifras de ventas y cuentas por cobrar.
Exactitud: los controles de exactitud están orientados a garantizar el correcto registro de las transacciones efectuadas por la entidad, los problemas relacionados con los controles de exactitud aumentan los riesgos de sobreestimàción y subestimación de los registros de in gresos y cuentas por cobrar.

Los principales controles relacionadôs con el ciclo de ingresos y cuentas por cobrar son los siguientes:

• Las facturas deben estar prenumeradas.

• Las notas de entrega -salidas de almacén- deben estar acompañadas de la factura comercial.
• Los límites de crédito deben ser respetados.
• Se deben realizar controles de reconciliación entre los registros auxiliares y las cuentas de mayor.

4. Procedimientos de Nómina

Los procedimientos de nómina están enfocados a registrar las transacciones que se derivan de operaciones con el personal. Los cargos por concepto de la nómina representa normalmente un costo importante para la gran mayoría de las empresas, En este sentido el control de las erogaciones relacionadas
con la nómina representa un aspecto importante para ser administrado por un sistema aplicable al ciclo.
 Procesos relacionados con el Personal
El ciclo de nómina adquiere especial importancia en la empresa moderna. En la actualidad, es necesario que las compañías logren un equilibrio entre sus recursos humanos o factor humano y los recursos materiales; de
esta forma, la fuerza de la compañía estará representada por su capital o recursos financieros y su personal. Esté factor humano es contrloado por Recursos Humanos o departamento de personal.

• Reclutamiento y selección • Ingreso de personal • Entrenamiento y desarrollo

• Control de asistencia y horas trabajadas • Beneficios por vacaciones y otras prestaciones
• Cumplimiento de obligaciones gubernamentales • Planes de pensión y jubilaciones
• Cajas de ahorros • Préstamos al personal

Recibo
Aportes
Para realizar las diferentes funciones correspondientes al ciclo de nómina se puede contar con los siguientes sistemas, entre otros:

Sistema de nómina: utilizado para hacer los cálculos necesarios de asignaciones y deducciones para cada empleado, al cual se le realizan los pagos.
Sistema de beneficios contractuala: sirve para calcular los beneficios que deben ser pagados a los empleados por efecto de contratos o de la ley laboral, puede incluir vacaciones, prestaciones sociales, bonificaciones, etc.
Sistema de préstamos a empleados: para controlar todos los préstamos y anticipos entregados a los empleados.
Sistema de información sobre nómina: tendrán por objetivo suministrar toda la infonnación requerida por la gerencia, tales como estadísticas de personal por departamento, rotación de personal, promedios de sueldo,
etc.
La Administración de Personal se refiere a todos los trabajos relacionados con el pago de
gubernamentales, ingresos y egresos al maestro de nómina y control dé la. benéficios
adicionales contractuales o legales.

La Necesidad de Nuevo Personal en la compañía, surge por despido o renuncia de personal

activo, reemplazo o aumento en la plantilla de trabajadores; para ambos casos, el responsable
del departamento o unidad que requiere el empleado debe llenar una solicitud o requisición de
personal, que entregará al departamento de recursos humanos.
El proceso de nómina depende del sistema empleado para el cálculo del pago; puede emplearse un sistema manual, pero debido a que en la mayoría de los casos el número de empleados y de dálculos dificulta el proceso, actualmente todas las empresas realizan cálculos computarizados. En el mercado existen numerosos sistemas fáciles de mangar y a precios razonables.

Para realizar el proceso de nómina se necesita la información referente a la base para el cálculo, la cual normalmente es:
• Horas: de acuerdo con las horas trabajadas acumuladas por periodo de tiempo que puede ser semanal, bimensual o expresados en otro período.
• Días: el pago puede realizarse por días.
• Por trabajo realizado o a destajo: puede ser por piezas, por ejemplo, una fibrica de zapatos puede pagar a sus obreros un precio por cada par dé zapatos.

El pago de la nómina constituye un intercambio entre el trabajador y la compañía; como todo intercambio, requiere confolar la especie que se recibe para realizar el pago por el monto correcto.

El Control del Tiempo permitirá un adecuado cálculo de los costos y de mano de obra.

Retiro de Trabajadores
Los trabajadores retirados deben ser tratados de forma que su exclusión del sistema de nómina se realice oportunamente, para evitar la acumulación de gastos innecesarios. El retiro del trabajador por despido, por renuncia o por transferencia de la compañía, genera procesos relacionados con las acumulaciones de gastos, saldos de préstamos, nómina acumulada y otros.
Clasificación de las Cuentas Relacionadas

Las cuentas relacionadas con el ciclo de nómina son las siguientes:

Préstamos a empleados: la naturaleza de esta cuenta hace que se presente, en el balance general, después de las cuentas comerciales y de las cuentas por cobrar relacionadas.

Nómina por pagar: esta cuenta debe estar incluida en el pasivo circulante como gastos acumulados y después de los documentos y cuentas por pagar.

Retenciones y aportes patronales: estas dos cuentas deben incluirse dentro de la última línea del rubro de documentos y cuentas por pagar, en el pasivo birculante, normalmente bajo la denominación de otras cuentas por pagar.

Anticipo de prestaciones: debido a su naturaleza, esta cuenta debe ser clasificada restando a la cuenta de prestaciones sociales.

Prestaciones o cargas sociales: el pasivo por este concepto debe ser reflejado en \ el primer rubro, luego del pasivo circulante.

Control Interno

El área de control interno en el ciclo de nódnina debe estar enfocado hacia dos áreas:
• Fomentar la eficiencia operacional
• Salvaguardar los activos

En este sentido, el fomentar la eficiencia operacional es una norma que obliga a las empresas a
crear un adecuado clima de control. Una de las formas para fomentar la eficiencia es el
establecimiento de procedimientos, en donde se indique la forma en que debemefectuar sus
tareas los empleados.

El segundo aspecto que debe tenerse presente en el control intemo, es el salvaguardar los
activos, y ello en el ciclo de nómina se refiere principalmente a las operaciones en las cuales se
involucra el manejo del efectivo para el pago de la nómina.