GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

YOPAL, CASANARE, JULIO DE 2016

 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código GDOG01
GUÍA Organización de archivos de gestión Versión 01

TABLA DE
CONTENIDO

1. OBJETIVO
................................................................................................................................... 3
2.
ALCANCE.................................................................................................................................... 3
5. NORMATIVA Y OTROS DOCUMENTOS EXTERNOS ............................................................... 3
6.
DEFINICIONES............................................................................................................................ 3
7. PASOS A SEGUIR PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTION ............................ 6

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1. OBJETIVO

Esta guía pretende brindar a los funcionarios del Ministerio de Salud y Protección Social, que tienen bajo su responsabilidad
la organización de los archivos de gestión y central los pasos a seguir para un buen manejo, uso y conservación de los
archivos.

2. ALCANCE

El alcance de esta guía de organización de archivos de gestión es a nivel general de todas las dependencias pertenecientes
al MSPS, reflejando los procesos y procedimientos que se deben tener en cuenta para el buen manejo, uso y conservación
de los archivos.

3. AMBITO DE APLICACIÓN

GDOP03 Administración de Archivos

GDOP04 Consulta y préstamo de documentos

4. DOCUMENTOS ASOCIADOS A LA GUIA

GDOP03 Administración de Archivos

GDOP04 Consulta y préstamo de documentos
Formato GDOF01 Formato Único de Inventario Documental
Formato GDOF02 Formato Tabla de Retención Documental
Formato GDOF03 Formato Rotulo carpeta archivo
Formato GDOF04 Formato Rotulo caja archivo

5. NORMATIVA Y OTROS DOCUMENTOS EXTERNOS

 Ley 594 de 2000

 Acuerdo 42 de 2002
 Acuerdo 05 de 2013
 Acuerdo 049 de 2000
 Decretos 2578 y 2609 de 2012
 Ley 80 de 1989.

6. DEFINICIONES
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Archivo: Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso
natural por una persona o entidad, en el transcurso de su gestión, conservados para servir como testimonio e información a
la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, como fuentes de la historia.

Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad
respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias
oficinas y particulares en general.

Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa
por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los
asuntos iniciados.

Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y
preservación.

Clasificación: Operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías o grupos que reflejan la
estructura jerárquica del fondo. Es el primer paso del proceso de organización

Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas
legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

Conservación Total: Aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición
legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la Unidad
productora convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia.

Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando
o no el cargo del funcionario. No Generan trámites para las instituciones.

Depuración: Retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y documentos de apoyo en los archivos de gestión.

Documento de Archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus
actividades o funciones

Documentos de Apoyo: Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por
la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa.

Pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las
oficinas. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe del Área cuando pierdan
utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia

Eliminación de documentos: Es la actividad realizada para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y
secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.

Expediente: El expediente es un conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo asunto o materia, producidos a
medida que se desarrollan los trámites. Cada pieza, es decir, cada tipo documental individual e indivisible, es un eslabón en
una cadena que está inserta en un contexto que le da un valor que no tendría el documento visto aisladamente. El
expediente comporta una noción funcional y probatoria, da fe y debe ser conservado en su integridad.

Folio: Hoja.
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Foliar: Acción de numerar hojas.

Foliación: Acto de numerar los folios sólo por su cara recta.

Formato Único de Inventario Documental: Instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las
unidades de un fondo (archivo de una entidad), con el fin de asegurar el control de los documentos en sus diferentes fases.

Ordenación: Operación archivística realizada dentro del proceso de organización que consiste en establecer secuencias
naturales cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías o grupos definidos en la clasificación

Organización: Proceso que, mediante las etapas de clasificación y ordenación, aplica las conclusiones establecidas en la
fase de identificación a la estructura de un fondo Organización = Clasificación + Ordenación + Descripción.

Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número
consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con
el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.

Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la
admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica.

Serie Documental: La serie documental está integrada por documentos resultados de la repetitividad de los procesos y
procedimientos administrativos o técnicos en las oficinas, generalmente están formados por el mismo tipo documental
(unidades documentales) que también responden a unos asuntos similares, generando como resultado una información
seriada.

Subserie Documental: Es el conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e
identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de
Cada asunto.

Tabla de Retención Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se
asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
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7. PASOS A SEGUIR PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTION

PRIMER PASO

La organización de archivos deberá ser una actividad conjunta; no deje esta

responsabilidad en un solo servidor Público.

Organice jornadas de trabajo Colectivo, de tres o cuatro horas, en las cuales

participen todos los servidores públicos, incluido el Coordinador de Grupo.
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SEGUNDO PASO

Invite a cada uno de los servidores públicos para que revise todos y cada uno de los documentos que posea en su puesto
de Trabajo.

Cada funcionario Hará una selección de toda la documentación que posee.

TERCER PASO

En cada puesto de trabajo debe revisarse la documentación que va a conservarse,

Extraer los documentos que no son necesarios,

tales como fotocopias, documentos en blanco,
manuscritos (borradores), revistas, libros, periódicos,
directorios telefó nicos, folletos, agendas, afiches,
documentos personales, entre otros.
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CUARTO PASO

Revise la documentación generada por otras dependencias y que es de consulta frecuente en la suya, ya que ésta se
considera como documentación de apoyo la cual no se transfiere al archivo central (por ejemplo, normas), ubíquela, donde
pueda consultarla, si la necesita, separándola de la documentación a transferirse.

QUINTO PASO

La Tabla de Retención Documental TRD formato GDO-F02, se están actualizando de acuerdo a sus funciones, empiece a
seleccionar y agrupar por temas la documentación que posea en cada una de las áreas (por ejemplo, historias laborales,
procesos disciplinarios, entre otros etc.).
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SEXTO PASO

Clasificación Documental:

Empiece a clasificar y agrupar la documentación que se refiere a un mismo asunto, por ejemplo, planes, nóminas,
historias laborales, contratos, procesos disciplinarios, etcétera e identifique cada uno de los grupos encontrados sin
olvidar el nombre al que corresponda.
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Clasificación de la documentación recibida:

Correspondencia personal. Folletos, revistas y publicaciones seriadas Comunicaciones oficiales recibidas: Internas y
Externas.

Comunicaciones confidenciales recibidas: Internas y externas Comunicaciones recibidas por fax. Radicación. Concepto.
Distribución. Concepto. Organización de expediente.

SÉPTIMO PASO

Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales, conformación y apertura de expedientes,
determinación de los sistemas de ordenación. Organización de series documentales de acuerdo con los pasos
metodológicos. Ordene folios por carpeta del más antig u o al más r e ciente como se indica…

 Realice los legajos o archivos por carpeta.

 Utilice ganchos de plástico

El gancho va dentro la Carpeta desde la Base con su extensión de largo de las patas hacia abajo que atraviesa los
documentos para el agarre al final.

Características
Los ganchos plásticos deben ser 100% polipropileno, resistente a la flexión, de dos piezas, una de base y otra de amarre o
sujeción, estos pueden ser por sistema de ajuste o de enganche.
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OCTAVO PASO
Depuración Documental Consiste en retirar de las carpetas, todos aquellos documentos que no
son de archivo como por ejemplo: Documentos en blanco, fotocopias,
duplicados, tarjetas de invitación o felicitaciones, recortes de prensa.
La documentación deberá estar libre de material metálico como:
ganchos de cosedora, clips, folders AZ, entre otros.

Carpetas de Tapas
Independientes:

Las Carpetas que maneja la Institución para la

organización de los archivos de Gestión y Central.

Organizados los archivos por temas y/o asuntos,

separarlos y llevarlos a carpetas.

Organice los archivos de gestión y/o expedientes por

la Serie, Sub serie, prepárelos en orden cronológico
y construya la carpeta perforando e instalando
gancho de plástico.

NOVENO PASO

Se procede posteriormente a la Identificación de la unidad de Conservación bajo los siguientes parámetros:

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Identificación de carpeta

Elaboración del Rotulo de Carpeta:

Cada carpeta o expediente dentro de cada serie

deberá identificarse individualmente de acuerdo con
cada asunto específico, precedido del respectivo
código de la dependencia, de la serie documental y
subserie según el caso. Para la organización de
archivos final, se diligencian los campos como
fechas iníciales y finales, número de carpetas que le
corresponde en la caja y número de caja que le
corresponde a la orden. Utilizando el formato GDO-
F03

Diligenciar los campos del rotulo de Carpeta y adherirlo en el costado frontal superior derecho a un (1) centímetro por
ambos lados, como se indica.

DÉCIMO PASO

Foliación:

La foliación se realizará en el momento en que se

prepare la documentación para ser transferida de tal
manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los
trámites.

La foliación es el acto de enumerar los folios solo por su

cara recta, cuya numeración. La foliación deberá ser en forma consecutiva y continua o acumulativa aplica solamente a
esta.
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La foliación deberá ser en forma consecutiva y

continua de una carpeta a otra, el número de
folios que corresponde se coloca en la margen
superior derecha. Como se indica.

Cuando se está organizando un expediente o

contrato máximo 200 a 250 folios.
ONCEAVO PASO

Clasifique las carpetas de acuerdo con un sistema de ordenación que facilite su

consulta en los archivos de gestión. Verifique las series y subseries teniendo en
cuenta los tiempos de retención establecidos en la TRD, que próximamente
serán transferidos al Archivo Central.

DOCEAVO
PASO

Cada Dependencia deberá tener en cuenta la ubicación

(geográfica, alfabética, numérica cronológica) y las carpetas
para consulta de documentos bien sea de usuarios internos
como externos. La oportunidad y consecución de la
documentación producida, tiendo en cuenta la TRD, por
SERIE o SUBSERIE. Para que los documentos sean
consultados en los Archivos de Gestión.
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PASO TRECE

Para diligenciar el rótulo de caja formato GDHF04, se identifican teniendo en cuenta la Tabla de Retención Documental,
ejecutado el procedimiento de carpetas, luego las seis (6) carpetas se recolectan en cajas referencia X-200 y el rótulo se
coloca y se pega en la tapa frontal de la misma, asignando el número caja, fecha de transferencia día/mes/año, código de la
dependencia u oficina, nombre de la dependencia productora del documento, relación de carpetas en esta caja, número de
orden, identificación de cada carpeta comenzando secuencialmente del el 01 al 06.
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PASO CATORCE
Organizadas las carpetas por SERIES Y SUBSERIES en sus respectivas cajas identificadas con sus rótulos y con la
CLASIFICACIÓN, ORDENACIÓN Y DEPURACIÓN y teniendo en cuenta los tiempos de retención, el siguiente paso será
las TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES, al Archivo Central, según cronograma establecido cada año por el Grupo de
Administración Documental, para ello deberá diligenciar el formato de inventario documental de forma tal que se facilite la
recuperación de la información y así, los documentos puedan ser entregados y verificados por la persona encargada del
archivo central. Consta de la descripción de cada carpeta que corresponden a cada caja por serie y subserie y forma de
soportes con las fechas extremas y además con el visto bueno de los responsables que realizan.

GDOF01 FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

(FUID)

PASO QUINCE
FELICITACIONES , HEMOS REALIZADO LA TRANSFERENCIA
DOCUMENTAL al ARCHIVO CENTRAL- AC, siguiendo los pasos anteriores, así
mismo estamos en capacidad de identificar los documentos que cumplieron su
ciclo según la TRD, en el ARCHIVO DE GESTIÓN AG, se realizó el inventario
documental logrando pasar la documentación de un archivo a otro,
estableciendo los responsables en cada uno de los archivos en que estos se
encuentren.
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La Norma nos obliga a la Integralidad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos
de archivo y serán responsables los funcionarios de la Organización, conservación y custodia, así como la
prestación de los servicios Archivísticos.

RECUERDE ANTES DE EMPEZAR ESTA ACTIVIDAD

TIPS PARA TENER

EN CUENTA

“ALERTA”

Higiene y
Seguridad:

Se define como, el conjunto de normas y procedimientos que protegen la integridad física y mental del personal,
preservando los riesgos de salud inherentes a las tareas del puesto y ambiente físico donde son ejecutados.

MEDIDAS DE SEGURIDA D E N ARCHIVOS DE G ESTIÓ N Y ARCHIVOS CENTR AL

Entre los aspectos que cabe recalcar, están las medidas de protección personal que deben seguir los funcionarios que
trabajan en los archivos y más aún si emprenden acciones de Transferencia. Las personas deben llevar a cabo rutinas de
trabajo que incluye el uso de una dotación concreta de elementos de seguridad laboral como batas, guantes, gorros y
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máscaras desechables, entre otros y el implementar acciones y prácticas cotidianas de aseo, como la utilización de jabón
desinfectante líquido en cara y manos o el quitarse las batas de trabajo cuando se va a cambiar de actividad o consumir
algún alimento en las horas de descanso.

Cada institución deberá asegurar la dotación de los siguientes implementos para los funcionarios que custodian, manejan y
administran los archivos de su entidad:

Dotación para Funcionarios y Rutinas en el Trabajo

Documental:

Batas
Tapabocas desechables
Gorros desechables
Guantes desechables (de látex o de nitrilo)
Gafas Transparentes
Jabón desinfectante
Gel Antibacterial

Cabe aclarar que esta dotación se debe suministrar a los funcionarios que van a emprender cualquier tipo de trabajo con el
material documental. Además cada funcionario deberá tener en cuenta y practicar las siguientes medidas de auto cuidado:

Extremar las medidas si se trata de material con alta concentración de polvo o material contaminado con microorganismos
(hongos y bacterias).

Usar siempre overol o bata de trabajo en buen estado y vestirlos SOLO mientras se ejecutan las labores.

Lavar la bata o el overol por separado, desinfectando por 30 minutos con hipoclorito disuelto en agua antes de aplicar el
jabón, cada tres u ocho días, dependiendo de la suciedad que presente.

Utilizar guantes y tapabocas desechables. Luego de cada jornada de trabajo deberán renovarse ya que no es material
reutilizable cuando se trata de guantes de látex.

Si la documentación está muy contaminada o sucia, usar gorro desechable y gafas transparentes protectoras. Se
recomienda llevar recogido el cabello largo. Si la documentación presenta gran concentración de polvo o contaminantes
biológicos se debe limpiar y desinfectar antes de emprender trabajos de organización archivística.

Tener en cuenta que mientras trabaja deberá evitar el contacto directo de los dedos o de las manos con el resto del cuerpo.

Luego de cada jornada, lavar las mucosas nasales con suero fisiológico. Las actividades deberán hacerse intercalando
periodos de trabajo de máximo hora y media seguidos de diez o quince minutos de descanso.

En los períodos de descanso, sobre todo si se va a consumir algún alimento o cuando se vayan a realizar otras actividades,
los funcionarios se deberán lavar las manos y la cara también con jabón antibacterial. Se puede emplear un gel antibacterial
que se encuentre en el mercado.
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M AN I PU L AC I Ó N D E CA J A S RECUE R D E :

 Observe e inspeccione la carga antes de manipularla.

 Levante las cargas utilizando la musculatura de las piernas y no con la espalda.

“Aquí la seguridad no es una opción, es un hábito”

La organización del archivo es un trabajo en equipo

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Nombre y Cargo: Natalia Camero, Nombre y Cargo: Luz Ivette Rozo Nombre y Cargo: Luz Ivette Rozo
Luis Alejandro Diagama, Andrei Coordinadora Grupo Administración Coordinadora Grupo Administración
Jimenez Grupo Administración Documental. Documental.
Documental. Fecha: 21 de Julio de 2016 Fecha: 21 de Julio de 2016
Fecha: 9 de Junio de 2016