TÉCNICAS DE LA COMUNICACIÓN

REDACCIÓN ADMINISTRATIVA
INSTRUCTOR: DIEGO ARTURO NAPUCHE CELIS
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OBJETIVOS
 Redactar documentos administrativos
de diversa intención, de manera
precisa y clara para lograr la intención
comunicativa.

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1.1 EL OFICIO SIMPLE, ESTRUCTURA Y USOS
OFICIO SIMPLE
Se designa con el término de oficio a aquel documento, generalmente utilizado por embajadas,
ministerios, municipios, colegios y oficinas de gobierno entre otros y que tiene como finalidad la
comunicación de disposiciones, órdenes, informes, consultas y por otro lado, para llevar a cabo
gestiones vinculadas con acuerdos, invitaciones, de felicitación, colaboración y agradecimiento,
entre las más recurrentes

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1.1 EL OFICIO SIMPLE, ESTRUCTURA Y USOS
CARACTERÍSTICAS
 Está destinado para un solo destinatario, que viene a ser la persona, dependencia o institución
que se denomina el llamado “destinatario”.
 Los datos del destinatario son escritos siguiendo el curso natural del mecanografiado del
documento.
 Lleva la palabra “oficio” o el código como denominación del documento.
 Usa con copia.
 Es mecanografiado con pocas copias; el original se remite al destinatario y las copias, a los que
se indica en la “con copia”

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1.1 EL OFICIO SIMPLE, ESTRUCTURA Y USOS
USOS DEL OFICIO SIMPLE
El oficio simple, conocido comúnmente sólo como “oficio” se emplea para comunicar
disposiciones, consultar, responder, remitir documentos u objetos, realizará gestiones, presentar
personas, participar la realización de actividades, coordinar acciones, transcribir documentos y
para proporcionar cualquier otra información a un solo destinatario.

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1.1 EL OFICIO SIMPLE, ESTRUCTURA Y USOS
USOS DEL OFICIO SIMPLE
Las partes de que debe constar todo oficio, emanado de un órgano de gobierno, son las siguientes:
Lugar y fecha Es la indicación del lugar, día, mes y año en que se formula
el oficio.
Numeración Se escribe, al igual que en el memorándum la palabra
OFICIO, con mayúsculas, seguida del número de expedición;
separada por una línea oblicua, a continuación las siglas
dela oficina de procedencia con letras mayúsculas separadas
por una línea oblicua y el año en curso.
Nombre y dirección del destinatario En toda tramitación oficial, interna o externa, es requisito
indispensable dar el tratamiento de ciudadano (C), antes del
título profesional o nombre de la persona, salvo que el
escrito sea dirigido a un funcionario público, en este caso,
después de la sigla “C”, y sin colocar el nombre del
individuo, se citará su cargo oficial.

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1.1 EL OFICIO SIMPLE, ESTRUCTURA Y USOS
USOS DEL OFICIO SIMPLE
Las partes de que debe constar todo oficio, emanado de un órgano de gobierno, son las siguientes:
Asunto Es el resumen o síntesis de lo que se trata en el cuerpo del
oficio, necesaria para que el destinatario se entere
rápidamente del contenido. Se escribe con mayúscula
seguida de dos puntos.
Referencia Se le conoce también como cita de antecedentes y se usa
cuando el oficio se envía como respuesta, ya que se necesita
mencionar la numeración del documento recibido con
anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Se
usa para mencionar decretos, resoluciones, convenios.
Cuerpo o texto. Se da a conocer el mensaje de la comunicación, expuesto de
manera clara, precisa, concisa y muy brevemente.
Despedida Se coloca como frase final de cortesía sólo la palabra
“Atentamente”. Siempre se debe demostrar amabilidad y
cortesía.

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1.1 EL OFICIO SIMPLE, ESTRUCTURA Y USOS
USOS DEL OFICIO SIMPLE
Las partes de que debe constar todo oficio, emanado de un órgano de gobierno, son las siguientes:
Firma Debe ser manuscrita, reservándose el empleo del facsímil
para las minutas o copias, y para asuntos de poca
importancia, como avisos, circulares
Postfirma. Se coloca nombre y apellido del firmante, el cargo que
ocupa más el sello respectivo.
Iniciales Identifican tanto al que redacta o produce la
comunicación(remitente), como al que la elabora o
mecanografía(Secretaria, mecanógrafa, asistente).
Anexos Se indica la documentación que se adjunta al oficio, como
revistas, catálogos, tarjetas, programas, etc.

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1.1 EL OFICIO SIMPLE, ESTRUCTURA Y USOS
USOS DEL OFICIO SIMPLE
Ejemplos
:

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1.2 EL OFICIO MÚLTIPLE, ÁREA DE DIFUSIÓN,
ESTRUCTURA Y USOS
OFICIO MÚLTIPLE
El oficio múltiple se utiliza para comunicar disposiciones o cualquier otra información
simultáneamente a varios destinatarios.
CARACTERÍSTICAS
 El oficio múltiple tiene varios destinatarios, los que se mencionan o se hace referencia en la parte
denominada “distribución”
 Todos ellos, por constituir tales, son tratados en igualdad de condiciones y asumen
responsabilidades acorde con las funciones que desempeñan.
 En el código lleva “oficio múltiple” Como nombre del documento y mantiene la misma
numeración para todos los ejemplares.
 El espacio correspondiente al destinatario es dejado en blanco, con la única mención del
tratamiento “señor”.
 En los oficios múltiples de difusión interna, no es obligatorio completar este espacio, pero sí, en
los de circulación externa.
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1.2 EL OFICIO MÚLTIPLE, ÁREA DE DIFUSIÓN,
ESTRUCTURA Y USOS
CARACTERÍSTICAS
 El espacio en blanco que corresponde a la parte conocida con el nombre de “destinatario” deberá
comprender tantas líneas como espacios se requieran para identificar a quienes remitimos los
ejemplares del oficio.
 El texto del oficio múltiple debe redactarse en tercera persona singular.
 Usa distribución en lugar de “con copia”
 Por lo general es impreso en computadora.
 Si es digitado, el original queda para el archivo de la oficina remitente y se envían las copias. Si es
impreso, una de las copias remplaza al original y se guarda en el archivo respectivo.

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1.2 EL OFICIO MÚLTIPLE, ÁREA DE DIFUSIÓN,
ESTRUCTURA Y USOS
Las partes que debe constar el oficio múltiple son las siguientes:
Membrete Todas las empresas tienen membrete, lo cuales muy
importante para un oficio.
Nombre del año Nombre que se le da al año actual.

Lugar y fecha Es donde se escribe el lugar de donde se envía, el día, el

mes y el año.
Numeración En esta parte se escribe tres datos como el memorándum.

Destinatario Aquí se escribe el nombre completo, el cargo y el lugar a

quien se dirige.
Asunto Se indica con claridad el mensaje del texto que se aplica en
el cuerpo.
Referencia Esta palabra también se escribe con mayúsculas y de bajo
del asunto.

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1.2 EL OFICIO MÚLTIPLE, ÁREA DE DIFUSIÓN,
ESTRUCTURA Y USOS
Cuerpo o texto En esta parte del documento se da a conocerse da a conocer
el mensaje de la comunicación en forma clara y precisa y
muy breve.
Despedida Es donde debemos mostrar amabilidad y cortesía.

Firma y posfirma Se coloca el nombre y el apellido de la persona que firma el

documento y su cargo a la vez y el sello.
Iniciales Se escribe con letras mayúsculas y minúsculas las de las de
la persona.
Anexo Es una página que constituye a un tipo de información
relacionada con artículos.

Distribución Se usa generalmente en los oficios múltiples aquí se

menciona el nombre de la persona y a quienes va dirigido.

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1.2 EL OFICIO MÚLTIPLE, ÁREA DE DIFUSIÓN,
ESTRUCTURA Y USOS
Ejemplo:

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1.3 EL MEMORANO, PARTES, USO Y ESTRUCTURA
MEMORANDO
El memorando, conocido originalmente como memorándum, es un documento escrito que se
utiliza en una empresa para comunicarse internamente. El objetivo de este documento es el
traspaso de información de manera breve. Se define como un comunicado rápido, formal
pero sin la necesidad de una firma, que trata de algún asunto urgente para tener en cuenta, en
forma breve y resumida.

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1.3 EL MEMORANO, PARTES, USO Y ESTRUCTURA
USO DEL MEMORANDO
 Sirve para comunicarse dentro de una institución, para lograr transmitir de manera breve
los asuntos importantes que conciernen a dicha institución.
 Es utilizado para la transmisión de información entre los departamentos de una misma
empresa o entre los trabajadores de la misma. Puede ser utilizado por cualquiera de ellos,
no importando la jerarquía.
 Sirve para pedir o suministrar la información, por lo que en muchos sectores como en los
servicios públicos, ha logrado sustituir otros documentos como las notas, ya que este
documento es eficaz y rápido.

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1.3 EL MEMORANO, PARTES, USO Y ESTRUCTURA
TIPOS DE MEMORANDO

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1.3 EL MEMORANO, PARTES, USO Y ESTRUCTURA
ESTRUCTURA DEL MEMORANDO

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1.3 EL MEMORANO, PARTES, USO Y ESTRUCTURA
PARTES DEL MEMORANDO

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1.3 EL MEMORANO, PARTES, USO Y ESTRUCTURA
Ejemplos
:

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 SENATI

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 TAREA CALIFICADA
1. REALIZAR UN OFICIO SIMPLE DIRIGIDO AL INSTRUCTOR SENATI

2. REALIZAR UN OFICIO MÚLTIPLE A LOS INSTRUCTORES DE SENATI

3. REALIZAR UN MEMORANDO SIMPLE A UN INSTRUCTOR DE SENATI (ASUMA

QUE TU ERES EL ADMINISTRADOR)

4. REALIZAR UN MEMORANDO MÚLTIPLE A LOS DIRECTORES ZONALES DE

SENATI (ASUMA QUE TU ERES EL DIRECTOR GENERAL DE SENATI)

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