ZONAL LAMBAYEQUE

Programa Administración Industrial

Curso: Administración y Organización de Empresas
Tema: Control de Manuales
Instructor/Docente: LUIS PEREZ BUSTAMANTE
OBJETIVOS DEL TEMA
- Comprender y aplicar los conceptos
fundamentales del enfoque relacionado al
Control de Manuales de Gestión.

-Comprender el desarrollo y
mantenimiento de una línea funcional de
autoridad para complementar los
controles de organización.
 INSTRUMENTOS DE LA ORGANIZACION
Los instrumentos de la organización, son los manuales administrativos,
los cuales son documentos que incluyen en forma sistematizada las
actividades a ser cumplidas por los miembros de la organización y la
forma en que las mismas deben ser realizadas.

El propósito fundamental de los manuales es el de sistematizar las

funciones y operaciones que realiza la organización, así como instruir al
personal sobre los objetivos, políticas, funciones, autoridad, normas,
procedimientos u otros aspectos de la institución
 Control de Manuales

 Es aquel que tiene sus operaciones controladas o

representadas a mano en el punto de localización del
controlador.

 También es una herramienta indispensable para la

implementación del sistema de control interno, en este
se deben incluir todas las actividades a realizar y
establecer las responsabilidades de los funcionarios
implicados para el cumplimiento de los objetivos
organizacionales.
 EL CONTROL DE MANUALES

EL SISTEMA DE CONTROL DE MANUALES

Para mantener el orden de la organización los diversos

manuales que se emiten deben ser actualizados y
controlados a fin de evitar su desuso o el que la
empresa se inunde de manuales generando un
exceso de burocracia.

Si la empresa es grande es seguro que exista un área encargada de estas funciones.

En una empresa pequeña esta labor está a cargo de una persona en particular, que
puede ser el administrador. Entre las acciones para un correcto control están:
 - Hacer un inventario de los manuales existentes.
 - Evaluar la conveniencia de actualizar los manuales o de descartarlos.
 - De no existir manuales, decidir luego de una evaluación cuáles son los
prioritarios
 Hacer seguimiento a los manuales que se han implementado para verificar si
genera mejoras o requiere ajustes.

 Establecer fechas y responsables para la actualización de los manuales.

 Muchas de las actualizaciones tienen que ver con cambios en hojas

específicas de los manuales por lo que debe asegurarse que las áreas
involucradas destruyan las hojas anteriores y las reemplacen por las nuevas.
 OBJETIVOS DEL CONTROL DE MANUALES

 El desarrollar y mantener una línea funcional de autoridad para complementar los

controles de organización.
 Definir claramente las funciones y las responsabilidades de cada departamento y de
cada funcionario, así como la actividad de la entidad de salud, esclareciendo todas las
posibles lagunas o áreas de responsabilidad indefinida.

 Un sistema contable que suministre una oportuna, completa y exacta información de los

resultados operativos y de organización en el conjunto.

 IMPLEMENTACIÓN Y SEGUIMIENTO

La implementación de un manual en la empresa es una etapa crucial.

Algunos métodos son:

 Método instantáneo: Es el más usado. EL más alto nivel de la

organización toma la decisión de la necesidad de preparar un manual.
Asigna a las personas responsables y en el plazo establecido se presenta
el producto. Al ser una decisión del más alto nivel, el manual se presenta a
través de un memorándum a las áreas involucradas y estipulando la fecha
de su vigencia.
 Método de proyecto piloto: para empresas que por primera vez toman de
decisión de elaborar manuales. Se prepara un manual para una parte muy
específica de la organización y se evalúan los resultados en esa escala
más reducida.
 Auditoria Administrativa

 Es la evaluación y el análisis de la estructura

organizacional de una empresa o institución.
 La auditoría administrativa se puede considerar
como un examen integral de la estructura de una
organización, ya sea una empresa, institución o
departamento gubernamental o cualquier otra
entidad. También son evaluados los métodos de
control, los medios de operación y el empleo de
sus recursos humanos y materiales.
 AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
Existe la llamada Auditoría Administrativa que evalúa el
cumplimiento del proceso administrativo con el objeto de
alcanzar una mayor eficiencia en las áreas para el logro de
los objetivos.
Según el método de W.P. Leonard, la auditoría administrativa
abarca:
 Diagnóstico: recopilación y análisis de la información de las
áreas de estudio, sus funciones, su conformación, sus
planes, políticas y objetivos y procedimientos.
 Evaluación: aplicación de indicadores para determinar la
eficacia de la gestión administrativa, utilización de equipos,
métodos de trabajo, cumplimiento de procedimientos, etc.
 Análisis e interpretación: se evalúa la información obtenida
y se elabora un diagnóstico, se proponen soluciones para la
problemática detectada.
 Objetivos

 El principal objetivo:- Es determinar

cuáles son las deficiencias o
irregularidades que acontecen en las
diversas dependencias de una empresa
o institución y solventar el problema.
 Impulsar a través de planes y modelos de
gestión el aumento de los niveles de calidad
y competitividad de los servicios o bienes
ofrecidos al público.
 Establecer cuáles son los instrumentos de
trabajo que aportan o
retrasan el desarrollo de la empresa o
institución.
 Analizar las funciones administrativas y
su relación con las demás dependencias
de la empresa o institución.
 Metodología de la Auditoria Administrativa

 La metodología empleada permite organizar la información

recopilada durante el proceso de auditoría.
 Planeación: son los lineamientos a seguir para llevar a cabo
la auditoría administrativa..
 Instrumentación: se seleccionan y aplican las técnicas
más efectivas para la recolección de datos.
 Examen: se aplican las técnicas de análisis necesarias para
establecer las características de la administración y reunir los datos
que permitirán evaluar la situación de la empresa o institución.
 Informe: al finalizar la auditoría administrativa, se redacta un
informe en el cual se identifica el área auditado, el objetivo de la
evaluación, la duración del proceso, los alcances obtenidos, los
recursos y los métodos aplicados.
 Importancia

 Las auditorías administrativas deben realizarse por lo

menos una vez por año, tanto en las empresas públicas
como privadas, a fin de obtener información
actualizada acerca de cómo es su funcionamiento, con
qué cuenta y de qué carece.

 El resultado de la auditoría es de vital importancia

para luego tomar las decisiones más acertadas en
función del buen desempeño de los equipos de
trabajo humano y materiales que permiten el
funcionamiento de la empresa.
 CUESTIONARIO

1.- ¿Qué se debe tener en cuenta para mantener el

orden en la Organización?. Explique
2.- ¿Cuáles son las acciones que se deben ejecutar
para obtener un correcto control en las organizaciones? .
Explique cada una de esas acciones.
3.- ¿Explique los métodos para la implementación de un
Manual en la empresa?

4.- ¿Cuáles son las etapas de una auditoria

administrativa.