Ejercicios del Proceso de Control

96. Contesta el siguiente  cuestionario.

1. Anota un definición  argumentada del Proceso de Control Administrativo.

La definición de controlar supone confirmar que los objetivos  propuestos en el proceso de

planeación, se han logrado o cumplido, y si no es así, verificar por qué.

En la organización, en el momento de ejecutar los planes, hay factores que pueden modificar  las
actividades, por ello es esencial tener un sistema que verifique  que las actividades se están
realizando bien, de no ser así corregirlas.

El Control Administrativo es una guía racional que facilita la acción precisa, que estimula al
trabajador a realizar su tarea  con el procedimiento  más concreto  y constructivo, obteniendo así
satisfacción y reconocimiento social y personal.

2. Diga, según Shubin, en que momentos se realiza eficazmente el control.

Un Control Administrativo se lleva a cabo cuando se cumple lo siguiente:

 Formula y revisa periódicamente directrices que cubran todas las fases y aspectos
principales de la actividad.
 Mantiene al día una sana estructura organizativa con  un sistema de procedimientos que
garantiza el cumplimiento de las directrices y los programas.
 Cubre todas las posiciones  principales   con hombres de calibre, capaces de administrar
dinámicamente  las funciones departamentales  y delega en ellos  completa autoridad.
 Analiza regularmente  los informes financieros   y coeficientes  de situación y operación  y
revisa los informes primarios de operaciones.
 Lleva acabo o dirige  investigaciones  completas y predicciones  de las condiciones  y
tendencias del mercado y económicas en general, que puedan afectar a la empresa.
 Formula planes a largo plazo para toda la organización.
 Utiliza presupuestos  totales,  análisis de puntos de equilibrio y otros métodos y técnicas ya
mencionadas para evaluar   y seleccionar  las mejores alternativas y guiar la organización  hacia
los más altos resultados.

3. Diga en que consiste el establecimiento de estándares y como se construyen. 

El establecimiento de estándares es un Proceso del Control Administrativo. Un estándar es una

unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón  con base en la cual se efectúa el control.
Pueden ser datos, directrices, metas,  toda cifra que  pueda emplearse  como medida para cumplir
las actividades.

Estas medidas son indispensables para el control, pues representan el estado  de ejecución
deseado. En la práctica, son los objetivos declarados y definidos de la organización y por esa
razón, los estándares deben abarcar las funciones básicas y áreas claves de los resultados
logrados.

Para construirlos, debe partirse del análisis de procesos, como las normas de trabajo o de costos;
o mediante la recopilación de la experiencia anterior o como proyección de las expectativas para
estimular el esfuerzo de la dirección superior hacia el logro de los objetivos…
97. Conteste el siguiente cuestionario,
1. Diga en que consiste el procedimiento para descubrir desviaciones.

Primero requerimos comparar lo que tenemos o lo que logramos con el estándar previamente
fijado. Requerimos además de los sistemas de información: la efectividad del Proceso de control
Administrativo dependerá directamente de la información recibida, la cual deberá ser oportuna y
actual, confiable y exacta, válida y fluida, a través de los canales adecuados y seleccionados.
Luego, como resultado de la comparación, medir apropiadamente el peso de la desviación en el
conjunto de la actividad. Estas desviaciones deberán reportarse de inmediato a la dirección
inmediata y a la superior. Una desviación es significativa cuando se encuentran sus causas y la
organización hace algo para evitarlas y controlarlas.

2. Diga cómo se realiza el análisis de las desviaciones.

–Inspección: Consiste en ver con atención lo que se va a realizar o se está realizando, para
comprobar y verificar que se está haciendo de acuerdo a lo que se ha proyectado o planeado.

- Información: contabilidad, auditoría financiera, auditoría administrativa, presupuestos, reportes,

formatos.

- Dispositivos automáticos: computadoras, programas informáticos, máquinas, etc.

3. Proporciona tres ejemplos de las formas de control administrativo.

Control de Calidad: se utiliza para detectar y eliminar cualquier causa que tienda a originar un
defecto en el producto. Se vigilan e inspeccionan la materia prima y el producto. Se establecen
límites aceptables de variación.

Control de Compras: nos permite una selección adecuada de proveedores.

Control Presupuestal: son elaborados para la planeación, pero son mejor utilizados en el control
financiero, pues nos permite comparar los resultados reales en contraste con lo presupuestado, de
tal manera que nos proporciona las medidas correctivas adecuadas.

98. Conteste el siguiente cuestionario.

1. Di qué medidas se utilizan para realizar la rectificación de los planes.

La utilidad del control está en la acción correctiva para solucionar las desviaciones. El centro de
control correspondiente debe tener la facultad necesaria l los medios para iniciar la rectificación.
Por ello, es la dirección superior la que ejerce la acción correctiva. Las medidas a tomar están
guiadas por un principio de economía y en muchas ocasiones lo correcto será modificar los planes
o algunas de las metas o los estándares, para adaptarlos o cambios imprevistos o para salvar las
consecuencias de predicciones deficientes o errores en la elaboración de los planes.

- Los medios para el control Administrativo son:

- La Observación y la inspección
- Las Rutinas o los procedimientos de control interno.

- Los informes

- Los planes financieros y los presupuestos

- Otros, los mecanismos mecánicos y automáticos

2. Menciona dos tipos de control interno.

- La necesidad de exigir firmas conjuntas que corresponsabilicen a los autores de alguna actividad
con el contenido de documentos o comprobantes.

- Las políticas o reglas de comportamiento que den respuesta a situaciones recurrentes.

- Control interno: Programas

3. Menciona cinco actividades objeto del control administrativo.

- Control de calidad: se utiliza para detectar y eliminar cualquier causa que tienda a originar un
defecto en el producto.

- Control de inventarios: pretende regular en forma óptima las existencias en los almacenajes y
bodegas, tanto refacciones, herramientas, instrumentos, máquinas, materias primas y productos
terminados.

- Control presupuesta: Son elaborados para la planeación, pero son mejor utilizados en el control
financiero, pues nos permite comparar los resultados reales en contraste con lo presupuestado, de
tal manera que nos proporciona las medidas correctivas adecuadas.

- Control contable: nos proporciona información verídica, oportuna y fidedigna sobre la situación y
posición de la empresa, así como de los resultados logrados en un determinado periodo.

- Costos: Se utilizan para determinar el valor o precio real de un producto, con base en un cálculo y
un análisis detallado de cada uno de los elementos que intervienen en la fabricación de un
producto.

4. Menciona dos actividades objeto de control directo.

Control de recursos humanos:

Auditoría de personal: evalúa de manera sistemática y analítica todas las funciones que se refieren
al personal, en todos los niveles organizativos de la organización, con el fin de evidenciar
deficiencias y proceder a corregirlas.

Evaluando la selección y el reclutamiento: son medidos considerando lo siguiente: la efectividad en

el proceso de selección, con la obtención de los mejores candidatos; la eficiencia del personal
durante el periodo de integración a los objetivos de la organización.

5. Enuncia cuatro principios del control administrativo.

i. De los estándares: un control efectivo requiere de estándares y objetivos precisos y adecuados.

ii. De la acción correctiva: el control solo está justificado si se toman medidas para corregir las
desviaciones previstas y ocurridas mediante la oportuna planeación, organización y dirección.

iii. De los objetivos: el control no es un fin en sí mismo sino un medio para lograr los objetivos
preestablecidos.

iv. - De las desviaciones: deberán analizarse detalladamente todas las desviaciones o variaciones
de los planes. Es necesario conocer las causas que las originan a fin de tomar medidas correctivas
pertinentes para evitar su repetición.