IMPLEMENTACIÓN

DE UN PGD-
Programa de
Gestión
Documental
1. Normatividad Archivística
2. Fundamentos en Gestión Documental
TEMÁTIC A

3. Organización Física y Técnica de Archivos

4. Tabla de Retención Documental TRD

NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA
 LEY 594 de 2000
LEY GENERAL DE ARCHIVOS

 Artículo 15 - Inventario Único Documental.

 Articulo 24 - Se regula el Procedimiento para la Elaboración y
Aplicación de las Tablas de Retención Documental.
 Artículos 21, 22, 23 y 26 – Se establecen los criterios para la
organización de los archivos de gestión en las entidades
públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.
 ACUERDO 007 DE 1994
REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS

Artículo 60: Conservación Integral de la

Documentación de Archivos

Los archivos deberán implementar un sistema

integrado de conservación acorde con el sistema de
archivos establecido en la entidad, para asegurar el
adecuado mantenimiento de los documentos,
garantizando la integridad física y funcional de
toda la documentación desde el momento de la
emisión, durante su período de vigencia, hasta su
disposición final.
FUNDAMENTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Y
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL-TRD
 ¿QUÉ ES UN ARCHIVO?
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha,
forma y soporte material, acumulados en un proceso
natural por una persona o entidad pública o privada,
en el transcurso de su gestión, conservados
respetando aquel orden para servir como testimonio
e información a la persona o institución que los
produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la
historia.
 ¿QUÉ ES
GESTIÓN DOCUMENTAL-GD?

Son el conjunto de instrucciones y directrices, en

donde se describen los procesos y procedimientos
aplicables a la gestión y organización de
documentos desde su creación hasta su destino
final.
 PGD:
PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
ARCHIVO DE GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
ARCHIVO HISTORICO
 ORGANIZACIÓN
FÍSICA Y TÉCNICA DE
ARCHIVOS DE
GESTIÓN
 ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
Principio de Orden Original

“…establece que la disposición física de los

documentos debe respetar la secuencia de los
trámites que los produjo. Es prioritario para
la ordenación de fondos, series y unidades
documentales.

Principio de Procedencia

“…establece que los documentos

producidos por una institución y sus
dependencias no deben mezclarse con
los de otras.
 ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

(Identificación + Clasificación) + Ordenación + Descripción

Fase del proceso

de organización
Fase del proceso de
documental, en la Fase del proceso de organización documental
cual se identifican organización que que consiste en el análisis
y establecen consiste en establecer de los documentos de
agrupaciones documentales secuencias dentro archivo y de sus
de acuerdo con la de las agrupaciones agrupaciones, y cuyo
estructura orgánico-funcional documentales definidas en resultado son los
de la entidad productora la fase de instrumentos de
(fondo, sección, series clasificación descripción y de consulta.
y/o asuntos)
 CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

DOCUMENTOS DOCUMENTO
DE APOYO DE ARCHIVO

Aquellos que son comunes a toda Aquellos que son

la organización y son de carácter producto de la gestión de
informativo que no hace parte de cada oficina en razón de
las series documentales. Ejemplo
publicaciones, normatividad,
sus funciones. Ejemplo:
invitaciones, instructivos, Contratos, actas de inicio,
procedimientos. CPD
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
 ORDENACIÓN DOCUMENTAL

Ordenar al interior de cada serie, los diferentes tipos documentales teniendo en cuenta su

fecha de producción o de trámite.

Sistemas de
ordenación
 Cronológico
 Alfabético
 Numérico
 Alfanumérico
 PREPARACIÓN FÍSICA:
CÓMO ORDENAR LOS DOCUMENTOS?

200 folios (promedio)

Documento más
antiguo

Documento
más reciente

Documento más
antiguo

Documento más
reciente
 ORDENACIÓN DOCUMENTAL:
CLASES DE EXPEDIENTES

Expediente Simple Expediente Complejo

CONTRATOS
RESOLUCIONES

Un solo tipo Varios tipos

documental documentales
(formato) (formatos)
 ORDENACIÓN DOCUMENTAL:
FECHAS A TENER EN CUENTA

CONTRATOS

FECHA DE RADICADO
 DEPURACIÓN DOCUMENTAL
Materiales
Metálicos

Documentos Copias Idénticas

de Apoyo

Folletos,
Revistas,
Formatos sin
Boletines, etc… Diligenciar
 ALINEACIÓN DOCUMENTAL

 Alinee a tamaño oficio y verifique bien los documentos. Los

documentos menores a tamaño media carta péguelos en una
hoja tamaño carta.

 Perfore los documentos adecuadamente, haga un patrón como

guía para toda la documentación y revise la perforadora antes
de usarla.
 FOLIACIÓN DOCUMENTAL

No se debe
foliar con lápiz
de mina roja o
bolígrafo

.
HB

Lápiz de mina negra y

blanda, tipo HB o B
 FOLIACIÓN DOCUMENTAL
Documento más Documento más
Antiguo Reciente

Tomo 1 Tomo 2

EXPEDIENTE
 FOLIACIÓN DOCUMENTAL
4
5

Se debe numerar de En la Cara RECTA, escribir el

manera consecutiva, es número en la esquina superior
decir, sin omitir ni repetir derecha, en el mismo sentido
números. del texto.
 T.R.D.

Tablas de
Retención
Documental
 DEFINICIÓN DE TRD

Las Tablas de Retención Documental

(TRD) es el listado de series con sus
correspondientes tipos documentales, a las
cuales se asigna el tiempo de permanencia en
cada etapa del ciclo vital de los documentos.

La TRD respalda la conservación de documentos probatorios que darán un

fundamento en la función y administración, con el fin de brindar respuestas oportunas
al momento de recuperar información.
BENEFICIOS DE LA TABLA DE RETENCIÓNDOCUMENTAL

F
a
c
i
l
i
d
a
d

e de apoyo para la racionalización de los procesos

Sirve
Ofrece
Evidencia
un
n Permite
servicio
laRacionaliza
gestión
Facilita
eleficaz
manejo
administrativa
la organización
ylaeficiente
producción
integralen
de
y documental
la
ellos
documental
acceso
producción
documentos
a la información
intelectual
administrativos
e
l

m
a
n
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 TRD-
Tabla Retención Documental
 RECOMENDACIONES
 Consulte su TRD.

 Clasifique y separe los documentos de conservación y apoyo.

 Conforme su expediente.

 Rotule la carpeta.

 Ordene los documentos según el criterio (cronológico).

 Realice el inventario.

 Transfiera la documentación al Archivo Central de manera oportuna de acuerdo al

Cronograma de Transferencias.
GRACIAS….

Leyda Duarte Barrero

Asesora en Gestión Documental