ORGANIZACIÓN,

APLICACIÓN DEL TRATAMIENTO ARCHIVISTICO

Mg. Sc. Simón Cuba

 Documento de Archivo.
• Se considera documento de archivo toda expresión en lenguaje natural o
convencional y cualquier otra expresión grafica, sonora o en imagen,
recogida en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes
informáticos, que son testimonios de las actividades propias de la
institución en cumplimiento de sus fines.
 La organización del archivo

•Pedro López definió la organización de un

archivo como:

•"La operación intelectual y mecánica

por la que las diferentes agrupaciones
documentales se relacionan de forma
jerárquica con criterios orgánicos o
funcionales para revelar su contenido e
información". De la organización
impuesta a los documentos depende el
éxito de la función de un archivero.
 La organización del archivo

•Las instituciones han sido dotadas, a través

del tiempo, de una estructura administrativa
y competencias muy variadas que han dado
lugar a funciones diversas.

•Reproducir este proceso natural de creación

de los documentos es a lo que denominamos
"organización" de un archivo.
• El Archivo de Oficina custodia la documentación mientras todavía está en
trámite o es de uso muy
Organización en frecuente
archivo yde
tiene que prestar servicio a la
gestión.
Administración productora y a los ciudadanos. Por lo tanto, su
organización forma parte del trabajo de la propia unidad administrativa.
• Cada Servicio, o unidad administrativa, ha de mantener un archivo de
oficina debidamente organizado mediante la formación de expedientes y
series documentales de acuerdo con los criterios establecidos por el
Archivo Central.
• La organización que se de a los documentos en esta primera etapa
determinará las posibilidades de tratamiento que reciban más tarde.
• Cada unidad administrativa ha de tener un responsable de su archivo de
gestión.
 Tareas en el Archivo de Oficina

• En un archivo de oficina, también llamado

archivo de gestión, hay que llevar a cabo las
siguientes tareas:
• Formar los expedientes, manteniendo unidos,
dentro de una carpetilla, todos los
documentos relativos al mismo asunto,
ordenados cronológicamente, de acuerdo con
la tramitación del procedimiento al que
corresponda.
 Documento de apoyo

No hay que archivar todos los documentos que hay en la oficina, debemos separar por un lado la
documentación de apoyo informativo, que no forma parte del archivo, de la documentación que si que
forma parte del archivo que son aquellos documentos que se producen en el ejercicio de la actividad de
la unidad administrativa.

Documento de Archivo:
Documento de apoyo:
• Fuente primaria de
• Sirven de ayuda al
información
proceso administrativo
• Son parte del trámite
• NO son parte del trámite
administrativo
• Hay múltiples copias de
• Son ejemplares únicos
ellos
• Tienen valor
• No dejan testimonio de la
administrativo, legal/fiscal o
actividad de la institución
histórico
Clasificar o agrupar los expedientes

• que corresponden a la misma actividad y separarlos claramente de los

demás. Estas agrupaciones de expediente se van a denominar series
documentales. Por ejemplo, expedientes personales, expedientes de
subvenciones, etc. El archivo central se encargará de establecer a priori
una clasificación de los expedientes producidos en una oficina, cada clase
de expediente se llamará serie documental. Se trata de un cuadro de
clasificación de documentos equivalente a un catálogo de procedimientos
administrativos.
 Ordenar los expedientes, una vez clasificados en series:

• establecido el cuadro de clasificación de expedientes que

produce una oficina, éstos deben ser ordenados por series.
Identificada la serie a la que pertenece el expediente, hay que
ordenar todos los expedientes clasificados de la misma manera.
Dentro de cada serie hay que elegir un criterio de ordenación, que
debe ser el más adecuado para el funcionamiento ordinario de la
oficina; el criterio puede ser, alfabético, cronológico, numérico,
etc. Por ejemplo los expedientes personales se pueden ordenar
alfabéticamente.
Tener localizados físicamente los documentos

• dejando constancia de donde

están colocados de manera que no
sólo la persona que en su
momento los guardó pueda
recuperarlos. Desde el Archivo
Central nos dirán como elaborar
una base de datos con índices para
poder localizar los expedientes
con facilidad.
•
 La valoración

Selección documental, para efectuar la Transferencia de los documentos

una vez finalizada la primera etapa de ciclo de vida de los documentos al
archivo central.

Valoración Primaria. Identificación y determinación de los plazos y

modalidades de uso de los documentos por parte de las unidades que los
producen o conservan.

Transferencia primaria. Es la operación de traslado de documentos de

archivos de oficina (o de gestión) al central, cuyo trámite ha terminado, o su
consulta es muy esporádica mientras prescribe el término de permanencia
frecuencia de uso ha disminuido para su conservación precaucional.
 Descripción

Los elementos que forman parte de la descripción son:

- Una descripción breve y concisa, que sirva para

conocer el contenido de cada unidad documental.

- Las fechas límite del expediente (año de su inicio y

año de su finalización).

- La signatura topográfica, el número que se asigna a

la unidad documental.
 Conservación, Instalación,

La ubicación documental.
En un archivo de oficina es fundamental el dato de localización
física de los documentos para conocer, en todo momento, que
es lo que custodia y sobre todo, donde se encuentra, de ahí la
importancia de llevar un registro topográfico que debe contar
con datos de localización física, tales como edificio, planta,
oficina.
Para completar esta información se deben numerar los muebles;
estantes, armarios, gaveteros (de izquierda derecha y de arriba
hacia abajo).
 DECRETO SUPREMO N° 27113 DE 23 DE JULIO DE 2003
REGLAMENTO A LA LEY Nº 2341 DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Art. 80.- (FOLIACIÓN).

▪Folio: Hoja.
▪Foliación: “Acto de enumerar los folios solo por su
cara recta” // “Operación incluida en los trabajos de
ordenación que consiste en numerar correlativamente
todos los folios de cada unidad documental”
▪Folio recto: Primera cara de un folio, cuya
numeración se aplica solamente a esta.
▪Folio vuelto: Segunda cara de un folio y a la cual no
se le escribe número.
▪Orden consecutivo
▪Expedientes consecutivos
▪- Para foliar se utiliza lápiz de mina negra y blanda,
tipo HB ó B. No se debe foliar con lápiz de mina roja.
 Transferencia

Proceso técnico, administrativo y RCP. Artículo 58°.- (Plazos y traslado de

expedientes)
legal mediante el cual se
entrega a los archivos centrales, Los plazos de permanencia en archivo activo serán
los documentos que de establecidos por el ministerio de acuerdo a la
conformidad con las tablas de naturaleza de sus funciones; vencidos estos plazos,
retención documental han se procederá al traslado de expedientes desde
archivos activos al inactivo. Para dicho traslado,
cumplido su tiempo de
deberá llevarse un registro.
retención en la etapa de El responsable del traslado de expedientes de
archivo de gestión o de archivo documentación activa al archivo inactivo será el
central respectivamente jefe de la Unidad Básica.
 Relaciones de Entrega
Lista de las fracciones cronológicas de las series documentales,
que se transfieren y que acompaña a estas en sus traslados
reglamentarios.

RELACION DE ENTREGA
Codigo de Fechas Unidad
Nº de Orden referencia Titulo, Series Extremas Nº de Fojas Productora Observaciones
Secretaria de la
Expedientes del Carrera de Originales,
UMSA-FHCE-CCI- universitario Ciencias de la fotocopias,
1 001 Simón Cuba 2000-2005 189 Información certificados
2
3
4
5
6
7
 .

Tratamiento archivístico, Archivo Central

El Método de la organización documental

que planteamos es la aplicación del
“Tratamiento archivístico, que es el
conjunto de operaciones realizadas
en cada uno de las fases que
componen el proceso del control
intelectual y físico de los fondos a lo
largo del ciclo vital de los
documentos”[1],

[1] Diccionario De terminología

Archivística, Ministerio de Educación y
Cultura de España, 1995
 FASES DEL TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO

TRATAMIENTO
ARCHIVISTICO

IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN DESCRIPCIÓN CONSERVACIÓN

ADMINISTRACION
CALIDAD
 1ra. Fase: Identificación

Antes de iniciar cualquier proceso archivístico, el primer paso que se

debe dar es la identificación documental Fase del tratamiento
archivístico que consiste en la investigación y sistematización de las
categorías administrativas y archivísticas en que se sustente la
estructura de un fondo. En consecuencia, se requiere revisar todas las
fuentes de información necesaria que permitan tener un conocimiento
exhaustivo de la entidad productora de los documentos, a saber:
 1 FASE: IDENTIFICACIÓN

DIAGNOSTICO GENERAL

SUB FASES
ACOPIO DE DOCUMENTOS

CLASIFICACIÓN

ORDENACIÓN
Conocer los objetivos y las políticas institucionales.

Elaborar una reseña histórica-administrativa de la entidad mediante la

revisión de fuentes primarias y secundarias, para conocer cómo ha
evolucionado la estructura organizativa de la institución en el tiempo y
para determinar su grado de complejidad.9
• Identificar los procesos y procedimientos de la entidad, a través de
distintos manuales para conocer las funciones, las subfunciones y las
actividades de la entidad y con ello se facilita la comprensión de los tipos
y clases documentales que genera la entidad según su naturaleza.
Diagnóstico institucional

Nos permitirá conocer la actividad

principal a la que se dedica la
entidad. El objeto, es el análisis
exhaustivo de la institución que ha
generado el fondo documental,
centrándose en la evolución de su
estructura orgánica, y sus
funciones, información
debidamente estructurada.
Diagnóstico documental
Se debe tener conocimiento si ya fue
trabajado anteriormente o no, la situación
en la que se encuentra los documentos,
conocer los tipos documentales existentes,
además obtener un panorama preliminar
de las series, el estado de conservación,
sobre los soportes, la cuantificación de los
documentos en metros lineales y cantidad
que custodia el archivo.
 Diagnóstico del inmueble y mobiliarios

,es necesario establecer las

condiciones físicas en la que se
encuentra el inmueble, para
determinar el cumplimiento de los
requisitos mínimos de conservación
de los documentos, así como del
estado físico del mobiliario y su
distribución en los ambientes de
acuerdo a normas y medidas
estándar a nivel internacional.
 2da. Sub fase
¿EN QUÉ CONSISTE EL ACOPIO DOCUMENTAL?

Es un proceso técnico archivístico

Archivo que consiste en reunir la
documentación generada en cada
de
Oficina A
oficina administrativa de la
Institución pública o privada, así
Archivo
como de personas naturales, con la
Central finalidad de ponerla al servicio de los
Archivo Archivo usuarios internos y externos de la
de
Oficina B
de
Oficina C
Institución
 3ra. Sub fase La Clasificación

«Clasificación, operación
intelectual que consiste
en el establecimiento de
las categorías y grupos
que reflejan la
estructura jerárquica
del fondo de la
institución».DTA.
CLASIFICAR.

Se procederá a clasificar

por (series) de acuerdo con
su procedencia. Se
establecerá categorías y
grupos donde reflejara la
estructura jerárquica del
fondo de la institución. Es
el primer paso del proceso,
y sé realizará durante la
identificación de los
documentos, expediente
por expediente.
 ELEMENTOS DE LA CLASIFICACIÓN

Antonia Heredia afirma que para realizar la clasificación han

de tenerse en cuenta 3 elementos fundamentales:

 Orgánico,
 Funcional
 por asunto o materias.

Según elijamos uno u otro tendremos sistemas de

clasificación
 PRINCIPIOS DE LA CLASIFICACIÓN.

a). La clasificación es anterior a la ordenación.

b). Debe ser consistente. No pueden mezclarse funciones, actividades
o materias.
c). No pueden utilizarse en los encabezamientos los términos varios,
misceláneos.
d). No deben ser excesivamente desarrollado con innecesarias
subdivisiones.
e). Los documentos pueden clasificarse por la estructura orgánica y
por funciones.
 En la clasificación, implica desarrollar otras
actividades:

Sustitución de nepacos o ganchos alfileres, grapas

Clips metálicos.
Cambio de cubiertas deterioradas y colocado de
cubiertas a unidades documentales que estén en
legajos o paquetes.
Colocado de balduque, a todas las unidades
documentales que sólo tengan cubierta.
Instalación de documentos en cajas.
Marbetes de las unidades de conservación.
Numeración de los estantes cuerpos y baldas
 Ordenación
Operación archivística realizada dentro del proceso de organización,
que consiste en establecer, secuencias naturales cronológicas y/o
alfabéticas, numérico mixto y temática respetando el orden actual
(orden original) con respecto a su generación
 Ordenación cronológica

La unidad elegida para determinar el orden es la fecha de los

documentos.
Ahora bien los documentos llevan dos fechas; la del momento en
que se elaboro y la del registro general de entrada y salida.
Los documentos se ordenarán primero por años, después por
meses, y por ultimo por el día.
Es una carpeta el documento que nos encontramos en PRIMER
lugar será el MAS ANTIGUO.
Por último diremos que los expedientes se deben ordenar por la
fecha de inicio, no de finalización del tramite.
UBICACIÓN DE ESTANTERIAS
 FASES DEL TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO

TRATAMIENTO
ARCHIVISTICO

IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN DESCRIPCIÓN CONSERVACIÓN

ADMINISTRACION
CALIDAD
 PROCESO DE VALORACIÓN

• La valoración es la fase del tratamiento

archivístico que consiste en analizar y
determinar los valores primarios y
secundarios de las series, fijando los plazos
de transferencia, acceso y conservación o
eliminación total o parcial.
 A qué llamamos ‘valoración’

• “Consiste en el estudio y análisis de las características históricas,

administrativas, jurídicas, fiscales e informativas de las series
documentales.”
• “El acto de juzgar los valores que presentan los documentos de
archivo (valor primario y valor secundario) y de decidir los plazos de
aplicación de estos valores a dichos documentos, en un contexto que
considere la relación esencial existente entre el organismo a quien
conciernen y los documentos administrativos que genera en el marco
de sus actividades“ (Rouseau y Couture, 1994, p. 104).
 Valores de los documentos: Primarios

• Valor Administrativo

• Se encuentra en todos los documentos producidos y

recibidos por una institución u organismo. Responden a
procesos y actividades administrativas (correspondencia
para llevar a cabo los proyectos y planes, la relacionada
con los presupuestos; contabilidad, los recursos humanos,
etcétera).
 Valores de los documentos: Primarios
• Valor Legal
• Documentos que sirven como testimonio
ante la ley.
• Sirve para documentar las obligaciones
legales y proteger los derechos de los
individuos y del gobierno, por ejemplo:
decretos, actas del registro civil, contratos,
escritos, acuerdos, documentos con relaciona
la propiedad
• Valor fiscal
• Aquel que tienen los documentos que
pueden servir de testimonio del
cumplimiento de obligaciones tributarias.
Valores de los documentos: Primarios

• Valor jurídico. Aquel del que derivan derechos u

obligaciones legales regulados por el derecho común.
• Valor contable . Aquel que tienen los documentos que
pueden servir de explicación o justificación de
operaciones destinadas al control presupuestario
• Corresponde al valor de los documentos de archivo que justifican, explican
o comprueban el cumplimiento de obligaciones tributarias (pago de
impuestos, contabilidad, estados financieros, ventas).
 Descripcion

❖ en la descripción existen dos representaciones

que son:

❖ a) Descripción de las unidades documentales

❖ B) Descripción Archivística, el uso de

instrumentos de consulta
 a) IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD
DOCUMENTAL

1. En primer lugar identificar el nivel:

subfondo, sección o sub sección,
2. Identificar las series con sus sub series y tipos
documentales (números si se trata de comprobantes).
3. Código de Referencia,
4. Las fechas extremas,
5. Los productores del documento
 IDENTIFICACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL

6. Codificación:
a)- Tejuelo:
- Elaboración y pegado de marbetes en
unidades de conservación (cajas de cartón).
c) Levantamiento del Inventario.
7. Deben anotarse las fojas o numerar los
documentos.
8. Examinar el soporte documental
 CARATULA
•

• Universidad Mayor de San Andrés

• Fondo: U. M. S. A.
• Sub Fondo: Vice Rector.
• Sección: Facultad de Humanidades
• Sub Sección: Carrera de Historia
• Serie: Expedientes Personales
• Sub Serie: Certificado de Notas
UMSA—VR-FHCE--
• Fechas extremas: 2012 CH-SECRETARIA
• Soporte: Legajo 00025
• Observaciones: Documentos
 UMSA.
TEJUELO
IDENTIFICACION DE LA UNIDAD
DOCUMENTAL EN EL LOMO
VICERRECTORADO
F.H.C.E.
CARRERA DE
HISTORIA
EXPEDIENTES
PERSONALES
A-B.
2000.

UMSA-AC-FHCE-
EP-CH.
0025
 CODIGO DE REFERENCIA

 UMSA-VC-FHCE-
 CARRERA DE HISTORIA.
 Expedientes personales
0025

UMSA-VR-FHCE-CH-EP= Universidad Mayor de San Andrés, vicerrector, Facultad de

Humanidades Ciencias de la Educación, Carrera de Historia, Expedientes personales..
 INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN
Instrumentos de referencia que realizarse en la fase de descripción,
proporciona información sobre archivo/s, fondos o series. Son:

INSTRUMENTOS
DE DESCRIPCIÓN

GUIA INVENTARIOS CATALOGOS INDICES

 Inventario en archivos administrativos
• Los archivos administrativos como parte de sus funciones, deben
elaborar el inventario general, el inventario de transferencia primaria
y en algunos casos el inventario de baja documental. Asimismo
corresponde a los “titulares de las dependencias y entidades
asegurarse de que se elaboren los instrumentos de consulta y control
que propicien la organización, conservación y localización expedita de
sus archivos administrativos” entre los que se encuentran los
inventarios documentales.
 CONFECCIÓN DE INVENTARIOS

 Los inventarios deben ser confeccionados por archivistas

capacitados, de manera exacta, con mucha responsabilidad,
para que no se omita ni altere nada. Si el inventario no se
realiza con conciencia y fidelidad, se puede inducir a error
o no consignar la información sobre lo que existe; cualquier
omisión lleva a suposición de que los documentos omitidos
no se encuentren en el archivo.
 Las fallas de inventarios ocasionan frustraciones o pérdida
de información y tiempo.
 INVENTARIO
ARCHIVO CENTRA DE LA FHCE
NORMA INTERNACIONAL ISAD (G)

ÁREA DE IDENTIFICACIÓN:
Código de Referencia:
Fechas extremas:
Nivel de Descripción:
Subfondo:
Sección:
Subsección:
Serie:

AREA DE
CONTENIDO AREA DE
AREA DE AREA DE
ÁREA DE IDENTIFICACIÓN Y DOCUMENTACION AREA DE NOTAS
CONTEXTO ACCESO
ESTRUCTUR ASOCIADA
A
ALC ANC E Y C O NDIC IO N
Nº DE CODIGO DE Nº VO LUMEN Nº FECHAS NO MBRE DEL C O NTENIDO ES DE UBIC AC IO N
TITULO. OBSERVACIONES
ORDEN REFERENCIA Y S O PO RTE FOJAS EXTREMAS PRO DUC TO R AC C ES O TO PO GRAFIC A

Ámbito 1. Libre
geográfico acceso 2.
Exp.
S ERIE DOCUMENTAL S UBS ERIE Restringido Estan te C u e rpo Bal da
Caja
3.
Confidencial
UMSA-VR- EXPEDEINETES
001 EMPASTE 50 2010
FHCE PERSONALES
002
003

001
 Conservación preventiva

• Algunos autores definen la conservación preventiva como

el conjunto de estrategias y políticas encaminadas a
disminuir el potencial de daño que sufren las colecciones
de valor patrimonial.

• Por consiguiente, los archiveros a cargo de la

organización de documentos públicos y privados, y de
índole particular, tienen la responsabilidad de crear y de
garantizar la perdurabilidad de los acervos documentales
para las futuras generaciones.
Clasificación de los factores de deterioro,
Los factores de deterioro, para su estudio, se dividen en dos grandes
grupos: los internos y externos

Internos Externos
• Se establecen durante • Relacionados con el
el proceso de
ambiente en el cual
fabricación
permanecen durante
toda su vida útil
• No controlable
• Controlables
• Acidez
• oxidación
 PRINCIPALES FACTORES DE DETERIORO:
EXTERNOS

• Son factores absolutamente imprevisibles con un fuerte

componente accidental y de incidencia masiva Ellos
son:

a. Físicas; (Medio – ambientales) Abioticos.

b. Biológicos; (Bióticos)
c. Desastres; (Naturales)
d. Mecánicas; (Antropogénicos)
 Contaminantes atmosféricos

• Los agentes contaminantes contribuyen fuertemente al deterioro

de las colecciones de bibliotecas y archivos. Son dos tipos
principales de agentes contaminantes: son los gases y las
partículas.
• La primera sustancia que actúa sobre el documento y lo envejece
es el oxígeno del aire.
• El dióxido de azufre, el sulfato de hidrógeno, los óxidos de
nitrógeno y el ozono poseen una comprobada acción destructiva.
 El polvo

• El polvo contiene partículas constituidas por sustancias químicas cristalinas y

amorfas, tales como tierra, arena, hollín y una gran diversidad de
microorganismos; así como residuos ácidos y gaseosos provenientes de la
combustión en general y de las actividades industriales.
 La temperatura

• La temperatura se refiere al índice de calor

que impera en el medio. Recordemos que el
papel precisa de una determinada cantidad
de humedad para que las fibras de celulosa
se mantengan flexibles.
• El exceso provoca su descomposición y
favorece la aparición de microorganismos
(hongos y bacterias), insectos y roedores.
Por el contrario, una atmósfera seca
suprime humedad al papel, tornándolo frágil
y friable.
 La humedad

• La humedad se refiere a la
cantidad de agua que posee
la atmósfera. Pero cuando
le agregamos la palabra
“relativa”, nos referimos a la
relación entre el agua que
hay en una superficie y la
que debería contener esa
misma superficie para estar
saturada de ella.
 LUZ

• La luz debe ser controlada, ya que su emanación directa

provoca reacciones químicas que alteran la composición del
documento. Por ejemplo, el proceso de decoloración de las
tintas tiene un efecto directo sobre la celulosa, debilitándola.
• La luz mas dañina es la ultravioleta de los rayos del sol.
• También deben evitarse la fluorescente y la halógena
BIOTICOS, Microorganismos

• Bacterias
• Organismos unicelulares,
microscópicas, visibles al
ojo humano cuando están
en forma de colonias.
Dentro de las condiciones
ambientales para su
desarrollo, presenta un
rango amplio la
temperatura, requieren de
una cantidad de agua
para su crecimiento.
 BIOTICOS
• Hongos

• Son organismos familiarmente

conocidos como MOHO.
• El cuerpo de un hongo es denominado
micelio y es la reunión de múltiples
filamentos llamados hifas.
Durante su ciclo de vida forman
estructuras especializadas que
producen esporas.
 BIOTICOS (Hongos)

• Estas son liberadas en el aire donde permanecen en estado

latente hasta que encuentran un medio ambiente favorable.
• Los hongos juegan un papel mucho más importante que las
bacterias en lo que se refiere al deterioro de materiales de
archivo debido a su amplio espectro de acción y la poca
necesidad de humedad, presencia o ausencia de oxigeno,
temperatura y a su tipo de nutrición.
 Las termitas

• Pueden llegar a destrozar totalmente un libro, o cualquier cosa que se propongan.

Basta decir que para llegar a la madera atraviesan el hormigón sin problemas.
Pertenecen al género de los neópteros, y les dicen también hormigas blancas,
aunque no son parientes de las hormigas. Les atraen las cubiertas de los libros de
madera, y por supuesto, la celulosa de la que están compuestos los papeles.
 Escarabajo

• Entre los insectos más frecuentes en bibliotecas, archivos y hogares

donde se almacenan documentos, están los anóbidos. Hay muchas
clases de ellos, pero el más conocido es el escarabajo, una carcoma,
que se llama reloj de la muerte (stegobiumpaniceum).
 Pececillo de plata

• Otro de los insectos temibles para los archivos es el pececillo de plata

(silverfish), que pertenece al género de los lepismas. Es un insecto
voraz, que come madera, cartón y papeles. Mide entre 9 y 13 mm., y le
atraen los pegamentos, la gelatina (contenida en papeles y fotos) y el
polvo de la suciedad ambiente. Come solamente la superficie, no hace
túneles, y deja huecos irregulares y sin residuos alrededor.
 DESASTRES
• Daños causados por el fuego y el agua pueden vincularse a causas
naturales, como terremotos, erupciones volcánicas, huracanes o fuertes
tempestades; los rayos y descargas en la red eléctrica provocan
incendios, y el rompimiento de tuberías de agua, la obstrucción del
sistema de desagüe de los edificios y la elevación del nivel de los ríos y
las costas son causas de inundaciones.
 El fuego

• Por su rápida acción, causa daños irreparables. En los casos de

incendios, la temperatura puede llegar a niveles altísimos, y los
documentos, cuando se queman, se dañan de forma irreversible; por
otra parte, debido al intento de apagar las llamas, el uso del agua u otras
sustancias aumenta los daños al material.
Sistema de extinción

El Gas Sinorix H2O, como es

llamado este producto, se
instala en los sistemas fijos de
extinción de incendios y
utiliza la técnica de combinar
el agua y el gas para formar
una niebla que enfría de
manera eficiente el origen del
incendio, mientras asfixia el
fuego
 EL AGUA

• En casos de inundación, los documentos

mojados son vulnerables a graves daños,
porque, además de la deformación
causada a las encuadernaciones, existe el
peligro del escurrimiento de las tintas o la
putrefacción por el ataque microbiológico.
Según el origen de la inundación, el agua
puede contaminarse por factores químicos
agresivos, con gran diversidad de
impurezas y de microorganismos.
 Los efectos del agua en los materiales son

Efectos inmediatos en la documentación

• Ensuciamiento
• Problemas físicos y químicos
• Deformaciones y contracciones
• Sangrado de tintas
• Compactación de la documentación
• Debilitamiento de los soportes
• Reblandecimiento de las colas de la
encuadernación.
• Desnaturalización de los materiales
proteínicos.
 Antropogénicos

• Su acción deterior ante involucra

todos aquellos manejos y
métodos, de carácter
permanente, ejecutados durante
los procesos básicos de
organización, manipulación y
depósito. Los deterioros se deben
principalmente al uso
indiscriminado de deficientes
medios de agrupación:
 ANTROPOGÉNICOS

Factor más nocivo a los documentos:

• Uso de clips, grapas, ganchos y unidades de
conservación (cajas y legajos)
• Manipulaciones y acciones de tipo vandálico,
ejercida por personal mal intencionado.
• Manifestaciones de tipo físico- Mecánico
(roturas, rasgaduras, dobleces, deformaciones,
fragmentación, inscripciones entre otros).
 Manipulación inadecuada

Deberán ser especialmente considerados los aspectos

relacionados con el uso:
• Manejo y lectura
• Traslados y embarques,
• Procesos reprográficos,
• Los tratamientos de conservación:
• Restauración, blanqueo, laminación, encuadernación, encapsulado, fumigación.
• Los tratamientos de conservación constituyen herramientas importantes cuando
son aplicados correctamente, en el momento preciso. Se convierten en
soluciones de compromiso.
LACONSERVACION ES UNA OBLIGACIÓN,
EN CAMBIO LA RESTAURACIÓN ES UN
OPCIÓN.

•MUCHAS GRACIAS.