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Gestión Documental
Instructora: MARIA LELIA
MOSQUERA VARGAS

Tecnólogo en Documentación y
Archivística Universidad Católica
“ QUIERO CAMBIAR EL MUNDO, PERO EL MUNDO ES
INMENSO ... EMPEZARE POR MI PAIS, PERO ES TAN GRANDE
… ENTONCES INTENTARE CON MI ENTIDAD, PERO NO
PUEDO LLEGARLE A TODOS… YA SE: EMPEZARÈ POR MI
MISMO”.
 CONTENIDO TEMÁTICO

1. Generalidades
2. Antecedentes de la Ley General de Archivos
3. Ciclo Vital de los Documentos
4. Valor Documental
5. Tablas de Retención Documental
6. Formato Único de Inventario Documental
7. Primeros Auxilios
 GENERALIDADES

1. Ley General de Archivos (Ley 594/200)

2. Control de Gestión
3. Ciclo Vital de Los Documentos
4. Valor Documental
5. Primeros Auxilios
 LEY GENERAL DE ARCHIVOS ,
LEY 594/2000

• LEY 594 DE 2000: "POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS Y SE

DICTAN OTRAS DISPOSICIONES". Regulan la función archivística del Estado. Diferentes niveles, las
entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley.

• LEY 87 DE 1993: Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios
mecanismos de verificación y evaluación; h. Velar porque la entidad disponga de procesos de
planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo
con su naturaleza y características.

• DECRETO 1599 DE 2005: Adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado
Colombiano, el cual determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer,
documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno en las entidades y agentes
obligados conforme al artículo 5 de la Ley 87 de 1993.

• EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO-EL MECI (Modelo Estándar de Control

Interno) Y LOS ARCHIVOS.
 LEY GENERAL DE ARCHIVOS , LEY
594/2000

CARACTERISTICAS DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS

 Aquellos que tienen un carácter seriado.

 Se generan dentro del proceso natural de una actividad o
función, son únicos, tienen autoridad, son estáticos y sé
interrelacionan entre sí.
 LEYES, DECRETOS Y ARTICULOS QUE SE
RIGEN EL ARCHIVO GENERAL DE LA
NACIÒN

• Ley 594/2000 (Ley general de

archivos)
• Ley 80/89 en el Decreto 4124/04
(Organización, manejo,
preservación, conservación,
servicio y control de archivos)
• Ley 1409 agosto 30/2010
(Ejercicio Profesional del
Archivista)
Articulo 037(Contratación sobre los Servicios de Deposito,
Custodia, Organización, Reprografía y Conservación de
Documentos)
Articulo 038 (Asistencia de los Archivos Privados)
Articulo 039 (Elaboración y Aplicación de las TRD)
Articulo 041 (Entrega de Documentos y Archivos de Entidades
que se Liquidan)
Articulo 042 (Organización de los Archivos de Gestión en las
Entidades Públicas y Privadas que Cumplen Funciones
Públicas, se regula el Inventario Único Documental
• Acuerdo 2609 diciembre 14/12 (Disposiciones en Materia
de Gestión Documental para todas las Entidades del
Estado)
• Acuerdo 06/1996 (Se debe tener un Comité Evaluador).
El Comité de Archivo estará conformado, entre otras por
las siguientes personas: El funcionario de nivel directivo o
ejecutivo del más alto nivel jerárquico de quien dependa de
forma mediata el archivo de la entidad (Secretario General
o Subdirector Administrativo, entre otros) o su delegado
• Acuerdo 060 (Ventanilla Única)
• Circular 004/03 (Organización de Historias Laborales)
CUALIDADES DE LOS ARCHIVISTAS

1. ORDEN
2. RESPONSABILIDAD
3. PRONTITUD
4. CORDIALIDAD
5. SIGILO ROFESIONAL
6. CONCENTRACIÓN
 CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS Y CICLO
VITAL DE LOS DOCUMENTOS

ARCHIVO DE GESTION
ARCHIVO CENTRAL
ARCHIVO HISTORICO
 SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN

COMPONENTES ELEMENTOS
SUBSISTEMA DE CONTROL

•Políticas de Operación
•Procedimientos
•Controles
INFORMACIÓN •Indicadores
•Manual de Operación
DE GESTIÓN

•Información Primaria
•Información Secundaria
•Sistemas de Información
COMUNICACIÓN
PÚBLICA
•Comunicación Organizacional
•Comunicación Informativa
•Medios de Comunicación
 INFORMACION SECUNDARIA

PRODUCIDOS

CONJUNTO DE DATOS FUENTES INTERNAS

SE PROCESAN EN UN SOTWARE
 TABLAS DE RETENCION
DOCUMENTAL (TRD)

T.R.D: Listado de series y subseries con sus correspondientes tipos documentales a

las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos, así como una disposición final.

ACUERDO No. 004 (30 ABR 2019)

 
Por el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación y
convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro único de Series
Documentales.

Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido

homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e
informes, entre otros.

Subserie Documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,

identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.
 TABLAS DE VALORACIÒN
DOCUMENTAL (TRD)

TVD: Listado de series documentales o asuntos a los cuales se asigna un tiempo de

permanencia en el Archivo Central, así como una disposición final.

Tipo Documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con

diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla,
describirla y asignarle categoría diplomática.

Valores primarios: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se

producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales y/o
contables.

Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su

importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo.

Valoración documental. Consiste en analizar la totalidad de la producción documental de una

entidad, agrupada en series y subseries, a la luz de su contexto de creación (unidades
administrativas u oficinas productoras y funciones que cumplen, tramitación, normatividad
asociada), con miras a determinar sus tiempos de retención documental y disposición final, en
razón de los valores primarios y valores secundarios que pueden poseer.
LOS INVENTARIOS: 

Son instrumentos de consulta que describen las series documentales y expedientes

de un archivo y que permiten su localización.

LEY 594/2000 ARTICULO 7:

Las entidades de administración publica adoptaran el Formato Único de Inventario
Documental.
PRIMEROS
AUXILIOS
 ELEMENTOS UTILIZADOS PARA MANIPULACION
DE DOCUMENTOS EN UN ARCHIVO

GORRO, TAPABOCAS, GUANTES

NITRILO, DELANTAL O BATA