SISTEMA INTEGRADO

DE GESTIÓN
 TAREA No. 4

Conocer el Sistema de
Gestión de Calidad enfocado
en informes de gestión - Plan
de acción
QUÉ ES EL PLAN DE ACCIÓN?

CREADO POR
LEY 152 DE
1994,
REGLAMENTA
DA
DIRECTIVA
1178/2016 EJC.
EVALUACION
TRIMESTRAL

OBLIGATORIO
CUMPLIMIENTO
 CLASIFICACIÓN DE LOS INDICADORES

EFICACIA • Ejecución vs Programado.

EFICIENCIA • Ejecución, mínimo uso de los recursos.

EFECTIVIDAD • ¿Llegué a la meta de la mejor manera?.

 CLASIFICACIÓN DE LOS INDICADORES

ECONOMÍA • Uso adecuado del recurso financiero.

VALORACIÓN DE
•
COSTOS AMBIENTALES Desarrollo sostenible con la naturaleza.

EQUIDAD • Brindar oportunidades para todos.

CONTROL DE GESTIÓN ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
CONTROL DE GESTIÓN
CARACTERÍSTICAS DEL SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
INDICADORES
FORMULACIÓN DE INDICADORES
FASES
 PLANES DE MEJORAMIENTO
Documento en el cual se registran las acciones a tomar por el proceso,
de acuerdo con los hallazgos identificados, oportunidades de mejora.
FUENTES UTILIZADAS PARA
GENERAR ACCIONES CORRECTIVAS
 Resultados de auditorías de certificación (no
conformidades)
 Resultados de Inspecciones
 Hallazgos por parte de organismos de control
 Quejas, peticiones y reclamos presentados por
parte de la ciudadanía
 Resultados encontrados en la revisión por los
altos mandos
 Materialización de riesgos identificados
 Perdida de indicadores
 Reporte de salidas no conformes
FUENTES UTILIZADAS PARA
GENERAR ACCIONES DE MEJORA
CEDE5 – Febrero 2022
FUENTES UTILIZADAS PARA GENERAR ACCIONES
PREVENTIVAS
 Identificación de riesgos (Las acciones de tipo
preventivo se documentarán y gestionarán de
acuerdo con lo establecido por la metodología
administración del riesgo y parámetros dados
por la Institución).
 Resultado de auditoria de certificación (oportunidades de
mejora)
 Sugerencias presentadas por parte de la ciudadanía o algún
funcionario de la Institución
 Recomendaciones realizadas por organismos de control
 Resultados de la revisión por los altos mandos
 Encuestas
 Informes de Asesorías y/o acompañamiento
Actividades de autocontrol
 CONCEPTOS

MEJORA CONTINUA
Define la metodología para proponer y gestionar corrección, acciones correctivas
y de mejora
La corrección aplica de manera que se pueda eliminar o
CORRECCIÓN subsanar la no conformidad o situación presentada casi que de
manera inmediata 

ACCIÓN Eliminar la (s) causa (s) de una no conformidad detectada u otra

CORRECTIVAS situación indeseable
CEDE5-DIGEC 2021-09-14 RESERVADO

ACCIÓN DE Incrementar la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos

MEJORA
 ANÁLISIS DE CAUSAS

Métodos para análisis de causas

Método de Diagrama causa – efecto

Es una técnica gráfica ampliamente utilizada, que permite apreciar con claridad las
relaciones entre un problema y las posibles causas que pueden estar
contribuyendo para que este ocurra.

Se identifican las posibles causas haciendo uso de herramientas como las “6M”
Mano de obra, Materiales, Métodos. Maquinas, Moneda, Medio ambiente u
otras apropiadas al análisis que se esté realizando.
 Ejemplo
Mano de Maquinaria Medio
Obra Ambiente

2. Debilidades en la 7. La
6. Equipo de temperatura
1. Falta control cultura sobre EFECTO
CAUSAS preservar la memoria
cómputo y aire no
3. Insuficiente Personal obsoleto circula en el
Institucional.
recinto del No conformidad
5. Desconocimiento en la archivo
4. Alta rotación
aplicación de
de personal No se está dando cumplimiento a
normatividad de archivo y
registro las políticas y normatividad
vigente, afectando el logro de los
objetivos establecidos en el
12. Lineamientos proceso de gestión documental.
8. Instalaciones Contradictorios
9. Falta
inadecuadas.
asignación
de recurso
económico 11. Falta
instructivo para
aplicar o 10. Procedimientos
identificar los desactualizados
controles

Materiales Moneda Método

 Métodos para análisis de causas Método de los 5 por
qué

Un producto defectuoso que pesa más de lo permitido en las especificaciones.

1. ¿Por qué ha ocurrido el defecto en el producto?

Porque la báscula no pesaba bien.

2. ¿Y por qué no pesaba bien?

Porque la báscula no estaba calibrada.

3. ¿Y por qué no estaba calibrada?

Porque no se siguió el calendario de calibración.

4. ¿Y por qué no se siguió el calendario de calibración?

Porque la persona responsable estaba de vacaciones.

5. ¿Y por qué no había una persona de sustituto? o bien ¿Por qué no se calibró antes de irse de vacaciones?

A partir de ahí podemos establecer conclusiones y poner soluciones. En este caso la solución podría ser poner un
suplente a la persona que realiza las calibraciones durante su periodo de vacaciones.

CEDE5 - DIGEC – Septiembre 2021

 METODOLOGÍA
2 APROBACIÓN
1 PLANIFICACIÓN
SOLICITUD

En el paso de aprobación se verifica:

1 La solicitud correspondan al hallazgo
Se registran 13 Se registra el análisis identificado, de igual manera que se encuentre
campos, los cuales de causas, las tareas adjunto el formato FO-CEIGE-165 diligenciado.
corresponden a la que subsanan la causa- 2. En el paso aprobacón, verificar si las causas
información raíz, de igual manera, identificadas subsanan el, por lo tanto deben
general del plan se diligencia el usuario tener tareas para cada una de éstas.
de mejoramiento aprobador de tareas
3. Verificar que se encuentre adjunto el soporte
de la metodología de análisis de causas que
utilizaron.

3 EJECUCIÓN 4 EFICACIA 5 CIERRE

Realizar lo planificado dentro de los
tiempos establecidos, con los soportes de
lo ejecutado
Se realiza el análisis de la eficacia, se
recomienda ser específicos en detallar el
resultado obtenido ya sea positivo o negativo.
Se debe anexar el formato FO-CEIGE-165
totalmente diligencia y firmado.
El usuario encargado del cierre debe verificar:
1. Las tareas ejecutadas tengas los soporte
correspondientes.
2. Se encuentre el análisis de la eficacia de igual
manera este adjunto el formato FO-CEIGE-165
totalmente diligencia y firmado.