MACROPROCESO DE SEGUIMIENTO,

CÓDIGO: SCIP02
EVALUACION Y CONTROL

PROCESO GESTION CONTROL INTERNO VERSION: 7

PROCEDIMIENTO ACCIONES
PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE PAGINA: 1 de 5
MEJORA

OBJETIVO ALCANCE

Establecer una metodología para Inicia con la identificación de no

identificar, controlar, analizar y hacer conformidades reales o
seguimiento a las causas de las no potenciales del Sistema de
conformidades reales o potenciales Gestión de la Calidad de la
mediante acciones que eviten su Universidad de Cundinamarca,
reincidencia o prevenir su continua con el establecimiento de
ocurrencia, preservando la calidad las causas y finaliza con el
del servicio y garantizando la mejora seguimiento a planes de
en el Sistema de Gestión de la mejoramiento y su publicación en
Calidad. el portal institucional.

DEFINICIONES

ACCION PREVENTIVA: Acción emprendida para eliminar la causa de una

no conformidad potencial u otra situación indeseable y evitar que suceda una
no conformidad.

ACCION CORRECTIVA: Acción tomada para eliminar la causa de una no

conformidad detectada u otra situación indeseable.

NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito establecido del

Sistema o de la Institución.

MEJORA: Actividad para aumentar la capacidad para cumplir un requisito.

CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito.

CORRECCION: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.

REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona

evidencias de actividades desempeñadas.

PARTE INTERESADA: Organización, Persona o Grupo que tiene un interes

en el desempeño o éxito en una entidad.

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PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE PAGINA: 2 de 5
MEJORA

DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE
DE ACTIVIDADES REFERENCIA

1. Identifica no conformidad y/
u Observacion real o potencial
INICIO ó variable a mejorar, con base
en las fuentes :
Auditoria.
Seguimiento a proceso.
Cumplimiento de metas.
Servicio de atención al
usuario. Aplicativo de
Partes acciones
Servicio no conforme.
Interesadas correctivas y
1. Identificar Tendencia de Preventivas
indicadores.
Percepción del usuario
Peticiones, quejas y
reclamos.
Riesgos.
Evaluación del
desempeño
Otros.
Líder de
2. Describe la no Macro
Aplicativo de
conformidad, observación o proceso o
2. Describir acciones
variable a mejorar gestor
correctivas y
identificada. responsable
Preventivas
de proceso

3. Establecer 3. Establece las causas Líder de Aplicativo de

principales de la no Macro acciones
conformidad o variable a proceso o correctivas y
mejorar, con base en método: gestor Preventivas
Espina de pescado responsable
Tres porque? de proceso

Lluvia de ideas

4. Genera plan de mejora para Líder de

no conformidad, observación o Marco
4. Generar Aplicativo de
variable a controlar, con plazos proceso o acciones
de cumplimiento. gestor correctivas y
responsable Preventivas
NOTA : Definir las actividades de proceso
necesarias para prevenir la
ocurrencia de la no
conformidad o variable a
mejorar con base en
estrategias validadas.
1

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PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE PAGINA: 3 de 5
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DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS
DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE
ACTIVIDADES DE REFERENCIA

1
6. A través del aplicativo de
AC y AP hace el envío al
Director de control interno, Líder de Aplicativo de
1 Macro
quien a su vez lo re acciones
direcciona a un funcionario proceso o correctivas y
para que verifique gestor Preventivas
coherencia, claridad y responsable
6. Enviar pertinencia del plan de proceso
propuesto.

NOTA: En un término no
mayor a cinco días hábiles.

Es aprobado? NO 7. A través del aplicativo de

AC y AP se informa cuales son Director de Aplicativo de
las causas de la devolución Control acciones
para realizar ajustes al plan Interno correctivas y
7.Ajustar propuesto. Preventivas
SI

1
Líder de Aplicativo de
Macro acciones
8. Realiza las acciones proceso o correctivas y
8. Implementar
propuestas gestor Preventivas
responsable
de proceso Registros y
Documentos
9. Verifica objetivamente el soportes
cumplimiento de la acción,
9. Verificar Director
según resultados a obtener
cumplimiento Control
con el plan propuesto,
indicando su porcentaje de Interno,
Equipo Aplicativo de
avance.
asesor o acciones
quien haga correctivas y
NOTA : En promedio cada dos
sus veces Preventivas
(2) meses se llevaran a cabo
¿Se cumple la los seguimientos.
acción tomada?
NO
Director
Control
SI Interno,
2 Equipo Aplicativo de
10. Informar 10. Informa al gestor asesor o acciones
responsable mediante correo quien haga correctivas y
electrónico el porcentaje de sus veces Preventivas
avance .
2

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PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE PAGINA: 4 de 5
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DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS
DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE
ACTIVIDADES DE REFERENCIA

2
11. Reporta en Informe al
Comité SGC, Hallazgos u
observaciones que al cabo de Director ADOr006
11. Reportar dos (2) seguimientos al plan Control
de mejoramiento, No genera Interno
valor agregado al proceso o
sigan en estado abierto.

¿Se cierra la no
NO
conformidad?
2

SI

12. Informa al Gestor de

Director Aplicativo de
Macroproceso o Líder de
Control acciones
12. Informar Proceso a través del aplicativo
Interno correctivas y
el cierre del hallazgo u
Preventivas
observación.

13. Publica información

Director
13. Publicar Actualizada en el portal Portal Institucional
Control
institucional según Link de
Interno
control Interno,
semestralmente.

FIN

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PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE PAGINA: 5 de 5
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CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE
VERSIÓN APROBACIÓN DESCRIPCION
AAAA MM DD

No. 1 2009 10 27 Emisión Documento

Se establece la mejora al procedimiento soportada en la

No. 2 2011 07 21
optimización y mejora del proceso
Se generan parámetros para la optimización y mejora del
No. 3 2012 02 21
proceso
Se generan parámetros para la optimización y mejora del
No. 4 2012 09 25
proceso
Se generan parámetros para la optimización y mejora del
No. 5 2013 03 11
proceso
Se generan parámetros para la optimización y mejora del
No. 6 2013 04 15
proceso
Se generan parámetros para la optimización y mejora del
No. 7 2013 08 12
proceso, mediante la implementación del aplicativo ac-ap

ELABORO Gestores participantes FECHA 2013 07 31

Albeniz Ruíz Secretaria Auxiliar
Jorge Eliecer Suarez Gutierrez Profesional Universitario II
Carolina Gómez Asesor Control Interno
Martín Hernando Clavijo Profesional Universitario II
Daniel Guerrero Asesor Control Interno
REVISO: Oficina de Calidad APROBO: Gestor Responsable del Proceso

NOMBRE: Fernando Hernández Moreno - María del Pilar

NOMBRE: Néstor Raúl Gutiérrez Caycedo
Delgado Rodríguez
CARGO: Profesional Universitario III – Profesional
CARGO: Director de Control Interno
Universitario I
FECHA 2013 08 12 FECHA 2013 08 12

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