TEMA 3: EL ARCHIVO:

Según el Consejo Internacional de Archivos (CIA), la palabra “archivo tiene tres acepciones:
• Conjunto de documentos: sean cuales sean su fecha, forma y su soporte material,
producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicio u organismo
público o privado, en el ejercicio de su actividad y son ya conservados por sus creadores
o por sus sucesores para sus propias necesidades, ya transmitidos a la institución de
archivos competente debido a su valor archivístico.
• Institución: responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación y servicio
de los documentos.
• Edificio: o parte de edificio donde los documentos son conservados y servidos.
Schellenberg (1956) fondo documental (documentación histórica) definió archivo como:
“aquellos registros (documentos) de cualquier institución pública o privada que se hayan
considerado a ameritar (valorados) para su preservación permanente, con fines de investigación o
escogidos (seleccionados) para guardarse en una institución archivística.
Antonia Heredia Herrera (Archivística general: teoría y práctica, 1989) cualidad del orden
(referida a la organización y a la ordenación como partes esenciales del archivo) y el servicio
(memoria y fuente histórica): “archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su
fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o
institución pública o privada en el trascurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden,
para servir como testimonio e información para la persona o institución que lo produce, para los
ciudadanos o para servir de fuentes de historia”.
La Ley 16/1985 de Patrimonio Histórico Español, en su artículo 59.1 legisla que: “son
archivos los conjuntos de documentos o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas
jurídicas, públicas o privadas en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para
la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa. Asimismo, se entiende por
Archivos las instituciones culturales dónde se reúnen, conservan, ordenan o difunden para los
fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgánicos”. De todas las definiciones se
desprende que:
• Los documentos son los que componen el archivo. Se trata de un conjunto de
documentos, sin importar su fecha, forma o soporte material.
• El archivo lo genera cualquier persona física o jurídica: un individuo, una familia, un
organismo público o privado y que administra la documentación.
• Un archivo se forma mediante el ejercicio de la actividad propia de esa entidad, que da
lugar a la tramitación de asuntos diversos, cuya plasmación se materializa en forma de
documentos. Es un proceso natural y es lo que le da su característica de conjunto
orgánico.
• Se producen para el servicio de la gestión administrativa y para el de los ciudadanos, ya
sea para la investigación, la cultura y la información.
• Para que un archivo sea tal debe cumplir con una serie de funciones: reunir, conservar,
ordenar y difundir.
Estas son las funciones básicas de la archivística (recoger, conservar y servir). 3 conceptos
para definir archivo: institución, edificio y conjunto orgánico de documentos.
Funciones del archivo:
Tanodi (1960): reunir, conservar, ordenar, describir y utilizar los documentos.
V. Cortés (1979): recibir, conservar y servir los documentos.
• RECOGER la documentación.
• CONSERVAR la documentación recibida, de forma adecuada, segura y ordenada.
• SERVIR los fondos documentales tanto a la institución productora como a los
administrados y a la investigación en general.
Estas funciones se resumen en las siguientes tareas llevadas a cabo por el personal de
archivo:
• Organizar la documentación administrativa.
• Asegurar la transferencia periódica a archivos donde su uso no es frecuente.
• Valorar los documentos, tras el tiempo establecido, para su conservación o destrucción.
• Clasificación de fondos.
• Descripción para facilitar el acceso a los documentos utilizando aquellos instrumentos
necesarios.
• Adecuación de las instalaciones donde se conservan los documentos.
Recoger:
Activa de preparación:
• Participación en el proceso de creación.
• Normalización de la tipología documental.
• Normativa de vigencia.
• Expurgo programado.
• Recogida de fondos.
• Planificación de la transferencia.
Pasiva de recepción:
• Trámite de entrega.
• Entrega de fondos con Relación.
• Comprobación de Relaciones con fondos.
• Registro de entrada de la Documentación.
Trasferencias de documentos: es el procedimiento mediante el cual los documentos pasan de un
archivo a otro del Sistema a medida que va disminuyendo la frecuencia de su consulta por parte
de las oficinas productoras, como consecuencia de la pérdida paulatina de sus valores
administrativos.
Las trasferencias permiten:
• Descongestionar los archivos de documentos.
• Dar tratamiento y servicio adecuado al documento en cada fase de Archivo.
• Agilizar el servicio de consulta o préstamo en las unidades productoras.
• Garantizar y facilitar las consultas de documentos a los ciudadanos.
• Garantizar la conservación de los documentos al situarlos en lugares adecuados y estar
controlados y tratados convenientemente por los especialistas.
Ingreso de documentos:
• Ingresos ordinarios: mediante transferencia en un plazo determinado, de forma ordenada
y periódica. Según J.R. Cruz Mundet, también llamados ingresos internos, porque se
producen en el mismo sistema archivístico sin interferencias externas.
• Ingresos extraordinarios: se producen de forma ocasional.
Procedimiento de ingresos:
• Normalizados.
• Transferencias regulares de documentos: mediante relación de entrega.
• Restos de ingresos de documentos: mediante acta de entrega.
• Órgano emisor y archivero: descripción de documentos remitidos y firmados, mediante
cotejo y revisión de su contenido.
Función de conservar: en forma segura y organizada los fondos recibidos, salvaguardando el
patrimonio documental.
Plan de conservación y reproducción:
• Métodos preventivos: (instalaciones, humedad, temperatura, etc.).
• Métodos curativos (restauración): reparación y recuperación estructural y funcional de
los documentos.
Conservar:
Instalación:
• Participación en la planificación y distribución del edificio.
• Selección de equipo y del material.
• Conservación del edificio, instalaciones y material.
• Vigilancia.
Aplicación de medidas preventivas y curativas:
• Conservación.
• Restauración.
 • Reprografía.
• Servicio.
Organización científica:
• Clasificación, ordenación e instalación.
• Funcionamiento.
• Trámite.
• Manejo de fondos.
• Ordenar, numerar, tejuelar, sellar, foliar.
Función de servir: los fondos documentales, facilitando su uso y su conocimiento a la
administración, la investigación y los administrados.
Artículo 105, b de la Constitución Española: “el acceso a los ciudadanos a los archivos y
registros administrativos, salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado, la
averiguación de los delitos y la intimidad de las personas”.
Servir:
Al organismo productor:
• Trámite.
• Búsqueda, entrega y devolución.
Al investigador:
• Trámite.
• Información documental.
• Búsqueda, entrega y devolución.
Actividades de las funciones del archivo:
Acción Actividad:
Recogida: Producción documental regulada.
Transferencia metódica por niveles de
función.
Entrada de los documentos perdurables en
cada etapa.
Custodia: Centros capaces y adecuados a la función.
Instalación, equipos y material conveniente.
Diseño de las operaciones de organización
de la documentación.
Servicio: Censo de documentación nacional.
Instrumentos de información para su manejo
y consulta.
Documentación puesta a punto para su
utilización por la Administración, la
investigación y los administrados en defensa
de sus derechos.
Finalidad del archivo: utilización de la documentación como recurso de información y
memoria.
Destinatarios:
• Entidad/persona productora de los documentos: proporcionar documentos, datos y
referencias de manera eficaz y ágil, en su gestión. Aumento de producción documental,
los archiveros intervienen también en la gestión. (2º tercio del siglo XX).
• Ciudadanos: transparencia administrativa, derecho de acceso a la información.
• Investigación y difusión cultural: consulta y divulgación de la documentación.
Instrumentos del archivo:
• Guías del archivo: información sobre historia del archivo e institución productora, datos
de localización, horarios, instalaciones, equipamiento y contenido del fondo.
• Memorias anuales: información sobre la gestión documental anual del archivo.
Estadísticas de préstamo, consultas, usuarios, actividades culturales, instalaciones,
equipamiento, personal, etc.
• Censos de archivos: información de identificación y del fondo documental de los
archivos.
• Directorios: información sobre historia institucional y localización.
• Indicadores de calidad: planes de calidad, normas ISO y modelos de la Unión Europea.
Clasificación de los archivos:
Sistema Archivístico según el Diccionario de Terminología archivística, publicado por la
Subdirección General de los archivos estatales: “conjunto de normas e instituciones que
participan en la dirección, seguimiento, coordinación e inspección de los programas para la
conservación, tratamiento y difusión del Patrimonio Documental”.
Un sistema de archivos se configura como un conjunto de actividades articuladas a través de una
red de centros y servicios técnicos para estructurar la recogida, organización, transferencia,
descripción, depósito y servicio de documentos.
Sistemas Archivísticos del Estado Español:
• Sistema Archivístico propio de la administración estatal, del Estado Español, que por
extensión se ha venido denominando: Sistema Archivístico Español.
• El sistema archivístico de cada una de las administraciones autonómicas establecidas
desde 1978.
• El sistema archivístico de cada una de las administraciones locales del país (provinciales
y locales).
Los sistemas archivísticos en España:
Son estatales y es competencia del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte y Secretaría de
Estado de Cultura, la política ministerial en este sector está encomendada a la Dirección
General de Bellas Artes y Bienes Culturales, Archivos y Bibliotecas que la desarrolla a través
de la Subdirección General de los Archivos Estatales en el ámbito de su competencia, que
actualmente se reduce a los:
• Archivos de la Administración Central.
• Archivos Históricos Nacionales.
• Archivos Regionales.
• Archivos Históricos Provinciales.
Aunque la gestión de los dos últimos se ha transferido a las CCAA correspondientes.
Dicha Subdirección es la responsable de elaborar, dirigir y coordinar todas las actuaciones
encaminadas a la custodia, conservación y difusión del Patrimonio Documental Español.
Órganos:
• El Centro de Información Documental de Archivos (CIDA).
• La Junta Superior de Archivos.
• La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
 • El Servicio de Reproducción de Documentos de Archivos Estatales.
Órganos colegiados:
Patronatos del Archivo de Indias, de Aragón, y de la Memoria Histórica.
Centros:
Archivos nacionales:
• Archivo General de Simancas.
• Archivo Histórico Nacional.
• Archivo de la Corona de Aragón.
• Archivo General de Indias.
• Archivo General de la Administración.
• Chancillería de Valladolid.
• Sección Nobleza del Archivo Histórico Nacional.
• Centro Documental de la Memoria Histórica.
Archivos Regionales:
• Archivo del Reino de Valencia.
• Archivo del Reino de Galicia.
• Archivo del Reino de Mallorca.
• Chancillería de Granada.
Archivos históricos provinciales:
Los archivos del Poder Ejecutivo: (Ministerios, Presidencia del Gobierno, Consejo de Estado,
Organismos Estatales, Empresas Públicas), los del Poder Legislativo: (Congreso y Senado), los
del Poder Judicial: (Audiencia Nacional, Tribunal Supremo, etc.) y los del Ejército: quedan
fuera del sistema.
Esquema clasificación de archivos:
Archivos públicos:
Administración estatal:
• Generales.
• Regionales.
• De distrito.
• Provinciales.
• De titularidad estatal: Archivos militares (su propio sistema Archivístico), del Poder
judicial (Audiencia Nacional, Tribunal Supremo), del Poder Ejecutivo (Ministerios,
Presidencia, Consejo de Estado), del Poder Legislativo (Congreso y Senado).
Administración Autonómica:
• Archivos Generales de las Comunidades Autónomas.
• Archivos Centrales de las Conserjerías/Instituciones de Autogobierno y Entidades
Instrumentales.
• Delegaciones Provinciales.
Administración Local:
• Diputaciones Provinciales.
• Municipales.
Archivos privados:
Eclesiásticos:
• Arzobispales.
• Diocesanos.
• Parroquiales.
• Conventuales.
Particulares:
• Nobiliarios.
• Empresas.
 • Instituciones.
Los centros que conforman el sistema español de archivos son los siguientes:
• Archivos Nacionales: Archivo de la Corona de Aragón, creado en 1180 como Archivo
Real de Barcelona; Archivo General de Simancas, creado en 1549; Archivo General de
Indias, fundado en 1785; Archivo General de la Administración, establecido en 1858;
Archivo Histórico Nacional, fundado en 1866 y que contiene la Sección Nobleza de
Toledo; Archivo General de la Guerra Civil Española, creado en 1999 (integrado desde
2007 en el Centro Documental de la Memoria Histórica).
• Archivos Históricos Provinciales: creados a partir de 1931, la mayoría de los casos se
han transferido la gestión a las comunidades autónomas, aunque el Estado se reserva la
titularidad. Para ser más precisos, el Estado no ha transferido la gestión de los archivos de
Álava, Vizcaya y Guipúzcoa.
Además, forman el sistema español de archivos los siguientes órganos:
• Centro de Información Documental de Archivos (CIDA): creado en 1979, es un órgano
dependiente de la Subdirección General de los Archivos Estatales que tiene como misión
fundamental la de difundir y dar a conocer el rico contenido del Patrimonio Documental
Español.
• Servicio de Reproducción de Documentos (SRD): creado en 1985, es centro dependiente
de la Subdirección General de los Archivos Estatales que tiene como misión principal la
reproducción del Patrimonio Documental como medida de seguridad para la
conservación de este.
• Órganos derivados de la Ley de Patrimonio Histórico Español (1985): Junta Superior
de Archivos; Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos; Instituto
del Patrimonio Histórico; Consejo del Patrimonio Histórico; Junta de Calificación,
Valoración y Exportación de Bienes de Patrimonio Histórico Español.
Clasificación de archivos por ciclo vital de los documentos: cada archivo será de distinto tipo
atendiendo a la edad de los documentos, es decir según su ciclo vital, que se determina por tres
edades:
• Primera edad: de circulación y tramitación de los asuntos iniciales. La documentación
forma parte de los archivos de gestión o de oficina y es de uso frecuente. Es la etapa
activa del documento.
• Segunda edad: de conservación del expediente por ser objeto de consulta o de uso como
antecedente. Archivo intermedio. Es la etapa semiactiva.
• Tercera edad: en que la documentación adquiere valor permanente y de conservación
definitiva. Archivo histórico. Es la etapa inactiva desde el punto de vista de la
administración.
Fase: Objetivo: Retención: Ubicación:
Activa: Documento en De 2 a 5 años. Archivos de Gestión.
trámite, poseen
Vigencia
administrativa y
consulta frecuente.
Semiactiva: Documentos de De 3/6 a 20 años. Archivo Central.
consulta esporádica
para su selección y
expurgo documental.
Inactiva: Valor Secundario y A partir de 20 años Archivo Histórico.
de conservación (valor permanente).
permanente para la
cultura e
 investigación.
Ciclo vital del documento: Archivo de Gestión y Archivo Central como Valores primarios de
carácter administrativo, legal, fiscal, contable y técnico. Archivos Históricos como Valor
secundario de carácter cultural, histórico y científico.
Procedimiento de actuación en la gestión documental:
Archivo de Gestión o de Oficina:
• Apoyar la gestión administrativa.
• Acreditar las actuaciones y actividades de la unión productora.
• Organizar los documentos producidos por sus respectivas unidades.
• Transferir los documentos al Archivo Central, siguiendo el calendario de conservación.
• Eliminar los documentos de apoyo informativo antes de la transferencia.
Transferencias regulares:
• Finalización de la tramitación de los expedientes.
• Documentos con poca frecuencia de consulta, préstamo o reproducción.
• Dimensiones del sistema: rapidez en el traspaso de documentación según la ubicación del
archivo.
• Calendario de transferencias (tiempo de previsión de transferencias).
Actuación de las oficinas antes de transferir documentación:
• Eliminar duplicados, fotocopias de originales, copias de boletines oficiales y la tarea de
limpieza de los elementos que perjudiquen la conservación del papel (carpetillas, clips,
gomas, etc.).
• Revisión de los documentos que se van a transferir: expedientes conclusos y completos.
• Instalación de documentos en cajas de formato normalizado y correlativamente
numerados.
• Envío obligatorio de los instrumentos elaborados: índices, inventarios, bases de datos,
etc.
• Cumplimentación de la relación de entrega.
• Relación de entrega: instrumento de control documental que acompaña a cada
transferencia regular.
• Acta de entrega.
Triple finalidad:
• Jurídica: responsabilidad de custodia de los documentos.
• De gestión de los fondos: rápida localización de los documentos y su puesta en servicio.
• De información: es un instrumento de descripción con datos ciertos, claros y precisos.
Datos:
Número de ingreso (a cumplimentar por el archivo receptor).
Fecha de entrada de los documentos en el archivo (a cumplimentar por el archivo receptor).
Nombre de la unidad administrativa remitente.
Sujeto productor u administrativa remitente.
Número de orden.
Breve descripción de la documentación.
Fechas extremas.
Código del cuadro de clasificación.
Signatura (a cumplimentar por el archivo receptor).
Impreso diferente para cada una de las series remitidas, por triplicado y firmado por el jefe del
órgano remisor:
• Registro general de salida de fondos: impreso de relación de entrega firmado por el
director del archivo.
• Registro general de entrada de fondos: los otros dos impresos se quedan en el archivo de
receptor.
 • Registro de organismos: secciones administrativas o servicios.
• Archivo central: encargado de custodiar la documentación transferida por las unidades
productoras o los archivos de oficina, hasta su remisión al archivo intermedio.
Funciones:
• Gestión documental de la documentación de los organismos a los que pertenecen.
• Coordinación de los distintos archivos de gestión.
• Elaboración del cuadro de clasificación.
• Identificación y valoración de series para su posterior eliminación o conservación.
• Descripción documental.
• Trasferencias ordenadas y periódicas de documentos al archivo intermedio, con relación
de entrega.
Archivo intermedio:
• En España el primero se crea por el Real Decreto 914/1969, de 8 de mayo y es el Archivo
General de la Administración (AGA), su antecedente es el Archivo General Central
(1858).
• Custodia la documentación que ya no tiene valor para la gestión.
• Trasferencias preceptivas (obligadas por norma) y periódicas al archivo histórico.
• Elaboración de instrumentos de descripción de la documentación.
• Aplicar resoluciones de las Comisiones Superiores en cuanto a eliminación o
conservación documental.
• Identificación y valoración de la documentación que no haya sido objeto de estudio.
• Estrategias de conservación a medio plazo de documentos y ficheros electrónicos.
• Macro descripción: completar la descripción de las agrupaciones documentales.
Archivo histórico:
• Custodiar, conservar y tratar los fondos del patrimonio histórico.
• Documentación seleccionada por su valor informático, histórico y cultural.
• Conservación: programas de reproducción, estrategias para conservar a largo plazo
documentos y ficheros electrónicos mediante la emulación, migración y conversión de
formatos.
• Fomentar la difusión y gestión cultural del patrimonio documental.
• Completar las descripciones recibidas por los archivos intermedios.
• Impulsar los programas de difusión y dinamización cultural.
Archivo electrónico:
• Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento administrativo Común de las
Administraciones Públicas y la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen jurídico del
Sector Público: uso generalizado y obligatorio de medios electrónicos y cada
Administración debe tener un Archivo Electrónico único.
• Administración General del Estado: Archive, aplicación web de archivo definitivo de
expedientes y documentos electrónicos, según el RD 4/2010, de 8 de enero, por el que se
regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración
Electrónica.
• El Real Decreto Ley 11/2018, de 31 de agosto, amplía el plazo de entrada del archivo
único electrónico al día 2 de octubre de 2018.
El R.D 4/2010 del ENI, establece en su artículo 21: “las Administraciones públicas adoptarán
las medidas organizativas y técnicas necesarias para garantizar la interoperabilidad en relación
con la recuperación y conservación de los documentos electrónico a lo largo de su ciclo de vida”.
Archivo: edificio destinado a la custodia, conservación, tratamiento, consulta y difusión de los
fondos documentales depositados.
Edificio complejo: con necesidades históricas de conservación y custodia, necesidades por el
desarrollo cultural, derecho de acceso, actividades culturales.
Características de la construcción del archivo:
• Conservación.
• Funciones diversas del archivo /usos múltiples del espacio.
• Recursos económicos.
• Tipo de fondos documentales.
• Técnicos especialistas: colaboración entre arquitecto y archivero.
Edificios adaptados: habilitación de edificios históricos.
• Iglesias, conventos o prisiones, espacios diáfanos. Ejemplos: Archivos Históricos de
Córdoba y Girona (sola de una antigua iglesia).
• Mansiones, castillos, etc.: obligan a respetar la distribución interior.
• Desventaja: alto coste de rehabilitación y mantenimiento.
Edificios de nueva planta:
• Funcionales, accesible y diseño adecuado al servicio y difusión del archivo.
Construcción basada en:
• Tipo de archivo: administrativo, central o histórico.
• Previsión de aumento de la documentación.
• Eliminación de barreras arquitectónicas.
• Sistemas de evacuación.
Ubicación edificios de nueva planta:
• Buena comunicación y lugar de fácil acceso.
• Independientes de otro edificio y para uso exclusivo de archivo.
• Evitar orientación Norte - Sur.
• Evitar que estén expuestos al viento y al agua directamente.
• Orientación recomendada: Zonas litorales (Norte - Este) y zonas de interior (Noroeste -
Norte).
• Requisitos de seguridad: terrenos aptos para la construcción, sin riesgo de humedades, ni
resecos o polvorientos (el polvo es nido de insectos que deterioran el papel) y evitar
zonas de desarrollo de plagas xilófagas (especies que atacan la madera).
• Distribución interior del edificio y circulaciones de la documentación:
Circuitos documentales:
• El recorrido de la documentación desde su ingreso, tratamiento y servicio debe ser ágil y
seguro.
• El depósito debe estar aislado del resto del edificio.
• El circuito no debe ser interferido por los visitantes.
• Sólo se permite el contacto entre usuarios y documentos en la sala de investigación.
Circuito del público:
• Sala de lectura (acceso libre).
• Zona cultural (exposiciones y conferencias de acceso libre).
• Zonas de despacho (acceso controlado).
Acceso de las tres áreas:
• Acceso independiente desde el exterior.
• Dos accesos: para personas y para documentos.
Área reservada:
Prohibida a los visitantes:
Depósitos documentales: Salas para guardar la documentación.
Zona de trabajo: Local de Recepción de la documentación.
Local de limpieza, desinsectación y
desinfección.
Local de clasificación y tratamiento de la
documentación.
 Taller de restauración.
Taller de reprografía.
Sala de trabajos especializados.
Cuarto de eliminables.
Dependencias sirvientes (zonas comunes): Vestíbulo, distribuidores y pasillos.
Aseos y vestuarios.
Servicios de limpieza.
Área privada:
Acceso de visitantes restringido:
Administración: Dirección, subdirección, secretaría y
oficinas.
Almacén de material de oficina.
Cuarto de instalaciones: Calderas, sistema de aire acondicionado.
Cuarto de maquinaria.
Taller de mantenimiento.
Dependencias sirvientes (zonas comunes): Vestíbulo, distribuidores y pasillos.
Aseos y vestuarios.
Servicios de limpieza.
Área pública:
Acceso de visitantes restringido:
Recepción: Información.
Guardarropa.
Consulta: Sala de referencia o de investigación.
Sala de lectura.
Biblioteca de consulta.
Control: Locales de vigilancia.
Salas de reunión: Salón de actos.
Sala de exposiciones.
Dependencias sirvientes: Vestíbulo, distribuidores, y pasillos.
Aseos y vestuarios.
Servicios de limpieza.
Superficies de las áreas:
Dimensiones:
Área restringida: 75% (60% Depósito).
Área privada: 15%.
Área pública: 10%.
Área reservada. Los depósitos y zonas de trabajo:
• 75% de superficie, (60% depósito documental, 15% dependencias de trabajo).
• Talleres de: restauración, reprografía, encuadernación y limpieza.
• Salas de tratamiento documental: clasificación, selección y eliminación.
Ubicación en el archivo. Criterios:
• Accesibilidad.
• Orientación.
• Seguridad.
• Características del subsuelo.
• Vibraciones.
• Sistemas de evacuación.
• Bloque independiente separado del resto del edificio.
• Accesos: vestíbulos, puertas cortafuegos, escaleras, etc.
• Ascensores y montacargas no tienen acceso directo a los depósitos (vestíbulo cortafuego).
• Superficie del depósito: 60%.
 • Previsión de crecimiento (volumen documental) en 50 años.
Dimensiones:
Crecimiento documental.
Archivos: Estanterías:
Pequeños: 10 km.
Medianos: 10 km.
Grandes: Más de 15 km.
J. Simonet: recomendaciones para la edificación de archivos:
• Extensión de los depósitos: no debe superar los 200 metros útiles, para evitar la
propagación de incendios y la aplicación de tratamientos preventivos y correctores.
• Altura de techo: entre 2,25 y 2, 50 metros (aproximadamente 2,30 metros). Equivale a
150 m/l por depósito (7m/l por 2, 25 metros cuadrados).
Necesidades y actividades de los espacios del archivo:
Área reservada. 15% de superficie construida:
Espacio: Superficie: Necesidad: Actividad:
Recepción de 25 Recibir documentos. Organización y
documentación: almacenamiento
provisional.
Limpieza y 25 Tratamiento inicial Preparar los
desinsectación: de los documentos. documentos para ser
archivados en
condiciones
adecuadas de
conservación.
Organización: 50 Distribuir los Clasificar los
documentos para su documentos y
archivo. determinar su valor.
Restauración: 150 Reparar daños Tratamientos de
iniciales. reparación de los
documentos.
Encuadernación: 50 Orden y control de Cosido de
los documentos. documentos.
Reprografía: 100 Obtener copias de Realizar copias de
documentos. documentos.
Trabajo 25 Utilización de Las necesarias para
especializado: equipos específicos. la realización del
trabajo del archivo.
Ordenadores: 15 Digitalización de Digitalizar
documentos. documentos.
Eliminables: 10 Expurgo. Destrucción de
documentos.
Oficinas: 150 Dirección, Dirigir, coordinar y
administración, administrar la
secretaría, almacén institución.
de material y aseos.
Sala de juntas: 25 Reuniones con Organización de las
personal externo o la actividades
institución. culturales
complementarias.
Salas de reunión: 25 Reuniones de trabajo Planificación,
de personal interno organización y
de la institución. gestión de la
 institución.
Instalaciones: 50 Centralización de Mantenimiento,
funcionamiento. revisión, regulación
Calderas, equipos de y control.
climatización,
protección y
combustible.
Maquinaria: 25 Equipos de Almacenamiento y
transporte y grupo control.
electrógeno.
Mantenimiento: 25 Pequeñas Limpieza, revisión.
reparaciones y
almacenamiento de
utensilios de
limpieza.
Recepción: 25 Información, Recibir visitantes.
visitantes,
guardarropa.
Consulta: 200 Facilitar acceso a la Consulta de
documentación. documentos y de
Disponer de lectura.
biblioteca y de sala
de lectura.
Control: 25 Identificación de Controlar acceso al
visitantes. archivo.
Salón de actos: 150 Espacio con aforo de Proyecciones,
público adecuado. actuaciones y
conferencias.
Sala de 50 Iniciar visita, exhibir Presentación,
exposiciones: y conocer el archivo. exhibiciones
permanentes y/o
temporales.
Sala de descanso: 25 Descanso de Almacenamiento de
personal de la enseres personales.
institución.
Mobiliario y equipamiento para los depósitos:
Propiedades:
• Solidez: garantizar la correcta instalación y conservación de los documentos. (Ejemplo:
madera no porque no se comban con el peso).
Funcionabilidad y manejabilidad:
• Rentabilizar el espacio al máximo.
• Se deben poder mover y colocar en altura cada 25 milímetros.
• Permitir adecuarse al soporte, formato y condiciones de conservación de los documentos.
Inocuidad:
• Existencia y control de peligros.
• Material de fabricación en metal y con tratamiento anticorrosivo y antioxidante (pintura
 epoxi: reina).
• No utilizar sistemas de montaje de pernos y tuercas, aristas y elementos cortantes.
Estanterías fijas:
• Convencionales, colocadas a doble cuerpo o a dos caras.
• Carga soportada por metro lineal: 750/800kg.
• Separación entre estanterías: pasillos centrales (1 - 1,20 metros) y entre estanterías
(0,70-0,80metros).
• Más baratas y rápidas de colocar.
Estanterías móviles:
• Uno o varios cuerpos fijos y los demás montados sobre raíles que se desplazan mediante
un motor electrónico o manual (mecanismo de cadena).
• Carga soportada por metro lineal superior a la de las estanterías fijas (1500/1600kg/ por
metro cuadrado).
• Reduce los pasillos de cruce y separación. (0,80 metros mediante el desplazamiento de
las estanterías).
Criterios para el uso de estanterías:
• Estanterías metálicas con tratamiento anticorrosivo y antioxidante (pintura epoxi).
• Fácil graduación de las baldas (cada 25 milímetros).
• Colocación en paralelo y perpendiculares a las vigas, apartadas de las paredes (rincones
de difícil aireación y limpieza).
• Colocación en paralelo a la luz.
• En los depósitos no debe superar los 150lux.
• Luces de 60W cada dos metros en los pasillos entre estanterías.
• Luces de 75W cada cuatro o cinco metros en los pasillos centrales, encastrados en el
techo para evitar zonas de sombras.
Las baldas deben permitir la instalación de unidades de instalación sin que sobresalgan:
• Caja: 36x24x12.
• Colocación de cajas en vertical: 27 cm.
• Colocación de cajas en horizontal: 39 cm.
• Ancho de las baldas: 1, 10 metros.
• Separación entre la parte alta de la caja y la balda superior: 3 cm.
• Divisiones interiores de las estanterías abiertas, separadas mediante tiras en forma de X,
para que circule el aire y evite la condensación de la humedad. Laterales cerrados para
evitar que se caigan los documentos.
 • Espacio entre el suelo y la primera balda cerrada para protección contra el polvo (6 - 10
cm).
• Costeros (laterales) ciegos para colocar carteles de información y señalización del
contenido.
Equipamiento para material especial (planos, mapas, dibujos, etc):
• Planeros o portatubos.
• Formatos DIN A0 y A1.
• Aislamiento de documentos: camisa, sobres de papel o de plástico, etc.
• Tubos: contiene planos enrollados (se deforman y se manejan mal).
Planeros:
• Verticales o sistemas colgantes:
• Ocupan poco espacio de instalación.
• Sistema moderno, no muy eficaz.
• Sistema de suspensión en varillas con bandas adhesivas u horizontales.
• Inconveniente para mapas o planos antiguos (soporte menos sólido), se necesitan
pestañas para colgarlos y esto es un riego para su conservación.
Horizontales:
• Cajones de amplias dimensiones para evitar dobleces.
• Requieren mucho espacio para su instalación (en un mismo cajón varios planos).
• Permiten alturas variables.
• Material documental: pergaminos, documentos en papel de gran tamaño y otros soportes
que requieran instalación horizontal.
Mobiliario para materiales especiales: (fotografías, audiovisuales, soportes magnéticos, ópticos,
sellos, etc.), muebles en metal y tratados con pintura anticorrosión. Cierre magnético y soportar
cambios de esto mismo.
Mobiliario para conservación de documentos de alta seguridad: muebles de material ignifugo,
sistema antirrobo y garantizar condiciones de temperatura y humedad relativas interiores para
cada soporte.
Unidades de instalación (cajas, legajos, carpetas, tubos, sobres, bolsas):
Características:
• Los documentos no se colocan directamente en las estanterías.
• Identificación por medio de etiqueta o cartela con signatura de localización.
• Las estanterías deben ir numeradas correlativamente.
• Instalación de las estanterías de izquierda a derecha y de abajo a arriba.
Legajos:
• Dos tapas de cartón y cuerda o cinta (balduque), que los unía al cuerpo de documentos.
• Ventaja: libre regulación del tamaño de las unidades de instalación.
• Inconveniente: el cierre no es hermético. No protege al documento del polvo ni del roce
al manipularlos.
Cajas:
• Material: cartón, metálicas, de madera o polietileno.
• Las mejores son de cartón no ácido, ni alcalino ignifugo y fungicida.
 • Sólidas y con sistema de etiquetado que resalte la signatura.
• Características: resistencia física y alcalinidad o neutralidad.
• Estructura: permitir el levantamiento total de la tapa para manipular (extraer o meter)
documentos evitando roces.
• Volumen de la documentación acorde al tamaño de la caja.
• Dimensiones de la caja según J. Simonet: 36x24x12 centímetros.
Área privada:
• 10% superficie del edificio.
• Acceso de visitantes e investigadores restringido.
• Áreas de trabajo, cuartos de instalaciones (calderas, sistemas de acondicionamiento,
combustible, cuartos de maquinaria, dependencias sirvientes con zonas comunes).
• Servicios de atención al usuario situados al lado del área pública.
• Servicios relacionados con el manejo de fondos, situados cerca del depósito. (Evitar
pérdida de tiempo en el traslado de documentación).
• El depósito debe estar separado del resto de instancias por un vestíbulo cortafuego.
• Los archivos con alto volumen de usuarios deben tener un Departamento de
referencias: asesorar a los usuarios en sus investigaciones y gestiones de reproducción de
documentos.
Área pública:
• 15% superficie del edificio.
• Recepción o vestíbulo:
• Sistema de señalización: esquema de secciones y servicios del archivo.
• Tablón de anuncios y vitrina: exposición de publicaciones recientes sobre el archivo o
instrumentos de descripción.
• Sala de información: registro y acreditación de los usuarios. Información sobre el acceso
al archivo, servicios, fondos, bibliografía, etc.
• Sala de consulta:
• Tranquila, agradable y propicia para la investigación.
• Dimensiones: espacio entre 5 y 6 milímetros por usuario.
• Puestos de lectura: mesas corridas o individuales. Dimensiones mínimas de 1x0,70
metros por lector.
• Iluminación: mejor natural, que no sea directa ni cenital (procede del techo) y que se
encuentre apoyada con luz eléctrica.
• Mesas: lavables, sin cajones, con superficies lisas y enchufes incorporados o cercanos.
• Sillas: regulables en altura y ergonómicas.
• Seguridad/vigilancia: espacio diáfano (abierto), vigilante (punto sobreelevado), cámaras
de circuito cerrado.
• Dependencia anexa: biblioteca auxiliar, los instrumentos de descripción, ficheros,
ordenadores de consulta, lectores para materiales de soporte óptico, magnético o
audiovisual.
• Sala de exposiciones /conferencias/reuniones:
• Actividades de enseñanza y dinamización cultural.
• Accesibles desde la calle y aislada de la sala de consulta (ruido y molestias), de las zonas
de trabajo y del depósito (por seguridad).
• Salidas de emergencia.
• Salón multiusos (según el volumen de actividades culturales).
Medidas ambientales:
Humedad y temperatura:
Riesgos: (extremas, oscilaciones bruscas) dañan los materiales documentales, estimulan
reacciones químicas, proliferación de microorganismos, envejecimiento de soportes,
deformación del papel, desprendimiento de tintas, agrietamiento, etc.
Prevención: aislamiento térmico:
Humedad relativa ambiental: Temperatura media:
45% - 60% 18ºC - 21ºC
• No se deben producir oscilaciones superiores a 3ºC de temperatura y del 5% de humedad
relativa.
• Materiales especiales (soportes ópticos, magnéticos y audiovisuales): depósitos
específicos o armarios que mantienen un microclima estable.
• Favorecer un movimiento controlado del aire: renovar el aire de 1 a 6 veces/hora y
cambio de filtros.
• Control de humedad y temperatura: a la misma hora del día (mañana/mediodía). La
misma persona. Instrumentos de medición a nivel del suelo, separados de las entradas y
salidas del aire y separada de las paredes y estanterías. Termohigrómetros (miden
temperatura y humedad relativa). Y Termohigrógrafos (registran oscilaciones y muestran
resultados impresos).
• Confort térmico: equipos y sistemas de climatización como el aire acondicionado, la
calefacción o los sistemas de ventilación.
La luz:
Riesgos: produce energía electromagnética, radiante, térmica y oxidante, provoca daño
fotoquímico, en la documentación.
Decoloración: amarillento y oscurecimiento.
Friabilidad: las fibras que componen los documentos se vuelven quebradizos y frágiles.
Prevención:
• Evitar la luz directa.
• Intensidad de la luz en los depósitos: 100/150lux.
• Ventanas: 10% del total de la superficie de los muros.
• Orientación de las fachadas de los depósitos: este, oeste y norte. (Evitar el sur por la luz
del mediodía).
• Filtros para la luz exterior: vidrios inactínicos (filtran rayos de sol nocivos).
• Iluminación artificial: fluorescentes o halógenos (con sistemas que difuminen las
radiaciones directas). En los depósitos se deben iluminar los pasillos y no las estanterías.
• Control de la luz: luxómetros y ultraviolímetros.
El polvo y la polución atmosférica:
Riesgos: manchas y corrosión en los documentos.
Prevención: sistema de climatización y circulación de aire y su filtrado, extractores (suave
corriente de aire, entrada cerca del suelo y salida a la altura del techo).
• El aire acondicionado y las cajas archivadoras evitan la presencia de polvo y polución.
Medidas de prevención contra contigencias excepcionales:
Todos los archivos deben contar con un plan de emergencia: conjunto de medidas que cumplen
con la legislación y garantizan la seguridad, para hacer frente a situaciones de riesgo que afecten
a las personas y a los materiales.
El fuego:
Riesgos: material documental altamente combustible.
Prevención: edificios.
• Estructura de hormigón armado.
• Muros, techos y suelos de materiales ignífugos.
• Puertas cortafuegos (chapa de acero y relleno de fibra mineral, resistencia al fuego de 90
minutos, dos hojas con sistema de muelle, cerradura antipánico: fácil salida desde el
interior y mecanismos automáticos de cierre si se activa la alarma de incendios).
• Compartimentos estancos y limitar grandes superficies (lugares delimitados y aislados del
resto).
• Zonas del depósito según el tipo documental.
• Comunicación del depósito con otras dependencias por medio de vestíbulos, puertas
cortafuegos, escaleras y aislado de fuentes comburentes, oxígeno (huecos de ascensor,
escaleras, claraboyas, aire acondicionado).
• Instalación eléctrica de los depósitos: antideflagrante y dotada de cortafuegos.
• Iluminación de emergencia: equipos autónomos fluorescentes (1 hora).
• Vías de evacuación: buena señalización, recomendable instalar manga de evacuación en
los depósitos (tubo de tela ignifuga para evacuar personas de forma segura h rápida).
• Detección: sistemas que ponen en marcha los circuitos de alarma y de extinción.
• Automático: detectores instalados en cada dependencia, complementados con sistema
extintor.
• Mecánico: controlado y activado por las personas.
Extinción: productos espuma, gel apagafuegos, polvo, nieve carbónica, agua (rociado,
nebulización).
Los factores biológicos:
Prevención:
• Control de temperatura y humedad, Tª: 21ºc, HR: 50% (aproximadamente).
• Limpieza regular de los depósitos.
• Circulación de aire.
• Desinfección y desinsectación de los documentos (se aíslan del resto si están
contaminados).
Las inundaciones:
Riesgos:
• Provocan serios daños a los documentos: inundaciones, goteras, salidas de agua, riadas.
• Implican presencia de humedad.
• Daños materiales (mobiliario).
• Proliferación de microorganismos.
Prevención:
• Medidas de construcción: ubicación correcta del depósito dentro del edificio.
• Recorrido del agua: registros mediante dispositivos de corte por zonas. Canalización de
acero galvanizado. No deben atravesar los depósitos (salvo los de acondicionamiento y
las de protección contra incendios).
Protección contra los robos:
Riesgos: sustracción de documentos.
Prevención:
• Vigilancia en sala (cámaras de seguridad, personal cualificado).
• Único acceso por delante del mostrador.
• Instalación de sistema de alarma por señalización magnética.