MODULO II:

TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO DE
DOCUMENTOS

Oscar Luis Zapata Rodríguez

Consultor - Docente
 HISTORIADOR BIBLIOTECÓLOGO
Testimonio del Mensaje cultural que se
pasado edita dirigido a varios
usuarios

JURISTA
MUSEOLOGO Texto con validez
Objeto que puede legal para probar un
exhibirse que lleva hecho
información

AMPLITUD DEL
CONCEPTO DE ARCHIVERO
DOCUMENTÓLOGO
DOCUMENTO Texto que surge del
Información para cumplimiento de
determinada materia funciones, de la
tramitación

ES DOCUMENTO LO QUE SE GRABA O FIJA EN UN

SOPORTE PERDURABLE 2
DIFERENCIA ENTRE UN DOCUMENTO DE ARCHIVO Y
DOCUMENTO BIBLIOGRAFICO
Documento de Archivo
• Único fuente de primaria
• Forman Series
• Se genera en forma
espontánea como testimonio
del cumplimiento de sus
funciones
Documento Bibliográfico
• fuente secundaria de
información.
• Forman Colecciones
• Son productos
intencionalmente por un autor
para su difusión
¿QUÉ ES EL DOCUMENTO DE ARCHIVO?

“Información contenida en cualquier

soporte y tipo documental, producida,
recibida y conservada por cualquier
organización o persona en el ejercicio de
sus competencias o en el desarrollo de su
actividad” (CIA - 2000)
ESTRUCTURA DEL DOCUMENTO
SOPORTE: Es la parte material o física (arcilla,
madera. pergamino, lienzo, papel, película, disco,
etc.)
MEDIO: Es el vehículo de la información, utilizado
para fijar el contenido (escritura, gráficos, colores,
símbolos, notas musicales etc.)
CONTENIDO: Es la información el mensaje (pago de
impuestos, proyectos.)
¿Que entendemos por documento archivístico?
• Artículo 5°.- Documento archivístico
Es aquel que contiene una información de
cualquier fecha, forma y soporte, producido
o recibido por persona natural o jurídica,
institución pública o privada en el ejercicio
de su actividad y cualquier otro que se
genere como resultado del avance
tecnológico.
Art. 5º del Decreto Supremo N° 008-92-JUS
Reglamento de la Ley N° 25323, ley de creación del Sistema
Nacional de Archivos
 Documento archivístico (2)
• Es el producido en el
ejercicio de un actividad
como resultado de una Legajo de
función. Carta N°
Personal
25-
• Tiene distintas Manuel
1997
características que Rodríguez
determinan su valoración
• Pueden ser Unidad
documental simple o
compuesta.
Informe de Orden de
• Carácter seriado. Evaluación Servicio N°
• Se prefieren a los originales N° 25 37
a las copias.
¿Cual es Documento archivístico?

01 02 03
¿Cual es Documento archivístico?
 Campo de conocimiento del personal
• El servidor público debe poseer una serie de
conocimientos y destrezas.
• Medios:
• procesos técnicos archivísticos
• estudios generales: ciencias y humanidades
• Otros: Legislación Archivística: especialidad dentro del
Derecho.

13/04/2017 5
 Ley 25323
SNA Integra a todos los archivos públicos del país.

• a) Principios aceptados a nivel mundial

• b) Normas que emanan del AGN: unificar, simplificar
criterios.
• c) Técnicas por cada proceso técnico archivístico.
• d) Métodos: Secuencia lógica. Resultado: eficiencia y
eficacia.

7
 Aspectos a destacar en la ley del SNA

• Integración de todos los archivos públicos. Privados por adhesión o

convenio.
• Racionalización de la producción de documentos
• Formación integral del archivero: Profesional (no universitario)
• Acceso a toda clase de documentos.
• Facultad de sancionar administrativamente las faltas y denunciar los
delitos

8
Normas generales del SNA y de procedimientos.
• Administración de archivos
• Organización documental
• Descripción documental
• Selección de documentos.
• Directiva: Programa de Control de Documentos.
• Directiva de Transferencia.
• Directiva de Eliminación.
• Conservación de documentos.
• Servicios
9
1
1

Sanción Penal
• Sanción penal (tipicidad, antijuricidad,
imputabilidad, culpabilidad, condiciones objetivas
de punibilidad y penalidad).
• Normas del Código Penal:
• Delitos contra los bienes culturales: art. 230
• Artículo 430 del CP
 TECNOLOGIA AVANZADA

• Valor legal, confidencialidad, sustitución de

originales.
• D.Leg. 681, D.S. 009-92-JUS (empresas privadas)
• Ley 26612 (Sistema Financiero)
• D. Leg. 827 (Administración Pública).
• Leyes 27269 (Firma digital).
• DS Nº 052-2008 Reglamento de la ley 27269
• Ley 27287 (T.V. documentos desmaterializados).
12
1
3

SANCION
• La facultad sancionadora completa la facultad del
Estado.
• Capítulo VIII, artículo 32 del D.S. 008-92-JUS.
Reglamento en proyecto.
• Salida ilegal de documentos de valor permanente.
• Daños al patrimonio documental.
• Apropiación ilícita de documentos.
• Extracción no autorizada de documentos.
• Eliminación no autorizada.

13/04/2017
 • Resolución Jefatura N° 442-2014-AGN/J (18-12-
2014)
• Regula el procedimiento de sanciones por
Reglamento de incumplimiento de la legislación archivística y
Sanciones normas técnicas.
Administrativas por
Infracciones en • 28 artículos, dos disposiciones complementarias y
contra finales
del Patrimonio
Documental de la
• http://webapp.regionsanmartin.gob.pe/sisarch/RES
Nación OLUCIONES/2015%20-%20JEFATURALES%20-
%20AGN/R.%20J.%20No%20442-2014-AGN-
J.%20Reg.%20Aplic.%20Sanciones.pdf

14
“El Patrimonio Documental de la Nación esta constituido por la
Documentación existente en los archivos de todas las reparticiones y
organismos del Sector Público Nacional; en los archivos particulares y
en general por el material documental, aun de origen privado, que
sirva de fuente de información para estudios históricos y del desarrollo
cultural, social, económico, jurídico o religioso de la nación.”

Articulo 2° Decreto Ley Nº 19414, Ley de Defensa,

Conservación e Incremento del Patrimonio Documental de
la Nación.
“Esta prohibida la salida aun con carácter provisional de
documentos y expedientes pertenecientes al Patrimonio
Documental de la Nación. La Dirección General de
Aduanas y sus dependencias están obligadas, bajo
responsabilidad, a impedir la salida del territorio nacional
de dichos documentos y expedientes, a proceder a su
decomiso y a comunicar el hecho al Archivo General de
la Nación”.

Articulo 21° Decreto Supremo Nº 022-75-ED,

Reglamento del Decreto Ley Nº 19414;
“Declárase de interés social y de necesidad pública la
identificación, registro, inventario, declaración,
protección, restauración, investigación, conservación,
puesta en valor y difusión del Patrimonio Cultural de la
Nación y su restitución en los casos pertinentes”.

Ley Nº 28296, Ley General del Patrimonio Cultural

de la Nación; Decreto Supremo Nº 011-2006-ED,
Reglamento de la Ley Nº 28296.
Reglamento de aplicación de sanciones por infracciones en contra del Patrimonio
Documental de la Nación

Extraer y/o permitir la salida del país del Patrimonio

Documental Archivístico y/o Cultural de la Nación, sin
cumplir con las normas respectivas.
Extraer sin autorización documentos de los archivos
conformantes del Sistema Nacional de Archivos.

Extraer sin autorización documentos que se

encuentran en todos los niveles de archivo
institucionales.

Dañar totalmente o parcialmente el Patrimonio

Documental Archivístico por acción u omisión
deliberada.
·
Reglamento de aplicación de sanciones por infracciones en contra del
Patrimonio Documental de la Nación

Omitir entregar algún archivo o documento que se encuentre en

su poder, al separarse de su cargo, comisión, administración u otro
titulo semejante. Ello constituye una apropiación ilícita de
documentos. (Art. 10°)

Eliminar un bien integrante del Patrimonio Documental

Archivístico, fuera de los casos autorizados por las disposiciones
legales o su normatividad respectiva y sin autorización previa del
AGN. (Art. 11°)

Realizar, por parte de los Titulares de las Entidades Públicas, Jefes,

servidores públicos o personal encargado de la administración de
Archivos, transferencias onerosas o gratuitas a terceros de
documentos que obren en los archivos públicos. (Art. 13°)
¿A qué personas se aplica el Reglamento aprobado por el
AGN?

A todos los funcionarios o servidores

públicos, las personas naturales o jurídicas,
sean estas últimas de derecho público o
privado.
¿QUE ES UN SISTEMA? Y ¿UN SISTEMA INSTITUCIONAL DE
ARCHIVO?

DEFINICIÓN:
SISTEMA: Conjunto ordenado de normas y procedimientos con que funciona o se hace funcionar
una cosa. Conjunto organizado de cualquier clase de cosas que se manejan para algo. // Conjunto
de cosas que se mueven, actúan u obran coordenadamente. // Conjunto orgánico de principios e
ideas sobre una materia determinada. // Procedimiento ordenado o sistematizado de hacer las
cosas.
1.1 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS. Es una red o un esquema de procesos cuya finalidad es el
cumplimiento de los objetivos de una organización. El sistema apunta a que los recursos de la
organización en cuestión sean administrados de forma eficiente.
Son estructuras organizadas, ordenadas, entrelazados entre sí, que regulan la forma en que deben
de realizar los procesos, a través de principios, normas, procedimientos, estandarizados y técnicas.
Generando conductas, para el logro de los objetivos trazados.
LEY ORGANICA DEL PODER EJECUTIVO N° 29158
SISTEMAS:
Artículo 43.- Definición
Los Sistemas son los conjuntos de principios, normas, procedimientos, técnicas e instrumentos mediante los cuales
se organizan las actividades de la Administración Pública que requieren ser realizadas por todas o varias entidades
de los Poderes del Estado, los Organismos Constitucionales y los niveles de Gobierno. Son de dos tipos:
1. Sistemas Funcionales.
2. Sistemas Administrativos .

El estado peruano se gobierna por un conjunto de sistemas administrativos adscritas a una determinada
función publica, Ejemplo:
 El Sistema de Recursos Humanos que se dedica a administrar los recursos humanos asegurando la
profesionalización de la función pública.
 La Oficina de Control Interno (OCI) encargado de aplicar las políticas de control en todas las entidades del
estado, y tiene como ente rector la Contraloría General de la República.
 El Sistema Nacional de Archivo encargado de administrar los documentos que se producen en la
Administración Pública del País cuyo ente rector es el Archivo General de la Nación (AGN).
Sistemas Administrativos. Los Sistemas Administrativos tienen por finalidad
regular la utilización de los recursos en las entidades de la administración pública,
promoviendo la eficacia y eficiencia en su uso en estrecha relación con las funciones
administrativas internas y los fines de la administración y gestión pública.
Entes Rectores Los Sistemas están a cargo de un Ente Rector que se constituye
en su autoridad técnico-normativa a nivel nacional; dicta las normas y establece los
procedimientos relacionados con su ámbito; coordina su operación técnica y es
responsable de su correcto funcionamiento en el marco de la presente Ley, sus
leyes especiales y disposiciones complementarias.
Los Sistemas Funcionales. Tienen por finalidad asegurar el cumplimiento de
políticas públicas que requieren la participación de todas o varias entidades del
Estado.
Ejemplo:
El Sistema Integral de Salud (S.I.S.), depende del Ministerio de Salud.
¿COMO SE GOBIERNAN ESTOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS ?

Un Sistema en el Estado Peruano esta dirigido por un Ente

Rector

ENTE RECTOR

1) Que tiene (autoridad 4) En el ámbito de

Técnica y normativa a su acción y
competencia.
nivel nacional )

2) Dicta las políticas 3) Para cumplir

y procedimientos. objetivos.

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

El Sistema de archivo en el organigrama del Estado
Peruano, está dirigido por el Archivo General de la
Nación

¿COMO FUNCIONA? Ente rector

Tiene prevalencia archivística en el ámbito de las entidades publicas y privadas del

país. Nacional, Regional, Provincial y Distrital.

Esta soportado por normas archivísticas de cumplimiento obligatorio en todas las

instituciones publicas y privadas del país.

Tiene procesos y procedimientos técnicos archivísticos necesarios para el

funcionamiento organizacional del sistema

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

 Ente rector

Que declara a la documentación existentes en los archivos de las reparticiones

publicas del país, como Patrimonio Documental de la Nación.

Establece políticas nacionales de defensa, protección y promoción propiedad y

régimen legal de los bienes que constituyen patrimonio documental de la nación.

Crea el Sistema Nacional de Archivos con la finalidad de integrar normativa

estructural y funcionalmente a los archivos de las entidades publicas del Perú

Todas las normas archivísticas ya están dadas, para su estructura, administración,

equipamiento, presupuesto, funcionamiento, entre otros ya están determinadas,
solo se debe aplicar lo que ya esta establecido.

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

 5. NIVELES Y FUNCIONES DEL SISTEMA
INSTITUCIONAL DE ARCHIVO
Responsable de: Planificar, organizar, normar,
ARCHIVO coordinar, ejecutar las políticas de la institución en
CENTRAL materia archivística. Conserva y usa la
documentación que proviene de los demás archivos.
3ER NIVEL Capacita, supervisa, propone las políticas de archivo
.
Responsable de: Mantener organizada y
ARCHIVOS
usar la documentación que custodian (Estas
DESCONCENT.
se crean por la complejidad de funciones,
2DO NIVEL nivel de especialización o geografía).
Organiza originariamente toda la
documentación que produce o recibe su
ARCHIVOS DE GESTION área, aplicando los criterios archivísticos
establecidos, y lo transfiere al siguiente
1ER NIVEL nivel de archivo una vez cumplido su
tramite administrativo.

SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

5. LAS FUNCIONES Y ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS ARCHIVÍSTICAS QUE LE
COMPETEN A CADA UNO DE LOS NIVELES DE ARCHIVOS: CENTRAL DE GESTIÓN Y
DESCONCENTRADO

ARCHIVO CENTRAL: El especialista encargado de este nivel de archivo es

responsable de: llevar a cabo el desarrollo del archivo institucional Planifica, organiza,
norma, coordina, ejecuta las políticas de la institución en materia archivística. Conserva
y usa la documentación que proviene de los demás archivos por transferencia
documental, Capacita, supervisa, propone las políticas de modernización institucional.
Este archivo centraliza toda la documentación proveniente de las transferencias
recibidas de todas las oficinas de la institución. Este archivo centraliza la
documentación que ya no es objeto de uso frecuente en los archivos de oficina, pero
cuyo valor administrativo aún no ha prescrito y todavía podría ser objeto de consultas
por parte de la propia administración o de los ciudadanos.
También es responsable de establecer las políticas para la conservación y el servicio de
los archivos históricos de la institución producidos en el tiempo.
Elimina la documentación que ya cumplió con su ciclo de archivo acorde con los
procedimientos archivísticos vigentes.

SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

FUNCIONES DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE
ARCHIVO

ARCHIVOS DE GESTION
Organiza originariamente toda la documentación que produce o recibe su área, aplicando
los criterios archivísticos establecidos, y lo transfiere al siguiente nivel de archivo una vez
cumplido su tramite administrativo en este nivel de archivo es necesario nombrar un
responsable de archivo a fin de que interactúe con el archivo central y con los miembros de
su área a fin de mejorar los procesos y procedimientos archivísticos.
Cada una de las Unidades Administrativas de la institución genera, como consecuencia de
su actividad, series documentales que se recogen en el correspondiente Cuadro de
Clasificación Documental, que tiene un carácter orgánico y/o - funcional.
Hay series comunes en todas las unidades como el caso de la correspondencia, así
también hay series documentales simples y compuestas.
A cada serie documental se le asignan funciones administrativas concretas, cumplido estos
plazos es sometida a un procedimiento de transferencia, expurgo, criterios de ordenamiento
si la documentación tiene el carácter de permanente o temporal acorde con lo que está
establecido en el PCD.

SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

FUNCIONES DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE
ARCHIVO
ARCHIVOS DE GESTION
ETAPA DE ARCHIVO DE GESTIÓN
Un documento es útil para la gestión de los asuntos mientras predomina en él valor
administrativo primario, mientras se mantiene en la edad activa. En esta etapa los documentos
se conservan en las oficinas debido a que su tramitación no ha concluido y/o son consultados
con frecuencia.
La frecuencia de la consulta, junto a la vigencia administrativa, van a determinar el valor de los
documentos, su edad y, como consecuencia, la formación de las etapas archivísticas: el
documento se conservará en un archivo de gestión mientras su tramitación no haya concluido.
Este origen de los documentos tiene lugar en las oficinas como generados o recibidos y el
proceso de acumulación se inicia también en ellas, constituyendo los archivos de gestión.
Los archivos de gestión tienen una importancia notable en la organización de los archivos
administrativos y, siguiendo unas normas básicas de organización archivística, facilitará el buen
funcionamiento del sistema institucional de archivo.
La organización documental sistémica desde sus inicios en los archivos de gestión es de vital
importancia por que facilitara la gestión administrativa institucional y mejorara el flujo de la
información institucional eliminando así trabas burocráticas el tramite demás, y será preciso en
la toma de decisiones.

SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

AGRUPACIONES
DOCUMENTALES
Fondo documental

Sección Documental
FINANCIERA

Serie Documental Comprobantes

de Pago
(TESO.01)

Documento Del 001 al 300

De Archivo

2008-2016
 Fondo Documental

• Es la agrupación de documentos de toda

una entidad.
• Corresponde a la totalidad de documentos
que se producen (reciben y emiten) en una
entidad pública.
• El nombre del fondo siempre corresponde al
nombre oficial de la entidad pública que
produce los documentos.
• Cuando una entidad recepta documentos
de otra entidad (fusión, integración) lo
receptado se conoce como subfondo.
 Sección Documental
• Es la división del fondo
documental
Alcaldía
• Corresponde a la
dependencia u oficina
• El nombre de la sección
omite el término gerencia,
división, oficina Secretaría
General
• El nombre de la sección
puede ser también el
nombre del asunto
principal que genera Gerencia
documentos Administración
Municipal
 Serie Documental
1. Es el conjunto de documentos
que poseen características Comproba Resolucion
ntes de es
comunes,
Pago
2. Pueden tener el mismo tipo
documental (informes,
memorandos, libros de
contabilidad, etc.) Conciliacio
Órdenes de
3. Pueden tener el mismo asunto nes
Servicio
bancarias
4. son archivados, usados y pueden
ser transferidos, conservados o
eliminados como unidad.
Codificación de agrupaciones documentales
Dependencias Sección Código
Dirección Regional de Cultura Dirección Regional DIRE.00
Gerencia de Administración Administración ADMI.00
Sub-gerencia de Logística Logística LOGI.00
Sub-gerencia de Tesorería Tesorería TESO.00
Sub-gerencia de adquisiciones Adquisiciones ADQU.00
Área de compras Compras COMP.00
División de Operaciones Operaciones OPER.00
Oficina de Sistemas y Tecnologías de la Sistemas y tecnologías de la SITI.00
Información información
Subgerencia de Desarrollo urbano, Desarrollo Urbano, División DUDT.00
división territorial y planificación Territorial y planificación
La Serie Correspondencia:
Es la denominación de la serie que contiene documentos
conformados por comunicaciones (oficios, memorandos, cartas,
solicitudes, circulares y otros) en originales o copias, cuyos documentos
no son originados por las funciones principales de la unidad orgánica y
no integran otra serie documental.
 ¿Qué entendemos por Archivo de Gestión?

Archivo de Gestión
Es el responsable de la organización,
conservación y uso de la documentación
recibida o producida por una entidad orgánica y
de transferirla al Archivo Periférico o al Órgano
de Administración de Archivos.
 Factores de Valoración

•Identificación Evaluación y
Disposición Final del
Documento Archivístico
Marco legal y normativa interna que permita determinar el periodo de retención.

El cumplimiento del marco legal vigente y las normas internas de la entidad, permiten
establecer el valor y el periodo de retención de la serie.

Constitución Política del Perú

Ley Orgánica del Poder Ejecutivo
Ley de Modernización de la Gestión Pública
Ley Orgánica de Creación del Sistema
Ley Orgánica de creación de la entidad
D.S. que apruebe su reglamento

Ley del Sistema

Ley del
Nacional de Control y
Procedimiento Normas de Auditoría,
de la Contraloría
Administrativo Código Tributario, etc
General de la
General
República

Caducidad Prescripción
El contexto de producción que da origen a la serie documental
La serie es generada en razón de un proceso, procedimiento o función establecida en
los documentos de gestión de la Entidad Pública, por lo que debe reflejar dicha
particularidad evitando que se repitan los nombres de serie en cada sección del PCDA,
salvo el de la correspondencia.
Administrar, en forma directa o por terceros, los
recursos del Fondo de crédito actual y proponer Art. 45.- del Dirección
las medidas administrativas para su sostenibilidad ROF de de
y cumplir con los objetivos del FONDEPES FONDEPES Inversiones
procurando nuevas Líneas de crédito

Formular las políticas, planes, componentes Dirección de

pedagógicos de los modelos de servicio educativo Art. 124.- Servicios
y demás documentos normativos en el ámbito de del ROF de Educativos en
MINEDU el ámbito
su competencia. rural

Cumplir y hacer cumplir las directivas y

procedimientos de administración y control
interno en las filiares; así como, apoyar a los
Art. 43.- del Oficina de
órganos de línea en el cumplimiento de sus
ROF de IRTP Filiales
funciones, dentro de su ámbito geográfico, en
coordinación con los demás órganos
correspondientes.
Importancia de la unidad de organización
productora de documentos.

Priorizar la conservación de los documentos archivísticos generados o recibidos por las unidades
de organización de la alta dirección, áreas ejecutivas u órganos especializados que pueden ser
fuente de investigación o de información para la Entidad Pública.

Actas de Sesión Informes Anuales

Resoluciones de
del Consejo de Gestión
Gerencia General
Directivo Ejecutiva
 Frecuencia de consultas de cada serie.

Existe una relación directa entre el periodo de retención de la serie y las consultas que se
realicen de los documentos que la componen. A mayor consulta se extiende el periodo de
retención en el archivo de gestión

Consultas Serie AG. AC

> 250 al mes Historias 5 25
Clínicas
< 250 al mes Papeletas de 2 10
Permiso
Características de los documentos
Los tipos documentales y la información que contienen los documentos archivísticos
son agente que se considera para establecer el periodo de retención de la serie
documental en el archivo de gestión y central

Expedientes de
Procedimientos
Administrativos Pecosas
Disciplinarios
Protección de datos personales o garantía de
accesibilidad de la información pública.
La conservación de cada serie se orienta a la protección de información personal o
cumplimiento de las normas del derecho a la intimidad, asimismo garantiza el acceso a
información pública requerida por el ciudadano

Reportes de Ingreso
Legajos de Personal Planillas de Haberes
y Salida
Existen dos valores que se registran
en el PCDA:

Permanente
Corresponde al valor que tiene la serie documental, de acuerdo al marco
legal vigente, importancia para la investigación, derecho de acceso
ciudadano, rendición de cuentas sin prescripción, utilidad para las
investigaciones científicas, sociales, culturales, la historia o memoria
colectiva de la sociedad, que no puede eliminarse.

Temporal
Corresponde al valor que tiene la serie documental, una vez que los
documentos que la conforman hayan cumplido los fines administrativos,
fiscales, contables, legales, entre otros, que la originó, siendo innecesarios
para la Entidad.
 Sobre el Comité Evaluador de Documentos:
• La entidad debe conformar el
Comité Evaluador de Documentos
(en adelante CED) mediante
resolución emitida por la más alta
autoridad y hacer de conocimiento
al Archivo General de la Nación.
• Participa activamente en la
elaboración del PCDA y brinda
opinión favorable sobre la
eliminación de documentos.
• Está integrado por los (las) titulares
o representantes de: La máxima
autoridad, quien asume la
presidencia; la oficina de Asesoría
Jurídica o la que haga sus veces; la
Unidad de Organización
responsable de los documentos a
evaluar y el Archivo Central o el
que haga sus veces, quien asume la
secretaría técnica.
 Opinión técnica del Archivo Central.

La opinión técnica del Archivo Central es

considerada como factor a evaluar por el
Comité Evaluador de Documentos.

Crecimiento o volumen de la serie en el

archivo de gestión y Central.

La entidad evalúa la cantidad de documentos producidos en cada gestión tomando en

cuenta la duplicidad o copias que genera, si existen documentos que recopilen
información similar y la disponibilidad de espacio en las oficinas o el repositorio del
Archivo Central para establecer los periodos de retención en el Archivo de Gestión y
Central.

Migración o Sustitución de soportes.

Como consecuencia de la digitalización o micrograbación de información

contenida en los documentos archivísticos de la serie para establecer los
periodos de retención en el Archivo de Gestión y Central.
 Programa de Control de Documentos
Archivísticos:
El PCDA establece
1. El nombre de las series documentales producidas,
2. El valor asignado a cada serie
3. El periodo de retención en el archivo de gestión y central.

Está conformado por los siguientes formatos:

1. Ficha Técnica de Series Documentales (en adelante FTSD). Anexo 1

2. Tabla de Retención de Documentos Archivísticos (en adelante TRDA). Anexo 2

La Unidad de Organización y el CED reciben el asesoramiento, orientación y

absolución de consultas del Archivo Central de la entidad

El Archivo Central elabora un El Archivo Central comunica el inicio de la

cronograma de trabajo para la elaboración del PCDA a las Unidades de
elaboración del PCDA. Organización brindando formatos de registro
de información para tal fin.
Marco legal y normativa interna que permita determinar el periodo de retención.
El cumplimiento del marco legal vigente y las normas internas de la entidad,
permiten establecer el valor y el periodo de retención de la serie.
Se tiene la serie Papeletas de
permiso que de acuerdo al
Reglamento Interno de Trabajo
deben quedarse por un periodo
mínimo de diez años,
 RJ N° 022-2019-AGN/J
Directiva N° 02-2019-AGN/DDPA
Normas para la Transferencia de
Documentos Archivísticos de
las entidades Públicas
 ¿Que es la Transferencia de Documentos Archivísticos?

Archivo de Gestión
Es un el traspaso de
Procedimi que consiste enla fracción de remitida desde al Archivo Central
ento serie
archivístic documental Archivo
o
Periférico
al vencimiento de su periodo de
retención establecido en el Programa de
Control de Documentos Archivísticos
Cronograma de Transferencia de
Objetivo
documentos aprobado por la entidad
pública.
Regular el procedimiento de
transferencia de documentos Ordinaria
archivísticos en las entidades Existen 2
públicas tipos de
transferenci
Extraordina
a
ria
Requisitos de la Unidad de Organización

La unidad de organización

identifica ciclo vital

Establecido en el
acuerdo a y/O PCD
series documentales

periodos de
retención

Designa Un representante Coordinar con el

A.C.
 Requisitos para la Transferencia
1. El documento debe estar identificado, clasificado y ordenado, conformando su respectiva
serie documental
Tipo Data crónica
Identificado documental
Data Productor
Proceso / Onomástica
Función /
Actividad / Data Tópica
Tarea / Acción
/ Asunto

clasificado Serie Documental

Numérico Alfabético Por fechas

Ordenado
 Requisitos para la Transferencia

2. No se remite boletines, documentos de apoyo informativo, normas legales, fotocopias de

documentos originales, periódicos, revistas, borradores, ni formatos o formularios en
blanco.

copia
 Requisitos para la Transferencia

3. El documento debe encontrarse valorado de acuerdo a su ciclo vital, trámite o periodo de

retención establecido en el PCDA actualizado y aprobado por la entidad.

ALCALDÍA valor AG AP AC TOTAL

Resoluciones Jefaturales P 4 6 20 30
Actas de Sesión de Concejo P 4 0 26 30
Correspondencia T 2 0 8 10
4. el documento debe conservarse en un óptimo estado, sin enmendaduras, alteraciones
físicas, presencia de agentes xilófagos, para lo cual se deben controlar los factores de
deterioro.
5. Para la transferencia, se debe separar de sus archivadores de palanca los documentos a
transferir, conformar paquetes y ubicarlos en Unidades de Archivamiento predeterminados
por el OAA.
6. Retirar grapas, clips de metal, sujetadores metálicos, micas de plástico,
notas autoadhesivas con información no relevante y otros.
7. Los documentos de soporte electrónico o audiovisual (planos, radiografías, cartas
geográficas, fotografías, videos, discos compactos, entre otros) que se encuentren adjuntos
a los expedientes en soporte de papel pueden retirarse y referenciarse, de acuerdo a las
especificaciones técnicas brindadas por el OAA
8. Para las transferencias ordinarias, los documentos deben encontrarse adecuadamente
foliados, manteniendo el orden original del trámite y procedencia.

Memorándum N° 021-2019-MM3L-OPP
Fecha: 25 de agosto del 2017

Memorándum N° 021-2019-MM2L-SG
TESORERÍA Fecha: 21 de agosto del 2017

Comprobante de Pago N° 001 1- 2017

Comprobantes de Pago Fecha: 29 de agosto del 2017

TESO.01

Del 001 - 207

Enero – Febrero
2017

01 Puede existir por

Norma interna
Una forma
secuencial. De
acuerdo a cada
trámite
Etapas de la
Transferencia:
Presentación.- En la fecha programada, el
archivo de gestión o periférico transfiere
los documentos al OAA, debiendo
presentar el Inventario de Transferencia de
Documentos (en adelante ITD)
debidamente llenado y suscrito.

Verificación.- El personal del OAA verifica lo siguiente:

1. El ITD debe coincidir con los documentos materia de transferencia.
2. El estado de conservación de los documentos a transferir.
3. La foliación conforme a la normatividad vigente.
4. El rótulo de las unidades de archivamiento o conservación.
5. En caso de contar con un sistema informático de archivo, los documentos
materia de transferencia deben estar debidamente registrados en el
mismo.
6. La cantidad de metros lineales debe coincidir o aproximarse a la cantidad
programada o reportada en el ITD.
7. Otros datos que considere pertinente el OAA.
Suscripción del Inventario.- Finalizada la verificación y subsanadas las
observaciones,

el OAA procede a recibir la transferencia de documentos suscribiendo el

ITD, conservando el original y devolviendo una copia al archivo remitente.

Todas las páginas del Inventario deben estar visadas por el Jefe del OAA y
por el/la servidor(a) de la UO que transfiere

. El ITD es archivado y conservado para futuras consultas sobre

transferencias realizadas con el OAA.
Formato EsSalud
 Cuerpo

35 a 39 cm Nivel

0.90 a 1.20
Anaquel

Balda
 0.80 a 1.00 metro

0.80 a 1.00 metro

 0.80 a 1.00 metro

0.80 a 1.00 metro

 Normas para la Eliminación de
Documentos Archivísticos de
las entidades del Sector Público
 OBJETIVOS: A. Garantizar la eliminación de documentos
innecesarios en los archivos de las entidades
Establecer el del sector público.
procedimiento para la
autorización de B. Descongestionar de manera eficiente y
eliminación de progresiva los repositorios de los archivos
documentos de de las entidades del sector público.
archivo en las C. Asegurar el uso racional de recursos,
entidades del sector equipos, mobiliario y espacios físicos.
público
D. Uniformizar el procedimiento de
eliminación de documentos en las entidades
del sector público.
 El Archivo General de la Nación,
ente rector del sistema nacional de archivos
y los archivos regionales, en el ámbito de su
competencia y de acuerdo a las
disposiciones legales vigentes, son los
únicos facultados para autorizar la
eliminación de documentos propuestos por
las entidades del sector público.

En la entidad, el Archivo Central o el que

asuma sus funciones es responsable de
conducir la elaboración de la propuesta de
eliminación, el comité evaluador de
documentos asume la evaluación de la misma
y su aprobación.
PRINCIPIOS DE LA
ELIMINACIÓN DE
DOCUMENTOS
 PRINCIPIO DE LEGALIDAD / AUTORIZACIÓN

La eliminación de documentos se realizará cuando hayan perdido

completamente su valor y utilidad administrativa, de acuerdo a la
norma vigente.

PRINCIPIO DE IRREVERSIBILIDAD

La eliminación se llevará a cabo empleando cualquier método que

garantice la imposibilidad de reconstrucción y su posterior utilización
de los documentos, así como la recuperación de cualquier información
contenida en ellos. Es deseable que el método utilizado sea
respetuoso con el medio ambiente así como, en la medida de lo
posible, el resultado se pueda reciclar.
 PRINCIPIO DE SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD

Los documentos que incluyan datos de carácter personal o

confidencial deben eliminarse de acuerdo con un procedimiento que
garantice la preservación de su información hasta el momento de su
destrucción y la imposibilidad de recomposición, tanto de la
información como de los soportes.

PRINCIPIO DE OPORTUNIDAD
La eliminación debe efectuarse en el tiempo necesario, de forma que
ningún documento debe ser eliminado antes de lo establecido; es
también importante que no se conserven los documentos más tiempo
de lo necesario. La eliminación es una actividad programada por las
entidades del sector público, en caso existan motivos para conservar
los documentos más allá de los plazos de retención establecidos en el
Programa de Control de Documentos, se deben justificar dichos
motivos para su posterior modificación.
PRINCIPIO DE ACTUACIÓN DOCUMENTADA

El proceso de eliminación debe siempre

documentarse, de esta forma los
inventarios, informes, actas de sesión,
copias de correos electrónicos solicitando
información adicional, oficios y registros
son prueba de veracidad de las
actuaciones durante el procedimiento.
 ¿En que consiste la eliminación de
documentos?
La eliminación es un procedimiento que consiste en la
destrucción de documentos, previa autorización del
Archivo General de la Nación y los Archivos Regionales en
el ámbito de su competencia. Los documentos de archivo
que se propone a eliminar son aquellos que tienen valor
temporal, en tanto son imprescindibles y sin trascendencia
una vez cumplido el fin administrativo, fiscal, contable o
legal que los originó.
El procedimiento de eliminación de documentos, es único,
implica responsabilidad funcional y administrativa, es
conducido por el Órgano de Administración de Archivos o
el que asuma la función en la entidad.