Descripción y análisis de

puestos
 Definiciones básicas

Tarea:
Conjunto de actividades individuales que ejecuta el ocupante
al puesto.
Funciones:
Es el conjunto de actividades, tareas que ejerce el ocupante
de un puesto de manera sistemática y reiterada.
Puesto:
Conjunto de funciones con posición definida dentro de una
estructura organizacional.
 Descripción de puestos

La descripción de puestos consiste en especificar, detallar : tareas, deberes y

responsabilidades del cargo
Una descripción de puesto es un documento conciso de
información objetiva que identifica la tarea por cumplir y la
responsabilidad que implica el puesto.  Además bosqueja la
relación entre el puesto y otros puestos en la organización,
los requisitos para cumplir el trabajo y su frecuencia o
ámbito de ejecución

Es necesario que se analice y describan los puestos para

conocer:
 Su contenido
 Sus especificaciones
 Descripción de
1. Nombre del puesto
puestos 2. Posición del puesto en el organigrama
3. Contenido del puesto

 En la descripción se debe considerar : Nivel del puesto, subordinación,

supervisión, tareas o atribuciones ( diarias, semanales, mensuales).
 Contenido de una descripción de puestos

Descripción de puestos

Nombre del puesto: Fecha de elaboración:

Código: Fecha de Revisión:

Departamento:

Descripción general:

Descripción especifica:
 Descripción de puestos

Nombre del puesto: secretaria ejecutiva Fecha de elaboración:

Código: SE412 Fecha de Revisión:

Departamento: Recursos Humanos

Descripción general:
Tomar notas y redactar en español, mecanografiar notas en ingles y español, programar
reuniones, orientar las visitas y encargarse del archivo

Descripción especifica:
• Recibir, clasificar y distribuir correspondencia.
• Tomar dictado de cartas y textos.
• Revisar textos y asuntos recibidos; cumplir informes.
• Organizar y mantener los archivos.
• Mantener los elementos necesarios al puesto: material de oficina, servicios generales,
requisiciones, pedidos, participar en compromisos menores.
• Ejecutar tareas conexas a las ya descritas.
 Análisis de puestos

El análisis de puesto es definido como el procedimiento mediante el

cual se determinan los deberes y las responsabilidades de las
posiciones y los tipos de personas (en términos de capacidad y
experiencia) que deben ser contratadas para ocuparlas
 ¿Cuándo realizar un análisis de puestos?
 Cuando se funda la organización
 Cuando se crea nuevos puestos
 Cuando se modifican de manera significativa los puestos como
resultados de nuevas tecnologías o procedimientos
 Cuando se va a actualizar el sistema de compensación y de
salarios de una empresa.

 Los empleados se quejan de que no saben qué tareas específicas se les requiere cumplir;
con frecuencia se producen conflictos y malentendidos.
 La competencia y la autoridad de los supervisores se superponen, lo que provoca
duplicación de esfuerzos y conflictos ocasionales.
 La contratación y selección son ineficaces; se asigna a empleados tareas para las cuales no
tienen las condiciones necesarias.
 La mano de obra no está adecuadamente capacitada.
 La productividad general de la organización no resulta aceptable para la administración.
Otras causas  La corriente de trabajo no es uniforme; padece de retrasos y es incompleta.
Beneficios del análisis de puestos

Para el cliente Para LA EMPRESA

 Permite conocer y comprender
mejor los deberes del puesto.
 Puede ser utilizado como una
guía para su desarrollo.
 Mejora su conocimiento sobre el
flujo de trabajo de su unidad
 Permite realizar una mejor
selección del personal
 Facilita efectuar una evaluación
objetiva de sus subalternos.
 1. Grado de instrucción necesario
Requisitos
2. Experiencia
intelectuales 3. Iniciativa
4. Aptitud

1. Esfuerzo físico necesario

Requisitos físicos 2. Concentración necesaria
3. Complexión física necesaria

Análisis de 1. Materia y equipo necesario

puestos
2. Métodos y procesos
3. Dinero, títulos o documentos
Responsabilidad 4. Información confidencial
incluida 5. Seguridad de terceros

Condiciones de 1 Ambiente de trabajo

trabajo 2 Riesgos inherentes
  Grado de Instrucción: Graduada de la carrera técnica de secretariado
Requisitos intelectuales  Experiencia: 2 años en puestos similares
 Otras aptitudes: rapidez digital, fluidez mental, excelente razonamiento,
capacidad para prever nuevas situaciones.
 Responsabilidad sobre las maquinas que utiliza para el desempeño de
Responsabilidad supuesto.
 Responsabilidad sobre los documentos de trabajo.
 Mucha discreción en asuntos confidenciales.

Condiciones de trabajo  Ambiente de trabajo: Trabajo en oficina, salas de reunión.

Métodos de descripción y
análisis de puestos
 Observación directa

 Es uno de los métodos más utilizados, tanto

por ser el más antiguo como por su eficiencia.
 El análisis del puesto se efectúa mediante la
observación directa y dinámica del ocupante
del cargo, en pleno ejercicio de sus funciones,
en tanto que el analista de anota los puntos
claves de su observación en la hoja de análisis
de cargos.
 Como no siempre responde a todas las
preguntas ni disipa todas las dudas, por lo
general la observación va acompañada de  El analista de cargos recolecta los
entrevista y discusión con el ocupante o con datos acerca de un cargo mediante la
observación de las actividades que
su supervisor. realiza el ocupante.
 La participación del analista de cargos
en la recolección de la información es
activa; la del ocupante es pasiva.
 Observación directa
Ventajas
 Veracidad de los datos obtenidos, debido
a que se originan en una sola fuente y al
hecho de que esto sea ajeno a los
intereses de quien ejecuta el trabajo.
 No requiere que el ocupante deje de
realizar sus labores.
 Método ideal para aplicarlo en puestos
simples y repetitivos de correspondencia
adecuada entre los datos obtenidos y la
fórmula básica del análisis de cargos.
Desventajas
 Costo elevado, pues para que el método
sea completo el analista de cargos
requiere invertir bastante tiempo.
 La simple observación, sin el contacto
directo y verbal con el ocupante, no
permite obtener datos realmente
importantes para el análisis.
 No se recomienda que se aplique en
cargos que no sean simples o repetitivos.
 Cuestionario

 El análisis se realiza solicitando al personal (generalmente

los que ejercen el cargo que será analizado o sus jefes o
supervisores) que llene un cuestionario de análisis de
puestos, o que responda a las preguntas relacionadas con
todas las indicaciones posibles acerca del puesto, su
contenido y sus características.

 La participación del analista de puestos en la recolección

es pasiva (recibe el cuestionario); la del ocupante es
activa (llena el cuestionario).
 Cuestionario

ventajas Desventajas
 Proporciona una visión más amplia de su  No se recomienda su aplicación en
contenido y de sus características, puestos de bajo nivel en el que el
además de que participan varias ocupante tiene dificultad para
dependencias de la empresa. interpretarlo y responderlo por escrito.
 Este método es el más económico para el  Exige que se planee y se elabore con
análisis de cargos. cuidado.
 Es el que más abarca, pues el cuestionario  Tiende a ser superficial o distorsionado,
puede ser distribuido a todos los en lo que se refiere a la calidad de las
ocupantes de cargos, y devuelto con respuestas escritas.
relativa rapidez tan pronto como lo hayan
respondido. Esto no ocurre con los otros
métodos.
 Es el método ideal para analizar puestos
de alto nivel, sin afectar el tiempo ni las
actividades de los ejecutivos.
 Entrevista directa

 Garantiza una interacción frente a frente entre el analista y el

empleado, lo cual permite la eliminación de dudas y
desconfianzas. Se basa totalmente en el contacto y en los
mecanismos de colaboración y de participación.

Características
Características  La recolección de datos se hace mediante una
entrevista del analista con el ocupante del cargo, en la
que se hacen preguntas y se dan respuestas verbales.
 La participación del analista y del ocupante es activa.
 Entrevista directa
ventajas
 Los datos relativos a un cargo se obtienen
a partir de quienes lo conocen mejor.
 Hay posibilidad de dialogar y aclarar todas
las dudas.
 Este método es el de mejor calidad y el
que proporciona mayor rendimiento en el
análisis, debido a la manera racional como
se obtienen los datos.
 Puede aplicarse a cualquier tipo de cargos.
desventajas
 Una entrevista mal dirigida puede
conducir a que el personal reaccione
negativamente, lo que resulta en falta de
comprensión y no aceptación de sus
objetivos.
 Puede generar confusión entre opiniones y
hechos.
 Si el analista no se preparó bien para
realizarla, se pierde demasiado tiempo.
 Costo operativo elevado: exige analistas
expertos y que el ocupante deje de hacer
su trabajo.
 Método mixto

Es una combinación de los métodos desarrollados, busca eliminar las desventajas

existentes en cada método. Se puede aplicar de la siguiente forma:

 Cuestionario y entrevista: en principio el ocupante llena el cuestionario y después

se hace una entrevista rápida; el cuestionario se tendrá como referencia.
 Cuestionario con el ocupante y entrevista con el superior, para profundizar y
aclarar los datos obtenidos.
 Cuestionario y entrevista, ambos con el superior.
 Observación directa con el ocupante y entrevista con el superior.
 Cuestionario y observación directa, ambos con el ocupante.
 Cuestionario con el superior y observación directa con el ocupante, etc.

La elección de estas combinaciones se hará según las particularidades de cada
empresa, tiempo, objetivos del análisis y descripción de cargos.