APLICACIÓN DE

PERSONAS

INGENIERA: YEIME POALA MENDOZA GONZÁLEZ

UNIVERSIDAD PONTIFICIA BOLIVARIANA. MONTERÍA
DISEÑO DE FUNCIONES

Las Funciones

Son la base

De la aplicación

De las personas

En tareas
organizacionales
 DESCRIPCIÓN DE DISEÑO DE FUNCIONES

Tarea Atribución Función Cargo

Tarea individual Actividad Conjunto de Conjunto de

que ejecuta el individual tareas o funciones con
ocupante del que ejecuta atribuciones posición
cargo la persona que el ocupante definida en la
que ocupa un del cargo estructura
cargo ejecuta de organizacional
manera
sistemática y
reiterada.
 DISEÑO DE FUNCIONES

Se establecen 4 condiciones:
Conjunto de tareas a
Contenido del Cargo
cumplir
Métodos Cómo se deben
y Procesos cumplir las tareas

Responsabilidad A quién deberá

reportar
Autoridad A quién deberá
supervisar
DISEÑO DE CARGOS

Diseñar un cargo significa definir cuatro

condiciones básicas:
Contenido del cargo Responsabilidad

Métodos y procesos de trabajo Autoridad

Modelos de Diseño de Modelo Clásico o Tradicional

Cargos Modelo humanístico
Modelo situacional o contingente
 ANÁLISIS DE PUESTO
Definición:
Según el libro de Administración de personal de Gary Dessler es:
“El procedimiento a través del cual se determinan los deberes y las
responsabilidades de las posiciones y los tipos de personas (en
términos de capacidad y experiencia) que deben ser contratadas
para ocuparlas”.

 Según William Werther y Keith Davis en el libro de Administración

de Personal y Recursos Humanos, análisis de puesto es:

 “Recolección, evaluación y organización de información sobre un

puesto de trabajo determinado”
 Planeación de
Actividades Responsabilidades Deberes
RRHH

Reclutamiento

Selección
Descripción de
Capacitación
puestos
Análisis de Evaluación de
puesto desempeño
Especificaciones
de puesto Compensación

Seguridad e
higiene

Relaciones
Conocimiento Cualidades Habilidades laborales y con
empleados
ANÁLISIS DE PUESTO
ANÁLISIS DE PUESTO

Situaciones donde se necesita o recomienda el análisis

de puesto:
 Cuando se funda la organización
 Cuando se crea nuevos puestos
 Cuando se modifican de manera significativa los
puestos como resultados de nuevas tecnologías o
procedimientos
 Cuando se va a actualizar el sistema de
compensación y de salarios de una empresa.
 DATOS QUE SE REÚNEN EN EL ANÁLISIS
DE PUESTO
Actividades del trabajo
 Actividades y procesos del trabajo.
 Registros de las actividades
 Procedimientos utilizados.
 Responsabilidad personal.

Actividades orientadas al trabajador

 Comportamiento humano, como acciones físicas y la comunicaci6n en el
trabajo.
 Movimientos elementales para el análisis de métodos.

Maquinas, herramientas, equipo y ayudas que se utilizan para el trabajo

 DATOS QUE SE REÚNEN EN EL ANÁLISIS
DE PUESTO
Tangibles e intangibles relacionados con el puesto
 Conocimientos con los que se debe tratar o aplicar.
 Habilidades requeridas

Desempeño del trabajo

 Análisis de error.
 Normas de trabajo.
 Medición del trabajo, como el tiempo necesario para una tarea.

Contexto del puesto (Programa de trabajo. Incentivos)

 Condiciones físicas de trabajo.
 Requerimientos personales para el puesto
BENEFICIOS DEL ANÁLISIS DE PUESTO

Beneficios para los gerentes de departamentos

 Mejora su conocimiento sobre el flujo de trabajo de su unidad
 Permite realizar una mejor selección del personal
 Facilita efectuar una evaluación objetiva de sus subalternos.

Beneficios para los empleados

 Permite conocer y comprender mejor los deberes del puesto.
 Puede ser utilizado como una guía para su autodesarrollo.
 PROCESO DE OBTENCIÓN DE
INFORMACIÓN

1. Asegurar, para su éxito, que el apoyo de la

administración superior sea visible.
2. Identificar los puestos que es necesario analizar.
3. Escoger el método que se utilizará para la obtención
de los datos
4. Reunir y organizar la información obtenida
5. Revisar la información con los participantes
6. Desarrollar una descripción y especificación de
puesto
 PROCESO DE OBTENCIÓN DE
INFORMACIÓN PARA EL ANÁLISIS DE
PUESTOS
1. Apoyo visible de la administración superior- Gerencia
Anuncio oficial que contenga elementos como:
 La razón fundamental para realizar este análisis.
 La persona o grupo que se encargará de su preparación y
ejecución.
 Las unidades de organización que abarca el programa.
 El calendario para la puesta en vigor.
 Qué se esperará de los empleados y administradores
durante el desarrollo del programa
Proceso de obtención de información para
el análisis de puestos

2.Identificar los puestos que es necesario analizar.

Para ello, se debe utilizar un organigrama o, de existir,
también sería útil el análisis de puesto anterior
Organigrama
Gráfica que muestra el esqueleto de la estructura
organizacional y donde se presenta el título de la
posición y a través de líneas conectoras quien
reporta a quien, y quien está a cargo de qué
departamento.
 Proceso de obtención de información para
el análisis de puestos
3. Escoger el método que se utilizará
• Observación Directa
• Método del cuestionario
• Método de entrevista
• Métodos mixtos
• Método del diario de actividades
• Método de incidentes críticos
• Método de recopilación de información
OBSERVACIÓN DIRECTA

 Concepto: Consiste en la observación directa del empleado

mientras realiza las tareas y funciones propias de su puesto.
 Características: Utilización en tareas repetitivas- periodo de
adaptación- Comunicación al empleado de que va a ser
observado.
 Ventajas: Procedimiento objetivo y empírico-Registro
sistemático y homogéneo de datos.
 Inconvenientes: El hecho de observar interfiere el
comportamiento- Se requiere tiempo y esfuerzo, costoso- No
se utiliza en puestos no manuales-La persona observada no
participa de forma activa.
 CUESTIONARIO

 Concepto: Registro mediante el que se pretende recoger

información de todos los aspectos relacionados con el puesto.
 Características: Sencillo y fácil de comprender - Lo rellena el
titular del puesto y lo supervisa su superior inmediato - Sólo un
cuestionario por puesto (no personas) - Cuestionario puede ser
abierto o cerrado.
 Ventajas: Proporciona mucha información si el cuestionario es
exhaustivo y si es revisado por el superior - Participación activa
de los titulares.
 Inconvenientes: No utilizar en puestos bajos -Supone un
trabajo de análisis - Tendencia a exagerar por parte del titular
del puesto.
 ENTREVISTA

 Concepto: Consiste en recabar información del puesto

mediante una entrevista realizada por el especialista y el titular
del puesto. Conviene que la entrevista esté estructurada.
 Ventajas: Versatilidad en la obtención de dato ya que estos se
obtienen cara a cara con el titular.- Método personalizado,
mayor riqueza informativa- Interacción directa permite eliminar
posibles reticencias.
 Inconvenientes: Requiere emplear grandes dosis de tiempo y
esfuerzo por lo que resulta costoso.
MÉTODOS DEL DIARIO DE ACTIVIDADES

 Concepto: Consiste en un autoinforme del titular del puesto. Debe

registrar diaria y sistemáticamente las actividades que desarrolla,
especificando el tiempo que les dedica. Es un método sujeto a
distorsión, dado que se trata de un autoregistro.
 Ventajas; El analista ahorra tiempo, Los empleados pueden incluir
en la bitácora toda la diversidad de sus tareas rutinarias sin tener
que interpretar preguntas ambiguas., El método elimina la renuencia
que tienen algunos empleados a participar en entrevistas.
 Incovenientes: El analista no puede observar los factores que
afectan el desempeño del puesto. Los empleados tal vez
sospechen que las bitácoras se emplearán para hacer análisis de
tiempos que permitan a la administración fijar normas de
producción. El método se limita a puestos rutinarios y repetitivos.
INCIDENTES CRÍTICOS

 Concepto: Consiste en observar y detectar las

actuaciones del titular del puesto a analizar que conllevan
consecuencias positivas con el objetivo de captar y
registrar las conductas o incidentes indispensables para el
buen desempeño del puesto de trabajo.
MÉTODOS MIXTOS

Concepto: Utilización de varios métodos al mismo

tiempo. Normalmente se utiliza observación directa y
entrevista, y cuestionario y entrevista.
Ejemplo en el con de un banco con sucursales en el
interior del país.
Posiciones Método
Gerencial y de Entrevista
supervisión Cuestionario
Trabajos rutinarios o
Observación directa
manuales
Entrevistas
Casa Matriz
Observación
Sucursales del interior Cuestionario
RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN

 Concepto: Consiste en recabar información

acerca de las descripciones de puestos ya
publicadas o bien realizadas en la misma empresa
con anterioridad.
 DETERMINACION DE LOS METODOS DE
ANALISIS.

En lo posible no debe
utilizarse un solo método.
(Observación Directa,
Cuestionario, Entrevista,
Informes Sucesivos).
 ¿CÓMO ELEGIR EL MEJOR MÉTODO DE
ANÁLISIS DE PUESTOS?

 Tipos de puestos:
Los puestos profesionales y de supervisión se
prestan al análisis mediante entrevistas y cuestionarios.
El trabajo de rutina puede ser estudiado mediante la
observación y las bitácoras.

 Acceso del analista al lugar de trabajo:

Las encuestas puede ser una buena alternativa en las
sucursales distantes geográficamente.
La entrevista y la observación pueden ser más
convenientes para los puestos de la casa matriz.
 ¿CÓMO ELEGIR EL MEJOR MÉTODO DE
ANÁLISIS DE PUESTOS?

 Preparación previa por el analista:

Si el analista tiene poco tiempo para prepararse el
método de bitácora es una opción, ya que los
cuestionarios exigen una inversión previa de mucho
tiempo para su diseño y ensayo.

 Aceptación por los empleados:

La observación pueden resultar contraproducentes si
no les precede una comunicación eficaz a los
empleados.
 ANÁLISIS DE PUESTO

4. Reunir y organizar la información obtenida

5. Revisar la información con los participantes con el
objetivo de verificar la corrección del mismo.
6. Desarrollar una descripción y especificación de
puesto
Descripción de puestos
Una descripción de puesto es una explicación escrita de las
responsabilidades, las condiciones de trabajo y otros
Especificación de puesto
Resume las cualidades personales, características, capacidades y
antecedentes requeridos para realizar el trabajo.
 ELEMENTOS DEL PUESTO

Elementos que componen las descripciones de puesto

 Identificación del puesto

 Fecha
 Resumen del puesto y sus responsabilidades
 Autoridad.
 Condiciones de trabajo .
 En algunos casos aparecen seguidamente la
especificación de puesto.
 "Puesto" versus "Cargo"
Las palabras puesto y cargo suelen emplearse indistintamente.
Sin embargo, hay diferencias entre ambos términos.

 Cargo:
Se refiere a una misión o designación especial dentro de
la estructura de la organización.

 Puesto:
Alude a una ocupación que consiste en una serie de
tareas agrupadas en una unidad de trabajo que puede ser
desempeñada por una persona.
 DESCRIPCIÓN TECNICA DE PUESTOS

DESCRIPCIÓN
− Naturaleza: (descripción genérica del
puesto)
− Atribuciones: (descripción específica del
puesto)
− Relaciones de trabajo:
− Autoridad:
− Responsabilidades:
 POSICIÓN DEL CARGO EN EL
ORGANIGRAMA

Dirección Gral.

 Nivel del cargo

Dir. De Producción
 Subordinación
Dir. De Logística
 Supervisión
Secretaria de
 Relaciones Dpto.
Jefe de Compras

Jefe de Distribución

Jefe de Almacén
DEPENDENCIA JERÁRQUICA Y FUNCIONAL

 Concepto: Descripción de la situación del puesto dentro del

organigrama de la empresa.
 Organigrama: Descripción gráfica de la posición del puesto
dentro de la estructura de la organización.
 Dependencia jerárquica: Identificación del puesto
inmediatamente superior del que depende.
 Dependencia funcional: Determinación del puesto
responsable de la coordinación en lo relativo a las funciones
por las que se caracteriza el puesto definido.
 Naturaleza: :

Esta es una descripción sucinta de aspectos esenciales y específicos de las

tareas o labores asignadas al puesto, lo que hace que se distinga del resto de
puestos existentes en la empresa. En este apartado se define si el trabajo es de
naturaleza operativo, apoyo, técnico, profesional o administrativo; su
complejidad, responsabilidad y autoridad, las instrucciones que recibe, la
supervisión recibida y/o ejercida, así como el grado de independencia y
criterios necesarios para el desarrollo del trabajo y cómo son revisadas y
evaluadas las labores o tareas realizadas
 Funciones

Es la descripción breve, en términos generales y con algún grado de

importancia de las tareas o labores que son características del puesto. En
este apartado no se debe pretender incluir todas las tareas o labores que
se realizan en cada uno de los puestos, ni todas las que se describen serán
limitativas de lo que debe desempeñar la persona que ocupa ese puesto
de trabajo, por lo tanto, este es un apartado representativo de un puesto
en particular y existen varias formas de enmarcar su descripción.
 Funciones especificas, generales, especiales, particulares, etc.
 Funciones diarias, semanales, mensuales, anuales, etc.
 Funciones en orden de la más a la menos importante.
 Relaciones de trabajo

 Describe los contactos personales y de relaciones públicas que los

empleados deben mantener en el desempeño de sus atribuciones
tanto en forma intra como interinstitucional. Relaciones más
significativas, en términos de responsabilidad y dificultad, que
mantiene quien ocupa el puesto.
 R.Internas: Se indicarán las áreas de trabajo o puestos con los
que es necesaria una comunicación frecuente para el desempeño
de las funciones.
 R.Externas: Se identificarán las organizaciones externas con las
que se relaciona en el desempeño de las funciones.
 Autoridad

Es la descripción del grado de

decisión que el titular del puesto
tiene para actuar en las
diferentes actividades, tareas o
labores en que participa, sobre
que puestos tiene mando y
responsabilidad y en qué grado
se afectan sus relaciones de
trabajo.
 Responsabilidades

Se refiere a la descripción de los elementos que inciden en la

participación del servidor en la custodia, despacho, uso de equipo y
mobiliario, valores; así como por la eficiencia en el trabajo. Deben
indicarse en orden de prioridades y conforme su cuantía de utilización.
 Por supervisión de personal
 Por materiales y equipos
 Por métodos y procesos
 Por dinero, títulos y documentos
 Por información confidencial
 Por seguridad de terceros
 ESPECIFICACIONES DEL PUESTO

Requisitos mínimos exigidos

a) Educación:
b) Experiencia:
c) Habilidades y destrezas:
d) Condiciones de trabajo
 Educacionales o Académicos

Grado de educación escolar, media y/o universitaria indispensable.

 Experiencia

Describe el conjunto de conocimientos prácticos y/o técnicos

que se requieren del candidato para el desarrollo del trabajo,
preferentemente se debe dar en función del tiempo de
práctica dentro y/o fuera de la empresa o institución.
 Habilidades

La habilidad debe entenderse como la capacidad mental para

comprender y entender las formas de dar y recibir ordenes,
instrucciones, mensajes y otras formas o maneras de relación de
trabajo.
Intelectuales Físicas

 Instrucción básica  Esfuerzo físico necesario

 Experiencia anterior  Concentración visual

 Adaptabilidad al cargo  Destreza o habilidad

 Iniciativa necesaria  Complexión física

necesaria
 Aptitudes necesarias
Destrezas

Es la capacidad manual para ejecutar una actividad especifica;

esta función es práctica y tiene relación directa con la habilidad
necesaria y requerida para acometer una acción, actividad o
tarea.
Condiciones de trabajo
Aunque no es determinante para algunos casos esta sección, puede
servir como complemento a la información otorgada al aspirante del
puesto o a las autoridades para contratarlo correctamente. Puede
indicar: El esfuerzo con el grado de concentración y atención
necesaria para ejecutar las labores, el esfuerzo visual, auditivo o
muscular requerido para el desarrollo de las tareas asignadas.
Las condiciones de trabajo tanto ambientales agradables o
desagradables bajo las cuales debe actuarse y bajo la cuales el
empleado no puede ejercer control alguno y que pueden afectar su
estado físico o mental y exponerlo a accidentes o enfermedades que
lo incapaciten parcial o totalmente en sus labores. Las experiencias
en otros puestos de trabajo, conocimiento y/o dominio de idiomas,
edad limite requerida, sexo, antecedente laborales, penales y/o
policiacos, etc forman este apartado.
DISEÑO (O REDISEÑO) DE PUESTOS
 Simplificación del trabajo
Un trabajo se divide en tareas simples o repetitivas.
 Ampliación y rotación del trabajo
Expansión horizontal de actividades asociadas
 Enriquecimiento del trabajo
Ampliación vertical de responsabilidades.

Cinco principios al implantar el enriquecimiento de puesto

 Aumentar las exigencias del puesto
 Aumentar las responsabilidades del trabajador
 Proporcionar libertad para la programación del trabajo
 Proporcionar retroalimentación
 Proporcionar nuevas experiencias de aprendizaje.