1er Diplomado de Actualización en Regulación

Sanitaria, Administración y Legislación Farmacéutica

Módulo 1
Administración de operaciones

IBT Laura Elena Montero Molina

Cuernavaca, Morelos a 10 de Junio del 2017
 Administración de operaciones
Industria Farmacéutica Altamente regulada
• ¿Porque?

• Guiar las actividades en una empresa

• Toma de decisiones con bases cuantitativas y
cualitativas
 Decisiones
• Determinación del proceso en servicios
– Equipo y tecnología
– Flujo de proceso
• Capacidad
– Largo plazo: Inversiones o Venta de máquinas e
Instalaciones
– Corto plazo: Subcontrataciones, turnos extras,
personal temporal, eliminación de turnos,
reducción de la jornada laboral.
 Objetivo
• Desde el punto de vista estratégico el objetivo
de la administración de operaciones es
participar en la búsqueda de una ventaja
competitiva sustentable para la empresa.
 Estrategia
• Diseño de bienes y servicios
• Gestión dela calidad
• Estrategia de procesos
• Estrategias de localización
• Estrategias de organización
• Recursos humanos
• Gestión del abastecimiento
• Gestión del inventario
• Programación
• Mantenimiento
 Proceso
• Instalación a utilizar para producir el producto
• Tipo de equipo y tecnología
• Flujo del proceso
• Distribución de la planta
• Decisiones de largo plazo??
• Inversiones??
 Capacidad
• Análisis de la demanda a corto y largo plazo
• Tamaño de las instalaciones físicas que se
tienen o se construyen
• Cantidad de gente para las operaciones
 Inventarios
• ¿Qué comprar?
• ¿Cuánto comprar?
• ¿Cuándo comprar?
• Materias primas
• Semiterminados
• Producto Terminado
• Empaques
 Personal
– Selección
– Contratación
– Despidos
– Capacitación
– Supervisión
– Compensaciones
– Incentivos
 Tres fundamentos
• Calidad total.
– Sorprender al cliente con algo que ni siquiera imaginaba
– Entender necesidades. A lo largo de toda la empresa
• Método Científico
– Fundar decisiones en información y conocer la variación.
• Equipo totalmente integrado
– Creer en la gente
– Respeto, confianza y dignidad
– Todos ganan
 Misión y Visión
• La razón de ser de la organización

• Hacia donde va la organización

 Administración de procesos
• Flexibilidad del producto y de los procesos productivos
• Calidad del producto
• Predictibilidad y confiabilidad del proceso
• Integración del producto, proceso y organización
• Reducción de tiempos de respuesta para el lanzamiento de
nuevos productos.
• Eliminación de gastos no necesarios
• Reducción de tiempos de preparación y espera
• Automatización de los procesos
• Aumento de la productividad
 Como lograrlo?
• Tamaños de lote bien definidos y pensados
• No hay costos extra en las etapas de
producción
• Respuesta rápida a los cambios de diseño y a
la demanda del mercado
• Elevados niveles de calidad, fiabilidad y
precisión
• Operación sin personal directo y sin stocks
 Productividad
• Definición:
• La productividad es la relación entre el
resultado de una actividad productiva y los
medios que han sido necesarios para obtener
dicha producción. ... Aumentar la
productividad debe ser una estrategia
fundamental para cualquier empresa ya que
permite conseguir ingresos, crecimiento y
posicionamiento
 ¿Qué se quiere lograr?
• Alta productividad
• Mayor eficiencia de las actividades
• Eliminar actividades que no generan valor
• Mejorar costos
• Mayor competitividad en el mercado

Mejora Continua
 Los siete ceros
• Cero stock / inventarios
• Cero papeles
• Cero esperas
• Cero averías
• Cero fallas
• Cero accidentes
• Cero contaminación
 Flexibilidad
• Equipos con cambios de herramental
automáticos y sistemas de producción
automáticos
• Sistemas de transporte automáticos
• Sistema de monitoreo e información del
proceso….al momento
• Materiales, maquinas y herramientas “Just in
time”
• Mantenimiento productivo total
 Administración de inventarios
• Que es el inventario??
– La suma de materiales…….materias primas,
materiales de empaque, productos terminados,
productos en proceso (WIP) necesarios para
producción o para cubrir demanda a futuro
– Desfase temporal entre la oferta y la demanda
– Ineficiencia
– Falta de comunicación
 Cuanto debo almacenar??
Cuanto debo tener??
• El inventario es una parte importante del capital
de trabajo de una empresa.
• Es necesario aumentar la rentabilidad de la
empresa con la correcta utilización del inventario
• Impacto de las políticas corporativas de niveles
de stock
• Minimizar el costo de las operaciones logísticas
asegurando el nivel de servicio de entrega a los
clientes.
 Valor de una empresa
• Rentabilidad
– Ingresos: Servicio al cliente y disponibilidad de
producto.
– Costos: Producción, Transporte y Almacenaje
• Capital (Inversión)
– Capital de trabajo: Niveles de inventario
– Capital Fijo: Maquinaria, Bodegas
 Costos asociados a los inventarios
• Costo de compras

• Costos de mantener el inventario

• Costo de ventas perdidas

 Costos asociados a los inventarios
• Costo del capital
– Inversiones en inventario
• Costo de los servicios del inventario
– Seguros
– Impuestos
• Costos de almacenaje
– Arrendamiento
– Costo de oportunidad
• Costos de riesgos
– Obsolescencia
– Merma
– Robo
– Costo de reubicación
 Tercería
• Determinar costos fijos y variables

• Determinación de unidades de pedido.

Para que se mantiene inventario??
• A favor:
– Mejorar el nivel del servicio al cliente
– Reducir costos (escalas)
– Absorber fluctuaciones de la demanda
– Evitar variabilidad de lead times de producción y transporte.
– Permitir flexibilidad al programa de producción.
– Respuesta a las variaciones de los tiempos de entrega de las materias
primas
• En contra:
– Inversión en capital de trabajo
– Costos de administración
– Deterioro de la calidad del producto
 Una necesidad insatisfecha puede
generar la pérdida de un cliente y
la pérdida de la credibilidad de una
organización.
 Falta de existencias
• Pérdida de la fidelidad del cliente
• Pérdida de la confianza del proveedor
• Movimientos de existencias erráticos que
tensan las capacidades de la cadena de
suministro. (almacenamiento, transporte, etc.)
• Costos adicionales de los equipos al final de la
cadena de suministro que intentan mitigar la
falta de existencias de un modo o de otro.
Elementos de la administración del
inventario
Cantidad

900 Inventario máximo

800
Tasa de agotamiento
700
Tasa de
600 abastecimiento

500
Punto de
400 reorden

300

200 Inventario mínimo

100 Tiempo de
Inventario de seguridad entrega

Tiempo
• Niveles de inventario: Límites de las
cantidades en almacén, estas cantidades
varían entre el nivel máximo y el mínimo.
• Inventario activo: Varía constantemente con
las entradas y salidas de almacén. Diferencia
entre el nivel máximo y el mínimo.
• Inventario de seguridad: Su finalidad es
impedir cualquier interrupción en el abasto ya
sea por demoras en la entrega o demanda
adicional durante el período de entrega.
• Punto de reorden: Nivel de inventario en el
que se ordena el producto y se establece para
asegurar la disponibilidad del producto en el
período de entrega.
• Tiempo de entrega: Es el tiempo que
transcurre entre la fecha en que se hace el
pedido y la fecha en que se recibe.
• ¿Cuándo debo generar un pedido o mandar a
fabricar un artículo?

• ¿De que tamaño debe ser el pedido o el

tamaño de lote?
 ¿Por qué es importante?
• Es de vital importancia para tomar decisiones con
respecto a:
• Producción
• Mercadotecnia
• Inventario
• Flujo de efectivo
• Debe ser elaborado dejando de lado el
optimismo desmedido o la exagerada
moderación, porque pueden afectar seriamente a
la empresa en su conjunto.
 Costo total anual del inventario
• Costo del producto
+

• Costo de la administración
+

• Costo del almacenamiento

+

• Costo de la inexistencia o escasez

 Clasificación ABC
No. de artículo % inventario Vol. Anual Costo unitario $ anual % anual Clasificación
unidades

121314 20% 500 10000 5000000 51.9839141 A

565453 700 5000 3500000 36.3887399
8500000 88.4

232425 30% 1200 210 252000 2.61998927 B

676869 800 500 400000 4.15871313
100009 500 850 425000 4.4186327
1077000 11.2

343536 50% 500 20 10000 0.10396783 C

585950 2200 8.5 18700 0.19441984
141516 1800 5 9000 0.09357105
282426 900 2.4 2160 0.02245705
676869 250 6 1500 0.01559517
41360 0.4

Total 100% 9350 9618360 100%

 Dependiente
• MRP (Material requirements planning)
– Pronóstico de venta
– Costos de pedidos altos
– Espacio
– Lead time
– Stock de seguridad
– Programa de producción
– Proveedores aprobados

• JIT (Just in time)

– Bajo lead time
– Bajos costos de pedido
 Independiente
• Materiales requeridos para producción o
almacén.

• Indirectos
 Mundo real
• Tiempo de entrega depende incluso del
transporte del proveedor
• Consolidación del despacho, con diferentes
ítems.
• La entrega depende de la disponibilidad del
inventario del proveedor
• Competencia entre distintos pedidos, genera
prioridades al proveedor.
 Inventario de seguridad
• Es una protección contra la incertidumbre de
la demanda, del tiempo de entrega y del
suministro.
• Se utiliza y calcula para cubrir fluctuaciones de
demanda
• Las compañías buscan niveles de servicio por
encima del 95%
 Imprecisiones del inventario
• La realidad del inventario puede diferir de las
cantidades en sistema debido a lo siguiente:
– Registro de operaciones que no existen
– Operaciones no registradas
– Códigos de producto que no corresponden con los
productos
– Cantidades erróneas
– Error en las operaciones
– Mermas
 Error en las operaciones
• Recibo y almacenaje
– Cantidades erróneas en el recibo
– Materiales con identificaciones incorrectas
– Malos conteos
– Cantidades ubicadas de forma distinta al
requerimiento
– Rechazos no dados de baja o segregados
 Error en las operaciones
• Surtido
– No respeto del FIFO (Primera unidad que llega es
la que será vendida o procesada)
– No respeto de la ubicación
– Malos conteos
– Anticipación del surtido con respecto al pedido
– Control de parcialidades
 Gestión del inventario
• Para que los registros electrónicos sean confiables
TODAS las operaciones del inventario deben quedar
registradas.
• Uso de código de barras
• Uso de radiofrecuencia
• Objetivo…....productividad…….realizar las operaciones
del inventario en la menor cantidad de tiempo y con el
menor esfuerzo
• Precisión sostenible de la representación electrónica
del inventario físico.
 Indicadores del inventario
• Rotación del inventario

– Es la cantidad de veces que el inventario debe ser reemplazado durante un determinado

período de tiempo (generalmente un año).
– R = Venta del período
Inventario

• Días de suministro

– DS = ___365_____
Rotación

• Costo de productos vendidos en un año 1 000 000

• Valor promedio del inventario 100 000
• ¿Rotación?
• ¿Días de suministro o cobertura?
 Rotación del inventario
• Relacionada con el tiempo de entrega
• Baja
– Exceso de inventario
– Mantener existencias excesivamente
– Inventario muerto (que no se mueve)
– Problemas de liquidez
– Aumento del capital de trabajo
– Empresas manufactureras
• Alta
– Positiva….indica rápida venta de los productos
– Buena gestión del inventario
– Insuficiencia del stock de seguridad
– Empresas de perecederos
 ¿Cómo se mejora la rotación?
• Mejorando abastecimiento. Proveedores

• Nivel de servicio

• Precisión del pronóstico

 Auditorias a inventarios
• Diferencia de inventario real e inventario
fantasma
• Conteos cíclicos
– Al menos una vez en el año se debe haber contado
cada una de las ubicaciones del almacén o planta.
– Se lleva a cabo a lo largo del año y no requiere paros.
• Inventario anual
– Tiempo definido en el año.
– Paro de producción y venta
 Pasos para inventariar
• Bienes a inventariar

• Lugares a inventariar

• Armar el equipo de trabajo

• Recorrido, conteo y registro

 Administración de la fuerza de trabajo
• Definición
• La administración de recursos humanos es la
técnica de organizar el personal que integra una
empresa con el fin de reclutarlo, organizarlo,
motivarlo, redistribuirlo y capacitarlo, para
mejorar su eficiencia sintiéndose parte del
emprendimiento que integra, y que a través de
la empresa que es un poco suya, hallará la
satisfacción de sus metas personales.
 Para que sirve??
• Empleo
– Reclutamiento
– Selección
– Inducción
– Integración
– Vencimiento de contratos

• Salarios
– Asignación de funciones
– Salarios
– Desempeño
– Incentivos y Premios
– Control de asistencia
• Relaciones Internas
– Comunicación
– Contratación
– Disciplina
– Motivación del personal
– Desarrollo del personal
– Entrenamiento

• Servicios al personal
– Actividades recreativas
– Seguridad
– Protección y vigilancia
– Comedor
– Transporte
• Los activos y maquinaria son importantes para
la empresa pero “El talento humano” es uno
de sus más grandes tesoros.
 Reclutamiento
• Donde voy a buscar trabajadores??
– OCC
– Linked In
– Ferias de trabajo
– Escuelas
– Propaganda en la calle
– Volanteo
– Anuncios en revistas y periódicos
– Internet
– Headhunters
 Selección
• Desarrollo de perfiles y puestos
• Establecimiento de puntos a cubrir
• Requisitos legales
• Habilidades
• Escolaridad
• Cursos
• Experiencia
Identificación de candidatos ADECUADOS y calificados
para el puesto
 Que ofrecemos??
• Prestaciones de ley o superiores
• Horario
• Posibilidad de crecimiento
• Viajar
• Venta a precios bajos
• Educación
 Inducción
• Información de la compañía
• Misión
• Visión
• Valores
• Servicios
• Oportunidades
 Integración
• Sociabilizarlo con sus jefes
• Presentarlo en el resto de las áreas
• Capacitación de base (primaria)
• Desarrollo de habilidades
• Motivación para el crecimiento
• Compensación por méritos
– Dedicación, rendimiento, trato con el público,
compañeros y jefes.
 Expediente del personal
• Solicitud de trabajo con fotografía
• Alta del seguro social
• Infonavit
• Constancias de estudios
• Diplomas
• Evaluaciones
• Actas de disciplina
GRACIAS!!!!!