ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

CLASE N°2
DOCENTE: VANESSA ARAYA
CONTENIDOS

Cálculos de bebidas y bocaditos

Planificación del evento

Personal de evento
CÁLCULO DE BEBIDAS
Existen una serie de datos establecidos estadísticamente Para
calcular la cantidad de bebidas, ya sea alcohólica o de otro tipo.

Número de invitados

Preferencias y gustos de los invitados.

Según la jornada que se efectúe el evento.

Edad de los invitados (joven o mayor)

 CÁLCULO DE BEBIDAS
Calculo por
Jornada diurna Gente joven persona de
vino
El
consumo Se calcula
1,5 copas
de bebidas hasta 6
por
por día es copas por
persona.
de 4 a 5 persona.
copas
 TIPOS DE BEBIDAS Y NUMERO DE COPAS
POR BOTELLA
Tipo de bebida Número de copas por botella Contenido por botella
Vino blanco 7 a 8 Por botella 750ml
Vino tinto 6 a 7 por botella 750ml
Champagne 7 por botella 750ml
Anís 20 por botella 1 litro
Coñac 15 por botella 750ml
Baileys 15 por botella 750ml
Whisky 15 a 20 por botella 750ml
Ron 20 a 22 por botella 1 litro
Vodka 15 a 17 por botella 750ml
Tequila 20 por botella 1 litro
 CÁLCULO PARA UN EVENTO
PROLONGADO
Tipo de bebida alcohólica Cantidad por persona
Vino tinto 1 botella cada 2 adultos
Vino blanco 1 botella cada 2 personas
Champagne 1 botella cada 4 invitados
Gaseosa o jugo 1 litro por persona
Agua 1 litro por persona
Café 1 litro por persona
Whisky 1 botella cada 25 invitados
CARACTERÍSTICAS DE LAS BEBIDAS

Cuando se estima un alto consumo, se deberá realizar

Whisky
el presupuesto por botella desconchada

• Lo normal es calcular 4 botellas

por 100 personas
• Se debe tomar en cuenta la
segmentación por nacionalidad
(ingleses, irlandeses, escoceses,
etc.).
CARACTERÍSTICAS DE LAS BEBIDAS
FACTORES QUE INFLUYEN EN AUMENTAR CANTIDAD
DE CERVEZA Se calculará
500cc por
Fiesta persona
informal

Nacionalida Época del

des Cerveza año

Edades
CARACTERÍSTICAS DE LAS BEBIDAS

Cerveza
En casos que exista los factores
ya mencionados es importante
calcular mayor cantidad de esta
bebida.
1 ½ litro por persona
 CARACTERÍSTICAS DE LA BEBIDA
ACLARACIÓN EN EL CALCULO DE CERVEZA

Evento tipo cóctel

Evento tipo cóctel Al momento de la
El calculo está mediano ( 4 horas
corto ( 2 a 3 horas de cena formal se deben
calculado para un aproximadamente),
duración), estas utilizar las copas que
evento de 9 y 10 las cantidades
cantidades se reducen correspondan a cada
horas. enunciadas, se
un 35%. bebida.
reducen un 50%.
CÁLCULO DE HIELO

Si no se dispone de la capacidad de
frio adecuado se debe enfriar en
cubas (cajones plásticos).

La relación de:

1 barra de hielo + 2 bolsas de 15 Kg

cada 50 personas
CÁLCULO DE COMIDA POR PERSONA

En el cálculo de comida por persona,

siempre se debe elaborar un 10% más
de comida para cada evento.
CÁLCULO DE COMIDA POR PERSONA

Canapés o • Se sirve antes de una cena o almuerzo.

• Calculo de 6 bocaditos por persona
tapaditos • Si se trata de cóctel se calcula 18 a 10 por cada invitado.

Carne roja • 250gr con hueso

• 200gr sin hueso

Ave • 1 pollo de aproximadamente 1, 300Kg suelen comer 4

personas
 CÁLCULO DE COMIDA POR PERSONA

PESCAD • Se calcula 250gr por comensal.

O

• Se calcula unos 200gr para cada uno.

PASTA

• Se calcula 150gr por cada uno si vamos a servir

HELADO varios sabores, entre todos deben sumar ese peso
CÁLCULO DE COMIDA POR PERSONA

Si se realiza un menú
variado, se debe
calcular
aproximadamente 500
gr entre toda la comida
por cada persona.
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
PERSONAL DEL EVENTO
INTRODUCCIÓN

Hoy en día los banquetes son actos muy

generalizados, que se producen por diversos
motivos, debido a la necesidad de contacto entre las
personas.

Aunque las costumbres y los menú han sufrido una

gran transformación, su finalidad en líneas
generales deja en segundo plano el factor comida;
ya que el motivo principal, es reunir a un
determinado numero de personas para un fin
determinado.
INTRODUCCIÓN

Banquete

Es una comida
esplendida a la que
concurren muchas
personas, para celebrar
algún acontecimiento
especial.
SERVICIO TIPO BANQUETE

Son aquellos servicios en que el menú ha sido,

previamente establecido para todos los invitados
y los distintos platos que lo componen son
presentados y servido a la vez a todos los
comensales.
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Para la realización perfecta de un servicio de banquete en

un evento vamos a exponer los detalles a tener en cuenta
para el engranaje que debe existir con el fin de que, en su
momento se realicen sin una sola falla y hagan que el
cliente encuentre todo según era su deseo.
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
La organización administrativa de éste servicio
requiere una especial atención al sistema de archivos
e impresos
Éstos facilitarán un control exacto de todo cuanto
deba hacerse.
Es importante tener controlados los mas mínimos
detalles de un servicio desde primer contacto con el
cliente hasta la realización del mismo
Para ello se utilizarán una serie de impresos
preparados para tal fin.
 ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

N° de
Menú
comensales
Horario del Tipo de concentrado y
Día de (preguntar el
banquete servicio a bebida, cóctel
celebración nivel de las Alquileres.
(Comienzo y emplatar de bienvenida
fecha y hora. personas para
fin) (decorar). y bebida a
el montaje de
consumir.
la presidencia).
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

La distribución de responsabilidades por

departamento

El personal necesario para llevar a cabo cada

evento debe definirse antes de cualquier otro
aspecto.
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Si surge la necesidad, se contratarán

personal extras- eventual por ese día.

Luego se determinará qué actividad

hace cada cual, como y dónde
¿QUÉ TIPO DE ACTIVIDAD?

Por ejemplo;
Limpieza de salón
disposición de las mesas
Estaciones de servicio/bar/buffet/aperitivos
pulida y limpieza de la mise en place.
Vestida de las mesas, del buffet, de las estaciones, etc.
Mise en place en la sala y en el área de steward.
Montaje de buffet
limpieza de baños y áreas cercanas a salones.
ORGANIZACIÓN DE EVENTO

Planificación y montaje
El gerente de banquetes,
llegando el día de realizar el En primer lugar deberá prever,
servicio deberá planificar éste, para el número de invitados
supervisando en principio que concurran al banquete, el
todos los detalles que figuran personal que se precise para el
en la orden de servicio o mismo.
presupuesto de banquetes
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
La necesidad de personal de servicio varia en relación al
tipo de servicio que se vaya a ofrecer, ya sea comida tipo
buffet o comida emplatada.
Para comida tipo buffet se necesita:
Un camarero por cada 25 personas
Un Bartender hasta 50 personas, de ahí en
a delante 2
Un supervisor para mas de 50 personas.
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
Otras consideraciones
• 1 Maitre cada 40/50 clientes
• 1 Jefe de rango cada 10/15 clientes
• 1 Sommelier cada 20/25 clientes
• 1 barman cada 50 clientes

Banquete estilo Buffet

• 1 Jefe de rango cada 35 clientes

Banquete asistido
• 1 maître
• 1 Dependiente cada 20/25 clientes
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Para comida emplatada serían

Un camarero y un ayudante por cada 25 personas

Un supervisor por mas de 40 personas

Un bartender hasta 50 personas, de ahí en adelante 2

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

El gerente de banquetes
también debe de chequear que
todo el materia que se
necesite para el montaje esté
preparado, en perfectas
condiciones y verificar si la
cantidad que se necesita esté
disponible y a la mano.
PERSONAL DE EVENTOS
Maitre

Personal
chef
de aseo

Organizado
r

Ayudante
Mozos
de cocina

Barman
PERSONAL DE EVENTO
Chef
• Jefe de cocina que prepara los alimentos

Maître
• Jefe de comedor y encargado de dirigir a los camareros

Mozo
• Es aquella persona que despliega el oficio de atender a los
clientes
Barman
* Persona encargada de servir y prepara combinaciones de
bebidas
PERSONAL DE EVENTOS
El Manejo de un personal es distinto en restaurante que en un
evento.
Algunos pasos a seguir son los siguientes;

Evento es complicado se debe realizar una reunión antes con el

organizador, el chef y el maître.

El metre debe presentarse el día del evento una hora antes de la

llegada de los mozos, para ajustar ciertos detalles.

La hora de entrada de los mozos es cuatro horas antes del

comienzo del evento. Y si son novatos deben llegar 5 horas antes.
PERSONAL DE EVENTOS

Cuando lleguen el personal, se les

tomará los datos
personales( Nombre, apellido,
dirección, teléfono, RUT,
recomendación.

Los mozos se cambian la ropa de

casa y luego sus bolsos se ubican
en un lugar cerrado donde no se
podrán guardar alimentos sin
autorización.
 PERSONAL DE EVENTOS

Se le asignarán los
Se colocarán a enfriar
mozos a sus maîtres Se ubicarán las mesas
las bebida (los mozos
en caso de grandes en un lugar prefijado
ayudarán al barman).
eventos.

El maitre arma de
Se colocan los
acuerdo a lo
Los mozos repasan manteles, los cubre
consignado por el
toda la vajilla manteles para luego
organizador una mesa
montar las mesas.
testigo
PERSONAL DE EVENTOS

Se realiza el
El organizador
alineado de las
controla el salón
sillas

El personal se
Cena el
viste con el
personal; es
uniforme de
obligatorio
trabajo
UNIFORME DE TRABAJO

1. 2.Zapatos 3.Camisa 4.Sacos

Pantalón negros blanca (todos los
negro mozos del
mismo
color).
PERSONAL DE EVENTOS
Se realiza una reunión general con todo el personal
para tratar el siguiente temario;

Breve descripción de la fiesta

Aclarar y confirmar cuánto se ha de pagar por el

trabajo
Aclarar si hay propina anticipada y cómo se va a
actuar en caso de recibirla al final del evento

No se debe fumar durante el evento

No se debe beber alcohol durante el evento

PERSONAL DE EVENTOS

Se debe realizar una reunión parcial de

cada maître con sus mozos para;

Asignar Explicación
plazas de detallada de
cada mozo cada mozo.
 PERSONAL DE EVENTOS

Designar algunos
Comienzan a llegar
mozos para emplatar
los invitados y se
los bocados para la
inicia la recepción.
recepción
INICIO DE LA RECEPCIÓN DE LOS
INVITADOS
Importante
Nunca se hará las
listas por nombre y
numero de mesa,
sino se realiza por
orden alfabético y
numero de mesa

La recepción de inicia con

La hostess tendrá en
bebidas y luego de 5 o 10
recepción una lista de los
minutos comienzan a
invitados
invitarse los canapés.
DURANTE EL SERVICIO

1 mozo cada 24 Algunos mozos De esta manera

Antes de terminar el servicio de

Al ingreso al salón
Módulos de servicios flojos

recepción
personas deben pasar al cuando los
salón para hacer invitados lleguen
las bebidas . al salón ya tendrán
en sus mesas la
copa de agua
servidas, el vino
blanco en la en la
frapera y el vino
tinto sobre la mesa
(ambas
destapadas).
DURANTE EL SERVICIO

Tanto la copa de vino tinto,

como la de vino blanco
serán alcanzadas por los
ayudantes de bebidas

Luego se entregarán por el

sistema lleno por vacío
SERVICIO

¿Cuánto personal debo contratar?

En caso de
Disc jockey y fechas criticas
La vajilla debe
otros se debe
ser el primer
colaterales comprar todas
ítem a contratar
(banda en vivo) las mercaderías
especiales
SERVICIO A CONTRATAR

Se debe asegurar las

bebidas 15 días antes

Asegurar el personal
15 días antes
ACTIVIDAD
Calcular la cantidad de personas que asistirán al evento

Calcule el personal que requiere contratar para el evento

seleccionado

Realice el cálculo de bebidas que necesita para realizar

el evento

Analice que menú que debe preparar para el evento

Realice el cálculo de comida por persona.