Diagrama de Flujos y Manuales de

Procedimientos

Diagramas de flujo o Fluxogramas

Los Procedimientos

Los Manuales de Procedimientos

 Diagramas de flujo o Fluxogramas

Diagramar es representar Se fundamentan en un

gráficamente hechos, procedimiento.
situaciones, movimientos,
relaciones o fenómenos de todo El procedimiento es una
tipo por medio de símbolos que sucesión lógica de operaciones
clarifican la interrelación de o pasos que permiten la
diferentes factores y/o unidades solución de un problema o
administrativas, así como sirven para definir la producción
relación causa- efecto que de un bien o servicio.
prevalece entre ellos.

Indican ¿Qué hacer, cómo y cuándo hacerlo y quién debe hacerlo?

 Diagramas de flujo o Fluxogramas

Uso e importancia

Facilita la apreciación y valoración del seguimiento del flujo a

través de las actividades

Facilita el análisis y la simplificación

 Diagramas de flujo o Fluxogramas
Diseño

Se utiliza un método grafico representado en la mayoría de los casos por

un algoritmo (gráfica simbólica) en el cual los pasos u operaciones a
seguir están representados por un símbolo acorde al tipo de instrucción
que se debe ejecutar.

Los símbolos se mezclan por medio de flechas que muestra desde y

hacia donde va el flujo de la información.
Diagramas de flujo o Fluxogramas
Rectángulo con lados cóncavos: Inicio o término
(Indica el principio o fin del flujo)
Rectángulo: Actividad (Describe las funciones que se
desempeñan)
Rectángulo segmentado: Indica lectura o escritua d un
documento.
Rombo: Decisión o alternativa (Tomar una decisión
entre dos opciones)
Triángulo: Archivo (Se guarda el documento) o se
desalmacena.
Cuadrado con punta: Conector de página (Entre hojas
diferentes)
Círculo: Conector interno ( Enlace con otra parte del
diagrama)
 Los Procedimientos
“Procedimiento es la secuencia de etapas para llevar a cabo un
determinado tipo de trabajo”. C.L.Littlefield

“Son aquellos planes en los que no solamente se fijan los objetivos y la

secuencia de operaciones, sino principalmente el tiempo requerido para
realizar cada una de sus partes”. Agustín Reyes Ponce

“ Un procedimiento o proceso, es la situación cronológica o secuencia de

operaciones concatenadas y su método de ejecución, que realizadas por
una o varias personas, constituyen una unidad y son necesarias para
realizar una función o un aspecto de ella. Un procedimiento es, pues, una
rutina de trabajo. Se puede hablar de un procedimiento de “manejo de
correspondencia”, “Selección de personal”. Miguel F. Dunalt Krauss
 Los Procedimientos
Ubicación de los Procedimientos

Los procedimientos se consideran de tercer nivel de la planeación, es

decir, en el primer plano se encuentran los objetivos, en el segundo las
políticas y en tercero los procedimientos.

1. El objetivo señala la meta a alcanzar.

2. Las políticas trazan un camino de cómo llegar a esas

metas, esto es lo hace en términos generales.

3. Los procedimientos indican paso a paso cómo realizar

las actividades fijadas o trazadas por la política.
 Los Procedimientos
Importancia de los Procedimientos

Porque procedimientos Todo cambia y es

deficientes NO permiten necesario adaptar lo
lograr los objetivos. que se hace a las
Errores comunes: nuevas condiciones y
• Complejos necesidades.
• Ilógicos
• Contradictorios “Lo único que
• Duplicados permanece es el
• Obsoletos cambio”
 Los Procedimientos
Objetivos del estudio de los procedimientos

Simplificar los métodos de Cambiar el orden para mayor

trabajo. eficiencia

Eliminar las operaciones y Eliminar transportes

papelería innecesaria. innecesarios

Reducir costos, dar fluidez y Eliminar demoras y “cuellos de

eficacia a las actividades botella”

Eliminar operaciones, Situar inspecciones en puntos

combinándolas o suprimiéndolas. clave

 Los Procedimientos
Análisis de Procedimientos

Un procedimiento puede ser ya anticuado tal vez, sea confuso, mal

interpretado o inadecuado para ajustarse a una necesidad especifica.

La estimación de un procedimiento incluye en realidad tres

consideraciones independientes:

 ¿ Satisfacen el procedimiento todas las necesidades actuales?

¿Están operando eficientemente?
¿Cuál es el grado de efectividad?
 Los Manuales de Procedimientos

Los manuales de procedimientos integran una serie de procedimientos

correspondientes a un área funcional.

¿Cuáles procedimientos analizar?

Los que no satisfacen todas las

necesidades

Los que no operan en forma

eficiente.

Los que deben adaptarse por el

cambio.
 Los Manuales de Procedimientos

Lineamientos para el estudio

Seleccionar el procedimiento (Inter o intra)

Registrar todos los datos

Examinar críticamente (Qué, quién, cuándo, dónde, cómo, porqué

o para qué)

Propuesta (Comparación y demostración de ventajas)

Actualización permanente
 ¿Qué se hace?, ¿Es necesario? Eliminar partes
Propósito innecesarias
¿Porqué es necesario?, ¿Para qué?

¿Dónde se hace?, ¿Es necesario ahí? Cambiar de sitio

Lugar
¿En qué otro lugar podría hacerse?

¿Cuándo se hace?, ¿Es necesario Reordenar

Sucesión entonces?, ¿Cuándo podría hacerse? secuencia
¿Cuándo debería?

¿Quién lo hace?, ¿Porqué él? Cambiar

Persona responsables
¿Quién más podría hacerlo?
¿Quién debería hacerlo?

¿Cómo se hace?, ¿Porqué se hace Simplificar

Medios así? operación
¿Cómo podría hacerse?
¿Cómo debería hacerse?
 Ejemplo Manual de Procedimiento
I. Identificación
Nombre oficial de la empresa:
Banco la Maravilla Sucursal Santa Clara

Listado de los procedimientos que incluye el manual:

Cambio de cheques

Responsable de su elaboración:
Mildred Zúñiga Carvajal

Lugar y fecha de su elaboración:

Florencia, Santa Clara, 4 de Julio 2007

Número de edición:
Primera edición
 Ejemplo Manual de Procedimiento
II. Contenido

I. Identificación
II. Contenido
III. Introducción
Para cada procedimiento:
IV. Objetivo de procedimiento
V. Área de aplicación
VI. Políticas o normas
VII. Descripción del procedimiento
VIII.Diagrama de flujo
IX. Formularios
 Ejemplo Manual de Procedimiento
III. Introducción
Manual de Procedimientos
Este manual se utiliza para describir todas las funciones; para determinar
estas funciones se utilizan preguntas, como: en qué consiste, dónde se
hace, cuándo se hacen y otras.

Diagrama de Flujo o Fluxograma

Formularios
 Ejemplo de Procedimiento
CAMBIO DE CHEQUES

IV. Objetivo del procedimiento

Es un procedimiento que realizan los cajeros del Banco La Maravilla
cuando un cliente solicita el cambio de un cheque, ya sea para
depositarlo o para cambiarla en efectivo.

V. Área de aplicación
Este procedimiento es exclusivo para al área de las cajas, ya que son los
cajeros los que realizan este tipo de procedimiento.

VI. Políticas o normas

El cambio de cheques se basa en las políticas de control interno del
Banco La Maravilla.
 Ejemplo de Procedimiento
VII. Descripción del procedimiento
Banco La Maravilla
Cambio de Cheques
Procedimiento
Secuencia Responsable Descripción
1 Cajero Recepción del cheque
2 Cajero Verificar el cheque
•Verificar la firma del dueño de la cuenta
•Verificar que el monto en letras coincida con el monto en
números.
•Verificar que el cheque no tenga más de 2 endosos.
3 Cajero ¿Están correctas?
a. Sí, continua con el proceso
b. No, termina el proceso
4 Cajero Verificar si el monto del cheque es por un monto superior
a 500 000 mil colones:
a. Si es superior se continua con el proceso
b. Si es inferior se continua con el paso 8
Secuencia Responsable Descripción
5 Cajero Buscar los datos de dueño de la cuenta

6 Cajero Confirmar telefónicamente con el dueño de la cuenta

sobre la emisión del cheque
7 Cajero ¿Están correctas?
a. Sí, continua con el proceso
b. No, termina el proceso

8 Cajero Confirmar los fondos del cheque en el sistema

9 Cajero ¿Con fondos?
a. Sí, continua con el proceso
b. No, termina el proceso

10 Cajero Consultar con el cliente la forma de pago

11 Cajero Forma de pago

a. Sí es deposito, continua con el paso 12
b. Si es efectivo, continua con el paso 20
12 Cajero Indicar en el endoso el # de cuenta y en nombre de
quién va a depositar
Secuencia Responsable Descripción
13 Cajero Ingresar en el sistema los datos del depósito
• Monto del deposito
• Nombre del depositante
14 Cajero Imprimir el recibo
15 Cajero Entrega el recibo al cliente
16 Cliente Firma el recibo y lo devuelve al cajero
17 Cajero Firma y sella el recibo
18 Cajero Archivo el recibo original y entrega la copia al cliente

19 Cajero Archiva el cheque

20 Cajero Consulta al cliente la denominación del efectivo
21 Cajero Registrar en la bitácora sumadora el detalle de la
Denominación
22 Cajero Entrega el dinero al cliente
VIII. Diagrama de Flujo
Banco La Maravilla
Cambio de Cheques
Procedimiento
Cajero Cliente

Inicio

Recepción de
ck
1

Revisa el ck
2

No
¿Están
Fin
correctas?
3
Si

1
 Cajero Cliente
1

Revisa si el monto
es superior a 500000
4

No
Concuerdan Fin

Si

Busca los datos

Del dueño de la c
cuenta 5

Confirma por teléfono

con el dueño de la
cuenta
6

¿Esta No
correcto? Fin
7

Si

2
 Cajero Cliente
2

Confirma los fondos

del ck en el
sistemas
8

No
¿Con fondos? Fin
9
Si

Consulta con el cliente

la forma de pago
10

No
¿Es deposito? 20
11

Si

Indica en el endoso
el # de cuenta y
nombre
12

3
 Cajero Cliente
3

Ingresa en el sistema
los datos del deposito
13

Imprimir el recibo

14

Entrega del recibo

al cliente
15
Firma el recibo y
Lo devuelve
al cajero
16

Firma y sella el
recibo Archivo
17 Original

18

Entrega la copia al
cliente
18