Facultad de Psicología y Trabajo Social

Ejecución de los
Programas y Proyectos
Sociales y el Sistema de
monitoreo y evaluación

Dra. Gisela Delgado Castillo

Evaluación de Programas y Proyectos Sociales
 Universidad Inca Garcilaso de la Vega

PROCESOS DE MYE

• Los procesos de MyE nos permiten medir el impacto real, como un proceso de
introspección y autocrítica en el que podamos mejorar nuestra acción y promover
una mayor calidad de los proyectos
• Permiten demostrar los logros, en medio de un contexto en el que hay poca
confianza en los beneficios e impacto de las intervenciones de la cooperación para el
desarrollo.
• La participación y solidaridad de la población general en estos procesos de cambio
dependen en buena parte de nuestra capacidad de demostrar que es posible lograr
un avance hacia mayor bienestar y equidad en la sociedad. Esto sólo se puede hacer
midiendo y evaluando nuestra acción, adoptando los aprendizajes y difundiendo los
resultados.

« Nuevos tiempos, nuevas ideas »

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MONITOREO Y EVALUACIÓN EN EL CICLO DEL

PROYECTO
• El proceso de diseño y desarrollo de un proyecto puede resumirse de manera sencilla en el Ciclo
del Proyecto. Este ciclo consiste en una serie de pasos estrechamente vinculados entre sí y
acomodados por el orden en que se desarrolla la identificación del problema, la planeación del
proyecto, su ejecución y seguimiento, y la evaluación que normalmente alimenta el análisis e
identificación de futuros proyectos

• En el ciclo del proyecto, el MyE se debe considerar desde la etapa de diseño y formulación,
planeando los componentes del proyecto de tal forma que se tomen en cuenta, se faciliten y
garanticen procesos de MyE.
• La etapa de planeación y diseño es crucial para todo el desarrollo del proyecto, pues el sistema de
MyE, permitirá establecer claramente la información disponible antes de la intervención (línea
base) y determinando las necesidades de información (a través de la formulación de indicadores)
que permitan ir midiendo avances, efectividad e impacto.

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• Antes de la ejecución del proyecto, se define el plan de

MyE proponiendo de manera específica cómo se deberán
organizar las actividades, responsabilidades y recursos
para realizar el monitoreo durante el desarrollo del
proyecto.
• Este monitoreo se realizará periódica y sistemáticamente
durante todo el tiempo de implementación del proyecto.
Esto implica el seguimiento de las actividades y revisión
de los objetivos, así como la recolección, sistematización
y análisis de datos

• Posteriormente, se lleva a cabo el proceso de evaluación, como una etapa misma del ciclo del
proyecto. La evaluación producirá información que es fundamental para la rendición de cuentas,
la implementación de recomendaciones y mejorar el desempeño.

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¿QUÉ TIPO DE INFORMACIÓN SERÁ NECESARIA?

¿QUÉ SE VA A MONITOREAR?

• La información que se determine para el monitoreo será esencial para la evaluación y la toma de decisiones, y se
puede clasificar en tres categorías que corresponden a diferentes

Información sobre la ejecución de las actividades planeadas y nivel de participación de los beneficiarios
para apoyar la gestión cotidiana de los proyectos. Estos datos se obtienen con un monitoreo sistemático
sobre la marcha que permite identificar y subrayar los problemas cuando surgen.

Información sobre los resultados obtenidos y la respuesta de los beneficiarios para comprobar los avances
y revisar los planes de trabajo. Esta información se puede obtener a través de un monitoreo periódico, que
permita analizar los problemas y obstáculos principales y sugerir medidas correctivas

Información sobre la consecución del objetivo específico e impactos, para revisar la lógica de intervención y el avance
hacia la transformación de problemas. Para este tipo de información se realiza el monitoreo en momentos específicos de la
vida del proyecto (o en su caso, a través de evaluaciones intermedias), de manera que pueda sugerir ajustes en el diseño o la
intervención.

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¿QUIÉNES SERÁN LOS

RESPONSABLES DE LEVANTAR LA
INFORMACIÓN?

• Desde la etapa de diseño, es necesario que las funciones y procedimientos del monitoreo sean
consideradas en algún lugar de la estructura organizacional del proyecto
• Dependiendo del tipo de información que se vaya a recolectar, las fuentes y los métodos, habrá
distintas personas responsables de reunirla. La asignación de responsabilidades debe estar clara y
ser aceptada por todos los que van a intervenir.
• Es necesario determinar si las actividades de monitoreo y evaluación serán realizadas por personal
en terreno, por personal externo al proyecto (de la misma organización) o por personas externas a la
organización. Esto dependerá de la confianza administrativa, la credibilidad, la objetividad, el
conocimiento del proyecto y el potencial para utilizar los
• resultados. No debe olvidarse que un proceso de monitoreo requiere recursos humanos
capacitados, lo cual significa que el propio proyecto debe asignar recursos para la capacitación del
personal.

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¿QUÉ PRESUPUESTO SE
REQUIERE PARA
LAS ACTIVIDADES DE
MONITOREO?

• Es necesario incluir recursos financieros del proyecto para el monitoreo y la

evaluación y asignar un presupuesto específico para estas actividades.
• Se recomienda considerar los costos de personal e instalaciones, talleres y reuniones
de capacitación y costos de la recolección de datos (dependiendo de la técnica que se
emplee, se deberán contemplar los recursos humanos y materiales necesarios).

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¿CÓMO SE RECOLECTARÁ LA
INFORMACIÓN?
¿QUÉ MÉTODOS
SE EMPLEARÁN PARA LLEVAR A
CABO LAS ACTIVIDADES DE
MONITOREO?

• Existen múltiples métodos y herramientas para la recolección de información, la selección de las

más adecuadas dependerá de la naturaleza del proyecto, así como de la capacidad del personal y
de los involucrados, entre otros factores.
• Al decidir sobre la técnica para obtener información, es bueno tener en cuenta que dicha
herramienta será empleada de forma sistemática y periódica, dado que el monitoreo es un
proceso continuo. Esto ayudará también a considerar la disponibilidad de recursos humanos y
materiales

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¿CUÁNDO SE PLANEA LA REALIZACIÓN

DE LAS ACTIVIDADES DE MONITOREO?

• Si bien el monitoreo es un proceso continuo y sistemático durante toda la vida del

proyecto, la recolección de datos debe ser realista, lo cual implica asegurar que la
frecuencia y la cantidad de herramientas y datos requeridos no se vuelva una carga
para los responsables del proyecto o para los beneficiarios.
• Como regla general, se recomienda una mayor frecuencia para indicadores y datos
de proceso y una menor frecuencia para obtener información acerca del efecto o
impacto del proyecto. Los cambios sociales por lo general toman mucho tiempo, e
intentar comprobar los cambios de forma demasiado frecuente dificulta ver la
diferencia de un momento a otro. En la mayor parte de los casos, la información sólo
es relevante cuando permite ver una tendencia, lo cual puede observarse solo a
partir de la recolección de datos en distintos momentos de la vida del proyecto.

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¿QUIÉNES SE ENCARGARÁN
DE ORGANIZAR Y ANALIZAR
LA INFORMACIÓN?

• En la mayor parte de los casos, el personal a cargo de la ejecución del proyecto es el responsable
de organizar y analizar la información obtenida del monitoreo.
• Dependiendo de la organización, diferentes personas tendrán un rol distinto en el análisis de los
datos. De tal forma que el personal sobre terreno podrá tener la función de organizar la totalidad
de la información y hacer un primer nivel de análisis, mientras que el personal de la organización
en sede central (en un estado, país o región) se encargará de hacer un análisis de la información
seleccionada y previamente analizada.

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¿CÓMO SE EMPLEARÁN LOS RESULTADOS DEL MONITOREO?

• La difusión de los resultados del monitoreo es

importante para el aprendizaje, pues sirve
tanto para el mejoramiento del proyecto en
ejecución como para proyectos futuros.
• Es fundamental que el plan de monitoreo
contemple mecanismos, tiempos y recursos de
difusión de resultados, de lecciones
aprendidas y de mejores prácticas (Bakewell et
al., 2003).
• Al diseñar el plan de monitoreo se recomienda
considerar e incluir los riesgos posibles que
pueden presentarse durante el proceso.

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DESARROLLO DEL MONITOREO POR NIVELES DE LA ORGANIZACIÓN

• Por lo general, el monitoreo de una organización se realiza en tres niveles diferentes:

- Equipo del proyecto sobre terreno.
- Coordinadores nacionales o regionales.
- Responsables de la sede principal (por sector o área geográfica)

• Distintos niveles de gestión son responsables de distintos tipos y actividades de

monitoreo, de acuerdo a las necesidades de información de la organización.
• Cada área determinará qué actores deben estar involucrados y las técnicas de
recolección de datos más adecuadas. Generalmente, conforme los reportes del
monitoreo son enviados a niveles más altos de la organización la organización, la
información tiende a ser más resumida y simplificada
• En cada área se analiza la información recibida y se incluye un nuevo análisis.

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DESARROLLO DEL MONITOREO POR

NIVELES DE LA ORGANIZACIÓN

Nivel del equipo del proyecto sobre terreno

El primer nivel del monitoreo es responsabilidad del director y de los administradores
del proyecto, que mantienen actualizados los documentos de registro y los archivos
administrativos y de gestión.
La información obtenida se resume en un formato de informe de monitoreo,
aproximadamente cada mes o cada tres meses.
El propósito principal del monitoreo en este nivel es el de apoyar la gestión cotidiana a
través de la reunión de datos sobre las actividades diarias, para tener la información
requerida en análisis posteriores (ya sea en este nivel o en el de los coordinadores
regionales o nacionales).
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DESARROLLO DEL MONITOREO POR NIVELES DE LA ORGANIZACIÓN

Nivel de coordinadores nacionales o de país.

• Se basa en los informes y reportes entregados por los responsables del proyecto y otros
materiales relacionados con la planeación. En esta etapa se hace una primera apreciación de la
estrategia de ejecución, se revisan avances y limitantes y se sugieren posibles medidas
correctivas para el seguimiento.
• A partir de este análisis, los coordinadores deciden si es necesario llevar a cabo misiones de
monitoreo para visitar los proyectos que presentan problemas. Este tipo de monitoreo pretende
valorar la efectividad de las actividades, los avances hacia la sostenibilidad del proyecto, el
sentido de apropiación de los beneficiarios, las capacidades de manejo institucional y de gestión
operativa, y la coherencia y complementariedad con otras acciones realizadas en la misma
región o país.
• Permite además generar conclusiones generales sobre la ejecución de la acción hacer
recomendaciones para el siguiente periodo de ejecución.

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ORGANIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE MONITOREO POR

NIVELES DE LA ORGANIZACIÓN
Informes Frecuencia Finalidad Contenido Responsables
• Registros y • Regulares • Apoyar la gestión • Avances en el desarrollo • Directores y
reportes de (mensual o cotidiana del proyecto, participación administradores del
monitoreo trimestral) de los beneficiarios proyecto y equipo

• Informes • Lapsos • Apreciar los avances • Calidad de los resultados • Coordinador/a a

sintéticos intermedios (de hacia los resultados y coherencia con un nivel regional o nacional
trimestrales a planeados y analizar programa más amplio u otros
semestrales) cambios en los planes de proyectos de la misma
acción región.
• Respuesta de los
beneficiarios

• Informes • Anuales • Apreciar la pertinencia • Revisión del proyecto, • Director de la

generales del proyecto o de la coherencia con estrategia organización
lógica de intención y de la organización,
hacer recomendaciones impacto en los
a futuro beneficiarios

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LA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

La recolección de información puede ser necesaria

en varios momentos del proyecto:
- En la etapa de diseño, para obtener datos de línea
base.
- Durante la implementación del proyecto, al
desarrollar actividades específicas del monitoreo
(mensual, semestral o anual).
- Al finalizar el proyecto, en eventos o actividades
específicas
- Después del cierre del proyecto, para determinar
los impactos y la sostenibilidad en el largo plazo.

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LA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

Una vez que se hayan identificado los resultados e indicadores claves para monitorear, se
debe elegir la forma más adecuada de reunir dicha información.
En la elección de la técnica de recolección de datos se debe considerar el tipo de
información que se quiere obtener, así como también el tamaño del proyecto, el tiempo y
los recursos disponibles, las personas que se encargarán de la recolección de datos, las
necesidades y disponibilidad de la gente involucrada

Los factores para examinar en la elección de la técnica de

recolección de datos son: su factibilidad (considerando el contexto
y las posibilidades del proyecto), validez para los beneficiarios,
contextualización, confiabilidad, relevancia y capacidad para
reunir la información necesaria costo-beneficio y tiempo que se ha
de invertir.
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CÓMO MEJORAR LA CALIDAD DE LA INFORMACIÓN

Para aumentar las posibilidades de que la información obtenida sea confiable, se pueden prever y
evitar errores e inconsistencias en el proceso de recolección de datos y en su posterior análisis.
Errores más comunes y algunas propuestas para minimizarlos

Selección de una Técnica Inadecuada: • Se recomienda hacer un profundo

• Se eligen métodos de recolección de datos fuera de análisis previo a la selección de la
contexto, demasiado complicados o inoperables de técnica de recolección de datos,
acuerdo a los recursos disponibles. considerando las posibilidades, las
• También se puede caer en el error de emplear la necesidades de información y el
técnica de forma inadecuada, por ejemplo al contexto.
plantear preguntas demasiado ambiguas o un
método inadecuado de acuerdo a la información
que se quiere obtener (por ejemplo, técnicas
grupales para temas más sensibles).

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CÓMO MEJORAR LA CALIDAD DE LA INFORMACIÓN

Sesgos del entrevistador • Se puede reducir este riesgo, asegurando

• El entrevistador puede fácilmente
influir en la respuesta de la gente, ya
sea de manera involuntaria (al
malinterpretar las respuesta o al
influir en las respuesta a través de su
lenguaje verbal o no verbal), o de
forma deliberada (cuando el
entrevistador es también responsable
del desempeño del proyecto y tiene
un interés en los resultados del MyE).
que el entrevistador
• y los involucrados conozcan los objetivos
del proceso y valoren su importancia para
el proyecto.
• Previo a la recolección de datos, se pueden
practicar las técnicas de entrevista y de
facilitación para
• estar mejor preparados.
• Otra estrategia es enlistar con anterioridad
todos los posibles problemas que se
podrían presentar y proponer formas de
evitarlos o solucionarlos.

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CÓMO MEJORAR LA CALIDAD DE LA INFORMACIÓN

Sesgo de los Entrevistados: • Se recomienda plantear preguntas abiertas

• El sesgo de la empatía, al estar en un y mezclar preguntas positivas y negativas
contexto muy positivo, en una para evitar el sesgo de la empatía.
situación muy amable, puede ser que • Garantizar el anonimato y la promesa, con
la población evite decir cosas críticas. lo cual se evita la autocensura del
entrevistado.
• Autocensura: no explicarse libremente
por temor a que se perciba como un
riesgo.

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CÓMO MEJORAR LA CALIDAD DE LA INFORMACIÓN

Sesgo de los Entrevistados: • Se recomienda plantear preguntas abiertas

• El sesgo de la empatía, al estar en un y mezclar preguntas positivas y negativas
contexto muy positivo, en una para evitar el sesgo de la empatía.
situación muy amable, puede ser que • Garantizar el anonimato y la promesa, con
la población evite decir cosas críticas. lo cual se evita la autocensura del
entrevistado.
• Autocensura: no explicarse libremente
por temor a que se perciba como un
riesgo.

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CÓMO MEJORAR LA CALIDAD DE LA INFORMACIÓN

Errores en el procesamiento de la Se recomienda procesar la información

información.
Muchos de los problemas en la calidad
de la información se deben a un registro
incorrecto o insuficiente, una revisión o
análisis descuidados de los resultados o a
fallas en las herramientas empleadas
para vaciar la información.
reunida y vaciarla inmediatamente después
del ejercicio de recopilación de datos.
Además, es muy recomendable tener
formatos estandarizados para la
documentación, probarlos y adaptarlos
previamente si es necesario.

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Es importante verificar los datos obtenidos

periódicamente. Puede ser útil identificar aquellas
señales que indiquen que es necesario verificar las
fuentes de información o las técnicas de recolección
de datos, por ejemplo, cuando:
• No se perciben problemas (en la mayor parte de
los
• casos, los problemas serán inevitables y el no
reportarse
• puede ser señal de alguna inconsistencia).
• Los datos son demasiado precisos.
• Se presentan grandes cambios de forma
repentina.
• Hay vacíos de información.

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