Control de Inventarios

Autor: Orlando Pineda Vallar

 Introducción
• Objetivo

– Procurar una comprensión básica de los elementos para

la administración de los inventarios.
– Analizar los procedimientos principales durante un
conteo de inventarios.

2
 Generalidades
Artículos
para la
venta
Inventarios
desde el
punto de
vista
Artículos
para
funcional Artículos
de
servicio consumo

3
 Objetivo de un inventario

Los inventarios no
constituyen desperdicio. El
inventario innecesario es
desperdicio.

4
 Importancia de los sistemas
informáticos
Los inventarios existen en el sistema como artículos físicos y como
artículos que figuran en los registros.
 
Hay muchas razones para constituir y mantener inventarios, y éstos
pueden desempeñar diversidad de papeles en la vida de cada
organización.
 
Con el fin de controlar y manejar los artículos que entran, pasan por
y salen de las instalaciones, es importante entender no sólo dónde
se encuentra físicamente determinado artículo en un momento dado,
también de qué manera se reconoce su existencia dentro del
sistema.

5
 Inventario obsoleto
¿Por qué se encuentran aún allí las existencias muertas? Las tres
razones que se ofrecen con mayor frecuencia para que no se pueda
salir del producto en cuestión son las siguientes:

•Ya se ha pagado.
•Se puede utilizar algún día.
•Se puede vender algún día.

Argumentos en favor de salir de las existencias muertas

•Recuperación de espacio.
•Utilización eficiente de los recursos.
•Disminución de costos administrativos.
•Demostrar la no recuperación de los costos originales.

6
 Localización física y control de
inventarios
Si no se puede hallar un artículo no se podrá contar. Si no se puede
controlar la localización del artículo, desde los puntos de vista tanto
físicos como de mantenimiento de registros, la precisión del
inventario se verá afectada. Para conservar de manera permanente
la precisión del inventario se debe:

1. Formalizar el sistema general de localización que se utiliza en

toda la instalación.
2. Seguir el almacenamiento y el movimiento del producto desde:
a. Su recibo hasta su almacenamiento.
b. El diligenciamiento de la orden hasta su embarque o
ubicación en un punto de uso.
3. Mantener registros oportunos del almacenamiento y movimiento
de todos los artículos.
7
Sistemas comunes de localización
- Sistema de memoria.
- Sistema de localización fija.
- Sistema de zonificación.
- Sistemas combinados.

Consideraciones para la selección del sistema de localización:

- Uso del espacio
- Uso del equipo
- Uso de la mano de obra
- Accesibilidad a todos los artículos
- Protección contra daños
- Reducción de costos administrativos

Si no se puede hallar un artículo, no se puede

contar. Max Muller
8
Sistemas comunes de localización
El encargado de inventarios debe elegir un sistema de localización que
proporcione la mejor solución, teniendo en cuenta los diversos objetivos en
conflicto. Ningún sistema es “perfecto”. Lo que es mejor depende de
consideraciones como las siguientes:

•Espacio disponible
•Sistema de localización
•Dimensiones del producto o la materia prima almacenados
•Forma de los artículos
•Peso de los artículos
•Características de los productos, tales como si sin apilables, tóxicos,
líquidos, rompibles, etc.
• Métodos de almacenamiento, como pilas sobre el piso, anaqueles,
carruseles, estantes, etc.
•Disponibilidad de mano de obra
•Equipo, incluso los aditamentos especiales disponibles
•Apoyo de sistemas de información.

9
Sistemas comunes de localización
Sistemas de memoria

Dependen del recordatorio humano. “Creo que esta allí”

Ventajas Desventajas

- Fácil de entender. - La capacidad para operar depende

- Poco seguimiento permanente en
papel o computadora.
- Plena utilización del espacio.
- No exige asignación de ningún
sitio de almacenamiento.
de un solo individuo.
- Falta de precisión en la ubicación
del inventario.
- Pueden existir artículos
extraviados.

10
Sistemas comunes de localización

Ventajas
Desventajas
1. Reduce el tiempo de capacitación.

Sistemas de localización fija

1. Contribuye al efecto panal en las 2. Simplifica y acelera la recepción y
áreas de almacenamiento. reabastecimiento.

2. El planeamiento espacial debe tener 3. Ruta controlada para procesar las órdenes.
en cuenta el volumen cúbico total de
4. Permite la disposición secuencial de los productos.
todos los productos.
5. Permite un alto grado de control de lotes
3. Los sistemas dedicados son hasta individuales.
cierto punto inflexibles.
6. Permite situar los productos cerca del punto de su
uso final.

7. Permite situar los productos en la ubicación más

adecuada de acuerdo con el tamaño, peso,
toxicidad, carácter inflamable u otras
características similares de las unidades de
existencias.

11
Sistemas comunes de localización

Sistemas de zonificación

Comprende el establecimiento de zonas o áreas para almacenaje de

productos de las mismas características.

Ventajas
- Clasificación de acuerdo a las
características.
- Flexibilidad en el movimiento
rápido de artículos por zonas.
- Los artículos se asignan a una
zona general, sin especificar el
espacio físico.
Desventajas
- No siempre proporciona un
manejo eficiente de los
productos.
- Exige la actualización de la
información sobre el movimiento
de las existencias.
12
Sistemas comunes de localización
Sistemas de localización aleatoria

Zonificació
Memoria
n
Ventajas

1. Maximización del espacio. Aleatoria

2. Control sobre la ubicación de todos los

artículos en un momento dado.

Desventajas

1. Es necesaria la actualización constante de

la información para determinar dónde se
encuentra cada artículo en un momento dado.

2. Puede hacerse innecesariamente

complicados si la organización tiene un
número pequeño de unidades de existencias.
13
Sistemas comunes de localización
Sistemas combinado
Asignar localizaciones específicas a aquellos artículos que exigen
consideraciones especiales y la mayoría de productos se sitúa de manera
aleatoria.
Ventajas Desventajas
- Proporciona localización - Se debe disponer de lugares fijos
especifica para productos con solo para productos específicos.
especificaciones.
- La mayor parte de productos se
sitúa de manera aleatoria. ....
- Se aprovechan las mejores
....
características de los sistemas
anteriores.
- El sistema fijo se emplea para
los artículos seleccionados y el
sistema aleatorio a todos los
14
demás artículos.
 Teorías comunes sobre la
ubicación de artículos
Estratificación de inventarios
Representación gráfica de la Ley de Pareto
100 El concepto representa la proposición
80 80 de que, dentro de una población de
80
cosas dada, aproximadamente el 20%
60 de ellas tiene concentrado el 80 por
40 ciento del “valor” de todos los
20 20 Cantidad artículos, y que el restante 80% por
20 Valor ciento solamente concentra el 20 por
0 ciento del valor total de los artículos.
Minoría vital Mayoría trivial
¿Qué es valor?

“A” representa los artículos más

populares y de uso más frecuente (la
“minoría vital”), la “B” representa los
siguientes más activos, y la “C” los de
movimiento más lento.

15
 Teorías comunes sobre la
ubicación de artículos
Estratificación de inventarios

• Categorización A-B-C de las unidades de existencias.

En un ambiente donde los

inventarios están compuestos por
productos terminados, la columna
D contendrá las cantidades usadas
en los 12 meses inmediatamente
anteriores.

Esto se basa en la regla general

según la cual las líneas de
producto permanecerán
relativamente sin cambio durante
los 12 meses siguientes.

16
 Teorías comunes sobre la
ubicación de artículos
Agrupación por familias
Consiste en la agrupación de productos con características
semejantes.
Ventajas
- Facilidad para el empleo,
almacenamiento y recolección.
- Facilidad para el reconocimiento
de los artículos.
- Facilidad para utilizar sistemas
de localización por zonas
Desventajas
- Consumo inadecuado de
espacio.
- Administración inadecuada de
artículos de mayor consumo.
- Un artículo puede clasificarse en
más de una familia.
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Direcciones de localización e identificación
de unidades de existencias
Marcas de identificación suficientes y adecuadas (número de unidad
y la unidad de medida)

Marcas de identificación en las localizaciones de cajón, puesto, piso,

anaquel, gaveta, estante.

Beneficios
Reduce tiempos de mano de obra en búsqueda de productos.
Reduce costos de mano de obra asociados con la búsqueda de
almacenamiento.
Elimina las compras innecesarias de artículos que ya están en
inventario pero que no se encuentran.
No se puede controlar aquello que no se puede
encontrar Max Muller
18
 Claves para relacionar con eficacia las
unidades de existencia con las ubicaciones
1. Marcar con claridad los artículos con un identificador de SKU.
2. Marcar con claridad los artículos con una unidad de medida.
3. Marcar con claridad la ubicación en cajones, puestos, estantes,
anaqueles, localizaciones de piso, gavetas, etc.
4. Vincular los números de las SKU con la ubicación, ya sea en un
sistema manual de tarjetas o en una base de datos computarizada.
5. Actualizar el movimiento de los productos en tiempo real, con informes
sobre el movimiento de existencias.

Beneficios
Reduce tiempos de mano de obra en búsqueda de productos.
Reduce costos de mano de obra asociados con la búsqueda de almacenamiento.
Elimina las compras innecesarias de artículos que ya están en inventario pero que no
se encuentran.

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 Métodos de codificación de artículos
físicos
Codificación Alfabética.

Codificación Numérica.

Codificación alfanumérica.

Codificación de barras.

20
 Conceptos de planeación y
reabastecimiento
Mientras se compre más seguido, mayores son los costos internos.
Ejemplo:
Suponiendo que el salario de un auxiliar de compras sea de Q.1,000 y
realice al menos 100 órdenes de compra mensuales:

Q.1,000 ÷ 100 = Q.10 por cada Órden de compra realizada.

Fecha Cantidad Artículo Observación O/C asignada

03/03/2014 60 Lápices Para uso general 134
07/04/2014 100 Lápices Para uso general 148
13/03/2014 80 Lápices Para uso general 167
19/03/2014 120 Lápices Para uso general 180
27/03/2014 40 Lápices Para uso general 203
Total 400      

Costo intrínseco por consumo de lápices: 5 órdenes de compra a Q.10 = Q.50

El mismo ejercicio podría hacerse con el tiempo del personal de almacén.

21
 Conceptos de planeamiento y
reabastecimiento
Inventario de demanda independiente

Establecimiento de mínimos y máximos:

Total Inventario
20 10 5 = 35
Inventario Inventario Inventario
trabajo Reserva seguridad

Formula de punto de orden (mínimos):

(Cantidad de uso mensual x Plazo de entrega) + inventario de seguridad = Punto de pedido
(20 mensuales x 0.5 (2 semanas ) + 5 = 15 punto de pedido

Formula de máximos (mínimos):

Punto de pedido + Cantidad de uso mensual = Máximo
15 unidades mensuales + 20 mensuales = 35 máximo

22
Por qué fallan los sistemas de inventario y
cómo corregirlos
• Inventario definido • Identificación • Identificación
por valor errónea del errónea de
económico y no producto. unidades de
por unidades medida.
físicas reales.

1 2 3
• Ajuste de • Proceso de
discrepancias registro o
recepción
inadecuadamente
definido

4 5
25
 Precisión de los registros de inventario
Conteo de prueba
Consiste en la revisión periódica y selectiva de artículos físicos.
• Establecer la periodicidad con la que se realizarán los conteos.
• Establecer el nivel de precisión esperado en el conteo físico.
• Seleccionar una muestra representativa de artículos. (incluya al
100% de artículos).
• Realice el conteo del 100% de las existencias de los artículos
seleccionado.
• Dividir el número de conteos exactos entre el número de total de
conteos. (% de precisión de los registros.)

Conteos precisos = % de precisión = 87 = 0.87

Total conteos 100

Nota: Se recomienda completar el conteo

del 100% de artículos en un período anual. 26
 Precisión de los registros de inventario
Tolerancias
Precisión significaría que el 100% de conteos físicos coinciden con
los registros de almacén. Sin embargo, es posible que hayan
artículos que por su naturaleza pueda ser difícil de contar.
¿Se imagina usted contando una por una las tachuelas que se
encuentran dentro de un costal de 100 Libras? ¿y si fueran
diamantes?
Si se llegara a establecer tolerancias, debe tomarse en cuenta:

Valor Porcentaje Plazo de Carácter

monetario de uso entrega esencial

…Y muy importante: no se debe hacer ajustes en los registros cuando haya una
discrepancia en los conteos. Se deberá buscar la razón de la discrepancia si
queda fuera del rango de tolerancia aprobada.
27
Herramientas para descubrir los aspectos
disfuncionales del sistema
A) Diagramas de procesos.

B) Diagramas de tendencias.
XyY

C) Inventarios físicos

28
 Inventarios anuales

Objetivos del inventario:

Realizar un avalúo del inventario en un día determinado.

Revisión del 100% de las existencias anuales.
Establecimiento de existencias previo al inicio de un año de
operaciones.

29
 Inventarios anuales
(Conteos cíclicos)

• Descubrir discrepancias poco después de que se

Objetivos presenten.
• Identificar las causas de los errores.
• Corregir las condiciones que causan los errores.
• Continuo mejoramiento de los procesos.
• Un mínimo del 95% por ciento de precisión en TODOS
los artículos.
• Contabilización correcta de los activos de inventario.
• Eliminar el inventario anual.

30
 Inventarios anuales

Metodología

Grupo de Auditoría de Selección

control localización aleatoria

Población Categorías de Categorización

decreciente producto A-B-C

31
 Inventarios anuales
Grupo de
control

Auditoría de
localización

Selección
aleatoria

Población
decreciente

Categorías de
producto

Categorización
A-B-C 32
 Inventarios anuales
Grupo de
control

Auditoría de
localización

Selección
aleatoria

Población
decreciente

Categorías de
producto

Categorización
A-B-C 33
 Inventarios anuales
Grupo de El más común de los conteos de inventarios. Se
control toma el total de artículos para hacer una selección
“aleatoria” de los elementos que serán contadas.
Auditoría de
localización La cantidad de artículos será a discreción de los
encargados del inventario, dejando clara justificación
Selección del método realizado.
aleatoria

Población
decreciente

Categorías de
producto

Categorización
A-B-C 34
 Inventarios anuales
Grupo de
control

Auditoría de
localización

Selección
aleatoria

Población
decreciente

Categorías de
producto

Categorización
A-B-C 35
 Inventarios anuales
Grupo de
control

En este método, la institución decide en qué

Auditoría de categorías desea clasificar las unidades de
localización
existencias, sobre la base de características
particulares. Por ejemplo:
Selección
aleatoria
a) Artículos cuyo saldo disponible sea cero,
b) Todos los tipos de papel, independientemente si
Población son de oficina o de uso sanitario.
decreciente
También puede definirse la periodicidad con la que
Categorías de se quiere contar cada categoría.
producto

Categorización
A-B-C 36
 Inventarios anuales
Grupo de
control

Auditoría de
localización

Selección
aleatoria

Población
decreciente

Categorías de
producto
Si el número resultante no es razonable, cambie las
Categorización frecuencias y vuelva a hacer el calculo hasta que lo
A-B-C sea. 37
 Protección física

Emergencias
naturales

Inventario
Emergencias Emergencias
provocadas tecnológicas

38
 Plan de emergencias
Acciones para proteger la integridad física y el funcionamiento de los
artículos.
Etapas: Recuperación Preparación
a) Preparación:
- Emergencias naturales.
- Tecnológicas.
- Provocadas.
b) Ejecución: Ejecución
- Desarrollo de planes para prevenir amenazas.
- Asignación de tareas para mitigar riesgos, antes, durante
y después de un evento.
- Planificar la actividad de continuidad.
c) Recuperación:
- Proceso de inspección de emergencias.
- Conteo de artículos.
- Revisión de artículos contra documentación.
- Documentar (actas, fotografías, etc.) 39
 Evaluación de riesgos

Amenazas
potenciales Riesgos asociados:

• Obsolescencia
• Caducidad
Probabilidad Evaluar la • Tiempo de vida
en factores amenaza (perecederos)
• Robo
• Incendio
• Terremoto
Impacto por Contrarrestar
áreas la amenaza

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 Recomendaciones generales
No. Descripción Estatus
1 Manual de procedimientos y descriptores de puestos del personal que custodia el √
inventario.
2 Acta de asignación de inventario y establecimiento de áreas a cubrir. √
3 Flujograma de procedimientos establecidos, (solicitud, recepción, almacenaje y √
despacho).
4 Políticas o listado de precios actualizado y autorizado. √
5 Procedimiento y periodicidad de los inventarios cíclicos y anuales. √
6 Formatos establecidos (requerimiento de compra, requisiciones, despachos). √
7 Método de almacenaje y planos de ubicación. √
8 Nomenclatura de codificación de artículos. √
9 Control de artículos con fecha de vencimiento. √
10 Método de establecimiento de mínimos y máximos (cantidad de pedido y tiempo de √
pedido).
11 Codificación física de los artículos de inventario. √
12 Plan de emergencias establecido (administración de riesgos). √
13 Indicadores de desempeño del personal que administra inventarios. √

41
Dudas o comentarios

42
GRACIAS

43