Formulación Metas - V1-Performance Management

Performance Management
Formulando Metas
Estructura del Programa
de Entrenamiento de PM
Proceso Integrado de Gestión PM

Objetivos
Individuales y por
Equipos
Planeamiento Comunicación
Estratégico One on Ones
Revisiones de
Desempeño
semestrales
PM: Conceptos Generales 2

Metas
Las metas, también llamadas OUTPUTS, son resultados retadores que nos
comprometemos a alcanzar durante un año fiscal, trabajando de manera colectiva o
individual, y que son la base para el proceso de Performance Management.
Ejemplos:
 Portafolio de Marcas desarrollado e implementado (Funcional)
 Nivel funcional 6 de Inglés alcanzado (Competencias)
 Comunicación efectiva del equipo implementada ( Gestión / Autogestión)
 Flash Financieros entregados al Presidente al 2do día útil de cada mes. (Trabajo
de Rutina)

Metas: Fuentes de Origen
Estrategia Clientes
Metas
por Equipo
Prácticas de Metas
Gestión y/o Individuales Competencias
Autogestión
Trabajo de Rutina
Las metas son vivas y se revisan constantemente

Metas: Requisitos 4As
Deben establecerse alineadas con la “big picture” (estrategia):
 Planes de negocios.
Alineamiento
 Requerimientos de nuestros clientes.
Deben acordarse con los Gerentes, Equipos, Clientes y Partes

Interesadas para asegurar compromiso en el logro de metas.
Acuerdo
“Todos deben estar en la misma página”
Las metas pueden modificarse o cambiarse para aprovechar nuevas

Ajuste oportunidades identificadas o cambios en el entorno.
Responsabilidad Los equipos e individuos aceptan la responsabilidad y la propiedad del

(Accountability) trabajo para lograr sus metas.

Metas
 Son acordadas al inicio del año fiscal (Ej. F07) en una reunión formal de
establecimiento de metas de la Alta Dirección, una vez al año, con
actualizaciones regulares.
 Son la base para la elaboración del Presupuesto
Plan a 5 años Plan de Negocio
Abr May Jun Jul Ago Set Oct Nov Dic Ene Feb Mar
F07
Flash Flash Flash Flash Flash Flash Flash Flash Flash Flash Flash Flash
PF1 PF2 PF3 Y/E
El año fiscal se inicia el 1° de abril y culmina el 31 marzo, de acuerdo

con el Finance Way.
Metas: Importancia
 Mejora la formulación, traslado e implementación de la estrategia

 Alinean los resultados del negocio con el desempeño del trabajador
 Mejora el enfoque en el cliente
 Son la base para la elaboración del Presupuesto
 Incrementa la habilidad para concentrarse en lo importante.
 Incrementa los niveles de automanejo para los trabajadores y equipos.
 Definen los resultados esperados y permiten la evaluación del trabajador
 Reducen la subjetividad en la evaluación del desempeño.

Propósito
“Preparándonos para formular metas”
 Antes de formular Metas, es importante entender el propósito del equipo, su
razón de ser.
 Debe contestar las siguientes preguntas:
• Sirviendo a quién?
• Para qué propósito?
• Con qué impacto?
 Características de una Declaración de Propósito
• Es breve
• Describe el propósito general del equipo, no acciones específicas
• Se refiere al valor agregado para el cliente final
• Es visionario y debe inspirar

METAS POR
EQUIPOS

Metas por Equipo:
 Son aquellas que sólo pueden realizarse por medio de un equipo o
esfuerzos colectivos y son típicamente:
– Cascada: Despliegue de la Estrategia
– Alineación con los requerimientos del cliente
 Los equipos pueden ser:
– Funcionales
– Interfuncionales
– Permanentes
– Expertos

Formato:
Hoja de Metas por Equipos
OUTPUT RESPONSABLE FECHA
CONTEXTO
CLIENTES PARTES INTERESADAS
PARTICIPANTES
REQUISITO DE CALIDAD EVIDENCIA TARGET STATUS
COMPETENCIAS A DESARROLLAR

Proceso de Formulación de las Metas por Equipo:
1. ¿Quiénes son nuestros Clientes?
2. ¿Cuál será el Contexto de nuestro trabajo?
3. ¿Qué Meta / Output producirá o proveerá el equipo?
4. ¿Cuáles son los Requisitos de Calidad?
5. ¿Qué Evidencia se utilizará?
6. ¿Qué Competencias se necesitan?


1. Clientes
CONTEXTO
PARTICIPANTES


– Son las personas o grupos de personas a quienes el equipo
proporciona:
– Productos
– Servicios
– Información
– Procesos
– Los Clientes fijan los estándares de calidad para nuestro trabajo.

– Nuestros clientes no siempre son nuestros Jefes.

 Partes Interesadas (Stakeholders):

– No son los clientes
– Personas que tienen un fuerte interés en lo que usted hace, pero
que no necesariamente reciben el servicio, producto, información o
proceso que usted proporciona
– Este papel lo cumple a menudo el gerente que está interesado en la
calidad del trabajo que usted hace


2. Contexto
CONTEXTO
PARTICIPANTES

2. ¿ Cuál será nuestro contexto de trabajo?
– Son los elementos del entorno que pueden afectar positiva o
negativamente el desarrollo de nuestras metas.
– Debemos ser proactivos y anticipar posibles estrategias y fuerzas
futuras para evaluar sus metas en base a estas.
– Busquemos reducir el impacto negativo a través del desarrollo de
acciones de contingencia.

2. ¿ Cuál será nuestro contexto de trabajo?
– Información del Contexto
– Las estrategias y planes de la compañía
– Sus metas de equipo
– El propósito de su trabajo
– Fuerzas futuras tales como:
– Cambios tecnológicos
– Mercado o ambiente económico
– Clima político
– Cambios sociales / culturales
– Metas organizacionales / Avances
– Planes regionales / Avances
– Cambios personales .


3. Resultados
CONTEXTO
PARTICIPANTES

3. ¿ Qué resultados producirá o proveerá el equipo?
– Un Resultado es el producto, servicio, información o proceso que su

equipo proporcionará al cliente
– Orientado a la innovación u optimización de los procesos.
– Se enfocan en Resultados que se beneficiarán de la cooperación

continua del equipo, atención y revisión.
– Debe ser específico.

3. ¿ Qué resultados producirá o proveerá el equipo?

– No incluir Resultados que permanecerán sin mucho cambio.
– Satisfacen las necesidades claves de los clientes.
– Hable con sus clientes.
– Vea las cosas desde su perspectiva.
– Pregunte que les gustaría recibir de su parte que tendría valor para ellos.
– Establezca los responsables en la Matriz de Roles / Participantes.


4. Requisitos de Calidad
CONTEXTO
PARTICIPANTES

4. ¿ Cuáles son los requisitos de calidad?
– Describen el estándar del resultado en términos de la percepción y

necesidades del cliente.
– Describe el resultado a un nivel de calidad excelente
– Se enfoca en las características de alto y real valor agregado
– Incluye requisitos cualitativos y cuantitativos
– Refleja calidad y no sólo los estándares mínimos


– Pueden contestar estas preguntas:
– ¿ Cuántos?
– ¿ De acuerdo a qué estándares o guías?
– ¿ Aceptado para o aprobado por quién?
– ¿ Para cuándo?
– ¿ Incluyendo qué características o contenido?
– ¿ A qué nivel de precisión?
– ¿ Con qué resultados?
– ¿ Con qué enfoque?
– ¿ Con qué impacto?, ¿ sobre quién?
– ¿ Cómo se implementará?
– ¿ Con qué requerimientos de costos?
– ¿ Relacionado a qué estrategias, planes u otros eventos?

Participantes (Roles)
CONTEXTO
PARTICIPANTES

Roles
 Preguntas a realizar al definir los roles :
─ Quién es responsable por el Resultado
─ Quién apoya la producción del Resultado
─ Quién da el “OK” o la autorización al Resultado

El Rol de ‘A’
 Responsable (Accountable)
─ Puede ser quien maneje el presupuesto
─ Asegura el involucramiento del cliente
─ Consciente constantemente de la percepción del cliente
─ Establece un cronograma y plan de acción
─ Se reúne para discutir o negociar los requisitos y evidencias a utilizar
─ Incluye el Resultado en sus metas
─ Negocia con ‘K’ para asegurar una visión común
─ Pueden hacer el trabajo o parte del mismo

El Rol ‘S’
 Soporte (Support)
─ Está de acuerdo con el trabajo y hace labores específicas
─ Cumple los plazos y requisitos de calidad especificados a su rol
─ Atiende / participa en las reuniones asociadas con el trabajo de equipo del Resultado
─ Anticipa los problemas y ayuda a resolverlos (comunica)
─ Incluye el Resultado en sus metas

El Rol ‘K’
 OK – firma o visto bueno
─ Prevee requisitos de calidad antes de que se formulen los Resultados
─ Asume el punto de vista del cliente al evaluar la calidad del Resultado
─ Requiere la mínima burocracia para obtener aprobaciones
─ Asegura autonomía óptima y auto-gerencia
─ “Coaching” oportuno
─ Aseguramiento de los recursos

Los Roles ‘C’ e ‘I’

 Consultor
─ Proporciona sus consejos basados en su experiencia o conocimiento
especializado que asistirá en el logro de la meta
 Informado
─ Se requiere mantenerlo actualizado sobre el progreso en el cumplimiento de
la meta (ej. Partes interesadas / Stakeholders)


5. Evidencias
CONTEXTO
PARTICIPANTES

5. ¿ Qué evidencia se utilizará?
 La evidencia es fuente de retroalimentación

 La evidencia identifica cual será la herramienta de medición del
éxito
 La evidencia a utilizar debe ser definida de antemano para que
usted, su cliente y las partes interesadas, sepan como se evaluará
el éxito del Resultado

5. ¿ Qué evidencia se utilizará?
– Estas le ayudan a determinar que ha logrado sus metas (KPI´s)
– Pueden ser:
– Instrumentos que miden directamente nuestro resultado (tamaño,
cantidad, temperatura a tiempo.
– Datos de encuesta
– Conversaciones de retroalimentación - formación
– Conversaciones de retroalimentación - información.


6. Competencias
CONTEXTO
PARTICIPANTES

6. ¿ Qué competencias se necesitan?

– Son los recursos personales para hacer el trabajo. Estos incluyen:
– Conocimiento técnico, del negocio o del consumidor
– Habilidades interpersonales o mentales
– Actitudes, valores y estilo.
– Usted es un recurso clave. Su continuo desarrollo es importante
para su desempeño.

Formato Hoja de Metas por Equipo
 Las metas o Outputs de Equipo se formulan y redactan en el Formato de Hoja
de Metas de Equipo en excel que se ha mostrado.
 Se utiliza un Formato para cada Meta / Output.
 Son sometidas a la revisión y aprobación del Nivel Superior
 Deben ser archivados con un nombre que permita su interrelación y fácil
ubicación: ## de Output y Nombre completo
 Ej.
10 Performance Management Implementado.xls
10.3 Plan de Negocios para empleados diseñado, publicado y distribuido.xls

Seguimiento a las Hojas de Metas de Equipo
• Reuniones periódicas para revisar el avance de la Meta entre los

integrantes del equipo.
• Se enfocan en:
• Resultados Obtenidos: ¿Qué?
• Estilos de Gestión y Autogestión del Equipo: ¿Cómo?
• Se proporciona Feedback bidireccional.
• Se establecen Planes de Acción
• Se registran los acuerdos llegados por el equipo.
• Son Input para las Hojas de Metas Individuales de los integrantes del
equipo.

METAS
INDIVIDUALES

Metas Individuales:
 Son aquellas que pueden ser alcanzadas por el mismo trabajador:
– Contribuciones individuales a metas de equipo: Roles A y S
– Trabajo específico del área funcional, que el empleado debe mejorar o
implementar
– Metas personales de desarrollo: Competencias
– Metas conductuales: Prácticas de Gestión o Autogestión

Formato
Hoja de Metas Individuales
NOMBRE DEL TRABAJADOR CARGO DE PLANILLA FECHA
OUTPUTS REQUISITOS DE CALIDAD EVIDENCIA TARGET STATUS

Desarrollando Metas Individuales
Para formular sus propias metas individuales, usted requiere:
• Las Metas de equipo que definieron y los Roles de Equipo para que usted
pueda incluir todos sus roles ‘A’ y ‘S’
• Retroalimentación del cliente.
• El Plan del Negocio, para mantener el alineamiento con la estrategia principal
de la empresa.
• Asesoría de un Facilitador PM (de la Empresa, División o Planta).
Puede agrupar por afinidad más de un Requisito de Calidad (A y S) en una

misma Hoja de Metas.
Ej. Hoja de Metas “Apoyo a los Proyectos de la División de
Marketing brindado”

Seguimiento a las Hojas de Metas Individuales:
• Reuniones periódicas para revisar el avance de las Meta Individuales
entre el Jefe y su colaborador.
• One on One y Revisión de Desempeño
• Se enfocan en:
• Resultados Obtenidos: ¿Qué?
• Estilos de Gestión y Autogestión del Equipo: ¿Cómo?
• Se proporciona Feedback bidireccional.
• Se establecen Planes de Acción
• Se registran los acuerdos llegados por ambas partes.

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Proceso Integrado de Gestión PM

PM: Conceptos Generales 2

PM: Conceptos Generales 3

Las metas son vivas y se revisan constantemente

Deben acordarse con los Gerentes, Equipos, Clientes y Partes

Las metas pueden modificarse o cambiarse para aprovechar nuevas

Responsabilidad Los equipos e individuos aceptan la responsabilidad y la propiedad del

PM: Conceptos Generales 5

Plan a 5 años Plan de Negocio

PF1 PF2 PF3 Y/E

El año fiscal se inicia el 1° de abril y culmina el 31 marzo, de acuerdo

 Mejora la formulación, traslado e implementación de la estrategia

PM: Conceptos Generales 7

PM: Conceptos Generales 8

PM: Conceptos Generales 9

PM: Conceptos Generales 10

CLIENTES PARTES INTERESADAS

REQUISITO DE CALIDAD EVIDENCIA TARGET STATUS

PM: Conceptos Generales 11

1. ¿Quiénes son nuestros Clientes?

2. ¿Cuál será el Contexto de nuestro trabajo?

3. ¿Qué Meta / Output producirá o proveerá el equipo?

4. ¿Cuáles son los Requisitos de Calidad?

5. ¿Qué Evidencia se utilizará?

6. ¿Qué Competencias se necesitan?

PM: Conceptos Generales 12

1. ¿Quiénes son nuestros Clientes?

2. ¿Cuál será el Contexto de nuestro trabajo?

3. ¿Qué Meta / Output producirá o proveerá el equipo?

4. ¿Cuáles son los Requisitos de Calidad?

5. ¿Qué Evidencia se utilizará?

6. ¿Qué Competencias se necesitan?

PM: Conceptos Generales 13

CLIENTES PARTES INTERESADAS

REQUISITO DE CALIDAD EVIDENCIA TARGET STATUS

PM: Conceptos Generales 14

1. ¿Quiénes son nuestros Clientes?

– Los Clientes fijan los estándares de calidad para nuestro trabajo.

PM: Conceptos Generales 15

 Partes Interesadas (Stakeholders):

PM: Conceptos Generales 16

1. ¿Quiénes son nuestros Clientes?

2. ¿Cuál será el Contexto de nuestro trabajo?

3. ¿Qué Meta / Output producirá o proveerá el equipo?

4. ¿Cuáles son los Requisitos de Calidad?

5. ¿Qué Evidencia se utilizará?

6. ¿Qué Competencias se necesitan?

PM: Conceptos Generales 17

CLIENTES PARTES INTERESADAS

REQUISITO DE CALIDAD EVIDENCIA TARGET STATUS

PM: Conceptos Generales 18

2. ¿ Cuál será nuestro contexto de trabajo?

– Son los elementos del entorno que pueden afectar positiva o

negativamente el desarrollo de nuestras metas.

– Debemos ser proactivos y anticipar posibles estrategias y fuerzas

futuras para evaluar sus metas en base a estas.

– Busquemos reducir el impacto negativo a través del desarrollo de

PM: Conceptos Generales 19

PM: Conceptos Generales 20

1. ¿Quiénes son nuestros Clientes?

2. ¿Cuál será el Contexto de nuestro trabajo?