PROCESO DE CREACIÓN Y

MODIFICACIÓN DE
PROVEEDORES EN JDE

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 Matriz de aprobación
Alcance: Creación de nuevos proveedores o modificaciones de los existentes
Normativa aplicable: CEVA PTP Policy, CEVA House Rules y CEVA Bussines Rules

Este proceso solo puede ser realizado por las personas responsables por área, que se detallan a
continuación:

Área Solicitantes Aprueba >59 ds Aprueba<60 ds

CL Rosa Farías Miguel Quiroga Alfonso Lopez

Francisca ó Mateus
Abarca Marenco

FM Guillermo Miguel Quiroga Alfonso Lopez

Peñaloza +por ó Viviana Sebastian
definir (backup) Manasevich Rauch

GROUND Guillermo Miguel Quiroga Alfonso Lopez

Peñaloza, +por ó Mateus Sebastian
definir (backup) Marenco ó Rauch
Viviana
Manasevich

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 Validaciones Mandatorias previas a creación
Transporte terrestre FM/CL
· Debe adjuntar documentos mandatorios para la aprobación y validación:
• Certificado Bancario, acreditando cuenta a nombre de la empresa.
 En caso de urgencia para crear un proveedor, el proveedor de forma directa debe enviar a Compras un E-mail de
confirmación con datos bancarios asociados a la empresa. La extensión del E-mail debe ser de dominio de la
empresa.
• Factura referencial (emitida con anterioridad a otro cliente)
• Carpeta tributaria con mínimo 1 año de historia
• Contrato de prestación de servicios (formato CEVA) + Condiciones generales para prestación de servicios
• Carta de aceptación de tarifas detalladas
• DICOM Informe Empresarial sin deudas previsionales
• Reglamento de Contratistas y Subcontratistas firmado por representante legal
• Contratos laborales del personal que ingresará al parque (ENEA/BODENOR)
• Copia Póliza Responsabilidad Civil / Certificado de pago
• Firma de las cláusulas de Cumplimiento de los Proveedores de CEVA (original firmado por representante legal).
http
://cevanet.logistics.corp/en-GLOBAL/Functions/Legal/Compliance/Documents/Compliance%20Covenants%20Feb
%202018%20ES.pdf

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Entering Management Review in eQCM
 Validaciones Mandatorias previas a creación
Otros proveedores distintos a Transporte terrestre FM/CL
· Debe adjuntar documentos mandatorios para la aprobación y validación:
• Certificado Bancario, acreditando cuenta a nombre de la empresa.
 En caso de urgencia para crear un proveedor, el proveedor de forma directa debe enviar a Compras un E-mail de
confirmación con datos bancarios asociados a la empresa. La extensión del E-mail debe ser de dominio de la
empresa.
• Factura referencial (emitida con anterioridad a otro cliente)
• Carpeta tributaria con mínimo 1 año de historia
• Carta de aceptación de tarifas detalladas / Cotización / Propuesta comercial
• DICOM Informe Empresarial sin deudas
• Firma de las cláusulas de Cumplimiento de los Proveedores de CEVA (original firmado por representante legal)
para proveedores que brinden los siguientes servicios
• Agencias de Personal Temporal, Seguridad, Aseo industrial y otros.
• Quienes almacenen o transporten documentación personal de CEVA y sus clientes, y quienes realicen
tramites a nombre de CEVA

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Entering Management Review in eQCM
 Otras disposiciones
· Información ante cambios: El proveedor debe mantener a sus POC informados con respecto a cambios en
 Estructura de la sociedad: RUT, Razón social
 Dirección
 Datos Bancarios
Sin una carta directamente enviada por el proveedor, nuestro SSC no podría realizar los cambios en el VMD (Vendor
Master Data)
· Servicios de prueba no están permitidos, todo proveedor debe ser sometido al proceso de onboarding (slides anteriores)
· El orden del proceso es, onboarding, luego solicitud de servicios
· Facturas de proveedores que no pasaron por el proceso de onboarding, serán rechazadas ante el SII
· SLA Desde envío correcto y completo del formulario de creación al SSC (Accenture): 72 hrs

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Entering Management Review in eQCM
 Rechazos frecuentes por parte del SSC
· Certificado bancario sin timbre del banco
· Extensión del email del proveedor enviando la información distinto a la razón social / nombre fantasía de la empresa
· Formularios incompletos
· Términos de pago no aprobados según matriz
· Cuenta bancaria distinta al RUT/Razón social del proveedor a crear

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Entering Management Review in eQCM
Anexo: Manual de llenado

Title of Presentation | Month Year 7

 1.- Completar “Masterdata form 2017 – V1 03”
El Masterdata Form 2017 – V103 es un archivo en formato Excel, el cual se debe
completar para que Accenture haga la creación del nuevo proveedor o modificación
según corresponda, completando la siguiente información:

1.1.- “General Information” debemos completar:

· Requested by?
· CEVA Company name: N° 060.-
· New o Change to masterdata
· Current JDE y OFS: se debe completar solo en el caso de proveedores existentes
y que se necesiten modificar.

1.2.- “Address Details” debemos completar:

· Name Vendor • Country
· Long Address Number • Country code
· TAX ID • Languaje
· Search Type • Phone
· Address Line • Contact person
· Postal Code • E-mails
· City

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Entering Management Review in eQCM
 1.3.- “Classification Codes” debemos completar:
• Supplier Class
• Supplier Grouping (CC16)

1.4.- “AP/AR Information” debemos completar:

• Payment Terms – AP
• Payment Instrument

1.5.- “Bank Details” debemos completar:

• Name of Bank
• City of Bank
• Bank Accoun Number

Para finalizar se guarda el archivo con el Nombre “Masterdata form 2017 – V1 03 –

NOMBRE
PROVEEDOR” para la creación de nuevo proveedor.
En el caso de modificación de un proveedor existente, guardamos con el mismo nombre,
agregando “CHANGE”. Ejemplo: “Masterdata form 2017 – V1 03 – NOMBRE
PROVEEDOR –
CHANGE”.

Entering Management Review in eQCM

 2.- Aprobación:
Para solicitar aprobación se debe enviar un E-mail con “Masterdata form 2017 – V1 03” adjunto,
indicando la solicitud de aprobación de nuevo proveedor para ser creado en JD Edwards:

• New Vendor/Change
• Payment Terms (Days)
Las aprobaciones se solicitarán dependiendo la cantidad de días por términos de pago que el proveedor
nos otorgue.
• 60, 90 días o más: Aprueba Country Controller.
• Menos de 60 días: Aprueba Country Controller, VP Finance South America y Manager de
Unidad de Negocio.

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Al contar con la aprobación, se debe enviar la solicitud a Accenture, adjuntando los siguientes
archivos:
1. Masterdata
2. E-mail de Aprobación
3. Certificado bancario.

Casilla para envio de información:

• Casilla CL: MDM_CL@accenture.com <mailto:MDM_CL@accenture.com>

• Casilla FM: MDM_FM@accenture.com <mailto:MDM_FM@accenture.com>

Llegará un mail de respuesta indicando el numero para JDE del NEW VENDOR creado en sistema.

House Rules

Maestro de Proveedores
• Aceptamos solo formularios estándar aprobados
• E-mail y Datos bancarios son mandatorios para nuevos proveedores
• Solicitante de Ceva debe entregar la documentación de soporte correcta
• Proveedores deben informarse sobre las reglas de negocio de Ceva
• Debe realizarse validación independiente de los datos bancarios
• Días de crédito corren desde la recepción real de la facture, no de la fecha de impresión

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 Política de Cumplimiento según riesgos.
Proveedores de Alto Riesgo:
El personal de CEVA que contrata a un tercero para proporcionar servicios es responsable de
garantizar que el proceso se complete y el tercero sea aprobado, se debe comunicar con el Área
de Cumplimiento y Ética para hacerlo, entran en esta categoría: Aduanas, Transportistas
Internacionales, Comisionistas o Terceros que sean representantes de CEVA.
 
Proveedores de Medio Riesgo:
Requerimos que el tercero firme los Pactos de Cumplimiento de CEVA que incluyen
disposiciones de cumplimiento sobre anticorrupción, antimonopolio, cumplimiento comercial y
conducta corporativa general, entran esta categoría: Transportistas Nacionales y Transfronterizos,
Agencias de Personal Temporal, quienes almacenen o transporten documentación personal de
CEVA y sus clientes, y quienes realicen tramites a nombre de CEVA.
 
Proveedores de Bajo Riesgo:
No se requiere ninguna diligencia adicional, solo que se establezca un contrato para proteger
a CEVA, y los Convenios de Cumplimiento pueden incluirse como una buena práctica, entran en
esta categoría: Transportistas Nacionales, Proveedores de TI, Proveedores de servicios
profesionales contabilidad, legal, asesoría fiscal, recursos humanos, bancos, instituciones
financieras), Agencias de alquiler (almacenes, equipos / suministros para almacenes y oficinas,
etc.) • Proveedores de servicios públicos (gas, electricidad, agua, etc.), mantenimiento de
instalaciones, jardinería, limpieza de proveedores etc.

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