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Santiago de Cali, julio 27 de 2022

Acuse de recibo de FE, Recibo del bien o servicio, Aceptación

expresa o rechazo
Comunicado N°4

Actualmente, los adquirientes están en la autoimplementación del proceso de recepción

electrónica de las facturas electrónicas de los proveedores, dando cumplimiento a la
Resolución DIAN 000085 de abril/2022. Al respecto, Siesa comparte ciertas aclaraciones:

Tener en cuenta
Adquiriente: clientes de Siesa
Emisores: clientes que emiten la factura que no son PT Siesa
Proveedores Electrónicos: PT’s de los emisores

1. El reporte de los eventos sobre las facturas de proveedores aplica exclusivamente para la
recepción de facturas de compras a crédito o plazos.

2. La implementación de esta transacción debe realizarla directamente cada compañía.

3. Siesa habilitó dos modelos de recepción de correos para dar cumplimiento a la nueva
normativa:

Modelo 1. Desde el software de los proveedores – El proveedor envía directamente a

Siesa
Modelo 2. Desde el correo electrónico de los adquirientes – El adquiriente reenvía a
Siesa

(AQUÍ detalles de los modelos)

4. Cada compañía deberá:

• Decidir cuál modelo utilizar e implementarlo.

• Enviar o reenviar a Siesa únicamente el archivo .ZIP que incluya el XML y el PDF. (No
debe estar encriptado con contraseñas ni contener espacios o caracteres especiales).

• Garantizar que se entreguen a Siesa los archivos con las estructuras definidas por la
DIAN en la norma del Anexo Técnico de Factura Electrónica de venta – Versión 1.8
de la Resolución 00012, la cual regula la emisión de documentos electrónicos. (Esta
responsabilidad es del adquiriente teniendo en cuenta que es quien tiene la relación directa
con la DIAN).

5. La labor de Siesa en este proceso es confrontar de manera automática los archivos

recepcionados con las estructuras estándar estipuladas por la DIAN y reguladas por la
Resolución 000085. (El resultado de la confrontación se verá reflejado en el portal de Facturación
Electrónica Siesa e-Invoicing).

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6. Es importante que el adquiriente recuerde a su proveedor que la información (XML) a enviar

debe ser la misma que se transmitió a la DIAN, de modo que se eviten errores en la generación
de los eventos de acuses. (Pese a que Siesa es el medio a través del cual se procesan los documentos,
quien debe garantizar ante la DIAN la aceptación de los mismos es el adquiriente, dado que es quien tiene la
relación directa con dicha entidad, como se mencionó anteriormente).

7. Por favor, comunicarse con Siesa, únicamente en caso de que, pasados tres días, se detecte
alguna novedad con la transacción de los documentos:

• No aparezcan en el portal.
• No hayan cambiado de estado.
• Se hayan intentado procesar varias veces, sin éxito.
• No es posible aceptarlos manualmente.

(La transacción requiere un tiempo de procesamiento para finalizar su ciclo exitoso, por lo
que no puede catalogarse como novedad la ocurrencia de uno de los anteriores escenarios
después de minutos de haberse enviado/reenviado el documento).

8. Para Siesa es evidente que hay nuevos actores en esta transacción que aún no están
culturizados en los procesos electrónicos. Teniendo en cuenta lo anterior, se está elaborando
un plan para contribuir en la educación de estos usuarios y facilitar así su participación en este
proceso clave de negocio. (Próximamente se estará compartiendo un comunicado al respecto).

9. Para efectos de prueba y capacitación, se otorgó a todos los clientes un periodo de gracia
entre el 13 de julio de 2022, fecha de entrada en vigencia de la norma, y el 15 de agosto de
2022 (lapso ampliado recientemente) para generar los eventos de forma gratuita desde el portal
de Siesa e-Invoicing.

10. Por favor, tener en cuenta que solo hasta el 15 de agosto de 2022 el servicio de recepción
básica a través de la plataforma Siesa e-Invoicing estará disponible, sin costo, para todos los
clientes que tengan Siesa como su Proveedor Tecnológico para emisión de Factura Electrónica.
Recuerden que para esta transacción es necesario realizar un proceso de contratación por
medio del Área Comercial, comunicándose con su ejecutivo de posventa (AQUÍ su dato de
contacto). A partir del 16 de agosto de 2022 solo contarán con este servicio aquellas compañías
que lo hayan contratado.

Gracias por la atención.

Cordialmente
Comunicaciones Siesa

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