Manual de Autogestión de Proveedores

Corporación AICSA

AUTOGESTIÓN
DE
PROVEEDORES

Corporación AICSA

Elaboró: Tesorería Corporativa Fecha Revisión feb-22

Revisó Gerencia Financiera Hoja 0 de 13 Fecha Autorización feb-22
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CONTENIDO
Objetivos .......................................................................................................... 2
Alcance ............................................................................................................ 2
Flujograma del proceso ......................................................................................... 3
Acceso al portal de autogestión de proveedores ............................................................ 4
URL .............................................................................................................. 4
Credenciales ................................................................................................... 4
Autogestión de proveedores .................................................................................... 5
Inicio ............................................................................................................ 5
Ficha proveedor ............................................................................................... 6
Ingresos de nueva solicitud .................................................................................. 7
Datos de factura ............................................................................................ 7
Detalle de la factura ....................................................................................... 8
Relación de documento .................................................................................. 10
Visualización de solicitudes ingresadas .................................................................. 10
Retenciones .................................................................................................. 11
Formato autorizado para instrucción de transferencias ............................................... 12

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Objetivos

• Proporcionar a nuestros proveedores un medio digital para el envío de facturas,

órdenes de compra y acuses de materiales y/o servicios para la generación de
contraseñas de pago a través de una plataforma web.
• Agilizar, unificar y transparentar el proceso de solicitudes de pago del proveedor hacia
las diferentes empresas de la corporación.
• Aprovechar los recursos tecnológicos para ser más agiles y eficientes en los procesos
corporativos y estratégicos a corto, mediano y largo plazo.

Alcance

• Los proveedores y sub contratistas nuevos y existentes tendrán acceso al presente

manual con el objetivo de conocer el procedimiento de adición al portal de autogestión
de proveedores.
• El presente manual incluye información necesaria para acompañar al usuario durante
el proceso de acceso al portal e ingreso de información.

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Flujograma del proceso

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Acceso al portal de autogestión de proveedores

URL

http://saf.aicsacorp.com:8686/ords/safws/r/autogestion-de-proveedores/login

Credenciales

Username: NIT del proveedor

Password: Generado de forma automática por el sistema de autogestión, con actualización

periódica cada 60 días. Corporación AICSA hará llegar por medio de correo electrónico al
proveedor para que inicie el proceso de autogestión.

En los casos que el correo electrónico esté desactualizado o no se posea la información, el

proveedor deberá comunicarse al Departamento de Compras y Servicios o a través de su
persona de contacto en Corporación AICSA para que se proceda con la actualización y
reenvío del password.

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Autogestión de proveedores

INICIO

En esta sección el proveedor tendrá acceso al dashboard de Autogestión de Proveedores

permitiendo visualizar la siguiente información:

• Órdenes de compra pendientes de entrega

• Solicitudes de pago pendientes
• Días promedio entrega
• Días promedio de pago
• Órdenes de compra con entregas parciales
• Órdenes de compra entregas completas

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FICHA PROVEEDOR

En la ficha del proveedor el usuario tendrá la opción de actualizar información importante

como correo electrónico, página web, teléfonos, contactos. En el caso de los siguientes
campos de actualización necesitará previa validación de Corporación Aicsa por ser
información sensible para el pago y registro fiscal, y porque se debe verificar con los
documentos adjuntos al portal.

• Dirección fiscal
• Número de cuenta bancaria
• Tipo de cuenta bancaria
• Nombre del banco
• Tipo de moneda

Además, le permitirá cargar los siguientes requisitos indispensables:

• Carta de autorización para transferencias debidamente firmada y sellada.

• Factura electrónica completa.
• RTU actualizado.
• DPI en caso sea persona individual.
• Constancia de omisos.
• Además, información para personas de contacto.

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INGRESOS DE NUEVA SOLICITUD

Seleccionar la opción que indica Ingresar Nueva Solicitud

Datos de factura
Al seleccionar la opción Ingresar Nueva Solicitud, se podrá visualizar la siguiente ventana
Datos de Factura, y el usuario podrá seleccionar de la lista desplegable la empresa a quién
se emitió la factura por la venta del bien y/o servicio.

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Detalle de la factura
El siguiente paso se podrá visualizar la ventana Detalle de la Factura, donde el usuario
podrá ingresar toda la información consignada en la factura electrónica.

Nota: el usuario debe ingresar información correcta, caso contrario al momento de validación
de información por Corporación AICSA será rechazada la gestión indicando la razón por
medio de un mensaje.

Aspectos importantes a considerar:

Campos obligatorios Descripción

Fecha que se emitió • Seleccionar en la opción de calendario la
factura fecha consignada en el documento.
• El documento que se ingrese a la autogestión
deberá ser del mes en curso.
• Fecha máxima de carga es la del último día
calendario según el mes que corresponda.
• El sistema no permitirá ingresar facturas de
un mes anterior.

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Código de moneda: • Seleccionar la moneda de emisión de la

factura, si es en Quetzales el tipo de cambio
será Q. 1.00 de forma automática, si es en
dólares el sistema sugiere el tipo de cambio
del Banco Central, caso contrario el
proveedor podrá ingresar el tipo de cambio.
• El tipo de cambio indicado es referencia para
el registro de la factura, por lo que no obliga
a Corporación AICSA que sea el tipo de
cambio a pagar al momento de su
vencimiento.
Número de Orden de • Seleccionar de la lista desplegable el número
Compra de orden de compra relacionada a la factura
por la adquisición del bien y/o servicio.
• La orden de compra es proporcionada por el
Departamento de Compras y Servicios de
forma digital en formato PDF con la firma QR.
Número de Acuse • Seleccionar de la lista desplegable el número
de acuse relacionado a la orden de compra y
factura.
Tipo de combustible • Si la adquisición fue combustible, se deberá
indicar el tipo regular, Diesel y super.
Cantidad • En caso se facturó combustible, completar
información de la cantidad proporcionada.
Monto de Compra, • Ingresar el monto consignado en la factura.
servicio o importación

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Relación de documento
El siguiente paso es relacionar la factura adjuntando en formato PDF o imagen legible.

Grabar el registro

VISUALIZACIÓN DE SOLICITUDES INGRESADAS

Una vez ingresadas las facturas, el usuario podrá visualizar en la columna contraseña el
número correspondiente a la contraseña de pago, así también podrá descargar la misma.

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RETENCIONES

En esta sección el usuario podrá verificar y descargar las retenciones correspondientes a las
facturas emitidas, en caso apliquen según el régimen del contribuyente. Las retenciones
serán cargadas de forma diaria al portal de Autogestión por medio del Auxiliar Contable de
Corporación AICSA.

Los proveedores que posean usuario de Agencia Virtual de la Superintendencia de

Administración Tributaria podrán descargar los siguientes documentos para los casos que
las facturas estén a emitidas a nombre de AIC BUSINESS CORP, S.A. y CORPORACIÓN
AIC, S.A.:

• Constancia de retención de IVA

• Constancia de retención de ISR

Para el resto de empresas de la corporación serán visualizadas en el portal de Autogestión.

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Formato autorizado para instrucción de transferencias

CARTA DE AUTORIZACIÓN
Pago de facturas acreditados en cuenta bancaria

Guatemala, julio de 2022

Señores

CORPORACIÓN AIC S A Y TONELADAS DE CENTRO AMERICA S A

Presente

Por medio de la presente solicitamos y autorizamos que los montos consignados en nuestras facturas, ya sea
por prestación de servicios o por venta de bienes que le son facturados a CORPORACIÓN AIC, S.A.,
PROYECTOS AICSA, S.A., AIC BUSINESS CORP, S.A. y TONELADAS DE CENTRO AMÉRICA, S. A. Se
realicen por medio del Sistema Electrónico de Pago a Proveedores y que sean acreditados directamente en la
cuenta bancaria que se identifica a continuación:

Cuenta Número: ________________________ Banco: ____________________________

Nombre de la cuenta: _______________________________________________________

Tipo de cuenta: Monetaria __________________ Ahorro _________________________

Tipo de moneda: Quetzales __________________ Dólares_________________________

Dirección de correo electrónico para dar aviso de pago:

_________________________________________________________________________

Así mismo aceptamos expresamente que constituirá como comprobante de pago y aún así presentaremos
recibo de caja, la nota de crédito efectuada en nuestra cuenta, indicando el monto y la fecha del acreditamiento.

Atentamente,

___________________________ ______________________

Nombre y Firma
Representante Legal Sello de la empresa

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