Archivo (Del latín Archivum): m.

“Lugar o paraje en que se conservan con separación y

seguridad papeles o documentos. Lugar secreto y reservado, depósito de cosas de cierta
importancia o curiosidad”. (Dirección enciclopédica hispano-americano).
En tal definición se juntan los tres siguientes conceptos sobre Archivo:

1. Conjunto de documentos
2. Conjunto de documentos debidamente ordenados para su fácil consulta. Esto es,
propiamente, lo que debe ser un archivo ya que establece el requisito de orden y apunta
su finalidad, la consulta.
3. Lugar destinado a contener los documentos, se llama también por extensión.
Archivar: La acción de guardar ordenadamente los documentos, de acuerdo con los
procedimientos que señalan los sistemas y métodos.
Archivista: El que tiene a su cargo un archivo o que, como técnico en la materia, interviene o
trabaja en los Archivos.
Archivero: Mueble archivador seccional destinado a contener los documentos, facilitando su
manejo y conservación.

División de los archivos

Los archivos se dividen y subdividen:

1. Por su organización:
1. Archivos centrales
2. Archivos locales
Los Archivos centrales: Son unidades de servicio que, concentrando toda la
documentación de una institución, atienden a los referidos servicios para todas y cada
una de las distintas dependencias; es decir, existe un solo archivo, se forma un
expediente único para cada asunto o negocio, con la documentación formulada par la
tramitación hecha por las diversas dependencias.
Los Archivos locales: Es la más amplia, económica y eficaz formación documentaria.
Los archivos Locales son contrarios a los anteriores; el servicio se localiza en cada
dependencia de la institución y, por consecuencia se forman tantos expedientes, como
intervenciones hagan aquellas en la tramitación de un asunto o negocio, para hacer así
ventajosamente ágil el proceso del despacho en las oficinas tramitadoras.
2. Por sus asuntos
1. Archivos generales
2. Archivos parciales
 Los Archivos generales: Contienen todo género de asuntos de la institución;
corresponden a una organización centralizada, o bien a unidad de concentración de
expedientes de asuntos terminados en su tramitación, por las diversas dependencias
que conservan sus Archivos Locales en proceso de información.
Los Archivos parciales: Están constituidos por documentos de una sola naturaleza, o
de asuntos similares.
3. Por la documentación que contienen:
1. Archivos oficiales
2. Archivos especiales
3. Archivos particulares
Los Archivos oficiales: Contienen documentos de las instituciones públicas o
gubernamentales.
Los Archivos especiales: Contienen documentos de determinadas instituciones o
entidades.
Los Archivos particulares: Contienen documentos de las personas o familias.
4. Por su destino:
1. Archivos públicos
2. Archivos privados
3. Archivos secretos
Los Archivos públicos: Pueden ser consultadas por las personas que la deseen
llenando los requisitos que establezcan sus reglamentos de funcionamiento.
Los Archivos privados: Están al servicio exclusivo de la institución a la que
pertenezcan, y su consulta está limitada a sus funcionarios y empleados.
Los Archivos secretos: Son aquellos que por la naturaleza de su documentación,
reservada o confidencial, están destinados a usos exclusivos.
5. Por el método empleado en su manejo:
1. Archivos directos
2. Archivos indirectos
Archivos directos: Son lo que no requieren catálogos en la localización y consulta de
expedientes.
Archivos indirectos: Contrarios a los anteriores, requieren del auxilio y presión de los
catálogos para la localización y consulta de expedientes.
Esta condición de Archivos directos e indirectos, depende de método aplicado en su
clasificación.

6. Por la calidad o cantidad de documentos:

 1. Archivos cuantitativos
2. Archivos cualitativos
Los Archivos cuantitativos: Son de gran volumen en su documentación.
Los Archivos cualitativos: Son de gran cantidad en su documentación y por
consecuencia requieren de la aplicación máxima de las técnicas de archivo.
En un archivo pueden existir ambas condiciones de cantidad y calidad.

7. Por la asignatura empleada:

1. Archivos numéricos
2. Archivos alfabéticos
Esta división y subdivisión es resultado del empleo de los signos representados por las
letras del alfabeto, o de los números arábigos, en los diversos sistemas de clasificación
documentaria.

Las letras y las cifras se emplean separadamente o combinadas.

Sistemas de archivo
El análisis de un documento revela la existencia de una serie de datos, que bien pueden ser
todos los que a continuación se enumeran, o alguno, o algunos de ellos. Estos son: una
numeración; un lugar; una fecha; día o morales; y sobre todo un asunto como parte esencial o
dato principalísimo.

De la ponderación que se considere a cada uno de estos datos, en su importancia relativa, se

originan los sistemas de archivo.

De ahí la existencia de los sistemas: Numérico, Alfabético, Geográfico, Cronológico, por sus
asuntos y las combinaciones entre sí.

Los sistemas de archivo, teóricamente, tienen las características de todo buen sistema: bases
en su doctrina, flexibilidad y adaptabilidad en su aplicación y susceptibles de ser superados
por los métodos de ejecución.

La elección del sistema de Archivo, se dividen en dos grupos: uno, formado por aquellos que
no requieren del empleo de catálogos, registros o índices para su localización y consulta; son
los DIRECTOS, el otro, lo constituyen los que requieren necesariamente de aquellos
(catálogos, índices y registros), para su localización y consulta; son los indirectos.
Al primer grupo corresponden: el Alfabético, el Geográfico y por asuntos

Al segundo grupo corresponden: los Numéricos, (Simple, Decimal, Topográfico, etc.)

Archivo alfabético
Este sistema de Archivo, la documentación correspondiente a cada asunto, se agrupa
alrededor de los nombres de las personas físicas o morales cuyos nombres son, en este caso,
el factor o elemento preponderante. De tal manera, cada expediente se forma con los
documentos que se refieren a las personas físicas o morales. Estos expedientes se ordenan
entonces por riguroso orden alfabético de arreglo sucesivo de palabras; es decir, el orden
alfabético se contrae a las letras de cada palabra y no al de las letras sucesivas de dos o más
palabras: terminado el arreglo de la primera palabra, se arregla la segunda y después la
tercera, por ejemplo.

INSTITUTO SUPERIOR DE ESTUDIOS CONTABLES

INSTITUTO TECNOLOGICO DE MONTERREY

López, Andrés

López, Apolonio

López, López, Aurelio

López, Martínez, Carlos

López, Martínez, Crispín

Esta REGLA GENERAL DE ALFABETIZACION, es aplicable a los expedientes y a las cédulas

de catálogos, registros o índices, por lo cual en sistemas y en distintas clases de cédulas, que
deban ordenarse con los signos del alfabeto, será forzosa su aplicación. Alfabetizar palabra
por palabra, es norma invariable e inolvidable del Archivista y del Catalogador.

Para la colocación de los expedientes en las Gavetas de los muebles, se usan guías
divisionarias a cinco cortes, que tienen en sus apéndices o pestañas las letras del alfabeto; en
el primer corte la letra principal, y en las siguientes, de acuerdo con las necesidades y
extensión del Archivo, combinaciones de dos o tres letras, también en serie alfabética;
ejemplo:
A (Guía Principal)

Ag. Am. Ar. At. (Guías Auxiliares)

C (Guía Principal)

Cal. Cer. Cle. Cru. (Guías Auxiliares)

El uso de estas guías facilita la localización y manejo de los expedientes.

Claramente se entiende que este sistema de Archivo es directo y no necesita catálogo para su
manejo.

Archivo geográfico
Es el sistema de archivar los documentos por el nombre de la localidad en que residen los
interesados en los asuntos; es decir los documentos de un solo asunto, para formar un
expediente, se agrupan o ligan por el lugar, o sea; naciones, estados, ciudades, provincias,
etc.

Para el ordenamiento de los expedientes dentro de los muebles archivadores, se usan guías
divisionarias a cinco cortes en cuyas pestañas se anotan los nombres geográficos en el orden
de su división política: nación, estado, ciudad, pueblo, etc.; ordenadas alfabéticamente, o bien,
por los apellidos y nombres de los interesados en los asuntos, empleando siempre juegos de
guías y en una distribución alfabética dentro de cada lugar.

En tales condiciones el sistema es puramente geográfico, o una combinación del geográfico

con el alfabético de nombres de personas físicas o morales, o asuntos. Este sistema de
Archivos, es directo si se contrae a los lugares geográficos en ordenamiento estrictamente
alfabéticos; pero requiere del catálogo si hay que determinar, por los apellidos y nombres
personas o instituciones y por asuntos, el lugar en que radican. La alfabetización se hace
siguiendo la regla general de la materia.

En cuanto a la redacción de los nombres geográficos, y a fin de evitar repeticiones, se tratará

en las reglas de redacción de catálogos.

Archivo por asuntos

Este sistema de clasificación de los documentos se hace por su contenido, es decir, por el
asunto de que se trate. Se emplean guías divisionarias principalmente para los asuntos que,
como tales, se consideren como una división en conjunto.

Archivo cronológico
En este método priva el tiempo como factor del ordenamiento de los expedientes que
contienen documentación agrupada en años, meses y días. También se emplea como una
agenda para tener presentes los asuntos en una fecha determinada, por algún trámite que
deba verificarse en aquella:

En los archivos existe parte de la documentación que debe manejarse cronológicamente, por
representar actividades realizadas en determinados periodos de tiempo, que son la
determinante de su formación y de su consulta.

El empleo como agenda, requiere la colocación de los documentos, o bien de una copia
minuta, en la fecha previamente fijada.

En ambos casos, se requiere del uso de guías divisionarias para señalar el año (aun cuando
este puede hacerse contener en el Marbete de las Gavetas o en las cajas archivadoras), los
meses y los días.

La guía principal se destinara al año, o bien al mes, y las auxiliares a los treinta y un días.

Archivo numérico
Consiste en asignar un número a cada persona, entidad o asunto que genera
documentos de interés para la empresa. Dicho número identifica la carpeta donde
se archivan en orden cronológico todo el documento relativo a esa persona,
entidad o asunto.

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