PRINCIPIOS DE GESTION DE ARCHIVOS

1.Explique en sus propias palabras cada principio de la organización de archivos.

2.Mencionar los grupos de documentos de archivo que existen.
3.En qué consisten y cuáles son los sistemas de clasificación y ordenación de documentos.
4. ¿Qué son los cuadros de clasificación?
5. ¿Cuáles son los tipos de ordenación de las series documentales?

DESARROLLO
• Principio de procedencia: Es el que asegura que no se deben mezclar los
documentos de diferentes productores, lo cual es la base de todo el trabajo
archivístico.
• Principio de orden natural: son el respeto al origen y al orden natural de los
documentos, los cuales están dados por la oficina productora de los mismos. Debe
hacerse una clasificación documental reconstruyendo la estructura de fondo
documental.

2. por fondos, conjunto documental producido por una institución o entidad.

• por series, dentro de los fondos. Cada serie agrupa documentos del mismo tipo,
reflejo de cada una de las actividades repetitivas que desarrolla la entidad.
• por expedientes, dentro de las series. El expediente lo integra el conjunto de
documentos referidos al procedimiento de un mismo asunto.
• por documentos sueltos.

3. La clasificación es una operación inherente al ser humano que realizamos de forma

inconsciente en la vida diaria para diferenciar cosas.
Sistemas de clasificación orgánicos y funcionales

Existen distintos métodos de clasificación estandarizada (norma AENOR) que nos

permitirá clasificar el archivo de una forma correcta, ya que la norma aplica un criterio
claro para cada caso, aun dándose una casuística distinta.
• sistema alfabético: El sistema alfabético permite clasificar usando la letra del
alfabeto y el orden que ocupa ésta. Para la utilización de este método será
necesario determinar una palabra principal u ordenatriz que será la que defina el
criterio de ordenación, por ejemplo, el primer apellido, el tema, etc.

• Sistema numérico: Permite clasificar documentos asignando a éstos un número

correlativo de “n” cifras, para ello, cada documento deberá llevar una ficha
informativa donde se refleje el contenido del expediente. Podrán utilizarse colores,
índices auxiliares u otros elementos que faciliten la clasificación.

Este sistema tiene una ventaja sobre el resto de ellos y es la posibilidad de archivar
de forma ilimitada, ya que disponemos de infinitos números. Como inconveniente
destacaremos que siempre se deberá disponer y consultar un índice auxiliar que
nos informe qué corresponde a cada número.

• Sistema cronológico: Mediante este sistema podemos clasificar los documentos en

función de la fecha (emisión, expedición), ubicando éstos en orden cronológico.
Este puede ser el caso de las facturas a clientes o proveedores, que suelen
archivarse en carpetas por años y de forma cronológica. Como inconveniente, este
sistema obliga a conocer la fecha del documento para su localización.
 • Sistema decimal: Mediante este sistema se realizan 10 grupos y a cada uno de ellos
se le asignará un número del 0 al 9. Además, cada uno de los grupos podrá
subdividirse en otros 10 más, representándose cada uno de ellos mediante un
número de dos cifras; la primera siempre nos indicará el grupo inicial al que
pertenece.

4. Es una herramienta fundamental para los archivos que refleja, de manera organizada,
todas las funciones y actividades de la empresa (las series documentales creadas y
gestionadas, independientemente de su soporte y cronología). Es decir, “reflejan la
jerarquización dada a la documentación producida por SDH y en el que se registran las
series y subseries documentales con su respectiva codificación, a su vez las agrupa por las
unidades productoras o dependencias”, como señala el Archivo General de la Nación
(AGN).
5. Los tipos de ordenación de las series documentales pueden ser:

• La ordenación cronológica se basa en el elemento más estable de un documento,

la fecha, y se concreta en la secuencia año, mes y día.
• La ordenación alfabética toma como elemento de ordenación una palabra que nos
servirá para colocar los expedientes en el lugar que les corresponda en un orden
alfabético. Según el tipo de palabra que ordenemos, tendremos estos tipos de
ordenaciones alfabéticas.
• Onomástica: Ordenación que toma como referente principal el apellido de una
persona.
• La ordenación geográfica se refiere a una calle, un barrio o una ciudad.
• La ordenación por materias debería de recoger las palabras más representativas
del contenido de un documento; en cierta medida, su función ha sido suplantada,
 y mejorada sustancialmente, por las indizaciones y las palabras clave vinculadas a
los modernos tesauros.
• La ordenación correlativa responde normalmente al mantenimiento de la
numeración asignada a los documentos y a los expedientes en el momento del
inicio del trámite por parte de la oficina de registro de documentos.
• La ordenación sistemática toma como elemento ordenador un código de un
cuadro de clasificación preestablecido.

Luisa Katerin Vega Saenz

Adm 1B Madrid