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MÉTODOS O SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVO

El archivo ha ido adquiriendo progresiva importancia dentro de la empresa debido a la

cuantiosa documentación y al alud de información que genera el mundo de los
negocios. En él se guardan los documentos y la correspondencia ordenados según un
sistema o método de clasificación que permita consultarlos con facilidad y rapidez.
Los principales métodos o sistemas de clasificación son:
1. Alfabético
2. Numérico y decimal,
3. Cronológico
4. Por asunto o materias,
5. Geográfico
Existe otra clasificación, muestra a tres sistemas anteriormente mencionados, como
ramas principales, las cuales se subclasifican tomando en cuenta características
similares:
1. Alfabéticos:
a. Temáticos
b. Onomástico
c. Toponímico
2. Numérico
a. Ordinal
b. Cronológico
3. Mixtos
a. Alfanumérico
b. Ordinal cronológico
Antes de optar por un sistema determinado, conviene efectuar un estudio del tipo de
actividades que desarrolla la empresa, de su organización, del tipo de material que se
va archivar, etc., ya que sólo así será posible elegir el método más adecuado.
Cada uno de estos métodos se puede aplicar aisladamente o en combinación con otros
sistemas, según las necesidades del archivo y las características de los documentos de
que se trate.
Todos estos métodos presentan ventajas e inconvenientes y son particularmente
aconsejables en determinados casos.
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En general, debe pretenderse:

 Que el sistema elegido sea sencillo y reduzca al mínimo los casos ambiguos.
 Que simplifique al máximo la entrada de documentos.
 Que sea susceptible de futuras ampliaciones.

1. SISTEMA DE ARCHIVO ALFABÉTICO

1.1. CONCEPTO. -
Es un sistema de organización de archivo, que permite clasificar los documentos
usando las letras del alfabeto y el orden que ocupa ésta. Este sistema es denominado
también Directo, porque los documentos se pueden consultar con solo leer en la unidad
de conservación la referencia respectiva.
Para la utilización de este método es necesario determinar una palabra principal u
orden central que será la que defina el criterio de ordenación, por ejemplo, el primer
apellido, el tema, etc.
Es el método usado mayoritariamente en las oficinas, en especial para archivar la
correspondencia.
Es un método fácil, consiste en hacer una carpeta por cliente, empresa, persona, etc., o
por cada tema y después clasificar las carpetas por orden alfabético.
Para trabajar de forma sistemática con este método, las carpetas se deben archivar por
el nombre más conocido de la compañía de que se trate.
1.2. CLASIFICACIÓN DEL SISTEMA DE ARCHIVO ALFABÉTICO
Los sistemas de ordenamiento alfabético son tres:
a. Onomástico
b. Toponímico – geográfico
c. Temático

1.3. PROCEDIMIENTO
El sistema alfabético o alfabético nominativo, se basa en ordenar la documentación,
atendiendo al nombre alfabético de empresas, clientes, instituciones, personas, etc. La
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documentación debe archivarse según la inicial del nombre de la compañía, o del

apellido en el caso de las personas, y luego se ordena en riguroso orden alfabético.
La metodología que se sigue es muy simple: se abre una carpeta cuando hay tres o
cuatro documentos referentes a un mismo cliente, empresa, institución, etc. En ella se
archivan, por orden cronológico, todos los documentos, dejando el más reciente sobre
los anteriores.
La carpeta se clasifica por orden alfabético.
1.4. MATERIALES UTILIZADOS EN EL SISTEMA ALFABÉTICO. -
Las gavetas de un archivo alfabético están equipadas por: carpetas y guías.

1.4.1. CARPETAS. –
Las carpetas (o folders) son unidades de conservación, esenciales en un archivo;
porque sería imposible conservar dentro de las gavetas los documentos sueltos entre
las guías.
 Los folders, están hechas de papel grueso o de cartulina
doblada en tal forma que la parte de atrás sobresale como
un centímetro o un centímetro y medio de la parte delantera.
En la parte superior tienen una pestaña, en la cual figura el nombre
del cliente o la empresa; así pues, cualquier asunto relativo a una
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entidad se ordena siempre por el nombre de éste. El nombre se escribe de manera

manual o digital y se adhiere a la pestaña.
 Las carpetas son usadas para guardar dentro, toda la
documentación referente a las transacciones realizadas con
personas o empresas. No es recomendable llenar demasiado
las carpetas.
Cuando una carpeta contenga tantos
documentos que provoquen una muestra de exceso, su
contenido deberá subdividirse de acuerdo con la fecha o
material. Esto se presenta, tomando en cuenta el ancho del lomo
de la carpeta.
1.4.1.1. TIPOS DE CARPETAS:

 Carpetas Individuales. – Son las que se asignan a corresponsales activos o

personas con las cuales se mantiene
comunicación constante y a la cual se hace
necesario referirse frecuentemente. Se ordena
alfabéticamente detrás de cada
guía primaria. Dentro de la
carpeta, los papeles se ordenan cronológicamente hacia arriba,
por orden de fecha, la más reciente al frente de tal manera que
la correspondencia reciente sea fácil de localizar. Para abrir una
carpeta individual, el corresponsal debe tener por lo menos cinco documentos.
Tan pronto como se acumulen cinco documentos sobre un asunto o sobre un
cliente, debe transferirse la correspondencia de la carpeta miscelánea a la carpeta
individual. El título de la carpeta individual será el nombre del asunto o del cliente,
los documentos más recientes se archivan al frente por ser éstos los que se
consultan con mayor frecuencia. El uso de carpetas individuales facilita el trabajo y
descongestione las carpetas misceláneas.
El orden de estas carpetas dentro de la gaveta, es alfabético, detrás de cada guía.
 Carpetas Misceláneas. – También conocidas como carpetas alfabéticas, son
usadas, para agrupar toda la correspondencia que no
requiera el uso de carpetas individuales. Las pestañas de
estas carpetas tienen letras dispuestas en orden
alfabético.
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Dentro de estas carpetas, la correspondencia debe archivarse en estricto orden

alfabético. Cuando haya dos o más documentos sobre el mismo tema, deben
colocarse por orden cronológico, poniendo al frente el de fecha más reciente. Si
existen cinco documentos de una misma persona o asunto, se debe preparar una
carpeta individual.
Dicho de otra manera, las carpetas misceláneas, son usadas para archivar
documentos de aquellos corresponsales con los cuales no es frecuente la
comunicación. Esta carpeta contiene papeles de varios corresponsales, puesto que
es donde se coloca la correspondencia inactiva, hasta considerarla de importancia
para abrirle carpeta individual, esto quiere decir, hasta que existan 5 documentos
de una misma persona o institución. Es el hogar "temporal" de toda
correspondencia.
La colocación y manejo del expediente misceláneo dependerá de dos opciones con
base en las necesidades propias de la oficina:

 Al final de cada grupo de expedientes individuales se coloca un expediente

misceláneo que llevará el encabezamiento o título de la guía de esa sección
y se emplea para corresponsales cuyos documentos todavía no necesitan un
expediente individual. Naturalmente, los documentos se ordenan
alfabéticamente, fijándonos en la segunda o la tercera letra; si hay más de un
documento del mismo corresponsal, deberá ordenarse cronológicamente,
como en los expedientes individuales; el documento más reciente deberá
quedar al frente.
 El expediente misceláneo se puede colocar al final de la gaveta y llevará un
encabezamiento doble que indique de qué letra a qué letra están ahí
documentos colocados, por ejemplo: A-Z; A-L; A-P, etc.
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1.4.2. GUÍAS. –
Las guías son ayudas visuales que se encargan de separar distintos grupos de
documentos dentro de las unidades de instalación.
Son láminas de cartón o tarjetas de un material resistente, sirven como señal para
orientar la vista y facilitar la identificación y separación de las distintas secciones de la
gaveta. Tienen el mismo tamaño que las carpetas que se usan para archivar y en la
parte superior tienen una pestaña aproximadamente de media pulgada, donde figura el
nombre del cliente o de la empresa.
1.4.2.1. POSICIÓN DE LAS GUÍAS
El lugar donde se encuentran las pestañas de las guías, es el siguiente:
Guías de primera posición; si las pestañas se encuentran en el extremo izquierdo.
Guías de segunda posición: a continuación de las guías de primera posición.
Guías de tercera posición: a continuación de las guías de segunda posición.
Y así, sucesivamente, tal como muestra la imagen siguiente:
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1.4.2.2. CLASIFICACIÓN DE LAS GUÍAS:

a. Guías Auxiliares:
Llevan escrita una expresión numérica o alfabética, y éstas corresponden a las Guías
de Primera Posición. Si un archivo es pequeño, podría estar dividido de acuerdo con el
abecedario. La guía Auxiliar “A” indica que todos los expedientes se refieren a
corresponsales cuyos nombres empiezan con “A”. Las pestañas para esta guía se
encuentran en el extremo izquierdo, escalonadas de izquierda a derecha.
b. Guías Principales:
Sirven para resaltar aquellos títulos que se usan mucho o son muy importantes. Son
aquellas que dividen el archivo en secciones alfabéticas importantes. Estas guías se
encuentran al comienzo de las secciones, es decir, son las guías de Segunda Posición.
c. Sub Guías:
Llevan pestañas en Tercera Posición, sirven para indicar las subdivisiones o títulos
secundarios y destacar nombres importantes, según lo que se requiere y dependiendo
del documento.
d. Guías FALTA:
Asimismo, existen guías marcadas con el rótulo “FUERA” o “GUÍAS DE SALIDA”. En
estas guías se indicarán quién se ha llevado la carpeta, en qué fecha lo hizo y cuándo
será restituida. Se evitan así pérdidas de tiempo, y el documento podrá localizarse
fácilmente, si fuera preciso. A veces se emplean guías de colores diferentes para
diferenciar unas de otras y que sean así más fácilmente localizables.
Nota. – Las carpetas al igual que las guías se pueden comprar con pestañas de
diversos tamaños también con pestañas ubicadas en diferentes posiciones.
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INDICADORES. - Son pestañas de tamaño reducido y de colores diversos. También

reciben el nombre de señalizadores y se utilizan para colocarlas en las fichas o
carpetas para llamar la atención y servir de recordatorio sobre algún asunto pendiente
(pagos, visitas, pedidos, etc.), utilizando un color para cada asunto.
COMPRESORES. - Sirven para conseguir una buena colocación de las fichas y
carpetas en la delantera del cajón. Pueden ser compresores sencillos o compresores
para cajones metálicos.
PINZAS. - Cuando las carpetas Misceláneas, no tienen departamentos, se utilizan las
pinzas para separar los documentos.
FICHAS. – Son cartulinas de forma rectangular y de diversos tamaños y rayados
standard, diseñadas de acuerdo a las necesidades de la empresa (según el uso a que
se destine). Las fichas pueden ser VISIBLES (con pestañas) o CIEGAS (sin pestañas).
1.5 REFERENCIAS CRUZADAS
Cuando en una oficina puede pedirse una carta o un documento bajo distintos nombres,
se debe tener cuidado de archivar dichos documentos en un solo lugar, tomando en
cuenta el nombre más importante, para esto será necesario dejar constancia de ese
lugar único en los otros títulos o nombres bajo los cuales podría solicitarse dicha
correspondencia o documentación.
En consecuencia: Cruzar referencia, es colocar en todos los lugares donde sería
posible buscar un documento, el titulo o nombre bajo el cual se ha archivado realmente
el documento, estos datos se pueden anotar en tarjetas o en hojas de papel, indicando
donde se encuentra archivado el documento original.
Se archivará la hoja de referencia cruzada, rotulada con los nuevos nombres por los
que pudiera la documentación ser buscada.
En el sistema alfabético las referencias se convierten en listas dobles.
Nota. - En algunas oficinas en vez de hojas de referencia se usan fichas o tarjetas de
índice, haciendo una para cada nombre por el cual podría archivarse un documento. Si
se cambia el nombre de una empresa o se modifica, la tarjeta correspondiente al
nombre antiguo debe hacer referencia al nuevo y viceversa.
Supongamos que el nombre de una casa comercial ha sido cambiado de Compañía
Constructora a sociedad Urbanizadora S.A. En este caso para no tener que
desorganizar el archivo, deberá PREPARSE una carpeta con la nueva social de la
empresa, en la siguiente forma:
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Sociedad Urbanizadora S.A.

Antes: Compañía Constructora

En la antigua carpeta de Compañía Constructora se fijará, en lugar visible, una pequeña

leyenda de este tenor:
Véase: Sociedad Urbanizadora S.A.
Nueva Razón Social 3-15-63

Otros casos en que pueden usarse referencias cruzadas son las siguientes:
- Cuando en el nombre de una casa comercial se incluyan dos o más apellidos de
personas distintas.
- Cuando la primera unidad del nombre de una compañía no sea la más
importante.
- Cuando se conozca el nombre y apellido del esposo o el apellido paterno, en los
casos de mujeres casadas.
- Cuando una misma firma se conozca por dos nombres.
- Cuando una organización tenga un administrador bajo cuyo nombre solicitarse.

1.6 OTRAS CONSIDERACIONES DEL SISTEMA ALFABÉTICO

 Ventajas: El sistema alfabético tiene las ventajas de que resulta muy sencillo
colocar los documentos, permite localizar cualquier escrito que se busque con
rapidez y además es de manejo sencillo, o lo que es lo mismo, su uso no
requiere ningún tipo de formación especial. Además, los contenidos de las
carpetas responden a una ordenación perfectamente lógica. De modo que no
hay necesidad de consultar un índice. Para que estas ventajas se concreten
siempre, es imprescindible mantener un orden alfabético estricto.
 Desventajas: El método no se presta a una ampliación sin un considerable
arreglo previo, porque se presta a equívocos cuando nos encontramos ante un
gran volumen de documentos.
Cabe la posibilidad de que se planteen dificultades para ceñirse a un orden
estrictamente alfabético, y que el archivo sufra variaciones si lo maneja mucha gente.
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“La única solución a este problema es que se encargue del archivo una sola persona” y
que sea esa persona quien escriba las normas adoptadas.
En la práctica, el sistema alfabético suele combinarse con otros. La metodología
alfabética está en la base de prácticamente todas las formas de clasificación y salvo en
el decimal, interviene en todos los tipos de archivo.
1.7 SISTEMAS ALFABÉTICOS COMERCIALES
Las empresas que fabrican equipos y materiales de archivo proporcionan varias
combinaciones de índices alfabéticos en las guías alfabéticas. A continuación,
mencionaremos algunas de las características principales, que distinguen a estos
índices.
1. El orden de la disposición de las pestañas en las carpetas
2. El uso del encabezamiento en guías. Algunas tienen solo una letra en la pestaña
o una combinación de letras, como, por ejemplo, A, AM, Otras combinaciones de
letras indican donde empiezan la sección alfabética y donde termina, Ej. A- AM.
3. El orden progresivo de las guías y carpetas en las gavetas.
4. El uso de colores.
5. La numeración de las guías y carpetas.
Para archivar la documentación no se debe olvidar los siguientes principios que son
iguales para todos los sistemas de archivos que se usen. Estos principios son:
 Dividir la documentación en grupos por medio de guías alfabéticas
 Usar guías especiales para separar los nombres, entidades o asuntos más
activos
 Utilizar carpetas individuales para los corresponsales activos o asuntos más
frecuentes.
 Emplear carpetas misceláneas o alfabéticas para los documentos y
corresponsales inactivos, o asuntos menos frecuentes.
 Ordenar la documentación y /o correspondencia dentro de las carpetas
individuales y alfabéticas.
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