Ensayo de la importancia de los archivos

Origen
La historia de los archivos y su documentación puede remontarse a la aparición de la
escritura, puesto que excavaciones arqueológicas en Tell Hariri, Nipur, Ras-Shamra y
Egipto han dejado muestra de la existencia de archivos en la antigüedad.
Los documentos que había en estos primeros archivos contenían documentación legal,
padrones, censos, títulos de propiedad, registros de soldados y documentación privada. A
fin de cuentas, la documentación era una herramienta de control de la población y de la
riqueza.
Estos primeros documentos eran principalmente tablillas de arcilla sobre las cuales los
babilonios, sumerios y arcadios escribían usando la escritura cuneiforme. Otras veces se
escribía sobre pieles, madera o marfil, y los egipcios también sobre papiro.

Evolución
Durante el proceso de la evolución archivística se determinaron varias etapas que dieron
importantes avances en la implementación de la administración de documentos, iniciando
en el año de 1965, con la puesta en marcha de lo que puede ser considerado como el
primer programa integral de reforma administrativa, hasta las modificaciones de fecha 20
de julio del 2007, hechas al artículo sexto párrafo segundo, inciso V de la Constitución
Política de los Estados Unidos Mexicanos, en donde se establece que las instituciones
públicas deben contar con archivos administrativos actualizados, cumpliendo así con la
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y
estableciendo el Sistema Institucional de Archivos como guía para mejorar la
infraestructura archivística de los organismos públicos.
En dicho sistema se definen tres procesos esenciales en el ciclo de vida de los archivos: el
archivo en trámite, el archivo de concentración y el archivo histórico. El archivo en trámite
constituye la unidad responsable de la administración de documentos en gestión, de uso
cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de cualquier unidad
administrativa, donde el documento cumple con una función primaria, concluyendo esta
función, y apegado a los lineamientos establecidos en cada institución donde se
determinan los tiempos de los mismos en un catálogo de disposición documental, se
traspasan al archivo de concentración. El archivo de concentración es la unidad
responsable de la administración de documentos cuya frecuencia de consulta haya
disminuido, los documentos permanecen en él hasta que concluye su plazo de
conservación, en razón de sus valores primarios de carácter administrativo, legal y fiscal,
siendo así el principal depurante de documentos que no poseen trascendencia de los que
sí. Finalmente, el archivo histórico es la unidad responsable de organizar, describir,
conservar, preservar, administrar y divulgar la memoria documental institucional.
Cualidades
Económicos: se obtienen información sobre perfiles de la empresa, asuntos económicos
de esta.
Simples: identifica el contenido de la información de manera sencilla.
Funcionales: permite archivar y consultar los documentos de manera eficiente.
Exactos: la clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar
equivocaciones.
Técnicos: se debe registrar las situaciones en la toma de decisión del responsable para no
delegar equivocaciones al personal técnico del archivo.

TIPOS DE CLASIFICACIÓN
ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte
Material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o
Privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para
Servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a
Los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión
Administrativa, la información, la investigación y la cultura.
ARCHIVO PUBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales
Y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades
Privadas.
ARCHIVO PRIVADO DE INTERÉS PUBLICO: Aquel que por su valor para la
Historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado
Como tal por el legislador.
ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los
Documentos en su ciclo vital.
DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una
Entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer
Archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su
Eliminación o conservación permanente.
GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas
Tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida
Y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de
Facilitar su utilización y conservación.
PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor
Histórico o cultural.
SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la información, según
Los materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos
Audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series con sus
Correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
Permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los
Rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

Categorización
El proceso de categorización de archivos permite clasificar los archivos resultados de una
búsqueda. Las categorías en FileCAT se definen mediante dos características: Nombre y
Ruta de destino. El Nombre puede ser cualquier cadena de caracteres válidos que definan
la categoría con algún significado para el usuario. La Ruta de destino debe ser una ruta
existente en el equipo local o en LAN.
Evolución
Actualmente el archivero moderno utiliza las tecnologías de la información como medios
para
Agilizar los procesos archivísticos. De tal manera, que los documentos primarios de valor
Temporal y permanente los organiza, describe, conserva y los pone al uso del productor
del
Documento y al usuario externo.
Todos estos procedimientos, están estrechamente ligados a los principios de la archivística
los
Cuales rigen desde el siglo XIX. Estos son: el de procedencia y el de respeto al orden
original,
Son fundamentales para la práctica archivística, pues ellos –me refiero a los principios–
permiten
El mantenimiento de la unidad del fondo de archivo, que no es otra cosa que el conjunto
de la
Documentación producida o recibida por personas físicas o jurídicas, organismos e
instituciones
Públicas o privadas en el libre ejercicio de sus funciones y competencias.
El archivero moderno y tradicional organiza los documentos en el soporte que se
encuentren.
Con ello contribuye a la historia de los pueblos, perpetuando como testimonio el devenir
de las
Organizaciones y de los individuos, de tal forma que la información contenida en los
documentos
Este al servicio del Estado, los investigadores y los ciudadanos.
Paola Andrea Zarco Cifuentes.