METODOLOGÍAS PARA RESOLVER Y OPTIMIZAR UN SISTEMA

 
Wilton Antonio Nerys Novoa
Álvaro Isaac Hernández
Elibeth Perez
Carlos Castro
Grupo 301124_60

Tutor

Angelica Marcela Calderón

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA (UNAD).

ESCUELA DE CIENCIAS BÁSICAS TECNOLOGÍA E INGENIERA
INGENIERIA DE SISTEMAS
2020
 Metodología para el diseño de Sistemas de Información,
basada en el estudio de Sistemas Blandos de la organización
Flores Prisma S.A.

Estadio 1: Situación considerada como problema:

La organización Flores Prisma S.A es la empresa cuyos subsistemas, procesos y aspectos internos y externos
han sido nuestro objeto de estudio. Esta empresa tiene como principal objetivo financiero y comercial ser
reconocida nacional e internacionalmente como la primera opción en la venta de flores, en especial rosas de
tipo exportación a través del cumplimiento de estrictas políticas de calidad. Pese a tener una gran ventaja
competitiva debido a la idoneidad del terreno en el que se encuentran sus plantaciones (Municipio de
Tocancipá) por sus cualidades edafoclimáticas óptimas, su producción se ha visto afectada considerablemente
por factores internos y externos.
 
El departamento de servicio al cliente reporta incumplimientos en la entrega de pedidos debido a que parte de
la producción se ve afectada por factores climáticos que afectan los atributos del producto. Paralelo a esto,
varios equipos han mostrado averías o anomalías en su accionar pese al trabajo del área de mantenimiento. Al
interior de la empresa se habla de la inconformidad generalizada por parte de algunos trabajadores frente al
número de compañeros extranjeros que hacen parte de la planta fija y se cree que esto tiene incidencia directa
en las fallas de equipos claves para el área de producción (Insumo, siembra, corte, empaquetado y bodega).
 Estadio 1: Situación considerada como problema

:
Las problemáticas anteriormente expuestas sugieren un punto de convergencia entre los distintos subsistemas que
componen la empresa y a su vez ponen de manifiesto la influencia del ambiente interno y externo que se vive en la
compañía. Aunque las condiciones climáticas son un factor determinante, difícilmente se puede realizar un control,
sin embargo, sí es posible el seguimiento y acciones preventivas y correctivas que minimicen la afectación a la
producción, aspecto en el que el factor humano y una buena planeación juegan un papel primordial. Por este
motivo, es necesario tener claro cuáles son los subsistemas y las actividades que constituyen puntos críticos en el
desarrollo de las eventualidades causantes de las situaciones problemas, las cuales se detallan a continuación:
 
 Estadio 1: Situación considerada como problema
:
• Departamento de producción: Es fundamental el seguimiento en la etapa de siembra y corte dado que las
temperaturas externas extremas, están afectando considerablemente la calidad de las flores y alterando los
atributos que solicita el cliente al momento de la compra. Al momento de realizar la cosecha ha sido
necesario dar de baja productos que no cumplen con el estándar de calidad establecido.
• Mantenimiento: Pese al cronograma de mantenimiento preventivo y correctivo establecido para el
personal de servicios técnicos, las alteraciones malintencionadas provocadas por personal sin acceso
permitido impactan los tiempos de producción.
• Departamento comercial: El proceso de ventas y marketing se ve afectado debido a los incumplimientos
reiterativos producto de la problemática desarrollada en el área de producción.
• Recursos humanos: El clima laboral se ha visto influenciado por las diferencias evidentes en el talento
humano vinculado a la empresa dad la desigualdad en las condiciones laborales y contractuales de
trabajadores nacionales y extranjeros.
 Estadio 2: Construcción y verificación de definiciones raíz:

Definición raíz: Departamento de Producción

 
Gestionar todos los recursos, insumos y recurso humano disponibles de forma eficiente y eficaz para la producción de flores y optimar la calidad que
satisfagan los requerimientos de los clientes y posicionen a la empresa como líder en la venta nacional e internacional de flores tipo exportación.

Consumidores Clientes nacionales e Internacionales

Actores Talento humano perteneciente a los diferentes subsistemas (Mantenimiento, Producción, Departamento
Comercial, Recursos Humanos

Transformación Se requiere la optimización de todos los procesos en el departamento de producción a través del uso eficaz
de insumos en las etapas de siembra, corte, almacenamiento y empaquetado, al tiempo que el área de
logística minimiza los retrasos en los tiempos de entrega para evitar las reclamaciones y quejas en el área de
servicio al cliente dentro del departamento comercial.

Weltanschauung Ser líderes en la producción, comercialización y exportación de flores de la mejor calidad, con envíos
principalmente a Estados Unidos y ciudades de Europa y Asia, con un alto nivel de satisfacción en todos los
clientes.

Dueño Accionistas, Junta Directiva.

Restricción del ambiente Normatividad legal vigente, Superintendencia de Industria y Comercio, ICA, CorpoICA, CAR, clima laboral,
cumplimiento de indicadores.
 Estadio 2: Construcción y verificación de definiciones raíz:

Definición raíz: Mantenimiento:

 
Controlar y hacer seguimiento a los factores internos y externos que afectan el cumplimiento de los indicadores de producción y gestión comercial, de tal
forma que puedan evitarse errores en los procesos teniendo como consecuencia producto no conforme (flores defectuosas).
 
 

Consumidores Clientes internos (Auditores internos, jefes operativos, Gerencia comercial) y clientes externos (consumidor
final)
Actores Personal a cargo del mantenimiento preventivo y correctivo de equipos, operarios y supervisores de
producción en el área de siembra y cosecha (control de condiciones edafoclimáticas), personal de Recursos
humanos (gestión de bienestar social y ambiente laboral positivo).

Transformación Análisis de aspectos internos y externos que están generando retrasos en el área de producción por daño en
equipos y condiciones climáticas adversas a través del control y seguimiento de límites críticos trayendo como
consecuencia minimizar los riesgos y por ende la obtención de menos productos no conformes.

Weltanschauung Obtención de flores producidas con la calidad requerida en cuanto atributos solicitados por el cliente y un
mínimo de errores durante las diferentes etapas de producción y logística.
Dueño Junta Directiva, Jefe de Planta.
Restricción del ambiente Cumplimiento de certificaciones internacionales, Sistema de Gestión de la Calidad, indicadores de
cumplimiento de las diferentes áreas vinculadas, SIC, reglamento interno de trabajo.
 Estadio 3: Construcción de modelos conceptuales:

Modelo conceptual
Definición raíz subsistema de Producción
 
como?
Evita
• Gestionar • Mayor
• Mantiendo un clima
producción • Disminución de
laboral optimo • Entrega del
• Personal idoneo para la la ventas
producto • Disminución del
labor
• supervisar producción calidad
Recursos e
• Elementos optimos Aumenta
Insumos
 Estadio 3: Construcción de modelos conceptuales:

Modelo conceptual
Definición raíz subsistema de mantenimiento
 

como?

• calidad de
Evita
• Controlar • Con mantenimiento
producto • Errores de
preventivo • Satisfación en
• supervisar producción procesos
proceso • productos no
• seguimiento acondiciones
del clima conformes

Indicadores de producción
Aumenta
indecadores de gestión
Estadio 4: Transformación de modelos conceptuales a modelos de objetos:
 Tabla descriptora

Caso de uso: Planificación del trabajo

Actor Administrador, Área producción, Talento humano, Área comercial

Descripción Para gestionar los recursos e insumos se realiza una planificación del trabajo.

Precondición Crear objetivos y metas alcanzables para fortalecer la empresa a nivel nacional

Postcondición Al lograr la planificación del trabajo se logra llegar a más clientes alzando las ventas y posicionado a
Flores Prisma como una de las mejores empresas a nivel mundial.

Flujo de eventos básico
 El administrador planea las actividades a realizar en la empresa Flores Prisma.
 Se sean metas y objetivos a seguir.
 El RH capacita al personal en la empresa
 Se organiza al personal contratado.
 Se da un control en las operaciones, administrativas y operacionales.
 Se realiza un mantenimiento a la producción de las flores.
 Se almacen almacena de forma adecuada.
 Se llegan a más clientes
 Aumentas las ventas.
 Flores Prisma se posicionan a nivel mundial

Flujo de evento alternativo Al no lograr una buena planeación la empresa baja las ventas, se disminuyen los clientes y no logran
posicionarse en el mercado.
 Tabla descriptora

Caso de uso: Organización del personal

Actor Administrador, Talento humano
Descripción Toda empresa cuenta con una organización, esta está planteada en su organigrama.

Precondición La administración y el RRHH debe definir unos parámetros para su organización.

Postcondición Al lograr la organización del personal de trabajo la empresa se vuelve más competitiva.

Flujo de eventos básico
 El administrador planea las actividades a realizar en la empresa Flores Prisma.
 Se sean metas y objetivos a seguir.
 El RH capacita al personal en la empresa
 Se organiza al personal contratado.
 Se logran los objetivos.
 Por lo tanto, mejoran las ventas.
 Flores Prisma se posicionan a nivel mundial

Flujo de evento alternativo Si no se organiza al personal de la forma correcta la empresa entrara en un desorden que
perjudicara a la compañía.
 Tabla descriptora

Caso de uso: Capacitación del personal

Actor Área de Recursos humanos (RRHH)
Descripción Un elemento importante en las empresas hoy en día es el capital humano, y su administración es
una fuente primordial para las compañías.

Precondición Fortalecer al personal capacitándolo y para esto se debe contar un gerente de recursos humanos
capacitado.
Postcondición Al tener un departamento de RRHH eficiente y eficaz la empresa cumple sus objetivos
primordiales.
Flujo de eventos básico  El primer paso es un análisis de la empresa en cuestión.
 Se realiza un reclutamiento o entrenamiento del personal si se cuenta con él.
 Se selecciona al personal.
 Se contrata.
 Se realiza una inducción.
 Se capacita al personal.
 Se realiza una evaluación del desempeño.
 El ciclo continuo.
 

Flujo de evento alternativo Si se realiza una mala gestión del personal la empresa cae en caos, porque no contarían con el
personal apropiado para realizar las actividades que se necesitan.
Estadio 4: Transformación de modelos conceptuales a modelos de objetos:
 Tabla descriptora

Caso de uso: Trasformación y producción de flores

Actor Área producción
Descripción En este departamento se producen se trasforma la materia prima en nuestro caso se producen las
flores.

Precondición Identificar los mejores insumos y planificar la mejor estrategia para producir de una forma
correcta

Postcondición Se logra una excelente producción de flores y se vuelven lideres a nivel internacional.

Flujo de eventos básico  Identificar los insumos necesarios.

 Coordinar los insumos.
 Planificar la producción.
 Minimizar los costos.
 Debe innovar para entrar en otros mercados
 Supervisar el proceso productivo.
 Asegurar la calidad.
 Gestionar todo su inventario.

Flujo de evento alternativo Baja la producción y se obtienen flores con una calidad inferior al estándar.
 Tabla descriptora

Caso de uso: Comercialización de la producción

Actor Área comercial
Descripción En este departamento se realiza la comercialización de las flores
Precondición Crear un cuerpo de ventas efectivo.
Postcondición Se logran grandes ventas gracias al excelente trabajo del departamento comercial

Flujo de eventos básico  Identificar clientes, buscar compradores.

 Prepara citas
 Acercarse a los clientes
 Presentar su producto.
 Presentar beneficios.
 Realizar propuestas
 Superar objeciones de nuestro producto
 Cerrar la venta.
 Seguimiento a clientes

Flujo de evento alternativo Si no cuentan con una buena comercialización y con un dedicado equipo de ventas, no cumplirán
las metas y las ventas deseadas.
 Tabla descriptora

Caso de uso: Satisfacción del cliente

Actor Área comercial, Área de producción
Descripción El principal objetivo de toda empresa es vender y eso se logra contando con clientes satisfechos,
que vuelvan a comprar y que confíen en nuestros productos.

Precondición Contar con un excelente equipo de ventas y área de producción

Postcondición
Flujo de eventos básico
Por tener el mejor producto y un dedicado equipo de ventas somos reconocidos a nivel nacional
e internacional.
 Identificar a los clientes sus gustos.
 Investigar que piensan de nosotros como empresa.
 Definir un plazo para conseguir resultados.
 Ofrecer productos con gran calidad o productos alternativos.
 Personalizar a los clientes, hacerlos sentir especiales.
 Fomentar la relación con mis clientes.
 Averiguar las necesidades de los clientes.
 Fortalecer la imagen de la compañía buena reputación.
 Ser amable con el cliente, por algo siempre tienen la razón.

Flujo de evento alternativo El cliente queda insatisfecho y no vuelve a comprarnos.

 Estadio 5: Comparación de los modelos conceptuales con la situación actual:
Actividades SA MC1 MC2 Observaciones
(Situación (Modelo (Modelo Conceptual 2)
Actual) Conceptual 1)
Gestionar y liderar una comunicación asertiva que
permita el trabajo en equipo con las demás áreas de la   x x
empresa de forma eficiente y eficaz.
Establecer mecanismos que permitan mantener y mejorar
la capacidad adecuada de la planta (infraestructura- x x x
maquinaria)
Implementar
estrategias que incrementen el rendimiento en el x x x
procesamiento de entrega
Establecer
mecanismos de solución que proporcionen el insumo y
condiciones acertadas para la solución de la problemática
x x x
entre las que están recurso humano, administración y
sindicatos de trabajadores

Evaluar programas incentivos procedimientos adecuados  

de maquinaria x x x
Establecer alternativas de  
solución a la situación problema   x x
Liderar un plan de acción que permita cumplir las metas
establecidas, aumentar la eficiencia de la producción, x x
buenas relaciones laborales operación y medio ambiente x

Actividades
Gestionar y liderar una comunicación
asertiva que permita el trabajo en equipo
con las demás áreas de la empresa de forma
eficiente y eficaz.
Establecer mecanismos que permitan
mantener y mejorar la capacidad adecuada
de la planta (infraestructura- maquinaria)
implementar
estrategias que incrementen el rendimiento debe realizar modificaciones en el sistema
en el procesamiento de entrega
Estadio 6: Propuesta de cambios – estado deseado:
Tipo de Cambio (s) propuesto (s)
Cambios de actitudes. Se debe administrar todo
recurso humano disponible, establecer diálogos
entre los empleados para fortalecer los vínculos
y crear lazos de confianza entre el personal
nacional y los extranjeros que laboran Flores
Primas. De esta manera se fortalecerán los
vínculos entre el personal interno y se mejorara
la producción que se veía afectado por este
problema.
Cambios estructurales. Hay que realizar un
nuevo diseño en la planta donde funciona flores
prisma, adecuándola a los cambios de
temperatura que afecta la producción y el
crecimiento de las flores
Cambios estructurales y de procedimientos. Se
productivo, mejorando la logistica de entrega,
los tiempos muertos.
Descripción
La empresa Flores Prima, que queda ubicada en
Tocancipá, tiene entre sus filas a persona nacional y
extranjero por eso debe realizar un acercamiento entre
su capital humano y mejorar la relación laboral para
mejorar la producción, por eso el departamento de
RRHH debe unir a estos 2 grupos humanos y realizar
actividades que los una con una meta en común
Para esto Flores Prisma realizara cambios que ayuden a
capturar mejor la luz, invernaderos que usen energías
solares, como también mejorar la ventilación evitando
que entren plagas en los cultivos.
Se evalúa el sistema logístico de Flores Prisma, y en
base a ese estudio se implementan cambios y mejoras
en los tiempos de entrega. Esta evaluación examinara
al personal, la producción, las rutas de entrega y de
acuerdo a los resultados se realizan los cambios que se
necesiten.
 Estadio 6: Propuesta de cambios – estado deseado:
Actividades
Establecer
mecanismos de solución que proporcionen
el insumo y condiciones acertadas para la
solución de la problemática entre las que
están recurso humano, administración y
sindicatos de trabajadores
Liderar un plan de acción que permita
cumplir las metas establecidas, aumentar la
eficiencia de la producción, buenas
relaciones laborales operación y medio
ambiente
Tipo de Cambio (s) propuesto (s)
Cambios de procedimientos y actitud.
El personal de RRHH debe mediar entre todos
los sectores de la empresa, administrativos,
sindicatos (operarios y otros), para ello debe
planear estrategias que acerque estos sectores
para la solución de conflictos y medie un
mejor acercamiento entre las 2 partes
Cambios estructurales y de procedimiento. Se
debe mejorar el procedimiento reestructurando
los departamentos de producción y de RRHH,
para así poder cumplir con el objetivo de Flores
Prisma y cumplir sus metas.
Descripción
Aquí se deben crear estrategia de dialogo, para
mediar porque los sindicatos siempre buscaran los
mejor para sus miembros y lo mejor para un
trabajador no lo es para la empresa que solo ve a las
personas como un recurso por esto crear estrategias
mediados para negociar es lo adecuado en la
empresa.
Flores Prisma para ser eficiente y cumplir sus metas
necesita mejorar la calidad de su producto flores más
sanas, más grandes y de gran calidad, y eso lo
consiguen fortaleciendo su capital humano,
entrenándolo, capacitando a el personal
constantemente para que sean más productivos, así
mismo Flores Prisma debe implementar y mejorar su
plata física para adáptala a las temperaturas que
necesitan las flores.
Estadio 7: Diseño del Sistema de Información:
GRACIAS