Las TIC como herramientas de

Santo Domingo, 18 de Octubre de

modernización de las compras 2011
públicas

Alejandro Susel
asusel@holos.cl
www.holos.cl
Sistema de Información vs. Informático
 Sistema de Información
 Sistema que tiene como fin brindar información
 Sistema Informático
 Automatización total o parcial de un sistema de información

 Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC)

 Hardware + Comunicaciones + Software + Capital Humano
+ Seguridad & Auditoría Informática + e-business

 Hardware: Todo aquello que se puede romper con un martillo…

 Software: Todo aquello que solo podemos insultar o maldecir ;-)

2
Las TIC como herramientas de modernización de las compras públicas
El mundo de las TICs - Tecnologías de la Información y
Comunicaciones

Capital Humano no
informático

Seguridad & Auditoría

Software de Aplicación

Informática
E-Business

Infraestructu

Infraestructu
Software de
Base
Comunicacion
ra

ra
es
Hardware

Capital Humano Informático

3 Las TIC como herramientas de modernización de las compras públicas

Gestión Estratégica de las TICs

OBJETIVO
o
g ic Alineado con la Visión
é
rat ico y Misión de la
t g
Es oló Organización
lan cn
P Te da e
a
c nt
a
r ne
a
(P po C)
m TI
co
D

DIAGNOSTICO
(situación actual)

4 Las TIC como herramientas de modernización de las compras públicas

Ámbitos del análisis estratégico

Organización/Personas

Prestación de Tecnologías
Servicios habilitantes

Política,
Estrategia
Legislación,
de negocios
Regulación
Institucional

Flujos de Trabajo
(Aplicaciones de
negocio)

5 Las TIC como herramientas de modernización de las compras públicas Junio de 2011
¿Qué es un sistema electrónico de compras
públicas?
 Se refiere al uso de Tecnologías de Información y Comunicaciones (TIC) basadas en
Internet para realizar alguna o todas las actividades del proceso de adquisición y
contratación de una Institución.
Proveedores Instituciones
Públicas

e-Procurement

 Existen varias formas de e-Procurement que pueden ser vistas como soluciones
completas que automatizan e integran varios de los procesos de procurement de la
organización.

Critical factors that influence e-procurement implementation success in the public sector - Kishor Vaidya, A. S. M. Sajeev and Guy Callender (2006)

Las TIC como herramientas de modernización de las compras públicas

¿Qué es el Sistema electrónico de compras públicas?

 Es el mecanismo que permite al gobierno publicar, procesar y

optimizar compras y licitaciones y a sus proveedores vender
bienes y servicios a través de medios electrónicos.
 El mecanismo de intercambio puede darse a través de un único
portal de servicios o bien a través de variados portales o
medios electrónicos.
 En Latinoamérica existen diversos niveles de avance y
desarrollo del e-GP, dependiendo de las realidades de cada país,
por lo que más que ver quién tiene el mejor sistema, el foco debe
ponerse en las estrategias y modelos de negocio de cada uno de
los países, teniendo en cuenta el marco legal existente

E-Government Procurement (E-GP): Solución de Eficiencia y Transparencia” – Javier Carranza

Las TIC como herramientas de modernización de las compras públicas

Beneficios del Sistema electrónico de Compras
Públicas
 Objetivos de eficiencia
 Estandarización de proceso de contratación
 Reducir costos en el manejo del gasto público
 Promover el desarrollo regional y local; asegurando la competencia
en los mercados de bienes demandados por el sector público,
introduciendo adecuados incentivos a la participación de la
comunidad, especialmente a las Pymes.

 Objetivos de transparencia
 Acceso a la información de manera oportuna
 Aumentar el grado de transparencia en los procesos de compras y
licitaciones públicas, mejorando la gobernabilidad de los actos de
públicos.

Las TIC como herramientas de modernización de las compras públicas

Visión: Un ciclo digital de negocio compradores y vendedores
COMPRADOR

PLANIFICACIÓN REQUERIMIENTO
USUARIO

LICITACIÓN PEDIDO SEGUIMIENTO RECEPCION FACTURA PAGO

COTIZACIÓN

Relaciones en un proceso electrónico de negocios

e-CAT

Participar de INFORMACIÓN DE FACTURA

RECIBIR Y AVISO DE
LICITACIÓN/COTIZACIÓN STATUS DEL PEDIDO DESPACHO ELECTRÓNICA
CONFIRMAR PEDIDO PAGO

ADMINISTRAR
CATÁLOGO

PROVEEDORES
Etapas de un sistema de Compras Públicas

Información del Información de

Presentación de Sistema
sistema de oportunidades
ofertas en línea transaccional
compras públicas de negocio

• Objetivos • Registro de • Descarga • Cobertura

• Estrategias proveedores información completa del
• Leyes y • Avisos de de ofertas ciclo de
reglamentos licitación - • Recepción de compras
• Entidades publicación y ofertas • Integración
cubiertas y envío de • Publicación de con otros
excepciones avisos a resultados sistemas
proveedores • Notificaciones gubernament
• Informes y ales
estadísticas
sobre
adquisiciones

Las TIC como herramientas de modernización de las compras públicas

Funcionalidades típicas de un sistema de compras públicas

Plan de Compras Licitación electrónica

Publicación de Documentos
Registro de Proveedores Licitación
Licitación/
Bodega cotización Permitir descargar documentos
Electrónica
Inventario Notificación Oportunidad

Notificación adjudicación a
Motor de búsqueda través del Sitio
Módulos
Notificaciones automáticas Licitación electrónica inversa

Notificación de ofertas Legislación

Licitación/
Módulo Facturación Requerimiento de participación
cotización simultánea
Inversa
Garantías Licitación anónima

Preguntas Frecuentes Trazabilidad en línea

Compras Compras por catálogo Ordenes de compra

por
catálogo Legislación Ordenes de Pago

Las TIC como herramientas de modernización de las compras públicas

Adquisición de Software

 Desarrollo a medida
 Software Enlatado
 Enlatado Parametrizable

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Las TIC como herramientas de modernización de las compras públicas
Adquisición de Software

 Desarrollo a medida
+ nivel de adaptación a las necesidades
+ tiempo de desarrollo
+ riesgo de inestabilidad
- Dependencia Comercial (¿quién tiene el código fuente?)
- Tiempo para incorporación de mejoras y nuevas funcionalidades
- Probabilidad de cambios de versiones (no parches)
+ Dependencia de RRHH Críticos (¿Y si muere el gurú?)
- Probabilidad de documentación útil o actualizada
+ Participación del usuario en el proyecto (RRHH)
+ El dilema del nivel de “parametrización”
+ Costo
+ Riesgo de perder el foco

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Las TIC como herramientas de modernización de las compras públicas
Adquisición de Software

 Software Enlatado
- nivel de adaptación a las necesidades
- tiempo de desarrollo
- riesgo de inestabilidad
+ Dependencia Comercial (no tengo el código fuente)
+ Tiempo para incorporación de mejoras y nuevas funcionalidades
+ Probabilidad de cambios de versiones (no parches)
- Dependencia de RRHH Críticos (Y si muere el gurú?)
+ Probabilidad de documentación útil o actualizada
- Participación del usuario en el proyecto (RRHH)
- El dilema del nivel de “parametrización”
- Costo
- Riesgo de perder el foco

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Las TIC como herramientas de modernización de las compras públicas
Adquisición de Software

 Software Enlatado Parametrizable

+/- nivel de adaptación a las necesidades
+/- tiempo de desarrollo
+/- riesgo de inestabilidad
+ Dependencia Comercial (no tengo el código fuente)
+ Tiempo para incorporación de mejoras y nuevas funcionalidades
+/- Probabilidad de cambios de versiones (no parches)
+/- Dependencia de RRHH Críticos (Y si muere el gurú?)
+ Probabilidad de documentación útil o actualizada
+ Participación del usuario en el proyecto (RRHH)
- El dilema del nivel de “parametrización”
+/- Costo
+/- Riesgo de perder el foco
+ expertise en administración de contratos

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Las TIC como herramientas de modernización de las compras públicas
Implementar una herramienta de e-GP

 La implementación de un sistema de compras electrónicas

gubernamentales es un proceso de cambio organizacional que
requiere un tiempo considerable.

Transición
Planificar Diseñar Desarrollar Capacitar Desplegar a la
operación

Las TIC como herramientas de modernización de las compras públicas

Desarrollo iterativo incremental

 En la construcción de sistemas software; donde el resultado es más

complejo que lo que podemos construir con una sola pasada por nuestros
procesos de análisis y diseño de aplicaciones se requiere utilizar un
proceso de desarrollo iterativo incremental:
 Un proceso es iterativo incremental cuando en cada iteración de sus
pasos se alcanza una mayor cercanía con los objetivos finales. Esto es,
se añade algo nuevo de valor en cada iteración.

Las TIC como herramientas de modernización de las compras públicas

¿Por qué fracasan los proyectos TIC?

 No contar con una planificación adecuada

 Falta de compromiso y apoyo de todas las partes involucradas
 Concentrar el rol liderazgo del proyecto, administración del
proyecto y líder tecnológico en la misma persona.
 Quemar etapas en el ciclo de vida de un desarrollo tecnológico
 Falta de un interprete/traductor
 Entender que a veces lo mejor es enemigo de lo bueno
 Por la mala calidad y/o escasez de recursos humanos y/o
materiales
 Desestimar la tecnología instalada
 Mala estimación de los tiempos y costos (métricas)
 Cambio de la realidad y en consecuencia de las
necesidades

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Factores críticos de éxito

 Contar con un plan estratégico de tecnologías alineado con los

objetivos de la política pública
 Como es un proyecto de largo aliento, es necesario generar sub-
proyectos que permitan mostrar Quick Wins
 Tener un claro entendimiento de los requerimientos de las
instituciones públicas y de los proveedores como así también la
funcionalidad necesaria
 Establecer indicadores de desempeño y medir una línea base
inicial contra la que se pueda medir los resultados obtenidos
 Lograr cambios en la cultura de los compradores y de los
proveedores del Estado
 Entender que el proceso implica una gestión del cambio constante
 Identificar los líderes del cambio al interior de las organizaciones y
darles las herramientas para que generen el cambio de cultura en
las organizaciones

Las TIC como herramientas de modernización de las compras públicas

Las TIC como herramientas de
Santo Domingo, 18 de Octubre de
modernización de las compras 2011
públicas

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